Departamentos · Contabilidad IA en contabilidad: automatizar justificantes, facturas y cobros

Automatizar la contabilidad: siete tareas habituales

Estos son procesos habituales, no proyectos de clientes. En todos ellos, la IA prepara y propone. Un profesional de contabilidad revisa y decide. Encontrará más información en automatizar las facturas recibidas y reconocimiento de justificantes y asignación contable con IA. Las obligaciones se explican en facturación electrónica.

1. Registrar y revisar facturas recibidas

Las facturas llegan por correo electrónico, en PDF, como factura electrónica, por correo postal o desde portales de proveedores. Cada una tiene una estructura distinta.

• Entrada: el buzón de contabilidad, documentos escaneados y facturas electrónicas en formato estructurado.
• La IA prepara: lee el proveedor, el número y la fecha de factura, las líneas, los importes, los tipos impositivos y el plazo de pago. Detecta posibles duplicados y cambios de IBAN respecto a los datos del proveedor, y crea una propuesta de asiento. En las facturas electrónicas lee los datos directamente del archivo, no de una imagen.
• Contabilidad revisa: todas las discrepancias señaladas y los valores inciertos.
• Resultado: un borrador de factura en su programa de contabilidad o en el proceso de gestión de facturas. El justificante original permanece intacto en el archivo.

2. Cotejar justificantes con pedidos y albaranes

Cotejar el pedido, el albarán y la factura lleva tiempo cuando hay diferencias de cantidad o precio, o entregas parciales.

• Entrada: la factura, el pedido del ERP y el albarán o el registro de entrada de mercancías.
• La IA prepara: compara artículos, cantidades y precios, identifica entregas parciales y enumera cada discrepancia con las líneas de origen.
• Contabilidad revisa: las discrepancias. El departamento de compras aclara los precios con el proveedor. Contabilidad aprueba después.
• Resultado: una propuesta de conformidad o una lista de discrepancias para compras o almacén.

3. Proponer la asignación contable

La cuenta, el centro de coste y la clave fiscal suelen seguir un patrón que solo conoce el personal con experiencia.

• Entrada: la factura leída, su plan de cuentas y los asientos anteriores del proveedor.
• La IA prepara: propone una cuenta, un centro de coste y una clave fiscal. Explica el motivo, por ejemplo, que sigue el criterio de facturas anteriores del mismo proveedor, y señala lo que sea nuevo.
• Contabilidad revisa: confirma o modifica la propuesta. Cada cambio queda registrado.
• Resultado: una propuesta de asiento con las cuentas asignadas, pendiente de aprobación.

4. Conciliar pagos con partidas pendientes

Los conceptos de los extractos bancarios no siempre son claros: un fragmento del número de factura, un pago agrupado o un descuento por pronto pago.

• Entrada: el extracto bancario como archivo o exportación y la lista de partidas pendientes.
• La IA prepara: relaciona pagos y facturas, identifica pagos agrupados y parciales, así como descuentos por pronto pago, y señala las asignaciones que no puede determinar con seguridad.
• Contabilidad revisa: las asignaciones inciertas.
• Resultado: una propuesta de conciliación y la lista actualizada de partidas pendientes.

5. Preparar avisos de pago

Los avisos de pago suelen posponerse porque antes hay que examinar cada caso.

• Entrada: la lista de importes vencidos y el historial del cliente, incluidos sus pagos anteriores, reclamaciones abiertas y acuerdos.
• La IA prepara: redacta un recordatorio o un requerimiento de pago con la fase y el tono que usted defina. Aparta los casos en los que haya una reclamación o un acuerdo de pago a plazos.
• Contabilidad revisa: cada borrador. No se envía ningún requerimiento sin aprobación.
• Resultado: borradores para enviar y una anotación en la ficha del cliente.

6. Gastos de viaje y otros gastos

Los justificantes llegan como fotos, por correo electrónico o en carpetas, a menudo semanas después.

• Entrada: fotos de justificantes, datos de kilometraje y extractos de tarjetas de crédito.
• La IA prepara: lee los justificantes, asigna categorías, comprueba los datos frente a su política de gastos y avisa si faltan documentos.
• Contabilidad revisa: las excepciones y las desviaciones respecto a la política. Una persona decide si se admite una excepción.
• Resultado: una liquidación revisada, lista para contabilizar.

7. Preparar el cierre mensual

Antes del cierre suele faltar algo: un justificante, un pago o un ajuste de periodificación.

• Entrada: los asientos del mes, las partidas pendientes y los ajustes de periodificación del mes anterior.
• La IA prepara: elabora una lista de justificantes pendientes, pagos sin contabilizar y variaciones llamativas respecto al mes anterior. También propone ajustes de periodificación con su justificación.
• Contabilidad revisa: cada asiento. La IA no contabiliza por sí sola.
• Resultado: una lista para el cierre y un borrador de comentario para la dirección.

Programas e interfaces: conexión con sus sistemas

Los programas que utiliza determinan cómo se intercambian los datos. La tabla recoge los casos habituales. Antes de presentar una propuesta, comprobamos qué interfaces ofrece realmente su programa según la documentación del fabricante. Las indicaciones sobre funciones de terceros corresponden a octubre de 2026. Compruébelas con el fabricante.

