Τμήματα · Λογιστική Τεχνητή Νοημοσύνη στη λογιστική: αυτοματοποιήστε τις αποδείξεις, τα τιμολόγια και τις διαδικασίες εκκαθάρισης

Αυτοματοποιήστε τη λογιστική: επτά εργασίες με μια ματιά

Αυτές είναι τυπικές διαδικασίες, όχι έργα πελατών. Σε κάθε περίπτωση, το AI προετοιμάζει και προτείνει, και ένας λογιστής ελέγχει και αποφασίζει. Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε κάτω Αυτοματοποιήστε τα εισερχόμενα τιμολόγια και Αναγνώριση εγγράφων και εκχώρηση λογαριασμού με AI, στο καθήκον υπό Ηλεκτρονικό τιμολόγιο.

1. Καταγράψτε και ελέγξτε τα εισερχόμενα τιμολόγια

Τα τιμολόγια έρχονται μέσω email, ως PDF, ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο, ταχυδρομικά ή από πύλες προμηθευτών, με διαφορετική δομή το καθένα.

• Είσοδος: το λογιστικό γραμματοκιβώτιο, σαρώσεις και ηλεκτρονικά τιμολόγια σε δομημένη μορφή.
• Το AI προετοιμάζει: διαβάζει τον προμηθευτή, τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία, τις θέσεις, τα ποσά, τους φορολογικούς συντελεστές και τους όρους πληρωμής, αναγνωρίζει διπλότυπα τιμολόγια και ένα αλλαγμένο IBAN σε σύγκριση με τον κύριο προμηθευτή και δημιουργεί μια πρόταση κράτησης. Για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια διαβάζει τα δεδομένα απευθείας από το αρχείο και όχι από εικόνα.
• Λογιστικοί έλεγχοι: κάθε έντονη απόκλιση και κάθε αβέβαιη τιμή.
• Έξοδος: ένα προσχέδιο τιμολογίου στο λογιστικό λογισμικό σας ή στη ροή εργασιών τιμολογίου, το αρχικό έγγραφο παραμένει αμετάβλητο στο αρχείο.

2. Συγκρίνετε τις αποδείξεις με την παραγγελία και το δελτίο αποστολής

Η σύγκριση παραγγελιών, δελτίων αποστολής και τιμολογίων απαιτεί χρόνο εάν διαφέρουν οι ποσότητες, οι τιμές ή οι τμηματικές παραδόσεις.

• Είσοδος: το τιμολόγιο, την παραγγελία από το ERP και το δελτίο αποστολής ή την κράτηση απόδειξης εμπορευμάτων.
• Το AI προετοιμάζει: συγκρίνει είδη, ποσότητα και τιμή, εντοπίζει μερικές παραδόσεις και καταγράφει κάθε ασυμφωνία με τις γραμμές από τις οποίες προέρχεται.
• Λογιστικοί έλεγχοι: οι αποκλίσεις. Διευκρινίζει ερωτήσεις σχετικά με τις τιμές Αγορά με τον προμηθευτή το λογιστήριο το βγάζει μόνο μετά.
• Έξοδος: η σύσταση είναι "σωστή" ή μια λίστα απόκλισης που πηγαίνει στην αγορά ή στην αποθήκη.

3. Προτείνετε εκχώρηση λογαριασμού

Ο λογαριασμός, το κέντρο κόστους και ο φορολογικός κώδικας συχνά ακολουθούν ένα μοτίβο που βρίσκεται μόνο στο κεφάλι του έμπειρου συναδέλφου.

• Είσοδος: το τιμολόγιο που διαβάσατε, το λογιστικό σας σχέδιο και τις προηγούμενες κρατήσεις του προμηθευτή.
• Το AI προετοιμάζει: προτείνει λογαριασμό, κέντρο κόστους και φορολογικό κωδικό, αναφέρει τον λόγο («όπως και με προηγούμενα τιμολόγια από αυτόν τον προμηθευτή») και επισημαίνει ό,τι νέο υπάρχει.
• Λογιστικοί έλεγχοι: επιβεβαιώνει ή αλλάζει. Κάθε αλλαγή σημειώνεται.
• Έξοδος: ένα λογιστικό αρχείο κράτησης για αποδέσμευση.

