Departamentos · Compras Automatización de compras con IA: comparar ofertas, revisar confirmaciones y cumplir plazos

Tareas de compras: resumen de seis procesos

Son procesos habituales, no proyectos de clientes. En todos ellos, la IA prepara el trabajo y marca los puntos que requieren atención, y una persona de compras revisa y decide. El artículo Comparar ofertas y revisar confirmaciones con IA profundiza en cada uso y sus límites.

1. Convertir solicitudes de compra en pedidos

Las necesidades llegan del taller, el almacén y los departamentos de viva voz, en notas, por correo electrónico o por mensaje de voz.

• Entrada: la solicitud de compra en cualquier formato, con o sin referencia de artículo.
• La IA prepara: identifica el artículo, la cantidad y la fecha deseada, vincula el artículo con su maestro de artículos y con el proveedor preferente, y solicita la información que falta.
• Compras revisa: la asignación y aprueba el pedido cuando lo exige el límite por importe que haya establecido.
• Resultado: un borrador de pedido en el ERP.

2. Solicitar y comparar ofertas de proveedores

Las ofertas rara vez se pueden comparar directamente: distintas unidades, precios por volumen, condiciones de entrega, plazos de pago y periodos de validez.

• Entrada: las ofertas en PDF o por correo electrónico y su solicitud de oferta con las partidas deseadas.
• La IA prepara: lee las partidas, convierte las unidades y los tramos de precios a una base común, y compara precio, cantidad, condiciones de entrega, plazo de suministro y plazo de pago. Marca lo que un proveedor no ha incluido en su oferta.
• Compras revisa: la comparativa y decide con quién negociar. La IA no propone adjudicaciones cuya justificación no pueda comprobar.
• Resultado: una tabla comparativa con la ubicación de cada cifra en la fuente.

3. Cotejar las confirmaciones de pedido con el pedido

Los proveedores suelen confirmar algo ligeramente distinto de lo solicitado: una fecha posterior, otro precio o una entrega parcial.

• Entrada: la confirmación del pedido y el pedido del ERP.
• La IA prepara: compara artículo, cantidad, precio, unidad y fecha, destaca cada diferencia y señala las referencias a condiciones comerciales ajenas que podrían contradecir sus condiciones de compra.
• Compras revisa: cada diferencia y la aclara con el proveedor o la acepta.
• Resultado: el estado «confirmado» en el ERP o un borrador de consulta al proveedor.

4. Hacer seguimiento de las fechas de entrega

Quien espera mercancía pregunta por ella, pero normalmente solo cuando el tiempo empieza a apremiar.

• Entrada: las fechas confirmadas, los avisos de expedición y el estado de los envíos.
• La IA prepara: detecta pedidos cuya fecha de entrega se acerca o cambia y redacta un borrador de consulta al proveedor.
• Compras revisa: el borrador y decide si hace falta consultar al proveedor, buscar una alternativa o informar a fabricación.
• Resultado: una lista de fechas con indicadores de semáforo y consultas listas para enviar.

5. Evaluar proveedores a partir de los datos existentes

La fiabilidad de un proveedor ya está reflejada en sus datos: fechas de entrega, reclamaciones y cambios de precios.

• Entrada: pedidos, recepciones de mercancías y reclamaciones del ERP.
• La IA prepara: mediante código se calculan indicadores como el cumplimiento de las entregas, la tasa de reclamaciones y la evolución de precios a partir de los datos. Con ellos, la IA redacta una breve descripción de cada proveedor e indica las cifras en las que se basa.
• Compras revisa: la evaluación antes de utilizarla en conversaciones o decisiones.
• Resultado: un resumen de proveedores para las reuniones anuales.

6. Controlar contratos, certificados y plazos

Los contratos marco vencen, los plazos de preaviso para rescindirlos pasan y los certificados y justificantes de seguro pierden su validez.

• Entrada: contratos, certificados y justificantes de sus proveedores.
• La IA prepara: lee la duración, el plazo de preaviso de rescisión, el compromiso de mantenimiento de precios y la fecha de vencimiento, los incorpora a una lista de plazos y envía recordatorios a tiempo.
• Compras revisa: el propio texto del contrato antes de cada decisión. La IA muestra dónde se encuentra la información.
• Resultado: una lista de plazos con recordatorios y referencias a las fuentes.

Purchase to Pay: en qué partes del proceso ayuda la IA

Desde la necesidad hasta el pago, compras solo interviene en la parte central del proceso. La tabla muestra quién trabaja en cada paso y dónde prepara el trabajo la IA.

Programas y vías de intercambio de datos: integración con lo que ya utiliza

En compras, los datos están repartidos entre varios lugares. La tabla recoge los casos habituales. Antes de presentar el presupuesto, aclaramos qué vía ofrece su sistema.

