Részlegek · Logisztika és raktár Raktár automatizálása AI‑val: árubeérkezés, szállítólevelek és fuvarokmányok

AI a raktárban: hat feladat áttekintése

Ezek jellemző folyamatok, nem ügyfélprojektek. Mindegyikben az AI előkészít és jelzi az eltéréseket, egy raktári munkatárs vagy a raktárvezetés pedig ellenőriz és dönt. A megrendeléshez a beszerzés, a számlához a könyvelés teremti meg a kapcsolatot.

1. Szállítási értesítők és fuvarokmányok olvasása

A szállítási értesítő előre jelzi, mi érkezik. EDI-üzenetként, PDF‑ként vagy e-mailben érkezik, gyakran beszállítónként eltérő felépítésben.

• Bemenet: szállítási értesítők, fuvarlevelek és kísérőokmányok EDI-n, e-mailben vagy portálon keresztül.
• Az AI előkészíti: kiolvassa a beszállítót, a megrendelési hivatkozást, a cikkeket, mennyiségeket, csomagegységeket és a várható érkezési időpontot, majd az értesítőt a megrendeléshez rendeli. Ami hiányzik vagy nem illik össze, azt megjelöli.
• A raktár ellenőrzi: a jelöléseket, és megtervezi a rámpa használatát és a személyzet beosztását.
• Kimenet: egy napi érkezési lista, minden sorban megrendelési hivatkozással.

2. Az árubeérkezés összevetése a megrendeléssel

Kirakodáskor az számít, mi van ténylegesen a raklapon, nem csak az, ami a papíron szerepel.

• Bemenet: a szállítólevél, a rögzített mennyiségek és vonalkódok, valamint a megrendelés az ERP-rendszerből.
• Az AI előkészíti: összeveti a cikket, a mennyiséget, a gyártási tételt és a minőségmegőrzési időt a megrendeléssel, felismeri a részszállításokat és többletmennyiségeket, és felsorol minden eltérést.
• A raktár ellenőrzi: az eltéréseket a helyszínen, és dönt az átvételről, a részleges átvételről vagy a visszautasításról.
• Kimenet: egy árubeérkezési tervezet a raktárkezelő vagy ERP-rendszerben, a raktár jóváhagyására készen.

3. Szállítási megkeresések megválaszolása

„Mikor érkezik meg az árum?” Ez a raktárnak leggyakrabban feltett kérdés, és minden válasz egy telefonhívásba kerül.

• Bemenet: az ügyfelektől vagy az értékesítéstől érkező megkeresés és az ERP-rendszer, valamint a küldeménykövetés aktuális adatai.
• Az AI előkészíti: megírja a választ az állapottal, az időponttal és az adat forrásával, és jelzi, amit nem tud.
• A raktár ellenőrzi: a válaszokat kivételes eseteknél és késéseknél. Az egyszerű állapotjelentések egy tesztidőszak után közvetlenül kiküldhetők.
• Kimenet: egy választervezet vagy egy elküldött állapottájékoztatás naplóval.

4. Szállítási károk dokumentálása

Ha a kárt csak később veszik észre, hiányoznak a fotók, az időpont és a feljegyzés.

• Bemenet: fotók, az áruátvevő feljegyzése és a szállítólevél az esetleges fenntartással.
• Az AI előkészíti: a fotókat és jegyzeteket a szállítmányhoz rendeli, kárleírást ír, megmutatja a kárbejelentési határidőket, és elkészíti a fuvarozónak szánt bejelentés tervezetét.
• A raktár ellenőrzi: a leírást és a bejelentést, majd elküldi azokat. A felelősségről és a kártérítésről a kárrendezés dönt.
• Kimenet: egy kárakta az összes dokumentummal dátum szerinti sorrendben és egy bejelentéstervezet.

5. Visszáruk rögzítése

A visszáruk dokumentummal és anélkül is érkeznek, és mindegyiket hozzá kell rendelni egy megrendeléshez.