4. Εκχωρήστε πληρωμές σε ανοιχτά αντικείμενα

Οι σκοποί του τραπεζικού λογαριασμού είναι σπάνια σαφείς: ένα τμήμα του αριθμού τιμολογίου, μια συλλογική πληρωμή, μια έκπτωση αφαιρείται.

• Είσοδος: την κατάσταση λογαριασμού ως αρχείο ή εξαγωγή και τη λίστα των ανοιχτών στοιχείων.
• Το AI προετοιμάζει: εκχωρεί πληρωμές σε τιμολόγια, αναγνωρίζει συλλογικές και τμηματικές πληρωμές καθώς και εκπτώσεις και σημειώνει ό,τι δεν μπορεί να εκχωρήσει με βεβαιότητα.
• Λογιστικοί έλεγχοι: οι αβέβαιες αναθέσεις.
• Έξοδος: μια πρόταση εργασίας και την τρέχουσα λίστα των ανοιχτών στοιχείων.

5. Προετοιμάστε υπενθυμίσεις

Οι υπενθυμίσεις συχνά αναβάλλονται επειδή κάθε περίπτωση πρέπει να εξεταστεί αρχικά.

• Είσοδος: τη λίστα των ληξιπρόθεσμων στοιχείων και το ιστορικό πελατών με προηγούμενη συμπεριφορά πληρωμής, εκκρεμή παράπονα και συμφωνίες.
• Το AI προετοιμάζει: σχεδιάζει υπενθυμίσεις πληρωμής ή υπενθυμίσεις στο επίπεδο και τον τόνο που καθορίζετε και κρατά μια υπόθεση εάν υπάρχει καταγγελία ή συμφωνία δόσεων.
• Λογιστικοί έλεγχοι: κάθε σχέδιο. Καμία υπενθύμιση δεν βγαίνει χωρίς έγκριση.
• Έξοδος: Σχεδιάστε υπενθυμίσεις για αποστολή και σημείωση στον λογαριασμό πελάτη.

6. Έξοδα και έξοδα μετακίνησης

Οι αποδείξεις φτάνουν ως φωτογραφίες, σε email και σε φακέλους, συχνά εβδομάδες αργότερα.

• Είσοδος: Φωτογραφίες απόδειξης, στοιχεία χιλιομέτρων και κατάσταση πιστωτικής κάρτας.
• Το AI προετοιμάζει: Διαβάζει τις αποδείξεις, εκχωρεί κατηγορίες, ελέγχει την πολιτική εξόδων σας και αναφέρει αποδείξεις που λείπουν.
• Λογιστικοί έλεγχοι: Εξαιρέσεις και Αποκλίσεις από την Πολιτική. Ένα άτομο αποφασίζει εάν ισχύει εξαίρεση.
• Έξοδος: μια επαληθευμένη δήλωση για κράτηση.

7. Ετοιμάστε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις

Συνήθως λείπει κάτι πριν το κλείσιμο: μια απόδειξη, μια πληρωμή, μια δεδουλευμένη.

• Είσοδος: τις κρατήσεις του μήνα, τα ανοιχτά είδη και τα δεδουλευμένα του προηγούμενου μήνα.
• Το AI προετοιμάζει: δημιουργεί μια λίστα με αποδείξεις που λείπουν, μη αναρτημένες πληρωμές και εμφανείς αποκλίσεις από τον προηγούμενο μήνα και προτείνει δεδουλευμένα με αιτιολογία.
• Λογιστικοί έλεγχοι: κάθε κράτηση. Το AI δεν κάνει κράτηση.
• Έξοδος: μια τελική λίστα και ένα προσχέδιο σχολιασμού για τη διοίκηση.

Προγράμματα και διεπαφές: σύνδεση με αυτό που χρησιμοποιείτε

Ποια προγράμματα χρησιμοποιείτε καθορίζουν τη διαδρομή των δεδομένων. Ο πίνακας παραθέτει τις συνήθεις περιπτώσεις. Πριν κάνετε μια προσφορά, θα διευκρινίσουμε ποια διεπαφή προσφέρει το πρόγραμμά σας με βάση την τεκμηρίωση του κατασκευαστή.

