Oddělení · Logistika a sklad Automatizace skladu s AI: příjem zboží a zpracování dodacích listů a přepravních dokladů

AI ve skladu: přehled šesti úkolů

Jde o typické postupy, nikoli projekty pro zákazníky. V každém AI připravuje podklady a hlásí odchylky. Skladník nebo vedoucí skladu je kontroluje a rozhoduje. Návaznost na objednávku zajišťuje nákup, na fakturu účetnictví.

1. Čtení avíz dodávek a přepravních dokladů

Avízo dodávky oznamuje, co přijde. Přichází jako zpráva EDI, PDF nebo e-mail, často v jiném formátu od každého dodavatele.

• Vstup: avíza dodávek, nákladní listy a průvodní doklady přes EDI, e-mail nebo portál.
• AI připraví: načte dodavatele, vazbu na objednávku, položky, množství, nákladové kusy a předpokládaný termín příjezdu a přiřadí avízo k objednávce. Chybějící nebo nesouhlasící údaje označí.
• Sklad zkontroluje: označené údaje a naplánuje rampu a personál.
• Výstup: seznam příjezdů pro daný den, každý řádek s vazbou na objednávku.

2. Porovnávání příjmu zboží s objednávkou

Při vykládce rozhoduje to, co je skutečně na paletě, nejen to, co je na papíře.

• Vstup: dodací list, zaznamenaná množství a čárové kódy a objednávka z ERP.
• AI připraví: porovná položku, množství, šarži a datum minimální trvanlivosti s objednávkou, rozpozná částečné dodávky a množství navíc a vypíše každou odchylku.
• Sklad zkontroluje: odchylky na místě a rozhodne, zda dodávku přijme, přijme částečně, nebo odmítne.
• Výstup: návrh příjmu zboží v systému správy skladu nebo ERP, připravený k potvrzení skladem.

3. Odpovídání na dotazy k dodávkám

„Kdy přijde moje zboží?“ je nejčastější otázka směřující do skladu a každá odpověď vyžaduje telefonát.

• Vstup: dotaz zákazníka nebo obchodního týmu a aktuální data z ERP a sledování zásilek.
• AI připraví: napíše odpověď se stavem, termínem a zdrojem údaje a označí, co neví.
• Sklad zkontroluje: odpovědi u výjimek a zpoždění. Jednoduché informace o stavu lze po testovací fázi odesílat přímo.
• Výstup: návrh odpovědi nebo odeslaná informace o stavu se záznamem v protokolu.

4. Dokumentace škod při přepravě

Pokud se poškození zjistí až později, chybějí fotografie, čas a záznam.

• Vstup: fotografie, poznámka přebírající osoby a dodací list s případnou výhradou.
• AI připraví: přiřadí fotografie a poznámky k dodávce, napíše popis škody, ukáže lhůty pro její oznámení a navrhne hlášení dopravci.
• Sklad zkontroluje: popis a hlášení a odešle je. O odpovědnosti a náhradě rozhodují pracovníci vyřizující škody.
• Výstup: škodní spis se všemi podklady seřazenými podle data a návrh hlášení.

5. Evidence vráceného zboží

Vrácené zboží přichází s doklady i bez nich a každý případ je nutné přiřadit k zakázce.

• Vstup: formulář pro vrácení zboží, fotografie, zpráva zákazníka a původní zakázka.
• AI připraví: přiřadí vrácené zboží k zakázce, zaznamená důvod a stav a navrhne způsob zaevidování (zpět do skladu, kontrola, vyřazení).
• Sklad zkontroluje: stav zboží a potvrdí zaevidování.
• Výstup: záznam o vrácení v systému a tam, kde to stanovují Vaše pravidla, návrh dobropisu pro účtárnu.

6. Návrhy objednávek podle zásob a spotřeby

Doobjednávky často přicházejí příliš pozdě nebo jsou příliš velké, protože nikdo nemá přehled o všech číslech.

• Vstup: zásoby, spotřeba za poslední měsíce, minimální zásoby a dodací lhůty z ERP.
• AI připraví: kód z dat vypočítá dobu pokrytí zásobami a objednací bod. AI z toho pro každou položku sestaví návrh s čísly, o která se opírá.
• Sklad a nákup zkontrolují: návrh. Objednávky zadává pouze nákup.
• Výstup: seznam návrhů se zdůvodněním.

Programy a rozhraní: propojení s tím, co používáte

Ve skladu se sbíhají data ze skeneru, systému správy skladu, ERP a pošty dodavatelů. Tabulka uvádí běžné případy. Jakou možnost nabízí Váš systém, zjistíme před přípravou nabídky.

Názvy slouží pro orientaci a neznamenají partnerství. Pokud systém nenabízí rozhraní, pracujeme s exportem a importem, sledovanou složkou nebo e-mailem.

