Departamente · Logistică și depozit WMS și AI în depozit: automatizați recepția mărfurilor, avizele de însoțire și documentele de transport

AI în depozit: prezentarea a șase sarcini

Acestea sunt fluxuri tipice, nu proiecte realizate pentru clienți. În fiecare, AI pregătește datele și semnalează abaterile, iar un angajat sau responsabilul depozitului verifică și decide. Legătura cu comanda o asigură departamentul de achiziții, iar cea cu factura, contabilitatea.

1. Citirea notificărilor de livrare și a documentelor de transport

O notificare de livrare anunță ce urmează să sosească. Este primită ca mesaj EDI, PDF sau e-mail, adesea într-un format specific fiecărui furnizor.

• Date de intrare: notificări de livrare, scrisori de trăsură și documente însoțitoare prin EDI, e-mail sau portal.
• AI pregătește: citește furnizorul, referința comenzii, articolele, cantitățile, coletele și data estimată a sosirii și asociază notificarea cu comanda. Semnalează orice informație lipsă sau neconcordanță.
• Depozitul verifică: elementele semnalate și planifică rampa și personalul.
• Rezultat: o listă a sosirilor din ziua respectivă, fiecare rând având o referință la comandă.

2. Compararea mărfii recepționate cu comanda

La descărcare contează ce se află efectiv pe palet, nu doar ce apare în documente.

• Date de intrare: avizul de însoțire a mărfii, cantitățile și codurile de bare înregistrate și comanda din ERP.
• AI pregătește: compară articolul, cantitatea, lotul și termenul de valabilitate minimă cu comanda, identifică livrările parțiale și cantitățile suplimentare și enumeră fiecare abatere.
• Depozitul verifică: abaterile la fața locului și decide dacă marfa este acceptată integral, parțial sau refuzată.
• Rezultat: o ciornă de recepție a mărfii în sistemul de gestiune a depozitului sau în ERP, pregătită pentru confirmare de către depozit.

3. Răspunsuri la întrebări despre livrare

„Când sosește marfa mea?” este cea mai frecventă întrebare adresată unui depozit, iar fiecare răspuns necesită un apel.

• Date de intrare: întrebarea venită de la clienți sau de la echipa de vânzări și datele actuale din ERP și din sistemul de urmărire a expedierilor.
• AI pregătește: redactează un răspuns cu stadiul livrării, termenul și sursa informației și semnalează ce nu știe.
• Depozitul verifică: răspunsurile în caz de excepții și întârzieri. După o perioadă de testare, informațiile simple despre stadiul livrării pot fi trimise direct.
• Rezultat: o ciornă de răspuns sau o informare despre stadiul livrării trimisă și consemnată în jurnal.

4. Documentarea daunelor de transport

Dacă o daună este observată abia mai târziu, lipsesc fotografiile, data și ora, precum și mențiunea scrisă.

• Date de intrare: fotografii, nota persoanei care primește marfa și avizul de însoțire a mărfii cu eventualele rezerve.
• AI pregătește: asociază fotografiile și notițele cu livrarea, redactează o descriere a daunei, indică termenele pentru notificarea daunei și pregătește o ciornă a notificării către transportator.
• Depozitul verifică: descrierea și notificarea și le trimite. Responsabilii de gestionarea daunelor decid asupra răspunderii și despăgubirilor.
• Ieșire: un dosar de daună cu toate documentele ordonate cronologic și o versiune preliminară a notificării.

5. Înregistrarea retururilor

Retururile sosesc cu sau fără documente, iar fiecare trebuie asociat unei comenzi.

• Intrare: formularul de retur, fotografia, notificarea clientului și comanda inițială.
• AI pregătește: asociază returul cu comanda, înregistrează motivul și starea produsului și propune modul de înregistrare în gestiune (revenire în stoc, verificare, scoatere din circuit).
• Personalul depozitului verifică: starea mărfii și confirmă înregistrarea.
• Ieșire: un retur înregistrat în sistem și, dacă regulile dumneavoastră prevăd acest lucru, o versiune preliminară a notei de credit, transmisă contabilității.

6. Propuneri de comenzi pe baza stocului și a consumului

Comenzile de reaprovizionare sunt adesea prea târzii sau prea mari, pentru că nimeni nu are o imagine de ansamblu asupra tuturor cifrelor.

• Intrare: stocul, consumul din ultimele luni, stocurile minime și termenele de livrare din ERP.
• AI pregătește: codul calculează, pe baza datelor, durata de acoperire a stocului și pragul de reaprovizionare. AI redactează apoi o propunere pentru fiecare articol, cu cifrele pe care se bazează.
• Depozitul și departamentul de achiziții verifică: propunerea. Comenzile sunt plasate doar de departamentul de achiziții.
• Ieșire: o listă de propuneri însoțite de justificări.

Programe și interfețe: conectare la ce folosiți

În depozit se reunesc datele de la scanere, sistemul de gestiune a depozitului, ERP și mesajele furnizorilor. Tabelul prezintă cazurile obișnuite. Clarificăm înainte de ofertă ce modalitate oferă sistemul dumneavoastră.

Numele servesc doar ca orientare și nu înseamnă un parteneriat. Unde un sistem nu are interfață, lucrăm cu export și import, un folder monitorizat sau e-mail.

