Abteilungen · Buchhaltung KI in der Buchhaltung: Belege, Rechnungen und Mahnwesen automatisieren

Buchhaltung automatisieren: sieben Aufgaben im Überblick

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor und schlägt vor, und eine Buchhalterin oder ein Buchhalter prüft und entscheidet. Vertiefungen finden Sie unter Eingangsrechnungen automatisieren und Belegerkennung und Kontierung mit KI, zur Pflicht unter E‑Rechnung.

1. Eingangsrechnungen erfassen und prüfen

Rechnungen kommen per E‑Mail, als PDF, als E‑Rechnung, per Post oder aus Lieferantenportalen, jede anders aufgebaut.

• Eingang: das Postfach der Buchhaltung, Scans und E‑Rechnungen im strukturierten Format.
• KI bereitet vor: liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze und Zahlungsziel, erkennt doppelte Rechnungen und eine geänderte IBAN gegenüber dem Lieferantenstamm und legt einen Buchungsvorschlag an. Bei E‑Rechnungen liest sie die Daten direkt aus der Datei und nicht aus einem Bild.
• Buchhaltung prüft: jede markierte Abweichung und jeden unsicheren Wert.
• Ausgang: ein Rechnungsentwurf in Ihrer Buchhaltungssoftware oder im Rechnungsworkflow, der Originalbeleg unverändert im Archiv.

2. Belege mit Bestellung und Lieferschein abgleichen

Der Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung kostet Zeit, sobald Mengen, Preise oder Teillieferungen abweichen.

• Eingang: die Rechnung, die Bestellung aus dem ERP und der Lieferschein oder die Wareneingangsbuchung.
• KI bereitet vor: vergleicht Artikel, Menge und Preis, erkennt Teillieferungen und listet jede Abweichung mit den Zeilen auf, aus denen sie stammt.
• Buchhaltung prüft: die Abweichungen. Preisfragen klärt der Einkauf mit dem Lieferanten, die Buchhaltung gibt erst danach frei.
• Ausgang: die Empfehlung „stimmt“ oder eine Abweichungsliste, die an Einkauf oder Lager geht.

3. Kontierung vorschlagen

Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel folgen oft einem Muster, das nur im Kopf der erfahrenen Kollegin steckt.

• Eingang: die gelesene Rechnung, Ihr Kontenplan und die bisherigen Buchungen des Lieferanten.
• KI bereitet vor: schlägt Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel vor, nennt den Grund („wie bei früheren Rechnungen dieses Lieferanten“) und markiert, was neu ist.
• Buchhaltung prüft: bestätigt oder ändert. Jede Änderung wird gemerkt.
• Ausgang: ein kontierter Buchungssatz zur Freigabe.

4. Zahlungen offenen Posten zuordnen

Verwendungszwecke auf dem Kontoauszug sind selten sauber: ein Bruchstück der Rechnungsnummer, eine Sammelzahlung, ein abgezogenes Skonto.

• Eingang: der Kontoauszug als Datei oder Export und die Liste der offenen Posten.
• KI bereitet vor: ordnet Zahlungen den Rechnungen zu, erkennt Sammel- und Teilzahlungen sowie Skonto und markiert, was sie nicht sicher zuordnen kann.
• Buchhaltung prüft: die unsicheren Zuordnungen.
• Ausgang: ein Zuordnungsvorschlag und die aktuelle Liste offener Posten.

5. Mahnungen vorbereiten

Mahnungen werden gern verschoben, weil vorher jeder Fall angesehen werden muss.

• Eingang: die Liste überfälliger Posten und die Kundenhistorie mit früherem Zahlungsverhalten, offenen Reklamationen und Vereinbarungen.
• KI bereitet vor: entwirft Zahlungserinnerung oder Mahnung in der Stufe und im Ton, die Sie festlegen, und hält einen Fall zurück, wenn eine Reklamation oder eine Ratenvereinbarung vorliegt.
• Buchhaltung prüft: jeden Entwurf. Keine Mahnung geht ohne Freigabe hinaus.
• Ausgang: Mahnentwürfe zum Versenden und ein Vermerk im Kundenkonto.

6. Reisekosten und Spesen

Belege kommen als Fotos, in Mails und in Mappen, oft Wochen später.

• Eingang: Belegfotos, Kilometerangaben und der Kreditkartenauszug.
• KI bereitet vor: liest die Belege, ordnet Kategorien zu, prüft gegen Ihre Spesenrichtlinie und meldet fehlende Belege.
• Buchhaltung prüft: Ausnahmen und Abweichungen von der Richtlinie. Ob eine Ausnahme gilt, entscheidet ein Mensch.
• Ausgang: eine geprüfte Abrechnung zur Buchung.

7. Monatsabschluss vorbereiten

Vor dem Abschluss fehlt meist noch etwas: ein Beleg, eine Zahlung, eine Abgrenzung.

• Eingang: die Buchungen des Monats, offene Posten und die Abgrenzungen des Vormonats.
• KI bereitet vor: erstellt eine Liste mit fehlenden Belegen, ungebuchten Zahlungen und auffälligen Abweichungen zum Vormonat und schlägt Abgrenzungen mit Begründung vor.
• Buchhaltung prüft: jede Buchung. Die KI bucht nicht selbst.
• Ausgang: eine Abschlussliste und der Entwurf eines Kommentars für die Geschäftsführung.

Programme und Schnittstellen: Anbindung an das, was Sie nutzen

Welche Programme Sie verwenden, bestimmt den Weg der Daten. Die Tabelle nennt die üblichen Fälle. Welche Schnittstelle Ihr Programm tatsächlich bietet, klären wir vor dem Angebot anhand der Dokumentation des Herstellers.

Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft. Wo ein Programm keine Schnittstelle bietet, arbeiten wir mit Export und Import, einem überwachten Ordner oder E‑Mail.

Anbindung statt Ersatz

Sie brauchen kein neues Buchhaltungsprogramm, und wir bieten keines an. Die KI sitzt vor Ihrer Software: Sie bereitet Belege vor und macht Vorschläge, die Software bucht weiter wie bisher.

• Ihr Programm bleibt führend. Gebucht wird nur dort. Die KI schreibt nie am Buchungsbestand vorbei.
• Ihre Steuerberatung arbeitet wie bisher. Übergabe, Belegnummern und Abläufe ändern sich nur, wenn Sie es wollen.
• Ein Ablauf nach dem anderen. Wir beginnen mit einem Schritt, zum Beispiel den Eingangsrechnungen, und lassen ihn zuerst neben der bisherigen Arbeit laufen, bevor er etwas ersetzt.
• Der Rückweg bleibt offen. Originalbelege und Buchungen liegen in Ihren Systemen. Ohne die KI arbeitet Ihre Buchhaltung weiter wie vorher.

Freigaben und Ordnungsmäßigkeit

Eine Buchhaltung muss nachvollziehbar sein, auch gegenüber der Betriebsprüfung. Darum legen wir vor dem Start fest, wer was entscheidet.

• Wer kontiert: Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt. Für sichere Standardfälle kann Ihr Team nach einer Testphase festlegen, dass Vorschläge stichprobenartig geprüft werden. Bis dahin arbeitet die KI im Entwurfsmodus.
• Wer zur Zahlung freigibt: nach Ihren Betragsgrenzen und im Vier-Augen-Prinzip. Die KI gibt nie selbst eine Zahlung frei und löst keine Überweisung aus.
• Änderungen von IBAN und Lieferantenstamm: immer mit zweiter Person und Rückfrage über einen bekannten Kontaktweg. Gefälschte Rechnungen mit geänderter Bankverbindung sind eine verbreitete Betrugsmasche.
• Doppelte Rechnungen: werden an Lieferant, Nummer, Betrag und Datum erkannt und markiert, nicht gelöscht.
• Protokoll: Jeder Vorschlag wird mit Quelle, Zeitpunkt und Entscheidung festgehalten, einschließlich der Person, die ihn bestätigt oder geändert hat.
• Originalbeleg und Verfahrensdokumentation: Der Beleg bleibt unverändert. Wir beschreiben für Ihre Verfahrensdokumentation, an welchen Schritten die KI beteiligt ist.

Die Tabelle nennt die wichtigsten Quellen zur Orientierung. Welche Regeln für Ihren Betrieb gelten, hängt von Rechtsform, Land und Branche ab.

Dazu gilt die DSGVO für Daten von Lieferanten, Kunden und Beschäftigten: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Anbieter (Art. 28) und Verarbeitung in der EU. Ob ein KI‑Schritt in Ihrer Verfahrensdokumentation zu beschreiben ist und wie, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.

Daten: Stammdaten, Kontenplan und Korrekturen

Die Qualität der Vorschläge hängt an den Daten, mit denen die KI arbeitet.

• Grundlage sind Ihre Stammdaten: Lieferantenstamm, Kontenplan, Kostenstellen und Steuerschlüssel. Sind sie unvollständig oder doppelt, werden auch die Vorschläge schlecht. Deshalb sehen wir sie uns zuerst an.
• Korrekturen als Lernquelle: Jede Korrektur Ihres Teams wird gemerkt und fließt als Beispiel oder Regel in die nächsten Vorschläge ein, die Sie einsehen können.
• Testbetrieb neben der Arbeit: Der Ablauf läuft zuerst parallel, und wir vergleichen die Vorschläge mit dem, was Ihr Team tatsächlich gebucht hat.
• Datenschutz: Rechnungen von Einzelunternehmen und Beschäftigtendaten sind personenbezogene Daten. Wir verarbeiten sie auf Servern in der EU, zeigen der KI nur, was sie für den Schritt braucht, und legen Speicherdauer und Löschung mit Ihnen fest. Mehr unter KI und Datenschutz.

Eigene Apps und Programme für die Buchhaltung

Manches fehlt nicht in der Buchhaltungssoftware, sondern davor. Das bauen wir als eigene Programme, wenn Standardprodukte nicht passen:

• Beleg-App für Außendienst und Baustelle: Foto aufnehmen, Betrag und Lieferant werden gelesen, der Beleg landet im richtigen Ordner statt im Handschuhfach.
• Freigabe-App für die Geschäftsführung: Rechnungen zur Zahlung mit Abweichungen und Bestellbezug auf einen Blick, am Handy bestätigt oder zurückgegeben.
• Spesen- und Kassenbuch-App: Ausgaben erfassen, Belege fotografieren, Kassenbuch führen, mit Prüfung gegen Ihre Richtlinie.

Diese Programme ergänzen Ihre Buchhaltungssoftware, sie ersetzen sie nicht. Mehr dazu unter App-Entwicklung und Softwareentwicklung.

Wo Sie anfangen

Diese drei Fragen helfen bei der Einschätzung:

1. Wie viele Eingangsrechnungen bearbeitet Ihre Buchhaltung im Monat, und auf welchen Wegen kommen sie an (E‑Mail, Post, Portal, E‑Rechnung)?
2. Mit welchem Programm buchen Sie, und übernimmt eine Steuerberatung Ihre Daten?
3. Welcher Schritt kostet Ihr Team die meiste Zeit: Erfassen, Kontieren, Zuordnen oder Mahnen?

Wenn Sie uns die Antworten schreiben, sagen wir Ihnen, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und was bei Ihrem Team bleiben muss. Wir beginnen mit einem Testbetrieb neben der bisherigen Arbeit.