Odjeli · Logistika i skladište WMS sustav uz AI: automatizacija prijama robe, otpremnica i prijevozne dokumentacije

AI u skladištu: pregled šest zadataka

To su tipični procesi, a ne projekti za klijente. U svakom AI priprema i prijavljuje odstupanja, a skladišni djelatnik ili voditelj skladišta provjerava i odlučuje. Poveznicu s narudžbenicom osigurava nabava, a onu s računom knjigovodstvo.

1. Čitanje najava isporuke i prijevozne dokumentacije

Najava isporuke sadrži podatke o tome što stiže. Dolazi kao EDI poruka, PDF ili e-poruka, često u različitoj strukturi za svakog dobavljača.

• Ulaz: najave isporuke, teretni listovi i prateća dokumentacija putem EDI-ja, e-pošte ili portala.
• AI priprema: izdvaja dobavljača, poveznicu s narudžbenicom, artikle, količine, pakirne jedinice i očekivani datum dolaska te pridružuje najavu narudžbenici. Označava ono što nedostaje ili se ne podudara.
• Skladište provjerava: oznake te planira korištenje rampe i raspored osoblja.
• Izlaz: popis dolazaka za taj dan, svaki redak povezan s narudžbenicom.

2. Usporedba prijama robe s narudžbenicom

Pri istovaru važno je što se stvarno nalazi na paleti, a ne samo što piše na papiru.

• Ulaz: otpremnica, evidentirane količine i crtični kodovi te narudžbenica iz ERP-a.
• AI priprema: uspoređuje artikl, količinu, seriju i rok minimalne trajnosti s narudžbenicom, prepoznaje djelomične isporuke i viškove te navodi svako odstupanje.
• Skladište provjerava: odstupanja na licu mjesta i odlučuje hoće li robu prihvatiti, djelomično prihvatiti ili odbiti.
• Izlaz: nacrt prijama robe u sustavu za upravljanje skladištem ili ERP-u, spreman za potvrdu skladišta.

3. Odgovaranje na upite o isporuci

„Kada stiže moja roba?“ najčešće je pitanje skladištu, a svaki odgovor zahtijeva telefonski poziv.

• Ulaz: upit klijenta ili prodaje te aktualni podaci iz ERP-a i sustava za praćenje pošiljaka.
• AI priprema: piše odgovor sa statusom, rokom i izvorom podatka te označava ono što ne zna.
• Skladište provjerava: odgovore u slučaju iznimaka i kašnjenja. Jednostavne informacije o statusu nakon testnog razdoblja mogu se slati izravno.
• Izlaz: nacrt odgovora ili poslana informacija o statusu sa zapisom.

4. Dokumentiranje šteta u prijevozu

Ako se šteta primijeti tek poslije, nedostaju fotografije, podatak o vremenu i bilješka.

• Ulaz: fotografije, bilješka osobe koja preuzima robu i otpremnica s eventualnom primjedbom.
• AI priprema: pridružuje fotografije i bilješke isporuci, piše opis štete, prikazuje rokove za prijavu štete i izrađuje nacrt prijave prijevozniku.
• Skladište provjerava: opis i prijavu te ih šalje. O odgovornosti i naknadi štete odlučuje služba za obradu šteta.
• Izlaz: spis štete sa svom dokumentacijom poredanom po datumu i nacrt prijave.

5. Evidentiranje povrata robe

Povrati robe stižu s dokumentacijom ili bez nje, a svaki se mora pridružiti narudžbi.

• Ulaz: povratnica, fotografija, obavijest klijenta i izvorna narudžba.
• AI priprema: pridružuje povrat narudžbi, evidentira razlog i stanje te predlaže knjiženje (povrat u skladište, provjera, izdvajanje).
• Skladište provjerava: stanje robe i potvrđuje knjiženje.
• Izlaz: unos povrata u sustav i, gdje Vaša pravila to predviđaju, nacrt knjižnog odobrenja za knjigovodstvo.

6. Prijedlozi narudžbi na temelju zaliha i potrošnje

Narudžbe za nadopunu zaliha često se predaju prekasno ili u prevelikim količinama jer nitko nema pregled svih brojki.

• Ulaz: stanje zaliha, potrošnja posljednjih mjeseci, minimalne zalihe i rokovi isporuke iz ERP-a.
• AI priprema: kod iz podataka izračunava koliko dugo postojeće zalihe pokrivaju potrošnju i prag za ponovno naručivanje. AI na temelju toga piše prijedlog za svaki artikl s brojkama na kojima se temelji.
• Skladište i nabava provjeravaju: prijedlog. Naručuje isključivo nabava.
• Izlaz: popis prijedloga s obrazloženjem.

Programi i sučelja: povezivanje s onime što koristite

U skladištu se spajaju podaci iz skenera, sustava za upravljanje skladištem, ERP-a i pošte dobavljača. Tablica navodi uobičajene slučajeve. Koji način povezivanja nudi Vaš sustav, razjašnjavamo prije ponude.

Nazivi služe za orijentaciju i ne podrazumijevaju partnerstvo. Ako sustav nema sučelje, koristimo izvoz i uvoz, nadziranu mapu ili e-poštu.

Povezivanje umjesto zamjene

Vaše skladište ne treba novi WMS ni novi ERP, a mi ne nudimo ni jedno ni drugo. AI radi uz Vaš sustav za upravljanje skladištem: čita ono što stiže i priprema knjiženja.

