Reparti · Logistica e magazzino WMS magazzino e IA: automatizzare ricevimento merci, bolle di consegna e documenti di trasporto

IA in magazzino: panoramica di sei attività

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. In ciascuno l'IA prepara e segnala le discrepanze, mentre un addetto o un responsabile di magazzino verifica e decide. Il collegamento con l'ordine spetta agli acquisti, quello con la fattura alla contabilità.

1. Leggere avvisi di spedizione e documenti di trasporto

Un avviso di spedizione annuncia ciò che arriverà. Si riceve come messaggio EDI, PDF o email, spesso con una struttura diversa per ogni fornitore.

• In entrata: avvisi di spedizione, lettere di vettura e documenti di accompagnamento via EDI, email o portale.
• L'IA prepara: legge fornitore, riferimento all'ordine, articoli, quantità, colli e data di arrivo prevista e associa l'avviso all'ordine. Segnala gli elementi mancanti o non coerenti.
• Il magazzino verifica: le segnalazioni e pianifica l'uso della banchina e l'impiego del personale.
• In uscita: un elenco degli arrivi del giorno, con un riferimento all'ordine per ogni riga.

2. Confrontare le merci in entrata con l'ordine

Durante lo scarico conta ciò che si trova effettivamente sul pallet, non solo ciò che è scritto sui documenti.

• In entrata: la bolla di consegna, le quantità e i codici a barre rilevati e l'ordine presente nell'ERP.
• L'IA prepara: confronta articolo, quantità, lotto e termine minimo di conservazione con l'ordine, riconosce consegne parziali e quantità eccedenti ed elenca ogni discrepanza.
• Il magazzino verifica: le discrepanze sul posto e decide se accettare, accettare parzialmente o respingere la merce.
• In uscita: una bozza di registrazione di entrata merci nel sistema di gestione del magazzino o nell'ERP, pronta per la conferma del magazzino.

3. Rispondere alle richieste sulle consegne

«Quando arriva la mia merce?» è la domanda più frequente rivolta a un magazzino, e ogni risposta richiede una telefonata.

• In entrata: la richiesta del cliente o del reparto commerciale e i dati aggiornati dell'ERP e del sistema di tracciamento delle spedizioni.
• L'IA prepara: scrive una risposta con stato, data prevista e fonte dell'informazione, indicando ciò che non sa.
• Il magazzino verifica: le risposte in caso di eccezioni e ritardi. I semplici aggiornamenti sullo stato possono essere inviati direttamente dopo una fase di prova.
• In uscita: una bozza di risposta o un aggiornamento sullo stato già inviato, con registrazione dell'operazione.

4. Documentare i danni da trasporto

Se un danno viene notato solo in seguito, mancano le foto, l'indicazione di data e ora e l'annotazione.

• In entrata: foto, nota della persona che riceve la merce e bolla di consegna con eventuale riserva.
• L'IA prepara: associa foto e note alla consegna, scrive una descrizione del danno, indica i termini per la denuncia e prepara una bozza della comunicazione al vettore.
• Il magazzino verifica: la descrizione e la comunicazione e le invia. Responsabilità e risarcimento sono decisi da chi gestisce il sinistro.
• In uscita: un fascicolo del sinistro con tutti i documenti ordinati per data e una bozza della comunicazione.

5. Registrare i resi

I resi arrivano con o senza documenti, e ciascuno deve essere associato a un ordine.

• In entrata: documento di reso, foto, comunicazione del cliente e ordine originale.
• L'IA prepara: associa il reso all'ordine, registra motivo e condizioni e propone la registrazione (rientro in magazzino, verifica, scarto).
• Il magazzino verifica: le condizioni della merce e conferma la registrazione.
• In uscita: una registrazione del reso nel sistema e, dove previsto dalle Sue regole, una bozza della nota di credito per la contabilità.

6. Proposte d'ordine basate su giacenze e consumi

I riordini arrivano spesso troppo tardi o in quantità eccessive perché nessuno ha una visione completa dei dati.

• In entrata: giacenze, consumi degli ultimi mesi, scorte minime e tempi di consegna ricavati dall'ERP.
• L'IA prepara: il codice calcola dai dati la copertura delle scorte e il punto di riordino. L'IA ne ricava una proposta per ogni articolo, con i dati numerici su cui si basa.
• Il magazzino e gli acquisti verificano: la proposta. Solo il reparto acquisti effettua gli ordini.
• In uscita: un elenco di proposte motivate.

Programmi e interfacce: collegamento agli strumenti che utilizza

In magazzino confluiscono i dati di scanner, sistema di gestione del magazzino, ERP e corrispondenza dei fornitori. La tabella riporta i casi più comuni. Chiariamo prima del preventivo quali modalità offre il Suo sistema.

I nomi servono da riferimento e non indicano una partnership. Se un sistema non offre un'interfaccia, utilizziamo esportazione e importazione, una cartella monitorata o l'e-mail.

Collegare anziché sostituire

Il Suo magazzino non ha bisogno di un nuovo WMS né di un nuovo ERP, e non offriamo nessuno dei due. L'IA affianca il Suo sistema di gestione del magazzino: legge ciò che arriva e prepara le registrazioni.

