Nodaļas · Grāmatvedība Accounting automation: AI dokumentiem, rēķiniem un atgādinājumiem

Automatizējiet grāmatvedību: septiņi uzdevumi vienā mirklī

Tie ir tipiski procesi, nevis klientu projekti. Katrā gadījumā AI sagatavo un iesaka, un grāmatvedis pārbauda un pieņem lēmumu. Papildinformāciju var atrast sadaļā Automatizējiet ienākošos rēķinus un Dokumentu atpazīšana un konta piešķiršana ar AI, pildīt pienākumu saskaņā ar E‑rēķins.

1. Reģistrējiet un pārbaudiet ienākošos rēķinus

Rēķini tiek saņemti pa e-pastu, kā PDF, kā e-rēķini, pa pastu vai no piegādātāju portāliem, katrs strukturēts atšķirīgi.

• Ieeja: grāmatvedības pastkaste, skenējumi un e-rēķini strukturētā formātā.
• AI sagatavo: nolasa piegādātāju, rēķina numuru, datumu, pozīcijas, summas, nodokļu likmes un apmaksas noteikumus, atpazīst rēķinu dublikātus un mainītu IBAN salīdzinājumā ar piegādātāja meistaru un izveido rezervācijas ieteikumu. E‑rēķiniem tas nolasa datus tieši no faila, nevis no attēla.
• Grāmatvedības pārbaudes: katru izteiktu novirzi un katru nenoteiktu vērtību.
• Izvade: rēķina projekts jūsu grāmatvedības programmatūrā vai rēķinu darbplūsmā, oriģinālais dokuments arhīvā nav mainīts.

2. Salīdziniet kvītis ar pasūtījumu un pavadzīmi

Pasūtījumu, pavadzīmju un rēķinu salīdzināšana prasa laiku, ja atšķiras daudzumi, cenas vai daļējas piegādes.

• Ieeja: rēķinu, pasūtījumu no ERP un pavadzīmi vai preču saņemšanas rezervāciju.
• AI sagatavo: salīdzina preces, daudzumu un cenu, nosaka daļējas piegādes un uzskaita katru neatbilstību ar rindām, no kurām tā nāk.
• Grāmatvedības pārbaudes: novirzes. Viņš precizē cenu noteikšanas jautājumus Iepirkšanās ar piegādātāju grāmatvedība tikai pēc tam atbrīvo.
• Izvade: ieteikums ir "pareizs" vai noviržu saraksts, kas iet uz iegādi vai noliktavu.

3. Ieteikt konta piešķiršanu

Konts, izmaksu centrs un nodokļu kods bieži seko modelim, kas ir tikai pieredzējuša kolēģa galvā.

• Ieeja: Jūsu izlasītais rēķins, Jūsu kontu plāns un piegādātāja iepriekšējās rezervācijas.
• AI sagatavo: iesaka kontu, izmaksu centru un nodokļu kodu, norāda iemeslu (“tāpat kā iepriekšējiem šī piegādātāja rēķiniem”) un izceļ jaunumus.
• Grāmatvedības pārbaudes: apstiprina vai maina. Visas izmaiņas tiek atzīmētas.
• Izvade: reģistrēts rezervācijas ieraksts atbrīvošanai.

4. Piešķirt maksājumus atvērtajām vienībām

Mērķi bankas izrakstā reti ir skaidri: rēķina numura fragments, kolektīvais maksājums, atņemta atlaide.

• Ieeja: konta izraksts kā fails vai eksports un atvērto posteņu saraksts.
• AI sagatavo: piešķir rēķiniem maksājumus, atzīst kolektīvos un daļējos maksājumus, kā arī atlaides un atzīmē to, ko nevar droši piešķirt.
• Grāmatvedības pārbaudes: neskaidrie uzdevumi.
• Izvade: uzdevuma ieteikumu un pašreizējo atvērto vienumu sarakstu.

5. Sagatavojiet atgādinājumus

Atgādinājumi bieži tiek atlikti, jo katrs gadījums ir jāizskata vispirms.