Los nombres sirven como orientación y no implican ninguna colaboración con los fabricantes. Si un programa no ofrece una interfaz adecuada, podemos trabajar con exportaciones e importaciones, una carpeta supervisada o correo electrónico.

Conectar, no sustituir

No necesita otro programa de contabilidad y nosotros no ofrecemos ninguno. La IA trabaja antes de que los datos lleguen a su programa: prepara los justificantes y presenta propuestas. Su programa sigue contabilizando como hasta ahora.

• Su programa sigue siendo el sistema principal. Solo se contabiliza en él. La IA no modifica los registros contables por otras vías.
• Su asesoría fiscal puede seguir trabajando como hasta ahora. La transferencia de datos, la numeración de justificantes y los procesos solo cambian si usted lo desea.
• Un proceso cada vez. Empezamos por un paso, por ejemplo, las facturas recibidas. Primero funciona en paralelo al trabajo habitual y solo después puede sustituir parte de ese trabajo.
• Puede volver al proceso anterior. Los justificantes originales y los asientos permanecen en sus sistemas. Sin la IA, su equipo puede seguir trabajando como antes.

Aprobaciones y cumplimiento contable

La contabilidad debe poder verificarse, también durante una inspección fiscal. Por eso definimos antes de empezar quién toma cada decisión.

• Quién asigna las cuentas: la IA propone y una persona confirma. Tras una fase de pruebas, su equipo puede decidir que las propuestas para casos estándar se revisen por muestreo. Hasta entonces, la IA trabaja en modo borrador.
• Quién autoriza los pagos: se aplican sus límites de importe y el principio de doble revisión. La IA nunca autoriza un pago ni inicia una transferencia.
• Cambios de IBAN y de datos maestros de proveedores: requieren siempre una segunda persona y una comprobación mediante un canal de contacto conocido. Las facturas falsificadas con datos bancarios modificados son una forma habitual de fraude.
• Facturas duplicadas: se detectan y señalan por proveedor, número, importe y fecha. No se eliminan.
• Registro de actividad: cada propuesta queda registrada con su fuente, fecha y decisión, incluida la persona que la confirma o modifica.
• Justificante original y documentación de procedimientos: el justificante permanece intacto. Describimos en qué pasos interviene la IA para que pueda incorporarlo a su documentación de procedimientos.

La tabla recoge las principales fuentes a modo de orientación. Las normas aplicables a su empresa dependen del país, la forma jurídica y el sector.

Además, el RGPD se aplica a los datos de proveedores, clientes y empleados: un contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor que trate datos por cuenta de su empresa (art. 28) y tratamiento en la UE. Consulte con su asesoría fiscal si debe documentar una fase asistida por IA en sus procedimientos y de qué manera. Esta información es general y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal.

Datos: proveedores, plan de cuentas y correcciones

La calidad de las propuestas depende de los datos con los que trabaja la IA.

• La base son sus datos maestros: proveedores, plan de cuentas, centros de coste y claves fiscales. Si están incompletos o duplicados, las propuestas también se resienten. Por eso los revisamos primero.
• Correcciones para mejorar las propuestas: cada corrección de su equipo queda registrada y se incorpora como ejemplo o regla a las siguientes propuestas. Usted puede consultarlas.
• Prueba en paralelo: el proceso funciona primero junto al trabajo habitual. Comparamos las propuestas con lo que su equipo ha contabilizado realmente.
• Protección de datos: las facturas de empresarios individuales y los datos del personal son datos personales. Los tratamos en servidores de la UE, facilitamos a la IA solo lo necesario para cada paso y acordamos con usted los plazos de conservación y eliminación. Más información en IA y protección de datos.

Aplicaciones y programas propios para contabilidad

A veces lo que falta no está dentro del programa de contabilidad, sino en los pasos previos. Cuando los productos estándar no encajan, desarrollamos programas específicos:

• Aplicación de justificantes para personal de campo y obras: permite hacer una foto, leer el importe y el proveedor, y enviar el justificante a la carpeta adecuada en lugar de dejarlo en la guantera.
• Aplicación de aprobaciones para la dirección: muestra de un vistazo las facturas pendientes de pago, las discrepancias y su relación con el pedido. Permite aprobarlas o devolverlas desde el móvil.
• Aplicación de gastos y libro de caja: permite registrar gastos, fotografiar justificantes y llevar el libro de caja, con comprobaciones frente a su política interna.

Estos programas complementan su sistema de contabilidad. No lo sustituyen. Consulte desarrollo de aplicaciones y desarrollo de software.

Por dónde empezar

Estas tres preguntas le ayudarán a valorar la situación:

1. ¿Cuántas facturas recibidas tramita su equipo al mes y por qué vías llegan (correo electrónico, correo postal, portal o factura electrónica)?
2. ¿Qué programa utiliza para contabilizar y recibe sus datos una asesoría fiscal?
3. ¿Qué paso requiere más tiempo de su equipo: registrar, asignar cuentas, conciliar o enviar avisos de pago?

Si nos envía las respuestas, le diremos qué proceso conviene abordar primero y qué decisiones deben seguir en manos de su equipo. Empezamos con una prueba en paralelo al trabajo habitual.