• Bemenet: visszárubizonylat, fotó, ügyfélbejelentés és az eredeti megrendelés.
• Az AI előkészíti: a visszárut a megrendeléshez rendeli, rögzíti az okot és az állapotot, és javaslatot tesz a könyvelés módjára (vissza a raktárba, vizsgálat, kivonás a készletből).
• A raktár ellenőrzi: az áru állapotát, és jóváhagyja a könyvelést.
• Kimenet: egy visszárubejegyzés a rendszerben, és ahol az Ön szabályai ezt előírják, egy jóváírástervezet a könyvelésnek.

6. Rendelési javaslatok készlet és felhasználás alapján

Az utánrendeléseket gyakran túl későn vagy túl nagy mennyiségre adják le, mert senki nem látja át az összes számot.

• Bemenet: készlet, az elmúlt hónapok felhasználása, minimumkészletek és szállítási idők az ERP-rendszerből.
• Az AI előkészíti: programkód számítja ki az adatokból a készletfedezeti időt és az újrarendelési pontot. Az AI ezekből cikkenként javaslatot ír, az azt alátámasztó számokkal együtt.
• A raktár és a beszerzés ellenőrzi: a javaslatot. Csak a beszerzés rendelhet.
• Kimenet: egy javaslatlista indoklással.

Programok és interfészek: kapcsolódás a már használt rendszerekhez

A raktárban összefutnak a leolvasó, a raktárkezelő rendszer, az ERP és a beszállítói levelezés adatai. A táblázat a szokásos eseteket sorolja fel. Az árajánlat előtt tisztázzuk, milyen lehetőséget kínál az Ön rendszere.

A nevek a tájékozódást szolgálják, és nem jelentenek partneri kapcsolatot. Ha egy rendszer nem kínál interfészt, exporttal és importtal, figyelt mappával vagy e-maillel dolgozunk.

Összekapcsolás csere helyett

A raktárának nincs szüksége új WMS-re vagy új ERP-rendszerre, és egyiket sem kínáljuk. Az AI a raktárkezelő rendszere mellett dolgozik: olvassa a beérkező dokumentumokat, és előkészíti a könyveléseket.

• A raktárkezelő rendszere marad az elsődleges. A készletek és könyvelések csak ott és csak az Ön munkatársai által módosulnak.
• A rámpánál végzett folyamatai megmaradnak. A leolvasás, a számlálás és az átvétel igazolása ugyanúgy történik, mint eddig. Az AI azzal dolgozik, amit ezután kézzel kellene begépelni.
• Egyszerre egy folyamat. Egy lépéssel kezdünk, például a szállítási értesítőkkel vagy az árubeérkezés egyeztetésével, és először az eddigi munka mellett működtetjük.
• A visszaút nyitva marad. Minden adat az Ön rendszereiben található. Az AI nélkül a raktára ugyanúgy dolgozik tovább, mint korábban.

Jóváhagyások és szabályok

A raktárban perceken múlnak a határidők, a mennyiségi hiba pedig később pénzbe kerül. Ezért indulás előtt meghatározzuk, mit tehet az AI.

• Mennyiségi eltérések: Ön határozza meg a tűréshatárokat. Az AI az ezeken belüli eltéréseket csak jelzi, az ezeken kívülieket tisztázásra továbbítja.
• Könyvelések: az árubeérkezés tervezetként jön létre, és egy raktári munkatárs hagyja jóvá. Az AI soha nem könyvel önállóan.
• Átvételi igazolás és kárfeljegyzés: a szállítólevél aláírása és a látható károkkal kapcsolatos fenntartás jelzése az áruátvevő feladata marad. Az AI emlékeztethet erre, de helyette nem igazolhatja az átvételt.
• Ügyféltájékoztatás: az állapotinformációk élő adatokból származnak, és megadják a forrásukat. Kivételes eseteknél és károknál az AI átadja az ügyet egy embernek.
• Személyzet: nem készítünk olyan rendszereket, amelyek az egyes munkavállalókat megfigyelik, a teljesítményüket értékelik, vagy a viselkedésük alapján osztanak ki nekik feladatokat. Ezek az AI‑rendelet III. melléklete szerint magas kockázatúak, lásd a Kockázati kategóriák oldalt.
• Naplózás: minden javaslatot a forrással, az időponttal és a döntéssel együtt rögzítünk.

