Reparti · Acquisti Procurement automation con l’IA: confrontare offerte, verificare conferme e rispettare le scadenze

Attività dell’ufficio acquisti: panoramica di sei processi

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. In ognuno l’IA prepara il lavoro e segnala i punti da verificare, mentre una persona dell’ufficio acquisti controlla e decide. L’articolo Confrontare offerte e verificare conferme con l’IA approfondisce i singoli impieghi e i loro limiti.

1. Trasformare le richieste di approvvigionamento in ordini

Le richieste arrivano da officina, magazzino e reparti a voce, tramite appunti, e-mail o messaggi vocali.

• In ingresso: la richiesta di approvvigionamento in qualsiasi forma, con o senza codice articolo.
• L’IA prepara: riconosce articolo, quantità e data desiderata, associa l’articolo alla Sua anagrafica articoli e al fornitore preferito e chiede le informazioni mancanti.
• L’ufficio acquisti verifica: l’abbinamento e approva l’ordine quando la soglia di importo da Lei stabilita lo richiede.
• In uscita: una bozza d’ordine nell’ERP.

2. Richiedere e confrontare le offerte dei fornitori

Raramente le offerte sono direttamente confrontabili: cambiano unità di misura, prezzi per scaglioni di quantità, condizioni di consegna, termini di pagamento e validità.

• In ingresso: le offerte in PDF o via e-mail e la Sua richiesta con le voci desiderate.
• L’IA prepara: legge le voci, riconduce unità di misura e scaglioni a una base comune e affianca prezzo, quantità, condizioni e tempi di consegna e termine di pagamento. Le voci non offerte da un fornitore vengono segnalate.
• L’ufficio acquisti verifica: il confronto e decide con chi negoziare. L’IA non propone un’assegnazione dell’ordine di cui Lei non possa comprendere le ragioni.
• In uscita: una tabella comparativa con il riferimento alla fonte di ogni cifra.

3. Verificare le conferme d’ordine rispetto agli ordini

I fornitori spesso confermano qualcosa di leggermente diverso da quanto ordinato: una data successiva, un prezzo diverso, una consegna parziale.

• In ingresso: la conferma d’ordine e l’ordine presente nell’ERP.
• L’IA prepara: confronta articolo, quantità, prezzo, unità di misura e data, evidenzia ogni differenza e segnala i rimandi a condizioni commerciali di terzi che potrebbero essere in contrasto con le Sue condizioni d’acquisto.
• L’ufficio acquisti verifica: ogni differenza e la chiarisce con il fornitore oppure la accetta.
• In uscita: lo stato «confermato» nell’ERP oppure una bozza di richiesta di chiarimenti al fornitore.

4. Seguire le date di consegna

Chi aspetta la merce chiede aggiornamenti, ma di solito solo quando i tempi si fanno stretti.

• In ingresso: le date confermate, gli avvisi di spedizione e lo stato delle spedizioni.
• L’IA prepara: individua gli ordini la cui data di consegna si avvicina o slitta e prepara una bozza di richiesta di aggiornamento al fornitore.
• L’ufficio acquisti verifica: la bozza e decide se occorre chiedere aggiornamenti, trovare un’alternativa o informare la produzione.
• In uscita: un elenco delle date con indicatori a semaforo e richieste di aggiornamento pronte per l’invio.

5. Valutare i fornitori a partire dai dati disponibili

L’affidabilità di un fornitore è già nei Suoi dati: date di consegna, reclami, variazioni di prezzo.

• In ingresso: ordini, entrate merci e reclami dall’ERP.
• L’IA prepara: il codice calcola dai dati indicatori come la puntualità delle consegne, il tasso di reclami e l’andamento dei prezzi. L’IA ne ricava una breve descrizione per ogni fornitore, citando le cifre su cui si basa.
• L’ufficio acquisti verifica: la valutazione prima che venga utilizzata nei colloqui o nelle decisioni.
• In uscita: una panoramica dei fornitori per gli incontri annuali.

6. Tenere sotto controllo contratti, certificati e scadenze

I contratti quadro scadono, vengono superati i termini per la disdetta, i certificati e le attestazioni di copertura assicurativa perdono validità.

• In ingresso: contratti, certificati e attestazioni dei Suoi fornitori.
• L’IA prepara: legge durata, termine di disdetta, vincolo sul prezzo e data di scadenza, li inserisce in uno scadenzario e invia promemoria per tempo.
• L’ufficio acquisti verifica: il testo del contratto in prima persona prima di ogni decisione. L’IA indica il passaggio di riferimento.
• In uscita: uno scadenzario con promemoria e riferimenti ai passaggi dei documenti.

Purchase to Pay: dove l’IA aiuta nel processo

Dal fabbisogno al pagamento, l’ufficio acquisti interviene solo nella parte centrale. La tabella mostra chi lavora in ogni fase e dove l’IA prepara il lavoro.

Programmi e percorsi dei dati: collegamento agli strumenti che utilizza

Nell’ufficio acquisti i dati si trovano in più luoghi. La tabella presenta i casi comuni. Prima del preventivo, chiariamo quali modalità di accesso offre il Suo sistema.

