AI‑automatizálás · Logisztika AI a logisztikában: fuvarmegbízások, CMR-dokumentumok és káresetek automatizálása, és mi marad a fuvarszervezők feladata

Tipikus folyamatok a logisztikában

Ezek tipikus folyamatok, nem ügyfélprojektek. Mindegyikben az AI előkészít és hozzárendel, egy fuvarszervező vagy ügyintéző pedig dönt. A saját vállalkozáson belüli raktározásról és árufeladásról az AI a logisztikában és a raktárban oldal szól.

1. Fuvarmegbízások bevitele a TMS-be

A megbízások e-mailben, PDF‑ben, ügyfélportálon vagy EDI-n keresztül érkeznek, minden ügyfélnél saját felépítéssel és rövidítésekkel.

• Bemenet: a megbízás e-mailben, PDF‑ben vagy portálexportként.
• Az AI előkészít: kiolvassa az átvételi és kézbesítési címeket, időablakokat, árut, tömegeket, raklapszámokat és sajátosságokat, hozzárendeli az ügyfelet és a megállapodott árat, és megjelöli, ami nem egyértelmű vagy szokatlan, például a veszélyes árura utaló jelzést. Elkészíti a megbízás tervezetét a fuvarirányítási rendszerben.
• A fuvarszervező ellenőriz: minden megjelölt pontot, és dönt a külső fuvarozó megbízásáról vagy a berakodásról. Veszélyes áruval mindig a szükséges képesítéssel rendelkező személy foglalkozik.
• Kimenet: egy megbízástervezet a TMS-ben és egy visszaigazolás-tervezet az ügyfélnek.

2. Fuvarlevelek és kézbesítési igazolások

Az aláírt CMR-fuvarlevelek, átvételi elismervények és fényképek mindenféle állapotban érkeznek vissza a gépjárművezetőktől és címzettektől.

• Bemenet: CMR-fuvarlevelek, szállítólevelek és elismervények szkennelt példányai és fényképei.
• Az AI előkészít: kiolvassa a küldeményszámot, a dátumot, az aláírásokat és a megjegyzéseket, minden dokumentumot a hozzá tartozó megbízáshoz rendel, és kiemeli a fenntartásokat, például a címzett által feljegyzett kárt vagy mennyiséghiányt. Megjelöli a hiányzó aláírásokat és oldalakat.
• Az ügyintéző ellenőriz: minden kiemelt fenntartást és minden hiányos dokumentumot.
• Kimenet: lezártként megjelölt, számlázásra kész megbízás, valamint a további utánkövetést igénylő dokumentumok rövid listája.

3. Fuvardíjszámlák ellenőrzése

A fuvarozók és alvállalkozók számláit összevetik a megállapodott árral, a megbízással és a kézbesítési igazolással.

• Bemenet: a számla, az ármegállapodás, a megbízás és a kézbesítési igazolás.
• Az AI előkészít: összehasonlítja az árat, az útvonalat, a tömeget, a pótdíjakat és a várakozási időt, és minden eltérést felsorol azokkal a sorokkal együtt, amelyekből származik.
• Az ügyintéző ellenőriz: minden eltérést, és eldönti, hogy fizet, visszakérdez vagy kifogást emel.
• Kimenet: számlánként egy rövid összefoglaló, a jóváhagyott számlák pedig a könyveléshez kerülnek.

4. Küldeményekkel kapcsolatos megkeresések és káresetek

Az ügyfelek azt kérdezik, hol van az árujuk. Ha valami probléma történik, gyorsan össze kell állítani a káreset aktáját.

• Bemenet: a megkeresés, a TMS vagy a nyomkövető rendszer állapotadatai, kár esetén pedig a CMR-fuvarlevél, fényképek, levelezés és kézbesítési adatok.
• Az AI előkészít: egy választ a rendszer aktuális állapotadataival, károk esetén pedig egy aktát az összes dokumentummal dátum szerint rendezve, a kézbesítéskor tett fenntartásokkal és az érvényes határidőkkel.
• A kárrendezési ügyintéző ellenőriz: a választ, ha valami probléma történt, és dönt a felelősségről, az egyezségről és minden bejelentésről.
• Kimenet: egy választervezet vagy állapottájékoztatás és egy teljes kárakta.

