Oddělení · Nákup Procurement automation s AI: porovnávání nabídek, kontrola potvrzení a dodržování lhůt

Úkoly v nákupu: přehled šesti postupů

Jde o typické postupy, nikoli o zákaznické projekty. V každém z nich AI připravuje podklady a označuje důležité body, nákupčí je kontroluje a rozhoduje. Jednotlivým způsobům použití a jejich omezením se podrobněji věnuje článek Porovnávání nabídek a kontrola potvrzení s AI.

1. Převod nákupních požadavků na objednávky

Požadavky přicházejí z dílny, skladu a oddělení ústně, jako poznámka, e-mail nebo hlasová zpráva.

• Vstup: nákupní požadavek v libovolné podobě, s číslem položky nebo bez něj.
• AI připraví podklady: rozpozná položku, množství a požadovaný termín, přiřadí položku k Vašim kmenovým datům položek a preferovanému dodavateli a vyžádá si chybějící údaje.
• Nákup zkontroluje: přiřazení a schválí objednávku, pokud to vyžaduje Váš finanční limit.
• Výstup: návrh objednávky v ERP.

2. Získávání a porovnávání dodavatelských nabídek

Nabídky lze zřídka porovnat přímo: liší se jednotky, množstevní ceny, dodací podmínky, lhůty splatnosti a platnost.

• Vstup: nabídky v PDF nebo e-mailem a Vaše poptávka s požadovanými položkami.
• AI připraví podklady: přečte položky, převede jednotky a množstevní cenová pásma na společný základ a porovná vedle sebe cenu, množství, dodací podmínky, dodací lhůtu a lhůtu splatnosti. Označí, co dodavatel nenabídl.
• Nákup zkontroluje: porovnání a rozhodne, s kým se bude jednat. AI nenavrhuje zadání zakázky bez srozumitelného zdůvodnění.
• Výstup: srovnávací tabulka s odkazem na zdrojové místo u každého číselného údaje.

3. Kontrola potvrzení objednávek podle objednávky

Dodavatelé často potvrzují něco mírně odlišného od objednávky: pozdější termín, jinou cenu nebo dílčí dodávku.

• Vstup: potvrzení objednávky a objednávka z ERP.
• AI připraví podklady: porovná položku, množství, cenu, jednotku a termín, zvýrazní každou odchylku a upozorní na odkazy na cizí obchodní podmínky, které by mohly být v rozporu s Vašimi nákupními podmínkami.
• Nákup zkontroluje: každou odchylku a vyjasní ji s dodavatelem nebo ji přijme.
• Výstup: stav „potvrzeno“ v ERP nebo návrh doplňujícího dotazu dodavateli.

4. Sledování dodacích termínů

Kdo čeká na zboží, ptá se na něj, většinou však až ve chvíli, kdy začíná být málo času.

• Vstup: potvrzené termíny, oznámení o odeslání a stav zásilky.
• AI připraví podklady: rozpozná objednávky, u nichž se termín blíží nebo posouvá, a připraví návrh dotazu dodavateli.
• Nákup zkontroluje: návrh a rozhodne, zda je potřeba dotaz, alternativa nebo informace pro výrobu.
• Výstup: seznam termínů s barevným označením stavu a dotazy připravené k odeslání.

5. Hodnocení dodavatelů z dostupných dat

To, jak je dodavatel spolehlivý, už ukazují Vaše data: dodací termíny, reklamace a změny cen.

• Vstup: objednávky, příjmy zboží a reklamace z ERP.
• AI připraví podklady: kód vypočítá z dat ukazatele, jako je dodržování termínů dodání, podíl reklamací a vývoj cen. AI z nich vytvoří stručný popis každého dodavatele a uvede číselné údaje, o které se opírá.
• Nákup zkontroluje: hodnocení, než se použije při jednání nebo rozhodování.
• Výstup: přehled dodavatelů pro výroční jednání.

6. Přehled smluv, certifikátů a lhůt

Rámcové smlouvy končí, lhůty pro podání výpovědi uplynou, certifikáty a doklady o pojištění pozbývají platnosti.

• Vstup: smlouvy, certifikáty a doklady Vašich dodavatelů.
• AI připraví podklady: vyčte dobu trvání, lhůtu pro podání výpovědi, cenovou fixaci a datum konce platnosti, zapíše je do seznamu lhůt a včas je připomene.
• Nákup zkontroluje: před každým rozhodnutím samotný text smlouvy. AI ukáže příslušné místo.
• Výstup: seznam lhůt s připomínkami a odkazy na zdrojová místa.

Purchase to Pay: kde AI pomáhá v procesu

V procesu od požadavku po platbu je nákup pouze prostřední částí. Tabulka ukazuje, kdo pracuje v jednotlivých krocích a kde AI připravuje podklady.

Programy a datové toky: napojení na to, co používáte

V nákupu jsou data na více místech. Tabulka uvádí běžné případy. Jaké možnosti nabízí Váš systém, vyjasníme před předložením nabídky.