Conectare în loc de înlocuire

Depozitul dumneavoastră nu are nevoie de un WMS sau de un ERP nou și nici noi nu oferim asemenea sisteme. AI lucrează alături de sistemul dumneavoastră de gestiune a depozitului: citește documentele primite și pregătește înregistrările.

• Sistemul dumneavoastră de gestiune a depozitului rămâne sistemul principal. Stocurile și înregistrările se modifică doar acolo și doar de către personalul dumneavoastră.
• Procesele dumneavoastră de la rampă rămân aceleași. Scanarea, numărarea și confirmarea primirii se fac ca până acum. AI se ocupă de datele care ar fi apoi introduse manual.
• Un proces după altul. Începem cu o etapă, de exemplu notificările prealabile de livrare sau verificarea recepției mărfurilor, și o lăsăm mai întâi să funcționeze în paralel cu activitatea existentă.
• Puteți reveni la modul anterior de lucru. Toate datele se află în sistemele dumneavoastră. Fără AI, depozitul dumneavoastră continuă să funcționeze ca înainte.

Aprobări și reguli

În depozit, minutele decid respectarea termenelor, iar o eroare de cantitate costă bani mai târziu. De aceea, stabilim înainte de începere ce are voie să facă AI.

• Diferențe de cantitate: dumneavoastră stabiliți toleranțele. În limitele toleranței, AI doar semnalează diferența; în afara lor, trimite cazul pentru clarificare.
• Înregistrări: recepția mărfurilor este creată ca versiune preliminară și confirmată de un angajat al depozitului. AI nu efectuează niciodată singură înregistrarea.
• Confirmarea primirii și consemnarea daunelor: semnătura de pe avizul de însoțire a mărfii și rezervele privind daunele vizibile rămân în sarcina persoanei care primește marfa. AI îi poate reaminti, dar nu poate confirma primirea în locul ei.
• Informații pentru clienți: informațiile privind starea livrării provin din date în timp real și indică sursa. În cazul excepțiilor și daunelor, AI transferă cazul unei persoane.
• Personal: nu construim sisteme care monitorizează individual angajații, le evaluează performanța sau le atribuie sarcini în funcție de comportament. Acestea prezintă un risc ridicat conform Anexei III la Regulamentul privind AI, vedeți clasele de risc.
• Jurnal: Fiecare propunere este înregistrată cu sursa, momentul și decizia.

Tabelul indică principalele surse pentru orientare. Regulile aplicabile depind de modul de transport, contract și țară.

În plus, în Germania se aplică § 87 BetrVG, iar în Austria, § 96a ArbVG: echipamentele tehnice care pot înregistra comportamentul sau performanța angajaților necesită implicarea comitetului de întreprindere. Pentru datele cu caracter personal din documentele de livrare se aplică GDPR: un contract de prelucrare a datelor (Art. 28) și prelucrare în UE. Această prezentare oferă informații generale și nu constituie consultanță juridică.

Date: articole, locații de depozitare și loturi

Calitatea verificărilor prin comparare depinde de datele de bază cu care lucrează AI.

• Datele de bază ale articolelor: codurile articolelor, EAN, unitățile de măsură și unitățile de ambalare determină dacă avizul de însoțire a mărfii corespunde comenzii. Dacă lipsesc conversiile între unități, le semnalăm înainte de comparare.
• Locații de depozitare și loturi: informațiile despre loturi și datele de durabilitate minimă trebuie să fie în sistem pentru ca AI să le poată verifica.
• Coduri de bare: acolo unde marfa sosește cu o etichetă de expediere, citim codul în loc să introducem manual textul.
• Protecția datelor: numele șoferilor și ale persoanelor de contact din documentele de livrare sunt date cu caracter personal. Le prelucrăm pe servere din UE, îi arătăm AI doar ce îi este necesar și stabilim împreună cu dumneavoastră durata stocării și ștergerea. Mai multe la AI și protecția datelor.

Aplicații proprii pentru depozit

Unele funcții lipsesc de pe terminalul portabil sau de pe telefon, nu din sistemul de gestiune a depozitului. Le realizăm ca programe proprii atunci când produsele standard nu se potrivesc:

• Aplicație de recepție a mărfurilor pentru scanere și telefoane: fotografiați avizul de însoțire a mărfii, scanați pozițiile și vedeți imediat diferențele.
• Aplicație pentru depozit: consultați stocul și locația de depozitare, înregistrați transferurile între locații și inventarul, inclusiv fără conexiune la rețea.
• Aplicație pentru avize de însoțire a mărfii, destinată șoferilor: fotografie și semnătură la locul livrării, iar documentele ajung imediat la comanda potrivită.

Aceste programe completează sistemul dumneavoastră de gestiune a depozitului, fără a-l înlocui. Mai multe la dezvoltare de aplicații.

De unde începeți

Aceste trei întrebări vă ajută la evaluare:

1. Câte avize de însoțire a mărfii introduce manual zilnic echipa dumneavoastră de recepție și în ce formă sosesc acestea (hârtie, PDF, EDI)?
2. Ce sistem de gestiune a depozitului și ce ERP folosiți și transmit scanerele datele direct în sistem?
3. Ce etapă consumă cel mai mult timp: sortarea notificărilor prealabile de livrare, verificarea recepției mărfurilor sau răspunsul la solicitări?

Dacă ne trimiteți răspunsurile, vă spunem ce proces merită abordat primul și ce trebuie să rămână în sarcina personalului depozitului. Începem cu o testare în paralel cu activitatea existentă.