I nomi servono da riferimento e non indicano una partnership. Se un sistema non offre un'interfaccia, utilizziamo esportazione e importazione, una cartella monitorata o l'e-mail.

Collegare anziché sostituire

Non Le servono un nuovo software per gli acquisti o un nuovo portale fornitori, e noi non offriamo né l’uno né l’altro. L’IA lavora a fianco del Suo ERP e legge ciò che si trova nel sistema e nelle caselle di posta.

• Il Suo ERP resta il sistema di riferimento. Ordini e dati anagrafici vengono modificati soltanto lì e soltanto dal Suo personale.
• I Suoi fornitori non devono cambiare nulla. Continuano a inviare offerte e conferme tramite e-mail o portale come prima.
• Un processo alla volta. Iniziamo con un passaggio, ad esempio le conferme d'ordine, facendolo funzionare inizialmente in parallelo al lavoro attuale.
• Gestione dei fornitori senza nuovi software. Valutazioni, scadenze e date derivano dai dati che Lei già possiede, in un riepilogo consultato dal Suo ufficio acquisti.

Approvazioni e regole

Negli acquisti si tratta di denaro e contratti. Per questo definiamo prima dell'avvio cosa può fare l'IA.

• Approvazione degli ordini: in base all'importo e al centro di costo, come avviene oggi. L'IA crea bozze, non effettua mai ordini autonomamente.
• Anagrafica fornitori: ogni modifica alle coordinate bancarie o all'indirizzo richiede sempre una seconda persona e una verifica tramite un canale di contatto noto.
• Contratti quadro e ordini esecutivi: l'IA verifica gli ordini esecutivi rispetto a quantità, durata e prezzo del contratto quadro e segnala quando viene raggiunto un limite.
• Tolleranze: Lei stabilisce quali scostamenti di quantità, prezzo e data l'IA deve soltanto segnalare e quali deve sottoporre a chiarimento.
• Condizioni contrattuali: l'IA segnala i riferimenti a condizioni di terzi presenti nelle conferme. L'ufficio acquisti decide se accettarle o contestarle.
• Registro: ogni proposta viene registrata con fonte, data e ora e decisione.

Per le amministrazioni aggiudicatrici si applica inoltre la normativa sugli appalti pubblici: in Germania il GWB e la VgV, in Austria la legge federale sugli appalti pubblici del 2018, in Svizzera il diritto degli appalti della Confederazione e dei cantoni. Concordi con il Suo ufficio appalti il ruolo che l'IA può avere in una procedura di gara. Inoltre, ai dati personali dei referenti si applica il GDPR: un accordo sul trattamento dei dati (Art. 28) e trattamento nell'UE. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale.

Dati: fornitori, articoli e prezzi

La qualità dei confronti dipende dai dati con cui lavora l'IA.

• Anagrafiche fornitori e articoli: fornitori duplicati, unità di misura mancanti e codici articolo obsoleti falsano ogni confronto. Per questo esaminiamo prima i dati anagrafici.
• Storico dei prezzi: i prezzi precedenti e gli scaglioni sono il riferimento per offerte e conferme. Se sono disponibili soltanto in Excel, li leggiamo da lì.
• Condizioni di acquisto e contratti quadro: come fonte di conoscenza con il relativo riferimento, affinché ogni affermazione dell'IA rimandi a un passaggio del contratto.
• Protezione dei dati: i dati dei referenti presso i fornitori sono dati personali. Li trattiamo su server nell'UE, mostriamo all'IA soltanto ciò di cui ha bisogno e definiamo con Lei la durata di conservazione e la cancellazione. Maggiori informazioni in IA e protezione dei dati.

Programmi su misura per l'ufficio acquisti

A volte manca qualcosa a monte o a fianco dell'ERP, anziché al suo interno. Lo realizziamo sotto forma di programmi su misura quando i prodotti standard non sono adatti:

• App per segnalare i fabbisogni di officina e magazzino: basta scansionare l'articolo o indicare a voce ciò che manca e la segnalazione arriva all'ufficio acquisti in forma strutturata.
• App per le approvazioni: ordini e fatture da approvare, con gli scostamenti visibili a colpo d'occhio e conferma dal telefono.
• Portale per i Suoi fornitori più piccoli: conferme e date in un semplice modulo anziché nelle e-mail, senza dover utilizzare un sistema complesso.

Questi programmi integrano il Suo ERP, senza sostituirlo. Maggiori informazioni in sviluppo di app.

Da dove iniziare

Queste tre domande aiutano a valutare la situazione:

1. Quante conferme d'ordine e offerte verifica ogni settimana il Suo ufficio acquisti, e quante di queste manualmente?
2. Quale ERP o gestionale commerciale utilizza? Listini prezzi e contratti sono al suo interno o in file separati?
3. Quale passaggio richiede più tempo: confrontare offerte, verificare conferme o monitorare le date?

Se ci scrive le risposte, Le diremo quale processo conviene affrontare per primo e cosa deve restare al Suo ufficio acquisti. Iniziamo con un funzionamento di prova in parallelo al lavoro attuale.