• Ieeja: nokavēto preču saraksts un klientu vēsture ar iepriekšējo maksājumu vēsturi, neizskatītajām sūdzībām un līgumiem.
• AI sagatavo: izstrādā maksājumu atgādinājumus vai atgādinājumus jūsu norādītajā līmenī un tonī un izskata lietu, ja ir sūdzība vai līgums par nomaksu.
• Grāmatvedības pārbaudes: katrs melnraksts. Neviens atgādinājums neiziet bez apstiprinājuma.
• Izvade: Nosūtāmo atgādinājumu melnraksti un piezīme klienta kontā.

6. Ceļa izdevumi un izdevumi

Kvītis tiek saņemtas kā fotoattēli, e-pastos un mapēs, bieži vien nedēļas vēlāk.

• Ieeja: Kvītu fotoattēli, informācija par nobraukumu un kredītkartes izraksts.
• AI sagatavo: Nolasa kvītis, piešķir kategorijas, pārbauda, vai jūsu izdevumu politika atbilst jūsu izdevumu politikai, un ziņo, ka trūkst kvīšu.
• Grāmatvedības pārbaudes: Izņēmumi un atkāpes no politikas. Persona izlemj, vai ir piemērojams izņēmums.
• Izvade: pārbaudīts izraksts par rezervāciju.

7. Sagatavot ikmēneša finanšu pārskatus

Pirms slēgšanas parasti kaut kas pietrūkst: kvīts, maksājums, uzkrājums.

• Ieeja: mēneša rezervācijas, atvērtie posteņi un iepriekšējā mēneša uzkrājumi.
• AI sagatavo: izveido trūkstošo kvīšu, negrāmatoto maksājumu un pamanāmo atkāpju sarakstu no iepriekšējā mēneša un iesaka uzkrājumus, norādot iemeslus.
• Grāmatvedības pārbaudes: katru rezervāciju. AI nerezervē sevi.
• Izvade: galīgais saraksts un komentāru projekts vadībai.

Programmas un saskarnes: savienojums ar to, ko izmantojat

Izmantotās programmas nosaka datu ceļu. Tabulā ir uzskaitīti parastie gadījumi. Pirms piedāvājuma izteikšanas mēs noskaidrosim, kādu interfeisu jūsu programma patiesībā piedāvā, pamatojoties uz ražotāja dokumentāciju.

Nosaukumi ir orientācijas nolūkos un nenozīmē partnerattiecības. Ja programma nepiedāvā saskarni, mēs strādājam ar eksportēšanu un importēšanu, skatīto mapi vai e-pastu.

Savienojums, nevis nomaiņa

Jums nav nepieciešama jauna grāmatvedības programma, un mēs tādu nepiedāvājam. AI atrodas jūsu programmatūras priekšā: tā sagatavo kvītis un sniedz ieteikumus, programmatūra turpina rezervēt kā iepriekš.

• Jūsu programma joprojām ir priekšplānā. Rezervēt var tikai tur. AI nekad neņem vērā rezervēšanas inventāru.
• Jūsu nodokļu konsultācijas darbojas tāpat kā iepriekš. Nodošana, dokumentu numuri un procesi mainās tikai tad, ja vēlaties.
• Viens process pēc otra. Mēs sākam ar soli, piemēram, ar ienākošajiem rēķiniem, un ļaujam tam darboties līdzās iepriekšējam darbam, pirms kaut ko nomainām.
• Atpakaļceļš paliek atvērts. Oriģinālās kvītis un rezervācijas ir jūsu sistēmās. Bez AI jūsu grāmatvedība turpinās darboties kā līdz šim.

Apstiprinājumi un regularitāte

Grāmatvedībai ir jābūt saprotamai, arī tad, ja runa ir par nodokļu auditu. Tāpēc jau pirms starta izlemjam, kurš ko lems.

• Kurš konti: AI iesaka, cilvēks apstiprina. Drošu standarta gadījumu gadījumā jūsu komanda pēc pārbaudes posma var nolemt, ka ieteikumi tiek pārbaudīti nejauši. Līdz tam AI darbosies dizaina režīmā.
• Kas apstiprina maksājumu: atbilstoši jūsu daudzuma ierobežojumiem un saskaņā ar četru acu principu. AI pats nekad neatbrīvo maksājumu un neuzsāk pārskaitījumu.
• IBAN un piegādātāja galvenās izmaiņas: vienmēr ar otru personu un vaicājumiem, izmantojot zināmu saziņas kanālu. Viltus rēķini ar mainītiem bankas datiem ir izplatīta krāpniecība.
• Dublēti rēķini: tiek atpazīti un atzīmēti pēc piegādātāja, numura, summas un datuma, nav dzēsti.
• Protokols: Katrs ieteikums tiek reģistrēts ar tā avotu, laiku un lēmumu, tostarp personu, kas to apstiprināja vai mainīja.
• Kvīts un procesuālā dokumentācija: Kvīts paliek nemainīga. Jūsu procesa dokumentācijā mēs aprakstām, kurās darbībās AI ir iesaistīta.