Názvy slouží pro orientaci a neznamenají partnerství. Pokud systém nenabízí rozhraní, pracujeme s exportem a importem, sledovanou složkou nebo e-mailem.

Propojení místo nahrazování

Nepotřebujete nový nákupní software ani nový dodavatelský portál a ani jedno nenabízíme. AI pracuje souběžně s Vaším ERP a čte to, co je v něm a v e-mailových schránkách.

• Vaše ERP zůstává hlavním systémem. Objednávky a kmenová data se mění pouze v něm a pouze prostřednictvím Vašich lidí.
• Vaši dodavatelé nemusí nic měnit. Nabídky a potvrzení posílají jako dosud e-mailem nebo přes portál.
• Jeden postup po druhém. Začínáme jedním krokem, například potvrzeními objednávek, a nejprve jej necháme běžet souběžně s dosavadní prací.
• Správa dodavatelů bez nového softwaru. Hodnocení, lhůty a termíny vznikají z dat, která již máte, v přehledu pro Vaše nákupní oddělení.

Schvalování a pravidla

V nákupu jde o peníze a smlouvy. Proto před zahájením stanovíme, co AI smí dělat.

• Schvalování objednávek: podle částky a nákladového střediska, tak jako dnes. AI vytváří návrhy, nikdy sama neobjednává.
• Kmenová data dodavatelů: změny bankovního spojení nebo adresy vždy s kontrolou druhou osobou a ověřením přes známý kontaktní kanál.
• Rámcové smlouvy a dílčí objednávky: AI porovnává dílčí objednávky s množstvím, dobou platnosti a cenou rámcové smlouvy a oznámí dosažení limitu.
• Tolerance: určíte, které odchylky v množství, ceně a termínu AI pouze oznámí a které předloží k vyjasnění.
• Obchodní podmínky: AI upozorní na odkazy na cizí podmínky v potvrzeních. O přijetí nebo námitce rozhoduje nákupní oddělení.
• Záznam: Každý návrh se zaznamená spolu se zdrojem, časem a rozhodnutím.

Pro veřejné zadavatele navíc platí právo veřejných zakázek: v Německu GWB a VgV, v Rakousku spolkový zákon o zadávání veřejných zakázek 2018, ve Švýcarsku spolkové a kantonální předpisy o zadávání veřejných zakázek. Jakou roli smí AI v zadávacím řízení mít, dohodněte se svým útvarem veřejných zakázek. Na osobní údaje kontaktních osob se dále vztahuje GDPR: smlouva o zpracování osobních údajů (Art. 28) a zpracování v EU. Tento přehled obsahuje obecné informace a není právním poradenstvím.

Data: dodavatelé, položky a ceny

Kvalita porovnání závisí na datech, se kterými AI pracuje.

• Kmenová data dodavatelů a položek: duplicitní dodavatelé, chybějící jednotky a zastaralá čísla položek zkreslují každé porovnání. Proto nejprve prověříme kmenová data.
• Historie cen: dřívější ceny a množstevní cenové stupnice jsou měřítkem pro nabídky a potvrzení. Pokud jsou pouze v aplikaci Excel, načítáme je odtud.
• Nákupní podmínky a rámcové smlouvy: jako zdroj znalostí s odkazem na konkrétní pasáž, aby každé tvrzení AI odkazovalo na místo ve smlouvě.
• Ochrana osobních údajů: údaje o kontaktních osobách dodavatelů jsou osobními údaji. Zpracováváme je na serverech v EU, AI zpřístupňujeme jen to, co potřebuje, a dobu uchování i mazání stanovíme s Vámi. Více pod AI a ochrana osobních údajů.

Vlastní programy pro nákup

Některé funkce nechybějí v ERP, ale před ním nebo vedle něj. Pokud standardní produkty nevyhovují, vytvoříme je jako vlastní programy:

• Aplikace pro hlášení potřeb dílny a skladu: naskenovat položku nebo říct, co chybí, a hlášení se strukturovaně předá nákupnímu oddělení.
• Schvalovací aplikace: objednávky a faktury ke schválení s přehledně zobrazenými odchylkami a potvrzením na telefonu.
• Dodavatelský portál pro Vaše menší dodavatele: potvrzení a termíny v jednoduchém formuláři místo e-mailů, bez nutnosti obsluhovat rozsáhlý systém.

Tyto programy Vaše ERP doplňují, nenahrazují je. Více pod Vývoj aplikací.

Kde začít

S posouzením pomohou tyto tři otázky:

1. Kolik potvrzení objednávek a nabídek Vaše nákupní oddělení týdně kontroluje a kolik z toho ručně?
2. Jaké ERP nebo systém pro řízení obchodu a skladů používáte a jsou ceníky a smlouvy v něm, nebo v souborech?
3. Který krok zabírá nejvíce času: porovnávání nabídek, kontrola potvrzení, nebo sledování termínů?

Pokud nám napíšete odpovědi, řekneme Vám, který postup se vyplatí jako první a co musí zůstat na Vašem nákupním oddělení. Začínáme zkušebním provozem souběžně s dosavadní prací.