Departamentos · Compras Procurement automation com IA: comparar propostas, verificar confirmações e cumprir prazos

Tarefas nas compras: visão geral de seis processos

São processos típicos, não projetos de clientes. Em cada um, a IA prepara e assinala, e um profissional de compras verifica e decide. O artigo Comparar propostas e verificar confirmações com IA aprofunda as diferentes utilizações e os seus limites.

1. Transformar requisições em encomendas

As necessidades chegam da oficina, do armazém e dos departamentos por pedido verbal, nota, correio eletrónico ou mensagem de voz.

• Entrada: a requisição em qualquer formato, com ou sem referência do artigo.
• A IA prepara: identifica o artigo, a quantidade e a data pretendida, associa o artigo ao seu registo de artigos e ao fornecedor preferencial e pede as informações em falta.
• A equipa de compras verifica: a associação e aprova a encomenda quando o limite de valor definido o exige.
• Saída: um rascunho de encomenda no ERP.

2. Solicitar e comparar propostas de fornecedores

Raramente é possível comparar propostas diretamente: unidades, escalões de preços, condições de entrega, prazos de pagamento e validade diferentes.

• Entrada: as propostas em PDF ou correio eletrónico e o seu pedido com os itens pretendidos.
• A IA prepara: lê os itens, converte as unidades e os escalões de preços para uma base comum e coloca lado a lado preço, quantidade, condições de entrega, prazo de entrega e prazo de pagamento. Assinala o que um fornecedor não incluiu na proposta.
• A equipa de compras verifica: a comparação e decide com quem negociar. A IA não propõe uma adjudicação que a sua equipa não consiga compreender.
• Saída: uma tabela comparativa com indicação da fonte de cada número.

3. Verificar confirmações de encomenda face à encomenda

Os fornecedores confirmam frequentemente algo ligeiramente diferente do que foi encomendado: uma data posterior, outro preço ou uma entrega parcial.

• Entrada: a confirmação de encomenda e a encomenda no ERP.
• A IA prepara: compara artigo, quantidade, preço, unidade e data, destaca cada divergência e assinala referências a condições comerciais de terceiros que possam contrariar as suas condições de compra.
• A equipa de compras verifica: cada divergência e esclarece-a com o fornecedor ou aceita-a.
• Saída: o estado «confirmado» no ERP ou um rascunho de pedido de esclarecimento ao fornecedor.

4. Acompanhar datas de entrega

Quem espera por mercadoria pede informações, mas geralmente só quando o prazo já está apertado.

• Entrada: as datas confirmadas, as notificações de expedição e o estado das expedições.
• A IA prepara: identifica encomendas cuja data se aproxima ou é alterada e redige o rascunho de um pedido de informação ao fornecedor.
• A equipa de compras verifica: o rascunho e decide se é necessário pedir informações, procurar uma alternativa ou informar a produção.
• Saída: uma lista de datas com código de cores e pedidos de informação prontos a enviar.

5. Avaliar fornecedores com base nos dados existentes

A fiabilidade de um fornecedor já se reflete nos seus dados: datas de entrega, reclamações e alterações de preços.

• Entrada: encomendas, receções de mercadorias e reclamações do ERP.
• A IA prepara: o código calcula indicadores como o cumprimento das datas de entrega, a taxa de reclamações e a evolução dos preços a partir dos dados. A IA redige depois uma breve descrição por fornecedor e indica os números em que se baseia.
• A equipa de compras verifica: a avaliação antes de ser utilizada em conversas ou decisões.
• Saída: uma visão geral dos fornecedores para as reuniões anuais.

6. Acompanhar contratos, certificados e prazos

Os contratos-quadro chegam ao fim, os prazos de denúncia passam e os certificados e comprovativos de seguro perdem a validade.

• Entrada: contratos, certificados e comprovativos dos seus fornecedores.
• A IA prepara: lê a duração, o prazo de denúncia, as condições de manutenção de preços e a data de validade, regista-os numa lista de prazos e envia lembretes atempadamente.
• A equipa de compras verifica: o próprio texto do contrato antes de cada decisão. A IA indica a passagem relevante.
• Saída: uma lista de prazos com lembretes e as respetivas passagens de origem.

Purchase to Pay: onde a IA ajuda no processo

Entre a necessidade e o pagamento, as compras ocupam apenas a parte intermédia. A tabela mostra quem intervém em cada etapa e onde a IA faz o trabalho preparatório.

Programas e fluxos de dados: ligação ao que já utiliza

Nas compras, os dados estão em vários locais. A tabela apresenta os casos habituais. Esclarecemos as opções disponibilizadas pelo seu sistema antes de apresentar a proposta.

Os nomes servem de referência e não significam uma parceria. Quando um sistema não disponibiliza uma interface, trabalhamos com exportação e importação, uma pasta monitorizada ou e-mail.

