Reparti · Contabilità Accounting automation: IA in contabilità per automatizzare giustificativi, fatture e solleciti di pagamento

Automatizzare la contabilità: panoramica di sette attività

Si tratta di processi tipici, non di progetti realizzati per clienti. In ciascuno l'IA prepara il lavoro e formula proposte, mentre un'addetta o un addetto alla contabilità verifica e decide. Trova approfondimenti in Automatizzare le fatture in entrata e Riconoscimento dei giustificativi e imputazione contabile con l'IA, e informazioni sull'obbligo in Fatturazione elettronica.

1. Acquisire e verificare le fatture in entrata

Le fatture arrivano via e-mail, in PDF, come fatture elettroniche, per posta o dai portali dei fornitori, ciascuna con una struttura diversa.

• In ingresso: la casella di posta della contabilità, scansioni e fatture elettroniche in formato strutturato.
• L'IA prepara: legge fornitore, numero della fattura, data, voci, importi, aliquote e scadenza di pagamento, riconosce fatture duplicate e un IBAN modificato rispetto all'anagrafica del fornitore e crea una proposta di registrazione contabile. Per le fatture elettroniche legge i dati direttamente dal file, non da un'immagine.
• La contabilità verifica: ogni discrepanza segnalata e ogni valore incerto.
• In uscita: una fattura in bozza nel Suo software di contabilità o nel processo di gestione delle fatture, con il giustificativo originale invariato in archivio.

2. Confrontare i giustificativi con l'ordine e il documento di trasporto

Il confronto tra ordine, documento di trasporto e fattura richiede tempo quando quantità, prezzi o consegne parziali non corrispondono.

• In ingresso: la fattura, l'ordine di acquisto dall'ERP e il documento di trasporto o la registrazione di entrata merci.
• L'IA prepara: confronta articolo, quantità e prezzo, riconosce le consegne parziali ed elenca ogni discrepanza con le righe da cui proviene.
• La contabilità verifica: le discrepanze. L'ufficio acquisti chiarisce le questioni di prezzo con il fornitore; la contabilità approva solo dopo.
• In uscita: una proposta di esito «corrisponde» oppure un elenco delle discrepanze da inviare agli acquisti o al magazzino.

3. Proporre l'imputazione contabile

Conto, centro di costo e codice IVA seguono spesso uno schema che esiste solo nella memoria della collega più esperta.

• In ingresso: la fattura letta, il Suo piano dei conti e le precedenti registrazioni contabili del fornitore.
• L'IA prepara: propone conto, centro di costo e codice IVA, ne indica il motivo («come nelle precedenti fatture di questo fornitore») e segnala ciò che è nuovo.
• La contabilità verifica: conferma o modifica. Ogni modifica viene memorizzata.
• In uscita: una scrittura contabile con i conti assegnati, da approvare.

4. Associare i pagamenti alle partite aperte

Le causali nell'estratto conto sono raramente chiare: una parte del numero di fattura, un pagamento cumulativo, uno sconto per pagamento anticipato detratto.

• In ingresso: l'estratto conto come file o esportazione e l'elenco delle partite aperte.
• L'IA prepara: associa i pagamenti alle fatture, riconosce pagamenti cumulativi e parziali e sconti per pagamento anticipato e segnala ciò che non riesce ad associare con certezza.
• La contabilità verifica: le associazioni incerte.
• In uscita: una proposta di associazione e l'elenco aggiornato delle partite aperte.

5. Preparare i solleciti di pagamento

I solleciti vengono spesso rimandati perché occorre prima esaminare ogni caso.

• In ingresso: l'elenco delle partite scadute e lo storico del cliente, con i precedenti comportamenti di pagamento, i reclami aperti e gli accordi.
• L'IA prepara: redige una bozza di promemoria o sollecito di pagamento, al livello e con il tono da Lei stabiliti, e sospende il caso in presenza di un reclamo o di un accordo di pagamento rateale.
• La contabilità verifica: ogni bozza. Nessun sollecito viene inviato senza approvazione.
• In uscita: bozze dei solleciti da inviare e un'annotazione nel conto cliente.

6. Spese di viaggio e note spese

I giustificativi arrivano come foto, nelle e-mail e nelle cartelline, spesso settimane dopo.

• In ingresso: foto dei giustificativi, chilometri percorsi ed estratto conto della carta di credito.
• L'IA prepara: legge i giustificativi, li assegna alle categorie, li verifica rispetto al Suo regolamento sulle spese e segnala i giustificativi mancanti.
• La contabilità verifica: le eccezioni e gli scostamenti dal regolamento. Una persona decide se ammettere un'eccezione.
• In uscita: una nota spese verificata, da registrare in contabilità.

7. Preparare la chiusura mensile

Prima della chiusura manca quasi sempre qualcosa: un giustificativo, un pagamento, un rateo o un risconto.

• In ingresso: le registrazioni contabili del mese, le partite aperte e i ratei e risconti del mese precedente.
• L'IA prepara: crea un elenco dei giustificativi mancanti, dei pagamenti non registrati e degli scostamenti anomali rispetto al mese precedente, e propone ratei e risconti motivandoli.
• La contabilità verifica: ogni registrazione contabile. L'IA non registra autonomamente in contabilità.
• In uscita: un elenco per la chiusura e la bozza di un commento per la direzione aziendale.

Programmi e interfacce: collegamento agli strumenti che utilizza

I programmi che utilizza determinano il percorso dei dati. La tabella presenta i casi più comuni. Prima del preventivo, verifichiamo nella documentazione del produttore quali interfacce offre effettivamente il Suo programma.

