Abteilungen · Logistik und Lager KI im Lager: Wareneingang, Lieferscheine und Frachtpapiere automatisieren

KI im Lager: sechs Aufgaben im Überblick

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor und meldet Abweichungen, und eine Lagerkraft oder Lagerleitung prüft und entscheidet. Die Brücke zur Bestellung schlägt der Einkauf, die zur Rechnung die Buchhaltung.

1. Lieferavise und Frachtpapiere lesen

Ein Lieferavis kündigt an, was kommt. Er trifft als EDI-Nachricht, PDF oder E‑Mail ein, oft in einem Aufbau pro Lieferant.

• Eingang: Lieferavise, Frachtbriefe und Begleitpapiere per EDI, E‑Mail oder Portal.
• KI bereitet vor: liest Lieferant, Bestellbezug, Artikel, Mengen, Packstücke und voraussichtlichen Ankunftstermin und ordnet den Avis der Bestellung zu. Fehlt etwas oder passt etwas nicht zusammen, markiert sie es.
• Lager prüft: die Markierungen und plant Rampe und Personal.
• Ausgang: eine Ankunftsliste für den Tag, jede Zeile mit Bestellbezug.

2. Wareneingang mit der Bestellung abgleichen

Beim Abladen zählt, was tatsächlich auf der Palette steht, nicht nur, was auf dem Papier steht.

• Eingang: der Lieferschein, die erfassten Mengen und Barcodes und die Bestellung aus dem ERP.
• KI bereitet vor: vergleicht Artikel, Menge, Charge und Mindesthaltbarkeit mit der Bestellung, erkennt Teillieferungen und Mehrmengen und listet jede Abweichung.
• Lager prüft: die Abweichungen vor Ort und entscheidet, ob angenommen, teilweise angenommen oder zurückgewiesen wird.
• Ausgang: ein Wareneingangsentwurf in Lagerverwaltung oder ERP, bereit zur Bestätigung durch das Lager.

3. Lieferanfragen beantworten

„Wann kommt meine Ware?“ ist die häufigste Frage an ein Lager, und jede Antwort kostet einen Anruf.

• Eingang: die Anfrage von Kunden oder aus dem Vertrieb und die aktuellen Daten aus ERP und Sendungsverfolgung.
• KI bereitet vor: schreibt eine Antwort mit Status, Termin und Quelle der Angabe und kennzeichnet, was sie nicht weiß.
• Lager prüft: Antworten bei Ausnahmen und Verzögerungen. Einfache Statusauskünfte können nach einer Testphase direkt hinausgehen.
• Ausgang: ein Antwortentwurf oder eine gesendete Statusauskunft mit Protokoll.

4. Transportschäden dokumentieren

Wird ein Schaden erst später bemerkt, fehlen Fotos, Zeitpunkt und Vermerk.

• Eingang: Fotos, Notiz des Annehmenden und der Lieferschein mit eventuellem Vorbehalt.
• KI bereitet vor: ordnet Fotos und Notizen der Lieferung zu, schreibt eine Schadensbeschreibung, zeigt die Fristen für die Schadensanzeige und entwirft die Meldung an den Frachtführer.
• Lager prüft: Beschreibung und Meldung und sendet sie. Über Haftung und Ersatz entscheidet die Schadensbearbeitung.
• Ausgang: eine Schadenakte mit allen Unterlagen nach Datum und ein Meldungsentwurf.

5. Retouren erfassen

Retouren kommen mit und ohne Papier zurück, und jede muss einem Auftrag zugeordnet werden.

• Eingang: Retourenschein, Foto, Kundenmeldung und der ursprüngliche Auftrag.
• KI bereitet vor: ordnet die Retoure dem Auftrag zu, erfasst Grund und Zustand und schlägt die Verbuchung vor (zurück ins Lager, Prüfung, Aussonderung).
• Lager prüft: den Zustand der Ware und bestätigt die Verbuchung.
• Ausgang: ein Retoureneintrag im System und, wo Ihre Regeln es vorsehen, ein Entwurf für die Gutschrift an die Buchhaltung.

6. Bestellvorschläge aus Bestand und Verbrauch

Nachbestellungen kommen oft zu spät oder zu üppig, weil niemand alle Zahlen im Blick hat.

• Eingang: Bestand, Verbrauch der letzten Monate, Mindestbestände und Lieferzeiten aus dem ERP.
• KI bereitet vor: Code rechnet Reichweite und Bestellpunkt aus den Daten. Die KI schreibt daraus einen Vorschlag je Artikel mit den Zahlen, auf die er sich stützt.
• Lager und Einkauf prüfen: den Vorschlag. Bestellt wird nur durch den Einkauf.
• Ausgang: eine Vorschlagsliste mit Begründung.

Programme und Schnittstellen: Anbindung an das, was Sie nutzen

Im Lager laufen Daten aus Scanner, Lagerverwaltung, ERP und Lieferantenpost zusammen. Die Tabelle nennt die üblichen Fälle. Welchen Weg Ihr System bietet, klären wir vor dem Angebot.

Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft. Wo ein System keine Schnittstelle bietet, arbeiten wir mit Export und Import, einem überwachten Ordner oder E‑Mail.