A táblázat a tájékozódáshoz szükséges legfontosabb forrásokat sorolja fel. Az alkalmazandó szabályok a szállítási módtól, a szerződéstől és az országtól függenek.

Emellett Németországban a § 87 BetrVG, Ausztriában pedig a § 96a ArbVG alkalmazandó: a munkavállalók viselkedésének vagy teljesítményének rögzítésére alkalmas műszaki berendezésekhez szükség van az üzemi tanács bevonására. A szállítási okmányokban szereplő személyes adatokra a GDPR vonatkozik: adatfeldolgozási szerződés (Art. 28) és adatfeldolgozás az EU-ban. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.

Adatok: cikkek, raktárhelyek és gyártási tételek

Az egyeztetések minősége azoktól a törzsadatoktól függ, amelyekkel az AI dolgozik.

• Cikktörzsadatok: a cikkszámok, EAN, mértékegységek és csomagolási egységek határozzák meg, hogy a szállítólevél és a rendelés egyezik-e. Ha hiányoznak az átváltások, ezt még az egyeztetés előtt jelezzük.
• Raktárhelyek és gyártási tételek: a gyártási tételre és a minőségmegőrzési időre vonatkozó adatoknak szerepelniük kell a rendszerben ahhoz, hogy az AI ellenőrizhesse őket.
• Vonalkódok: ahol az áru szállítási címkével érkezik, a szöveg átgépelése helyett a kódot olvassuk ki.
• Adatvédelem: a gépjárművezetők és kapcsolattartók neve a szállítási okmányokban személyes adat. Ezeket EU-ban működő szervereken dolgozzuk fel, az AI számára csak a szükséges adatokat mutatjuk meg, és Önnel együtt határozzuk meg a tárolási időt és a törlést. Bővebben az AI és adatvédelem oldalon.

Saját alkalmazások a raktár számára

Néha nem a raktárkezelő rendszerből hiányzik valami, hanem a kézi terminálról vagy az okostelefonról. Ezt saját programként készítjük el, ha a kész termékek nem megfelelőek:

• Áruátvételi alkalmazás szkennerre és okostelefonra: a szállítólevél lefényképezése, a tételek beolvasása, az eltérések azonnali megjelenítése.
• Raktári alkalmazás: készlet és raktárhely lekérdezése, áthelyezések és leltár rögzítése, hálózat nélkül is.
• Szállítólevél-alkalmazás gépjárművezetőknek: fénykép és aláírás a kézbesítés helyén, a dokumentumok azonnal a megfelelő megbízáshoz kerülnek.

Ezek a programok kiegészítik a raktárkezelő rendszerét, nem helyettesítik azt. Bővebben az Alkalmazásfejlesztés oldalon.

Hol érdemes kezdeni

Ez a három kérdés segít a felmérésben:

1. Hány szállítólevelet gépelnek át naponta az áruátvételnél, és milyen formában érkeznek ezek (papír, PDF, EDI)?
2. Milyen raktárkezelő és ERP-rendszert használ, és a szkennerek közvetlenül a rendszerbe olvasnak be?
3. Melyik lépés veszi el a legtöbb időt: a szállítási értesítések rendezése, az árubeérkezés egyeztetése vagy a megkeresések megválaszolása?

Ha megírja a válaszokat, megmondjuk, melyik folyamatot érdemes először automatizálni, és minek kell a raktár feladatának maradnia. A meglévő munka mellett próbaüzemmel kezdünk.