Afdelinger · Indkøb AI i indkøb: Sammenlign tilbud, tjek bekræftelser, overhold deadlines

Indkøbsopgaver: en oversigt over seks processer

Det er typiske processer, ikke kundeprojekter. I hvert tilfælde forbereder og markerer AI, og en køber kontrollerer og beslutter. Artiklen går dybere ned i de enkelte operationer og deres begrænsninger Sammenlign tilbud og tjek bekræftelser med AI.

1. Gør efterspørgselsrapporter til ordrer

Krav kommer som opkald, noter, e-mails eller talebeskeder fra værksted, lager og afdelinger.

• Indgang: kravrapporten i enhver form, med eller uden et artikelnummer.
• AI forbereder: genkender varen, antal og ønsket dato, tildeler varen til din varemester og den foretrukne leverandør og spørger, hvad der mangler.
• Købschecks: opgaven og frigiver ordren, såfremt din beløbsgrænse kræver det.
• Output: et udkast til ordre i ERP.

2. Indhent og sammenlign leverandørtilbud

Tilbud kan sjældent sammenlignes direkte: andre enheder, graduerede priser, leveringsbetingelser, betalingsbetingelser og gyldighed.

• Indgang: tilbuddene som PDF eller mail og din forespørgsel med de ønskede stillinger.
• AI forbereder: aflæser stillingerne, omregner enheder og skalaer til et fælles grundlag og sætter pris, mængde, leveringsbetingelser, leveringstid og betalingsfrist ved siden af ​​hinanden. Hvad en leverandør ikke tilbød er markeret.
• Købschecks: forliget og beslutter, hvem der skal forhandles med. AI vil ikke foreslå et tillæg, som du ikke kan forstå.
• Output: en sammenligningstabel med referencer til hvert tal.

3. Tjek ordrebekræftelser i forhold til ordren

Leverandører bekræfter gerne noget lidt anderledes end det bestilte: en senere dato, en anden pris, en dellevering.

• Indgang: ordrebekræftelsen og ordren fra ERP.
• AI forbereder: sammenligner varer, mængde, pris, enhed og dato, fremhæver eventuelle uoverensstemmelser og påpeger henvisninger til tredjeparts vilkår og betingelser, der kan modsige dine købsbetingelser.
• Købschecks: enhver afvigelse og afklare den med leverandøren eller acceptere den.
• Output: "bekræftet" i ERP'en eller en forespørgsel som et udkast til leverandøren.

4. Spor leveringsdatoer

Dem, der venter på varer, spørger, men som regel kun, når der er mangel på dem.

• Indgang: de bekræftede datoer, forsendelsesrapporter og forsendelsesstatus.
• AI forbereder: genkender ordrer, hvor deadline nærmer sig eller udskydes og udformer efterspørgslen fra leverandøren.
• Købschecks: designet og afgør, om der er behov for en efterspørgsel, et alternativ eller information til produktionen.
• Output: en liste over aftaler med lyskryds og henvendelser klar til at blive sendt.

5. Leverandørevaluering ud fra eksisterende data

Hvor pålidelig en leverandør er, fremgår allerede af dine data: leveringsdatoer, klager, prisændringer.

• Indgang: Ordrer, varemodtagelser og reklamationer fra ERP.
• AI forbereder: Code beregner nøgletal som leveringssikkerhed, klageprocent og prisudvikling ud fra data. AI'en bruger dette til at skrive en kort beskrivelse for hver leverandør og angiver de tal, som den er afhængig af.
• Købschecks: vurderingen, før den flyder ud i diskussioner eller beslutninger.
• Output: en leverandøroversigt til årlige drøftelser.

6. Hold øje med kontrakter, certifikater og deadlines

Rammekontrakter udløber, opsigelsesfrister udløber, certifikater og forsikringsbevis bliver ugyldige.

• Indgang: Kontrakter, certifikater og beviser fra dine leverandører.
• AI forbereder: læser løbetid, opsigelsesfrist, fast pris og udløbsdato, skriver dem i en fristliste og minder i god tid.
• Købschecks: Læs selve kontraktteksten før hver beslutning. AI viser placeringen.
• Output: en deadline liste med rykkere og lokationerne.

Purchase to Pay: hvor AI hjælper i processen

Fra behov til betaling er køb kun i midten. Tabellen viser, hvem der arbejder i hvilket trin, og hvor AI forbereder sig.

Programmer og datastier: forbindelse til det, du bruger

Ved indkøb er data flere steder. Tabellen viser de sædvanlige tilfælde. Vi vil afklare, hvilken mulighed dit system tilbyder, inden vi afgiver tilbuddet.

Navnene er til orientering og betyder ikke et partnerskab. Hvor et system ikke tilbyder en grænseflade, arbejder vi med eksport og import, en overvåget mappe eller e-mail.