I nomi servono da riferimento e non indicano una partnership. Se un programma non offre un'interfaccia, utilizziamo esportazione e importazione, una cartella monitorata o l'e-mail.

Collegare anziché sostituire

Non Le serve un nuovo programma di contabilità e noi non ne offriamo uno. L'IA interviene prima del Suo software: prepara i giustificativi e formula proposte, mentre il software continua a registrare in contabilità come prima.

• Il Suo programma resta il sistema di riferimento. Le registrazioni contabili vengono effettuate solo lì. L'IA non effettua mai scritture al di fuori della contabilità.
• Il Suo consulente fiscale continua a lavorare come prima. Trasferimento dei dati, numeri dei giustificativi e processi cambiano solo se Lei lo desidera.
• Un processo alla volta. Iniziamo da un passaggio, ad esempio le fatture in entrata, e lo facciamo funzionare inizialmente in parallelo al lavoro attuale, prima che sostituisca qualcosa.
• È sempre possibile tornare indietro. I giustificativi originali e le registrazioni contabili restano nei Suoi sistemi. Senza l'IA, la Sua contabilità continua a funzionare come prima.

Approvazioni e regolarità contabile

La contabilità deve essere tracciabile, anche in caso di verifica fiscale. Per questo, prima di iniziare, definiamo chi decide cosa.

• Chi assegna i conti: l'IA propone, una persona conferma. Per i casi standard senza incertezze, dopo una fase di prova il Suo team può stabilire che le proposte vengano verificate a campione. Fino ad allora, l'IA lavora in modalità bozza.
• Chi autorizza il pagamento: secondo le Sue soglie di importo e con verifica da parte di due persone. L'IA non autorizza mai autonomamente un pagamento e non dispone bonifici.
• Modifiche all'IBAN e all'anagrafica fornitori: sempre con una seconda persona e una richiesta di conferma tramite un canale di contatto noto. Le fatture false con coordinate bancarie modificate sono una forma di frode diffusa.
• Fatture duplicate: vengono riconosciute in base a fornitore, numero, importo e data e segnalate, non eliminate.
• Registro delle operazioni: ogni proposta viene registrata con fonte, momento e decisione, compresa l'identità della persona che l'ha confermata o modificata.
• Documento originale e documentazione delle procedure: il documento resta invariato. Per la Sua documentazione delle procedure descriviamo i passaggi in cui interviene l'IA.

La tabella riporta le principali fonti a titolo orientativo. Le regole applicabili alla Sua impresa dipendono dalla forma giuridica, dal paese e dal settore.

Si applica inoltre il GDPR ai dati di fornitori, clienti e dipendenti: un accordo sul trattamento dei dati con ogni fornitore di servizi (Art. 28) e trattamento nell'UE. Chiarisca con il Suo consulente fiscale se e come un passaggio svolto dall'IA debba essere descritto nella Sua documentazione delle procedure. Questa panoramica fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale o fiscale.

Dati: anagrafiche, piano dei conti e correzioni

La qualità dei suggerimenti dipende dai dati con cui lavora l'IA.

• La base sono i Suoi dati anagrafici: anagrafica fornitori, piano dei conti, centri di costo e codici d'imposta. Se sono incompleti o duplicati, anche le proposte saranno di scarsa qualità. Per questo li esaminiamo per primi.
• Le correzioni come fonte di apprendimento: ogni correzione del Suo team viene memorizzata e utilizzata come esempio o regola nelle proposte successive, che Lei può consultare.
• Prova in parallelo al lavoro: il processo viene inizialmente eseguito in parallelo e confrontiamo le proposte con ciò che il Suo team ha effettivamente contabilizzato.
• Protezione dei dati: le fatture delle imprese individuali e i dati dei dipendenti sono dati personali. Li trattiamo su server nell'UE, mostriamo all'IA solo ciò che serve per quel passaggio e definiamo con Lei i tempi di conservazione e la cancellazione. Maggiori informazioni in IA e protezione dei dati.

App e programmi su misura per la contabilità

Alcune funzionalità non mancano nel software contabile, ma nei passaggi che lo precedono. Le realizziamo come programmi su misura quando i prodotti standard non sono adatti:

• App per i giustificativi del personale sul campo e in cantiere: si scatta una foto, importo e fornitore vengono letti e il documento finisce nella cartella giusta anziché nel vano portaoggetti.
• App di approvazione per la direzione: fatture da pagare con discrepanze e riferimenti agli ordini visibili a colpo d'occhio, approvate o rinviate dal telefono.
• App per spese e registro di cassa: registrare le spese, fotografare i giustificativi e tenere il registro di cassa, con verifica rispetto alle Sue linee guida.

Questi programmi integrano il Suo software contabile, non lo sostituiscono. Maggiori informazioni in Sviluppo di app e Sviluppo software.

Da dove iniziare

Queste tre domande aiutano a valutare la situazione:

1. Quante fatture in entrata gestisce la Sua contabilità ogni mese e attraverso quali canali arrivano (email, posta, portale, fattura elettronica)?
2. Con quale programma tiene la contabilità e un consulente fiscale acquisisce i Suoi dati?
3. Quale passaggio richiede più tempo al Suo team: acquisire i dati, assegnare i conti, effettuare gli abbinamenti o inviare solleciti?

Se ci scrive le risposte, Le indichiamo da quale processo conviene iniziare e cosa deve restare al Suo team. Iniziamo con una prova in parallelo al lavoro abituale.