Propojení místo nahrazování

Váš sklad nepotřebuje nový WMS ani nové ERP a ani jedno nenabízíme. AI pracuje vedle Vašeho systému správy skladu: čte příchozí podklady a připravuje zápisy.

• Váš systém správy skladu zůstává hlavním systémem. Zásoby a zápisy se mění pouze v něm a pouze prostřednictvím Vašich lidí.
• Vaše postupy na rampě zůstávají. Skenuje se, počítá a potvrzuje jako dosud. AI pracuje s tím, co by se potom přepisovalo.
• Jeden postup po druhém. Začneme jedním krokem, například avízy dodávek nebo porovnáváním příjmu zboží, a nejprve jej spustíme souběžně s dosavadní prací.
• Návrat zůstává možný. Všechna data jsou ve Vašich systémech. Bez AI pracuje Váš sklad dál jako dříve.

Schvalování a pravidla

Ve skladu rozhodují minuty o termínech a chyba v množství později stojí peníze. Proto před zahájením stanovíme, co AI smí.

• Odchylky v množství: tolerance stanovujete Vy. V jejich mezích AI pouze informuje, mimo ně předkládá případ k vyjasnění.
• Zaúčtování: příjem zboží se vytvoří jako návrh a potvrdí jej skladník. AI nikdy sama neúčtuje skladové pohyby.
• Potvrzení převzetí a záznam škody: podpis dodacího listu a výhrada při viditelném poškození zůstávají na přebírající osobě. AI jí to může připomenout, ale nemůže převzetí potvrdit za ni.
• Informace pro zákazníky: informace o stavu vycházejí z aktuálních dat a uvádějí zdroj. Při výjimkách a škodách AI předává případ člověku.
• Personál: nevytváříme systémy, které sledují jednotlivé zaměstnance, hodnotí jejich výkon nebo jim přidělují úkoly podle jejich chování. Podle přílohy III nařízení o AI jsou vysoce rizikové, viz Rizikové kategorie.
• Záznam: Každý návrh se zaznamená spolu se zdrojem, časem a rozhodnutím.

Tabulka uvádí nejdůležitější zdroje pro orientaci. Platná pravidla závisí na druhu dopravy, smlouvě a zemi.

V Německu navíc platí § 87 BetrVG a v Rakousku § 96a ArbVG: technická zařízení, která mohou zaznamenávat chování nebo výkon zaměstnanců, vyžadují zapojení rady zaměstnanců. Na osobní údaje v dodacích dokumentech se vztahuje GDPR: smlouva o zpracování osobních údajů (Art. 28) a zpracování v EU. Tento přehled poskytuje obecné informace, nikoli právní poradenství.

Data: položky, skladové pozice a šarže

Kvalita porovnávání závisí na kmenových datech, se kterými AI pracuje.

• Kmenová data položek: Čísla položek, EAN, jednotky a balicí jednotky určují, zda dodací list odpovídá objednávce. Pokud chybějí převody jednotek, upozorníme na ně ještě před porovnáním.
• Skladové pozice a šarže: Údaje o šaržích a minimální trvanlivosti musí být v systému, aby je AI mohla kontrolovat.
• Čárové kódy: Pokud zboží přichází s přepravním štítkem, načteme kód místo ručního přepisování textu.
• Ochrana osobních údajů: Jména řidičů a kontaktních osob v dodacích dokumentech jsou osobní údaje. Zpracováváme je na serverech v EU, AI zpřístupňujeme jen to, co potřebuje, a dobu uchovávání i výmaz stanovujeme s Vámi. Více na stránce AI a ochrana osobních údajů.

Vlastní aplikace pro sklad

Některé funkce nechybějí v systému správy skladu, ale na ručním terminálu nebo chytrém telefonu. Pokud standardní produkty nevyhovují, vytváříme je jako vlastní programy:

• Aplikace pro příjem zboží na skeneru a chytrém telefonu: Vyfotografovat dodací list, naskenovat položky a ihned vidět odchylky.
• Skladová aplikace: Zjišťovat stav zásob a skladovou pozici, zaznamenávat přesuny zásob a inventuru, i bez připojení.
• Aplikace pro dodací listy pro řidiče: Fotografie a podpis v místě doručení, podklady se ihned přiřadí ke správné zakázce.

Tyto programy doplňují Váš systém správy skladu, nenahrazují jej. Více na stránce Vývoj aplikací.

Kde začít

S posouzením pomohou tyto tři otázky:

1. Kolik dodacích listů Vaši pracovníci příjmu zboží denně přepisují a v jaké podobě přicházejí (papír, PDF, EDI)?
2. Jaký systém správy skladu a jaké ERP používáte a načítají skenery data přímo do systému?
3. Který krok zabírá nejvíce času: třídění avíz dodávek, porovnávání příjmu zboží nebo odpovídání na dotazy?

Když nám napíšete odpovědi, řekneme Vám, kterým postupem se vyplatí začít a co musí zůstat na Vašem skladu. Začínáme zkušebním provozem souběžně s dosavadní prací.