Τα ονόματα είναι για λόγους προσανατολισμού και δεν σημαίνουν συνεργασία. Όπου ένα πρόγραμμα δεν προσφέρει διεπαφή, εργαζόμαστε με εξαγωγή και εισαγωγή, φάκελο παρακολούθησης ή email.

Σύνδεση αντί αντικατάστασης

Δεν χρειάζεστε νέο λογιστικό πρόγραμμα και εμείς δεν προσφέρουμε. Το AI βρίσκεται μπροστά από το λογισμικό σας: Ετοιμάζει αποδείξεις και κάνει προτάσεις, το λογισμικό συνεχίζει να κάνει κράτηση όπως πριν.

• Το πρόγραμμά σας παραμένει στην πρώτη γραμμή. Μπορείτε να κάνετε κράτηση μόνο εκεί. Το AI δεν αγνοεί ποτέ το απόθεμα κράτησης.
• Η φορολογική σας συμβουλή λειτουργεί όπως πριν. Η παράδοση, οι αριθμοί εγγράφων και οι διαδικασίες αλλάζουν μόνο εάν το θέλετε.
• Η μια διαδικασία μετά την άλλη. Ξεκινάμε με ένα βήμα, για παράδειγμα τα εισερχόμενα τιμολόγια, και το αφήνουμε να τρέχει παράλληλα με την προηγούμενη εργασία πριν αντικαταστήσουμε οτιδήποτε.
• Ο δρόμος της επιστροφής παραμένει ανοιχτός. Οι πρωτότυπες αποδείξεις και οι κρατήσεις βρίσκονται στα συστήματά σας. Χωρίς AI, η λογιστική σας θα συνεχίσει να λειτουργεί όπως πριν.

Εγκρίσεις και κανονικότητα

Η λογιστική πρέπει να είναι κατανοητή, ακόμη και όταν πρόκειται για φορολογικούς ελέγχους. Γι' αυτό αποφασίζουμε πριν την έναρξη ποιος αποφασίζει τι.

• Ποιοι λογαριασμοί: Το AI προτείνει, ένας άνθρωπος επιβεβαιώνει. Για ασφαλείς τυπικές περιπτώσεις, η ομάδα σας μπορεί να αποφασίσει μετά από μια δοκιμαστική φάση ότι οι προτάσεις ελέγχονται τυχαία. Μέχρι τότε, το AI θα λειτουργεί σε λειτουργία σχεδίασης.
• Ποιος εγκρίνει την πληρωμή: σύμφωνα με τα όρια ποσού σας και σύμφωνα με την αρχή των τεσσάρων ματιών. Το AI δεν αποδεσμεύει ποτέ μια πληρωμή και δεν εκκινεί μια μεταφορά.
• Αλλαγές στο IBAN και στον κύριο προμηθευτή: πάντα με δεύτερο άτομο και ερωτήματα μέσω γνωστού καναλιού επικοινωνίας. Τα πλαστά τιμολόγια με αλλαγμένα τραπεζικά στοιχεία είναι μια συνηθισμένη απάτη.
• Διπλότυπα τιμολόγια: αναγνωρίζονται και επισημαίνονται από τον προμηθευτή, τον αριθμό, το ποσό και την ημερομηνία, δεν διαγράφονται.
• Πρωτόκολλο: Κάθε πρόταση καταγράφεται με την πηγή, το χρόνο και την απόφασή της, συμπεριλαμβανομένου του ατόμου που την ενέκρινε ή την άλλαξε.
• Πρωτότυπη απόδειξη και διαδικαστικά έγγραφα: Η απόδειξη παραμένει αμετάβλητη. Για την τεκμηρίωση της διαδικασίας σας, περιγράφουμε σε ποια βήματα εμπλέκεται το AI.

Ο πίνακας παραθέτει τις πιο σημαντικές πηγές καθοδήγησης. Οι κανόνες που ισχύουν για την επιχείρησή σας εξαρτάται από τη νομική μορφή, τη χώρα και τον κλάδο.

Ο GDPR ισχύει για δεδομένα από προμηθευτές, πελάτες και υπαλλήλους: σύμβαση για την επεξεργασία παραγγελιών με κάθε πάροχο (άρθρο 28) και την επεξεργασία στην ΕΕ. Συμβουλευτείτε τον φοροτεχνικό σας για να μάθετε εάν ένα βήμα τεχνητής νοημοσύνης πρέπει να περιγραφεί στη διαδικαστική τεκμηρίωση και πώς. Αυτή η επισκόπηση είναι γενικές πληροφορίες και όχι νομικές ή φορολογικές συμβουλές.