Integração em vez de substituição

Não precisa de novo software de compras nem de um novo portal de fornecedores, e não oferecemos nenhum dos dois. A IA trabalha em paralelo com o seu ERP e lê o que está aí e nas caixas de correio.

• O seu ERP continua a ser o sistema principal. As encomendas e os dados mestre só são alterados nesse sistema e apenas pela sua equipa.
• Os seus fornecedores não têm de mudar nada. Continuam a enviar propostas e confirmações por e-mail ou através do portal, como até agora.
• Um processo de cada vez. Começamos por uma etapa, por exemplo, as confirmações de encomenda, e deixamo-la funcionar primeiro em paralelo com o trabalho atual.
• Gestão de fornecedores sem novo software. A avaliação, os prazos e as datas são obtidos a partir dos dados que já possui, numa visão geral que o seu departamento de compras consulta.

Aprovações e regras

Nas compras, estão em causa dinheiro e contratos. Por isso, definimos antes de começar o que a IA pode fazer.

• Aprovação de encomendas: por montante e centro de custo, tal como faz atualmente. A IA cria rascunhos, nunca faz encomendas por iniciativa própria.
• Dados mestre de fornecedores: alterações aos dados bancários ou à morada sempre com uma segunda pessoa e confirmação através de um canal de contacto conhecido.
• Contratos-quadro e encomendas ao seu abrigo: A IA verifica as encomendas face à quantidade, à vigência e ao preço do contrato-quadro e avisa quando é atingido um limite.
• Tolerâncias: Define quais os desvios de quantidade, preço e data que a IA se limita a comunicar e quais apresenta para esclarecimento.
• Condições comerciais: A IA assinala referências a condições de terceiros nas confirmações. O departamento de compras decide se as aceita ou contesta.
• Registo: cada proposta fica registada com a fonte, o momento e a decisão.

Às entidades adjudicantes públicas aplica-se também a legislação sobre contratação pública: na Alemanha, a GWB e a VgV, na Áustria, a Lei Federal da Contratação Pública de 2018 e, na Suíça, a legislação sobre contratação pública da Confederação e dos cantões. Defina com o seu serviço de contratação pública o papel que a IA pode ter num procedimento de adjudicação. Aplica-se ainda o RGPD aos dados pessoais dos interlocutores: um contrato de subcontratação (Art. 28) e tratamento na UE. Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico.

Dados: fornecedores, artigos e preços

A qualidade das comparações depende dos dados com que a IA trabalha.

• Dados mestre de fornecedores e de artigos: Fornecedores duplicados, unidades em falta e referências de artigos desatualizadas distorcem qualquer comparação. Por isso, analisamos primeiro os dados mestre.
• Histórico de preços: Os preços anteriores e os escalões de preços são a referência para propostas e confirmações. Quando só existem em Excel, lemo-los a partir daí.
• Condições de compra e contratos-quadro: como fonte de conhecimento com indicação da passagem relevante, para que cada afirmação da IA remeta para um ponto do contrato.
• Proteção de dados: Os dados dos interlocutores nos fornecedores são dados pessoais. Tratamo-los em servidores na UE, mostramos à IA apenas o necessário e definimos consigo o prazo de conservação e a eliminação. Saiba mais em IA e proteção de dados.

Programas próprios para o departamento de compras

Por vezes, o que falta situa-se antes do ERP ou ao seu lado. Desenvolvemos programas próprios para essas necessidades quando os produtos standard não se adequam:

• Aplicação de comunicação de necessidades para a oficina e o armazém: Ler o código dos artigos ou dizer o que falta; a comunicação chega de forma estruturada ao departamento de compras.
• Aplicação de aprovação: Encomendas e faturas para aprovação, com os desvios visíveis de imediato e confirmação pelo telemóvel.
• Portal de fornecedores para os seus fornecedores de menor dimensão: Confirmações e datas num formulário simples em vez de e-mails, sem terem de utilizar um sistema de grande dimensão.

Estes programas complementam o seu ERP, não o substituem. Saiba mais em Desenvolvimento de aplicações.

Por onde começar

Estas três perguntas ajudam na avaliação:

1. Quantas confirmações de encomenda e propostas verifica o seu departamento de compras por semana, e que parte desse trabalho é manual?
2. Que ERP ou sistema de gestão comercial utiliza, e as listas de preços e os contratos estão nesse sistema ou em ficheiros?
3. Que etapa demora mais tempo: comparar propostas, verificar confirmações ou acompanhar datas?

Se nos enviar as respostas, indicamos-lhe qual o processo que vale a pena começar por automatizar e o que deve continuar a cargo do seu departamento de compras. Começamos com uma fase de teste em paralelo com o trabalho atual.