Departamentos · Contabilidade Contabilidade com IA: automatizar o tratamento de documentos, faturas e cobranças

Automatizar a contabilidade: visão geral de sete tarefas

Estes são processos típicos, não projetos de clientes. Em todos eles, a IA prepara e sugere, e um contabilista verifica e decide. Encontra mais pormenores em Automatizar o tratamento de faturas recebidas e Reconhecimento e classificação contabilística de documentos com IA, e informações sobre a obrigação em Fatura eletrónica.

1. Registar e verificar faturas recebidas

As faturas chegam por e-mail, em PDF, como fatura eletrónica, por correio ou através de portais de fornecedores, cada uma com uma estrutura diferente.

• Entrada: A caixa de e-mail da contabilidade, documentos digitalizados e faturas eletrónicas em formato estruturado.
• A IA prepara: Lê o fornecedor, o número da fatura, a data, as rubricas, os montantes, as taxas de imposto e o prazo de pagamento, deteta faturas duplicadas e um IBAN alterado face aos dados de base do fornecedor e cria uma proposta de lançamento contabilístico. Nas faturas eletrónicas, lê os dados diretamente do ficheiro, não de uma imagem.
• A contabilidade verifica: Cada desvio assinalado e cada valor incerto.
• Resultado: Um rascunho de fatura no seu software de contabilidade ou no processo de tratamento de faturas, com o documento original inalterado no arquivo.

2. Conferir documentos com a encomenda e a guia de remessa

A conferência da encomenda, da guia de remessa e da fatura consome tempo quando existem diferenças nas quantidades, nos preços ou nas entregas parciais.

• Entrada: A fatura, a encomenda no ERP e a guia de remessa ou o registo de entrada de mercadorias.
• A IA prepara: Compara artigos, quantidades e preços, identifica entregas parciais e enumera cada desvio com as linhas de onde provém.
• A contabilidade verifica: Os desvios. O departamento de compras esclarece as questões de preço com o fornecedor e a contabilidade só aprova depois.
• Resultado: A recomendação «corresponde» ou uma lista de desvios enviada para as compras ou para o armazém.

3. Sugerir a classificação contabilística

A conta, o centro de custos e o código de imposto seguem muitas vezes um padrão que só a colega experiente tem na memória.

• Entrada: A fatura lida, o seu plano de contas e os lançamentos anteriores do fornecedor.
• A IA prepara: Sugere a conta, o centro de custos e o código de imposto, indica o motivo («como nas faturas anteriores deste fornecedor») e assinala o que é novo.
• A contabilidade verifica: Confirma ou altera. Cada alteração fica registada.
• Resultado: Um lançamento contabilístico classificado para aprovação.

4. Associar pagamentos a valores pendentes

As descrições no extrato bancário raramente são claras: parte de um número de fatura, um pagamento agregado, um desconto de pronto pagamento deduzido.

• Entrada: O extrato bancário em ficheiro ou exportação e a lista de valores pendentes.
• A IA prepara: Associa os pagamentos às faturas, identifica pagamentos agregados e parciais, bem como descontos de pronto pagamento, e assinala o que não consegue associar com segurança.
• A contabilidade verifica: As associações incertas.
• Resultado: Uma proposta de associação e a lista atualizada de valores pendentes.

5. Preparar avisos de cobrança

Os avisos de cobrança são frequentemente adiados porque é necessário analisar cada caso antes.

• Entrada: A lista de valores vencidos e o histórico do cliente, com o comportamento de pagamento anterior, as reclamações em aberto e os acordos existentes.
• A IA prepara: Um rascunho de lembrete de pagamento ou aviso de cobrança com o nível e o tom definidos pela sua empresa, e suspende o caso se existir uma reclamação ou um acordo de pagamento em prestações.
• A contabilidade verifica: Cada rascunho. Nenhum aviso de cobrança é enviado sem aprovação.
• Resultado: Rascunhos de avisos de cobrança para envio e uma anotação na conta do cliente.

6. Despesas de deslocação e outras despesas profissionais

Os documentos comprovativos chegam em fotografias, e-mails e pastas, muitas vezes semanas depois.

• Entrada: Fotografias dos documentos comprovativos, dados de quilometragem e o extrato do cartão de crédito.
• A IA prepara: Lê os documentos comprovativos, atribui categorias, verifica a conformidade com a sua política de despesas e comunica os documentos em falta.
• A contabilidade verifica: As exceções e os desvios à política. Uma pessoa decide se uma exceção se aplica.
• Resultado: Um mapa de despesas verificado para lançamento contabilístico.

7. Preparar o fecho mensal

Antes do fecho, costuma faltar alguma coisa: um documento contabilístico, um pagamento, um acréscimo ou diferimento.

• Entrada: Os lançamentos do mês, os valores pendentes e os acréscimos e diferimentos do mês anterior.
• A IA prepara: Cria uma lista dos documentos contabilísticos em falta, dos pagamentos não lançados e dos desvios relevantes face ao mês anterior, e sugere acréscimos e diferimentos com justificação.
• A contabilidade verifica: Cada lançamento. A IA não efetua lançamentos por si própria.
• Resultado: Uma lista de fecho e o rascunho de um comentário para a direção.

Programas e interfaces: integração com o que já utiliza

Os programas que a sua empresa utiliza determinam o percurso dos dados. A tabela apresenta os casos habituais. Antes da proposta, esclarecemos que interface o seu programa disponibiliza efetivamente, com base na documentação do fabricante.