Tabulā ir uzskaitīti svarīgākie norādījumu avoti. Jūsu uzņēmumam piemērojamie noteikumi ir atkarīgi no juridiskās formas, valsts un nozares.

GDPR attiecas uz datiem no piegādātājiem, klientiem un darbiniekiem: līgums par pasūtījuma apstrādi ar katru pakalpojumu sniedzēju (28. pants) un apstrādi ES. Konsultējieties ar savu nodokļu konsultantu, lai uzzinātu, vai AI darbība ir jāapraksta jūsu procesuālajā dokumentācijā un kā to izdarīt. Šis pārskats ir vispārīga informācija, nevis juridiskas vai nodokļu konsultācijas.

Dati: pamatdati, kontu plāns un labojumi

Ieteikumu kvalitāte ir atkarīga no datiem, ar kuriem AI strādā.

• Pamatā ir jūsu pamatdati: Piegādātāju meistars, kontu plāns, izmaksu centri un nodokļu atslēgas. Ja tie ir nepilnīgi vai dublikāti, arī ieteikumi būs slikti. Tāpēc mēs vispirms tos apskatīsim.
• Labojumi kā mācību avots: Katrs jūsu komandas veiktais labojums tiek atzīmēts un izmantots kā piemērs vai noteikums nākamajos ieteikumos, kurus varat skatīt.
• Pārbaudes darbība paralēli darbam: Sākotnēji process norisinās paralēli, un mēs salīdzinām ieteikumus ar to, ko jūsu komanda faktiski ir rezervējusi.
• Datu aizsardzība: Individuālo uzņēmumu rēķini un darbinieku dati ir personas dati. Mēs tos apstrādājam ES serveros, AI rādām tikai to, kas tam nepieciešams solim, un kopā ar jums nosakām uzglabāšanas periodu un dzēšanu. Vairāk zemāk AI un datu aizsardzība.

Pašu lietotnes un programmas grāmatvedībai

Dažas lietas netrūkst grāmatvedības programmā, bet gan pirms tās. Mēs veidojam tās kā savas programmas, ja standarta produkti neatbilst:

• Kvītu lietotne lauka dienestam un būvlaukumam: Nofotografē, tiek nolasīta summa un piegādātājs, kvīts nonāk pareizajā mapē, nevis cimdu nodalījumā.
• Atlaidiet lietotni pārvaldībai: Maksājuma rēķini ar novirzēm un pasūtījuma atsauce īsumā, apstiprināti vai atgriezti uz jūsu mobilo tālruni.
• Izdevumu un kases grāmatu lietotne: Reģistrējiet izdevumus, nofotografējiet čekus, veiciet kases grāmatiņas, pārbaudot atbilstību jūsu vadlīnijām.

Šīs programmas papildina jūsu grāmatvedības programmatūru, nevis to aizstāj. Vairāk par to zemāk Lietotņu izstrāde un Programmatūras izstrāde.

Kur jūs sākat

Šie trīs jautājumi palīdz novērtēt:

1. Cik ienākošos rēķinus jūsu grāmatvedības nodaļa apstrādā katru mēnesi un kā tie tiek saņemti (e-pasts, pasts, portāls, e-rēķins)?
2. Kurā programmā jūs rezervējat un vai nodokļu konsultācijas pārņem jūsu datus?
3. Kurš solis jūsu komandai izmaksā visvairāk laika: ierakstīšana, uzskaite, piešķiršana vai brīdināšana?

Ja rakstīsiet mums atbildes, mēs jums pateiksim, kurš process ir tā vērts vispirms un kam jāpaliek jūsu komandai. Mēs sākam ar testa darbību paralēli iepriekšējam darbam.