Los nombres se indican a título orientativo y no implican ninguna colaboración comercial. Si un sistema no ofrece una interfaz, trabajamos con exportaciones e importaciones, una carpeta supervisada o correo electrónico.

Integración en lugar de sustitución

No necesita un nuevo programa de compras ni un nuevo portal de proveedores, y no ofrecemos ninguno de los dos. La IA trabaja junto a su ERP y lee lo que hay en él y en los buzones de correo.

• Su ERP sigue siendo el sistema principal. Los pedidos y los datos maestros solo se modifican allí y únicamente por su equipo.
• Sus proveedores no tienen que cambiar nada. Siguen enviando ofertas y confirmaciones por correo electrónico o portal, como hasta ahora.
• Un proceso cada vez. Empezamos por un paso, por ejemplo, las confirmaciones de pedido, y al principio lo hacemos funcionar en paralelo con el trabajo habitual.
• Gestión de proveedores sin un nuevo programa. Las evaluaciones, los plazos y las fechas se obtienen de los datos que ya tiene y se presentan en un resumen que consulta su equipo de compras.

Aprobaciones y normas

En compras se manejan dinero y contratos. Por eso, antes de empezar definimos qué puede hacer la IA.

• Aprobación de pedidos: según el importe y el centro de coste, tal como lo gestiona actualmente. La IA crea borradores; nunca hace pedidos por su cuenta.
• Maestro de proveedores: los cambios de datos bancarios o dirección requieren siempre una segunda persona y una confirmación por un canal de contacto conocido.
• Contratos marco y pedidos derivados: la IA coteja los pedidos derivados con la cantidad, la vigencia y el precio del contrato marco, y avisa cuando se alcanza un límite.
• Tolerancias: usted define qué diferencias de cantidad, precio y fecha debe limitarse a comunicar la IA y cuáles debe remitir para que se aclaren.
• Condiciones comerciales: la IA comunica las referencias a condiciones ajenas que aparezcan en las confirmaciones. Compras decide si las acepta o se opone.
• Registro: cada propuesta se registra con la fuente, el momento y la decisión.

Las entidades del sector público están sujetas además a la normativa de contratación pública: en Alemania, la GWB y el VgV; en Austria, la Ley federal de contratación pública de 2018; y en Suiza, la normativa de contratación pública de la Confederación y los cantones. Acuerde con su unidad de contratación qué papel puede desempeñar la IA en un procedimiento de adjudicación. Además, el RGPD se aplica a los datos personales de las personas de contacto: un contrato de encargo del tratamiento (Art. 28) y tratamiento en la UE. Esta información es general y no constituye asesoramiento jurídico.

Datos: proveedores, artículos y precios

La calidad de las comparaciones depende de los datos con los que trabaja la IA.

• Maestro de proveedores y maestro de artículos: los proveedores duplicados, las unidades que faltan y las referencias de artículos obsoletas distorsionan cualquier comparación. Por eso, revisamos primero los datos maestros.
• Historial de precios: los precios y los tramos por volumen anteriores sirven de referencia para las ofertas y las confirmaciones. Si solo están en Excel, los leemos desde allí.
• Condiciones de compra y contratos marco: como fuente de conocimiento con referencias precisas, para que cada afirmación de la IA remita a un pasaje del contrato.
• Protección de datos: los datos de las personas de contacto de los proveedores son datos personales. Los tratamos en servidores de la UE, mostramos a la IA solo lo que necesita y acordamos con usted los plazos de conservación y la eliminación. Más información en IA y protección de datos.

Programas a medida para compras

Algunas carencias no están en el ERP, sino en los pasos previos o en procesos paralelos. Las resolvemos con programas a medida cuando los productos estándar no encajan:

• Aplicación de solicitudes de compra para taller y almacén: escanear un artículo o decir qué falta; la solicitud llega estructurada a compras.
• Aplicación de aprobaciones: pedidos y facturas pendientes de aprobación, con las diferencias visibles de un vistazo y confirmación desde el móvil.
• Portal para sus proveedores más pequeños: confirmaciones y fechas en un formulario sencillo en lugar de correos electrónicos, sin que tengan que manejar un sistema complejo.

Estos programas complementan su ERP, no lo sustituyen. Más información en Desarrollo de aplicaciones.

Por dónde empezar

Estas tres preguntas ayudan a valorar la situación:

1. ¿Cuántas confirmaciones de pedido y ofertas revisa su equipo de compras a la semana, y qué parte de ese trabajo hace a mano?
2. ¿Qué ERP o sistema de gestión comercial utiliza, y están las listas de precios y los contratos en él o en archivos?
3. ¿Qué paso lleva más tiempo: comparar ofertas, revisar confirmaciones o hacer seguimiento de las fechas?

Si nos envía sus respuestas, le diremos qué proceso merece la pena abordar primero y qué debe seguir en manos de su equipo de compras. Empezamos con una prueba en paralelo al trabajo habitual.