Anbindung statt Ersatz

Ihr Lager braucht kein neues WMS und kein neues ERP, und wir bieten beides nicht an. Die KI arbeitet neben Ihrer Lagerverwaltung: Sie liest, was ankommt, und bereitet Buchungen vor.

• Ihre Lagerverwaltung bleibt führend. Bestände und Buchungen ändern sich nur dort und nur durch Ihre Leute.
• Ihre Abläufe an der Rampe bleiben. Gescannt, gezählt und quittiert wird wie bisher. Die KI arbeitet an dem, was danach getippt würde.
• Ein Ablauf nach dem anderen. Wir beginnen mit einem Schritt, etwa den Lieferavisen oder dem Wareneingangsabgleich, und lassen ihn zuerst neben der bisherigen Arbeit laufen.
• Der Rückweg bleibt offen. Alle Daten liegen in Ihren Systemen. Ohne die KI arbeitet Ihr Lager weiter wie vorher.

Freigaben und Regeln

Im Lager entscheiden Minuten über Termine, und ein Fehler bei der Menge kostet später Geld. Darum legen wir vor dem Start fest, was die KI darf.

• Mengenabweichungen: Sie legen Toleranzen fest. Innerhalb der Toleranz meldet die KI nur, außerhalb legt sie zur Klärung vor.
• Buchungen: Der Wareneingang wird als Entwurf angelegt und von einer Lagerkraft bestätigt. Die KI bucht nie selbst.
• Quittung und Schadensvermerk: Die Unterschrift auf dem Lieferschein und der Vorbehalt bei sichtbaren Schäden bleiben bei der Person, die annimmt. Die KI kann daran erinnern, aber nicht für sie quittieren.
• Kundenauskünfte: Statusauskünfte stammen aus Live-Daten und nennen ihre Quelle. Bei Ausnahmen und Schäden übergibt die KI an einen Menschen.
• Personal: Wir bauen keine Systeme, die einzelne Beschäftigte überwachen, ihre Leistung bewerten oder ihnen Aufgaben nach ihrem Verhalten zuteilen. Sie sind nach Anhang III der KI‑Verordnung Hochrisiko, siehe Risikoklassen.
• Protokoll: Jeder Vorschlag wird mit Quelle, Zeitpunkt und Entscheidung festgehalten.

Die Tabelle nennt die wichtigsten Quellen zur Orientierung. Welche Regeln gelten, hängt von Verkehrsträger, Vertrag und Land ab.

Dazu gilt in Deutschland § 87 BetrVG und in Österreich § 96a ArbVG: Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen können, brauchen die Beteiligung des Betriebsrats. Für personenbezogene Daten in Lieferpapieren gilt die DSGVO: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28) und Verarbeitung in der EU. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Daten: Artikel, Lagerplätze und Chargen

Die Qualität der Abgleiche hängt an den Stammdaten, mit denen die KI arbeitet.

• Artikelstamm: Artikelnummern, EAN, Einheiten und Verpackungseinheiten bestimmen, ob Lieferschein und Bestellung zusammenpassen. Fehlen Umrechnungen, melden wir sie, bevor wir abgleichen.
• Lagerplätze und Chargen: Chargen- und Mindesthaltbarkeitsangaben müssen im System stehen, damit die KI sie prüfen kann.
• Barcodes: Wo Ware mit Versandetikett kommt, lesen wir den Code aus, statt Text abzutippen.
• Datenschutz: Namen von Fahrern und Ansprechpartnern in Lieferpapieren sind personenbezogene Daten. Wir verarbeiten sie auf Servern in der EU, zeigen der KI nur, was sie braucht, und legen Speicherdauer und Löschung mit Ihnen fest. Mehr unter KI und Datenschutz.

Eigene Apps für das Lager

Manches fehlt nicht in der Lagerverwaltung, sondern am Handgerät oder am Smartphone. Das bauen wir als eigene Programme, wenn Standardprodukte nicht passen:

• Wareneingangs-App für Scanner und Smartphone: Lieferschein fotografieren, Positionen scannen, Abweichungen sofort sehen.
• Lager-App: Bestand und Lagerplatz abfragen, Umlagerungen und Inventur erfassen, auch ohne Netz.
• Lieferschein-App für Fahrer: Foto und Unterschrift am Ort der Lieferung, die Unterlagen landen gleich beim richtigen Auftrag.

Diese Programme ergänzen Ihre Lagerverwaltung, sie ersetzen sie nicht. Mehr dazu unter App-Entwicklung.

Wo Sie anfangen

Diese drei Fragen helfen bei der Einschätzung:

1. Wie viele Lieferscheine tippt Ihr Wareneingang pro Tag ab, und in welcher Form kommen sie an (Papier, PDF, EDI)?
2. Welche Lagerverwaltung und welches ERP nutzen Sie, und lesen die Scanner direkt ins System?
3. Welcher Schritt kostet die meiste Zeit: Lieferavise sortieren, Wareneingang abgleichen oder Anfragen beantworten?

Wenn Sie uns die Antworten schreiben, sagen wir Ihnen, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und was bei Ihrem Lager bleiben muss. Wir beginnen mit einem Testbetrieb neben der bisherigen Arbeit.