Os nomes servem de referência e não significam uma parceria. Quando um programa não disponibiliza uma interface, trabalhamos com exportação e importação, uma pasta monitorizada ou e-mail.

Integração em vez de substituição

A sua empresa não precisa de um novo programa de contabilidade e não disponibilizamos nenhum. A IA atua antes do seu software: prepara documentos contabilísticos e faz sugestões; o software continua a registar os lançamentos como até agora.

• O seu programa continua a ser o sistema principal. Os lançamentos são feitos apenas aí. A IA nunca escreve à margem dos registos contabilísticos existentes.
• A sua consultoria fiscal continua a trabalhar como até agora. A transferência, os números dos documentos e os processos só mudam se a sua empresa o quiser.
• Um processo de cada vez. Começamos por uma etapa, por exemplo as faturas recebidas, e deixamo-la primeiro funcionar em paralelo com o trabalho atual antes de substituir o que quer que seja.
• É sempre possível voltar atrás. Os documentos contabilísticos originais e os lançamentos estão nos seus sistemas. Sem a IA, a sua contabilidade continua a trabalhar como antes.

Aprovações e regularidade contabilística

A contabilidade tem de ser rastreável, também perante uma inspeção tributária. Por isso, definimos antes do início quem decide o quê.

• Quem faz a classificação contabilística: A IA sugere e uma pessoa confirma. Para casos habituais e seguros, a sua equipa pode definir, após uma fase de teste, que as sugestões sejam verificadas por amostragem. Até lá, a IA trabalha em modo de rascunho.
• Quem aprova o pagamento: segundo os seus limites de montante e o princípio dos quatro olhos. A IA nunca aprova um pagamento por si própria nem inicia uma transferência.
• Alterações ao IBAN e aos dados mestre dos fornecedores: sempre com uma segunda pessoa e confirmação através de um meio de contacto conhecido. As faturas falsas com dados bancários alterados são uma forma de fraude frequente.
• Faturas duplicadas: são identificadas pelo fornecedor, número, montante e data e assinaladas, não eliminadas.
• Registo: cada sugestão é registada com a fonte, o momento e a decisão, incluindo a pessoa que a confirmou ou alterou.
• Comprovativo original e documentação dos procedimentos: o comprovativo permanece inalterado. Para a sua documentação dos procedimentos, descrevemos as etapas em que a IA intervém.

A tabela apresenta as principais fontes para orientação. As regras aplicáveis à sua empresa dependem da forma jurídica, do país e do setor.

Aplica-se também o RGPD aos dados de fornecedores, clientes e trabalhadores: um contrato de subcontratação com cada prestador (Art. 28) e tratamento na UE. Esclareça com a sua assessoria fiscal se uma etapa com IA deve ser descrita na documentação dos procedimentos e de que forma. Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico ou fiscal.

Dados: dados mestre, plano de contas e correções

A qualidade das propostas depende dos dados com que a IA trabalha.

• A base são os seus dados mestre: dados mestre de fornecedores, plano de contas, centros de custo e códigos de imposto. Se estiverem incompletos ou duplicados, as sugestões também serão fracas. Por isso, começamos por os analisar.
• Correções como fonte de aprendizagem: cada correção da sua equipa é registada e incorporada como exemplo ou regra nas sugestões seguintes, que pode consultar.
• Testes em paralelo com o trabalho: inicialmente, o processo funciona em paralelo e comparamos as sugestões com os lançamentos efetivamente realizados pela sua equipa.
• Proteção de dados: as faturas de empresários em nome individual e os dados de trabalhadores são dados pessoais. Tratamo-los em servidores na UE, mostramos à IA apenas o necessário para cada etapa e definimos consigo os prazos de conservação e a eliminação. Saiba mais em IA e proteção de dados.

Aplicações e programas próprios para a contabilidade

Por vezes, o que falta está antes do software de contabilidade, e não nele. Criamos programas próprios para essas tarefas quando os produtos padrão não são adequados:

• Aplicação de comprovativos para equipas no terreno e obras: tira-se uma fotografia, o montante e o fornecedor são lidos e o comprovativo vai para a pasta certa, em vez de ficar no porta-luvas.
• Aplicação de aprovação para a direção: faturas para pagamento, com divergências e ligação à encomenda, numa visão geral, confirmadas ou devolvidas no telemóvel.
• Aplicação de despesas e livro de caixa: registar despesas, fotografar comprovativos e manter o livro de caixa, com verificação segundo a sua política.

Estes programas complementam o seu software de contabilidade, não o substituem. Saiba mais em Desenvolvimento de aplicações e Desenvolvimento de software.

Por onde começar

Estas três perguntas ajudam na avaliação:

1. Quantas faturas recebidas trata a sua contabilidade por mês e por que meios chegam (e-mail, correio, portal, fatura eletrónica)?
2. Com que programa faz os lançamentos? Uma assessoria fiscal recebe os seus dados?
3. Que etapa ocupa mais tempo da sua equipa: registar, atribuir contas, associar ou enviar avisos de cobrança?

Se nos enviar as respostas, dizemos-lhe que processo compensa implementar primeiro e o que deve continuar a cargo da sua equipa. Começamos com testes em paralelo com o trabalho existente.