• Il Suo sistema di gestione del magazzino resta il riferimento. Giacenze e registrazioni vengono modificate solo al suo interno e solo dal Suo personale.
• I Suoi processi in banchina restano invariati. Scansioni, conteggi e conferme di ricezione si svolgono come prima. L'IA lavora sui dati che altrimenti verrebbero inseriti a mano in seguito.
• Un processo alla volta. Iniziamo con un passaggio, ad esempio gli avvisi di spedizione o il confronto delle merci in entrata con gli ordini, e lo eseguiamo inizialmente in parallelo al lavoro abituale.
• È sempre possibile tornare indietro. Tutti i dati si trovano nei Suoi sistemi. Senza l'IA, il Suo magazzino continua a lavorare come prima.

Approvazioni e regole

In magazzino bastano pochi minuti per determinare il rispetto di una scadenza, e un errore nelle quantità comporta costi in seguito. Per questo, prima di iniziare, definiamo cosa può fare l'IA.

• Differenze nelle quantità: è Lei a stabilire le tolleranze. Entro i limiti l'IA si limita a segnalare, oltre i limiti sottopone il caso a verifica.
• Registrazioni: l'entrata merci viene predisposta in bozza e confermata da un addetto al magazzino. L'IA non effettua mai registrazioni autonomamente.
• Conferma di ricezione e annotazione dei danni: la firma sulla bolla di consegna e la riserva in caso di danni visibili restano alla persona che riceve la merce. L'IA può ricordarglielo, ma non può confermare la ricezione al suo posto.
• Informazioni ai clienti: gli aggiornamenti sullo stato provengono da dati in tempo reale e ne indicano la fonte. In caso di eccezioni e danni, l'IA passa il caso a una persona.
• Personale: non realizziamo sistemi che monitorano i singoli dipendenti, ne valutano le prestazioni o assegnano loro compiti in base al comportamento. Sono ad alto rischio ai sensi dell'allegato III del regolamento sull'IA; si veda Classi di rischio.
• Registro: ogni proposta viene registrata con fonte, data e ora e decisione.

La tabella riporta le principali fonti a titolo orientativo. Le regole applicabili dipendono dalla modalità di trasporto, dal contratto e dal paese.

Si applicano inoltre il § 87 BetrVG in Germania e il § 96a ArbVG in Austria: gli strumenti tecnici che possono rilevare il comportamento o le prestazioni dei dipendenti richiedono il coinvolgimento del consiglio di fabbrica. Ai dati personali contenuti nei documenti di consegna si applica il GDPR: un accordo sul trattamento dei dati (Art. 28) e trattamento nell’UE. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale.

Dati: articoli, ubicazioni di magazzino e lotti

La qualità dei confronti dipende dai dati anagrafici con cui lavora l’IA.

• Anagrafica articoli: codici articolo, EAN, unità di misura e unità di imballaggio determinano se il documento di consegna e l’ordine corrispondono. Se mancano le conversioni, lo segnaliamo prima di effettuare il confronto.
• Ubicazioni di magazzino e lotti: i dati sui lotti e sul termine minimo di conservazione devono essere presenti nel sistema affinché l’IA possa verificarli.
• Codici a barre: quando la merce arriva con un’etichetta di spedizione, leggiamo il codice invece di trascrivere il testo.
• Protezione dei dati: i nomi degli autisti e dei referenti riportati nei documenti di consegna sono dati personali. Li trattiamo su server nell’UE, mostriamo all’IA solo ciò che le serve e definiamo con Lei la durata della conservazione e la cancellazione. Maggiori informazioni in IA e protezione dei dati.

App su misura per il magazzino

A volte una funzione manca sul terminale portatile o sullo smartphone, anziché nel sistema di gestione del magazzino. La realizziamo con programmi su misura quando i prodotti standard non sono adatti:

• App per l’entrata merci su scanner e smartphone: fotografare il documento di consegna, scansionare le voci e vedere subito le differenze.
• App per il magazzino: consultare giacenze e ubicazioni, registrare trasferimenti e inventario, anche senza connessione.
• App per i documenti di consegna destinata agli autisti: foto e firma sul luogo di consegna, con i documenti associati subito all’ordine corretto.

Questi programmi integrano il Suo sistema di gestione del magazzino, senza sostituirlo. Maggiori informazioni in Sviluppo di app.

Da dove iniziare

Queste tre domande aiutano a valutare la situazione:

1. Quanti documenti di consegna trascrive ogni giorno il Suo reparto ricevimento merci e in quale formato arrivano (carta, PDF, EDI)?
2. Quale sistema di gestione del magazzino e quale ERP utilizza? Gli scanner acquisiscono i dati direttamente nel sistema?
3. Quale fase richiede più tempo: smistare gli avvisi di consegna, verificare la corrispondenza della merce in entrata o rispondere alle richieste?

Se ci invia le risposte, Le indicheremo quale processo conviene affrontare per primo e cosa deve restare al Suo magazzino. Iniziamo con una fase di prova che affianca il lavoro attuale.