Δεδομένα: κύρια δεδομένα, λογιστικό σχέδιο και διορθώσεις

Η ποιότητα των προτάσεων εξαρτάται από τα δεδομένα με τα οποία λειτουργεί το AI.

• Η βάση είναι τα κύρια δεδομένα σας: Κύριος προμηθευτής, λογιστικό σχέδιο, κέντρα κόστους και φορολογικά κλειδιά. Εάν είναι ελλιπείς ή διπλές, οι προτάσεις θα είναι επίσης κακές. Γι' αυτό θα τα δούμε πρώτα.
• Διορθώσεις ως πηγή μάθησης: Κάθε διόρθωση που γίνεται από την ομάδα σας σημειώνεται και χρησιμοποιείται ως παράδειγμα ή κανόνας στις επόμενες προτάσεις που μπορείτε να δείτε.
• Δοκιμαστική λειτουργία παράλληλα με την εργασία: Η διαδικασία αρχικά εκτελείται παράλληλα και συγκρίνουμε τις προτάσεις με αυτές που πραγματοποίησε η ομάδα σας.
• Προστασία δεδομένων: Τα τιμολόγια από ατομικές επιχειρήσεις και τα στοιχεία των εργαζομένων είναι προσωπικά δεδομένα. Τα επεξεργαζόμαστε σε διακομιστές στην ΕΕ, δείχνουμε στο AI μόνο τι χρειάζεται για το βήμα και καθορίζουμε μαζί σας την περίοδο αποθήκευσης και διαγραφής. Περισσότερα παρακάτω AI και προστασία δεδομένων.

Διαθέτετε εφαρμογές και προγράμματα για τη λογιστική

Κάποια πράγματα δεν λείπουν από το λογιστικό λογισμικό, αλλά από πριν. Κατασκευάζουμε αυτά ως δικά μας προγράμματα εάν τα τυπικά προϊόντα δεν ταιριάζουν:

• Εφαρμογή παραλαβής για υπηρεσία υπαίθρου και εργοτάξιο: Βγάλε φωτογραφία, διαβάζεται το ποσό και ο προμηθευτής, η απόδειξη καταλήγει στον σωστό φάκελο αντί στο ντουλαπάκι.
• Κυκλοφορία εφαρμογής για διαχείριση: Τιμολόγια πληρωμής με αποκλίσεις και αναφορά παραγγελίας με μια ματιά, επιβεβαιωμένα ή επιστράφηκαν στο κινητό σας τηλέφωνο.
• Εφαρμογή βιβλίου εξόδων και μετρητών: Καταγράψτε τα έξοδα, φωτογραφίστε αποδείξεις, κρατήστε βιβλία μετρητών, με επιταγές σύμφωνα με τις οδηγίες σας.

Αυτά τα προγράμματα συμπληρώνουν το λογιστικό σας λογισμικό, δεν το αντικαθιστούν. Περισσότερα για αυτό παρακάτω Ανάπτυξη εφαρμογών και Ανάπτυξη λογισμικού.

Εκεί που ξεκινάς

Αυτές οι τρεις ερωτήσεις βοηθούν στην αξιολόγηση:

1. Πόσα εισερχόμενα τιμολόγια επεξεργάζεται το λογιστήριο σας κάθε μήνα και πώς φτάνουν (email, ταχυδρομείο, πύλη, ηλεκτρονικό τιμολόγιο);
2. Με ποιο πρόγραμμα κάνετε κράτηση και οι φορολογικές συμβουλές αναλαμβάνουν τα δεδομένα σας;
3. Ποιο βήμα κοστίζει περισσότερο χρόνο στην ομάδα σας: ηχογράφηση, λογιστική, ανάθεση ή σάρωση;

Αν μας γράψετε τις απαντήσεις, θα σας πούμε ποια διαδικασία αξίζει πρώτα και τι πρέπει να παραμείνει στην ομάδα σας. Ξεκινάμε με μια δοκιμαστική λειτουργία παράλληλα με την προηγούμενη εργασία.