Mi marad az embereknél, és mit nem vállalunk

• Fuvarszervezés és külső fuvarozó megbízása: a tervezés, a rakományok kiosztása és annak eldöntése, hogy ki mit fuvaroz, a fuvarszervezők feladata marad.
• Vám és veszélyes áru: a nyilatkozatokért a nyilatkozattevő felel, a veszélyes árukkal pedig megfelelő képesítésű személyek foglalkoznak. Az AI olvas és előkészít, soha nem nyújt be nyilatkozatot.
• Gépjárművezetők és személyzet: nem építünk olyan rendszereket, amelyek egyes személyeknek viselkedésük alapján osztanak ki feladatokat, megfigyelik őket vagy értékelik teljesítményüket. Ezek az AI‑rendelet III. melléklete szerint magas kockázatúak, lásd a kockázati kategóriákat.
• Károkkal kapcsolatos döntések: a felelősségről, az egyezségről és a bejelentésről a kárrendezési ügyintéző dönt.
• Ügyfélchat: élő adatok alapján ad állapottájékoztatást, egyértelműen közli, hogy AI, a kivételes eseteket és károkat pedig embernek adja át.

A meghatározó szabályok

A táblázat a tájékozódáshoz szükséges legfontosabb forrásokat sorolja fel. Az alkalmazandó szabályok a szállítási módtól, az útvonaltól és a szerződéstől függenek.

A személyekre vonatkozóan: ahol AI‑t alkalmaznak a munkavállalók irányítására, az AI‑rendelet III. melléklete a feladatkiosztást, valamint a teljesítmény megfigyelését és értékelését magas kockázatúnak minősíti. Németországban az üzemi tanácsnak együttdöntési joga van a viselkedés vagy teljesítmény megfigyelésére alkalmas műszaki berendezéseknél (§ 87 BetrVG). A gépjárművezetők és ügyfelek adataira emellett a GDPR vonatkozik: adatfeldolgozási szerződés minden szolgáltatóval (Art. 28), valamint adatfeldolgozás az EU-ban vagy az Egyesült Királyságban. Az AI‑rendelet Art. 4 rendelkezése megfelelő AI‑jártasságot követel meg a munkatársaktól, az Art. 50 pedig előírja, hogy az AI‑chatbotok tegyék felismerhetővé AI‑jellegüket. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás. Az Ön jogi tanácsadója és szakmai szövetsége megerősítheti, mely szabályok alkalmazandók.

Rendszerek, amelyeket valószínűleg Ön is használ

A szállítmányozók és fuvarozók többnyire fuvarirányítási rendszert használnak, például a SAP TM vagy a CargoWise megoldását, illetve egy szakosodott szolgáltató TMS-rendszerét, gyakran fuvarbörzével, egy nyomkövető platformmal, például project44 vagy Transporeon megoldással, és könyvelőszoftverrel együtt. Az összekapcsolást e rendszerek által biztosított interfészeken keresztül végezzük (API, EDI, export, e-mail vagy figyelt mappa), ahol pedig nincs ilyen, a rendszer mellett dolgozunk. A nevek tájékozódásul szolgálnak, és nem jelentenek partnerséget.

Hogyan találnak logisztikai szolgáltatókat az AI‑asszisztensek?

A feladók a ChatGPT, a Gemini vagy a Google AI Overviews segítségével keresnek például „fuvarozót raklapos áru Linzből Rotterdamba történő szállításához” vagy „szállítmányozót szabályozott hőmérsékletű áruhoz”. A válasz a vállalkozás oldalaira, szakmai szövetségi és tanúsítási listákra, a Google Cégprofil adataira és értékelésekre támaszkodik.

• Külön oldal minden viszonylathoz, szolgáltatáshoz vagy árutípushoz: útvonalak, szállítási idők, járműtípusok, árukezelés és tanúsítások egyszerű szavakkal.
• Ellenőrizhető igazolások: engedélyek, tagságok, például FIATA, ISO-tanúsítványok és vámjogi státusz mindenhol azonosan feltüntetve.
• Egységes cégadatok: azonos név, cím, telephelyek és elérhetőségek a weboldalon, a katalógusokban és a Google Cégprofil felületén.
• Strukturált adatok: Schema.org Organization a szolgáltatásokkal és a működési területtel.

Megéri az automatizálás? Nyolc kérdés

1. Valaki e-mailekből és PDF‑ekből gépeli be a fuvarmegbízásokat a TMS-be?
2. Halomban állnak az aláírt CMR-fuvarlevelek és elismervények, mielőtt hozzárendelnék őket a megbízásokhoz?
3. Csak részben ellenőrzik a fuvardíjszámlákat az árak alapján?
4. Telefonálnak az ügyfelek, hogy megkérdezzék, hol van az árujuk?
5. Egy kárakta összeállítása napokig tartó keresést igényel a postafiókokban?
6. Emlékezetből követik a fenntartások és igények határidőit?
7. Van írásos szabály arra, hogy mi kerülhet az AI‑eszközökbe, és ki ellenőrzi az eredményt?
8. Meg tud nevezni olyan feladatot, amelynél már egy ellenőrzésre váró tervezet is időt takarítana meg?

Három vagy több igen válasz többnyire arra utal, hogy a folyamatot érdemes kipróbálni. A 7. kérdésre adott igen válasz előfeltétel.