Tilslutning i stedet for udskiftning

Du behøver hverken ny indkøbssoftware eller ny leverandørportal, og det tilbyder vi heller ikke. AI’en arbejder sammen med dit ERP og læser, hvad der er der og i postkasserne.

• Din ERP forbliver førende. Ordrer og stamdata ændres kun der og kun gennem dine medarbejdere.
• Dine leverandører skal ikke ændre noget. Du sender tilbud og bekræftelser som hidtil via e-mail eller portal.
• Den ene proces efter den anden. Vi starter med et trin, såsom ordrebekræftelser, og lader det køre sideløbende med det tidligere arbejde.
• Leverandørstyring uden ny software. Karakterer, deadlines og datoer oprettes ud fra de data, du allerede har i en oversigt, som dit køb læser.

Udgivelser og regler

Indkøb handler om penge og kontrakter. Det er derfor, vi bestemmer, hvad AI'en må gøre, før vi starter.

• Ordrefrigivelse: efter beløb og omkostningssted, hvordan du håndterer det i dag. AI'en skaber udkast, den bestiller aldrig sig selv.
• Leverandørmester: Ændringer af bankoplysninger eller adresse skal altid foretages med en anden person, og forespørgsler skal foretages via en kendt kontaktkanal.
• Rammekontrakter og opkald: AI’en tjekker opkald mod mængde, løbetid og pris på rammeaftalen og rapporterer, når en grænse er nået.
• Tolerancer: Du bestemmer, hvilke afvigelser i mængde, pris og deadline, AI'en kun rapporterer, og hvilke den præsenterer til afklaring.
• Vilkår og betingelser: AI rapporterer referencer til tredjepartsforhold i bekræftelser. Indkøb afgør, om man vil acceptere eller gøre indsigelse.
• Protokol: Hvert forslag registreres med kilde, tidspunkt og beslutning.

Udbudsloven gælder også for offentlige kunder: i Tyskland dette GWB og den VgV, i Østrig det Federal Procurement Act 2018, i Schweiz den føderale og kantonale udbudslov. Du aftaler med din ordregivende myndighed, hvilken rolle AI kan have i en indkøbsproces. Derudover gælder GDPR for kontaktpersoners personoplysninger: en kontrakt om ordrebehandling (artikel 28) og behandling i EU. Denne oversigt er generel information og ikke juridisk rådgivning.

Data: leverandører, varer og priser

Kvaliteten af sammenligningerne afhænger af de data, AI'en arbejder med.

• Leverandørmester og artikelmester: Duplikerede leverandører, manglende enheder og forældede varenumre forvrænger enhver sammenligning. Derfor ser vi først på stamdataene.
• Prishistorik: Tidligere priser og niveauer er benchmark for tilbud og bekræftelser. Hvor de kun er i Excel, læser vi dem derfra.
• Indkøbsbetingelser og rammeaftaler: som en kilde til viden med en reference, så enhver udtalelse fra AI peger på en plads i kontrakten.
• Databeskyttelse: Kontaktpersoner hos leverandører er persondata. Vi behandler det på servere i EU, viser kun AI, hvad det har brug for og bestemmer opbevaringsperioden og sletningen med dig. Mere nedenfor AI og databeskyttelse.

Egne programmer til indkøb

Nogle ting mangler ikke i ERP'en, men før eller ved siden af. Vi bygger disse som vores egne programmer, hvis standardprodukter ikke passer:

• Efterspørgselsrapporteringsapp til værksteder og lagre: Scan varer eller sig hvad der mangler, beskeden sendes til indkøbsafdelingen på en struktureret måde.
• Delingsapp: Ordrer og fakturaer til godkendelse med afvigelserne på et øjeblik, bekræftet på din mobiltelefon.
• Leverandørportal til dine mindre leverandører: Bekræftelser og aftaler i en simpel form i stedet for i e-mails, uden at skulle bruge et stort system.

Disse programmer supplerer din ERP, de erstatter den ikke. Mere om dette nedenfor App udvikling.

Hvor du starter

Disse tre spørgsmål hjælper med vurderingen:

1. Hvor mange ordrebekræftelser og tilbud tjekker din indkøbsafdeling om ugen, og hvor mange af dem manuelt?
2. Hvilken ERP eller merchandise management bruger du, og er prislister og kontrakter der eller i filer?
3. Hvilket trin tager mest tid: at sammenligne tilbud, tjekke bekræftelser eller spore aftaler?

Hvis du skriver os svarene, vil vi fortælle dig, hvilken proces der er det værd først, og hvad der skal stå tilbage med dit køb. Vi starter med en testoperation ved siden af ​​det tidligere arbejde.