• Vaš sustav za upravljanje skladištem ostaje glavni sustav. Zalihe i knjiženja mijenjaju se samo u njemu i samo ih Vaši zaposlenici mijenjaju.
• Vaši procesi na rampi ostaju. Skenira se, broji i potvrđuje preuzimanje kao i dosad. AI radi na onome što bi se poslije ručno unosilo.
• Jedan proces za drugim. Počinjemo jednim korakom, primjerice najavama isporuke ili usporedbom prijama robe, i najprije ga provodimo usporedno s dosadašnjim radom.
• Povratak na prethodni način rada ostaje moguć. Svi se podaci nalaze u Vašim sustavima. Bez AI‑ja Vaše skladište nastavlja raditi kao prije.

Odobrenja i pravila

U skladištu minute odlučuju o rokovima, a pogreška u količini poslije košta. Zato prije početka određujemo što AI smije raditi.

• Odstupanja u količinama: Vi određujete dopuštena odstupanja. Unutar tih granica AI samo prijavljuje, a izvan njih dostavlja na razjašnjenje.
• Knjiženja: prijam robe unosi se kao nacrt i potvrđuje ga skladišni djelatnik. AI nikada ne knjiži samostalno.
• Potvrda preuzimanja i bilježenje štete: potpis na otpremnici i primjedba kod vidljivih oštećenja ostaju osobi koja preuzima robu. AI je može podsjetiti, ali ne može potvrditi preuzimanje u njezino ime.
• Informacije klijentima: informacije o statusu dolaze iz podataka u stvarnom vremenu i navode svoj izvor. U slučaju iznimaka i šteta AI predaje predmet čovjeku.
• Osoblje: ne izrađujemo sustave koji nadziru pojedine zaposlenike, ocjenjuju njihov rad ili im dodjeljuju zadatke prema njihovu ponašanju. Prema Prilogu III. Akta o umjetnoj inteligenciji oni su visokorizični, pogledajte razrede rizika.
• Evidencija: Svaki prijedlog bilježi se s izvorom, vremenom i odlukom.

Tablica za orijentaciju navodi najvažnije izvore. Koja se pravila primjenjuju, ovisi o vrsti prijevoza, ugovoru i zemlji.

Uz to se u Njemačkoj primjenjuje § 87 BetrVG, a u Austriji § 96a ArbVG: tehnički sustavi koji mogu bilježiti ponašanje ili radni učinak zaposlenika zahtijevaju uključivanje radničkog vijeća. Za osobne podatke u dokumentaciji isporuke primjenjuje se GDPR: ugovor o obradi osobnih podataka (Art. 28) i obrada u EU-u. Ovaj pregled pruža opće informacije i nije pravni savjet.

Podaci: artikli, skladišne lokacije i serije

Kvaliteta usporedbi ovisi o matičnim podacima s kojima AI radi.

• Matični podaci o artiklima: brojevi artikala, EAN, jedinice i jedinice pakiranja određuju podudaraju li se otpremnica i narudžba. Ako nedostaju preračunavanja, prijavljujemo ih prije usporedbe.
• Skladišne lokacije i serije: podaci o serijama i roku minimalne trajnosti moraju biti u sustavu kako bi ih AI mogao provjeriti.
• Crtični kodovi: kada roba stiže s otpremnom naljepnicom, očitavamo kod umjesto prepisivanja teksta.
• Zaštita podataka: imena vozača i kontaktnih osoba u dokumentaciji isporuke osobni su podaci. Obrađujemo ih na poslužiteljima u EU-u, AI‑ju prikazujemo samo ono što mu je potrebno te s Vama određujemo trajanje pohrane i brisanje. Više na stranici AI i zaštita podataka.

Posebno razvijene aplikacije za skladište

Neke funkcije ne nedostaju u sustavu za upravljanje skladištem, nego na ručnom uređaju ili pametnom telefonu. Njih izrađujemo kao posebno razvijene programe kada standardni proizvodi ne odgovaraju:

• Aplikacija za prijam robe za skener i pametni telefon: fotografirajte otpremnicu, skenirajte stavke i odmah vidite odstupanja.
• Aplikacija za skladište: provjera zaliha i skladišne lokacije, evidentiranje premještanja robe i inventure, čak i bez mreže.
• Aplikacija za otpremnice za vozače: fotografija i potpis na mjestu isporuke, a dokumentacija odmah stiže uz odgovarajuću narudžbu.

Ti programi dopunjuju Vaš sustav za upravljanje skladištem, ne zamjenjuju ga. Više na stranici Razvoj aplikacija.

Odakle krenuti

Ova tri pitanja pomažu u procjeni:

1. Koliko otpremnica Vaši zaposlenici na prijamu robe dnevno prepisuju i u kojem obliku stižu (papir, PDF, EDI)?
2. Koji sustav za upravljanje skladištem i koji ERP upotrebljavate te prenose li skeneri očitane podatke izravno u sustav?
3. Koji korak oduzima najviše vremena: razvrstavanje najava isporuke, usporedba pri prijamu robe ili odgovaranje na upite?

Ako nam pošaljete odgovore, reći ćemo Vam koji se proces najprije isplati automatizirati i što mora ostati Vašem skladištu. Počinjemo probnim radom usporedno s dosadašnjim radom.