Lühidalt
- Heade kandidaatide hulka kuuluvad kirjutamis- ja lähetustööd: sissetulevate arvete sisestamine, laekumiste võrdlemine tellimuste ja saatelehtedega, kontoülesannete soovitamine, avatud kaubaartiklitele maksete määramine ja meeldetuletuste koostamine.
- Teie raamatupidamistarkvara jääb alles. Ühendame selle pakutavate liideste kaudu (nt broneerimispakk, API, eksport või e-post) ega asenda midagi.
- Kontod arvestavad, broneerivad ja vabastavad tasumiseks inimesed. AI teeb ettepanekuid, logib need ja teie meeskonna parandused lisatakse järgmistesse soovitustesse.
- Algne kviitung jääb muutumatuks ja iga samm on jälgitav. Jätkuvalt kehtivad regulaarsuse reeglid, Saksamaal GoBD, Austrias BAO ja Šveitsis kohustuste koodeks.
Raamatupidamise automatiseerimine: seitse ülesannet ühe pilguga
Need on tüüpilised protsessid, mitte kliendiprojektid. Igal juhul valmistab tehisintellekt ette ja teeb ettepanekuid ning raamatupidaja kontrollib ja otsustab. Lisateavet leiate alt Automatiseerige sissetulevad arved ja Dokumentide tuvastamine ja konto määramine tehisintellektiga, alluvale kohustusele E‑arve.
1. Salvestage ja kontrollige sissetulevaid arveid
Arved tulevad meili teel, PDF‑vormingus, e-arvena, posti teel või tarnijate portaalidest, igaüks erineva ülesehitusega.
- Sissepääs: raamatupidamise postkasti, skaneeringuid ja e-arveid struktureeritud formaadis.
- AI valmistab ette: loeb tarnijat, arve numbrit, kuupäeva, positsioone, summasid, maksumäärasid ja maksetingimusi, tuvastab dubleerivad arved ja võrreldes tarnija kapteniga muutunud IBAN-i ning koostab broneerimissoovituse. E‑arvete puhul loeb ta andmed otse failist, mitte pildilt.
- Raamatupidamise kontrollid: iga märgatav kõrvalekalle ja iga ebakindel väärtus.
- Väljund: arve mustand oma raamatupidamistarkvaras või arve töövoos, originaaldokument arhiivis muutmata kujul.
2. Võrrelge kviitungeid tellimuse ja saatelehega
Tellimuste, saatelehtede ja arvete võrdlemine võtab aega, kui kogused, hinnad või osatarned erinevad.
- Sissepääs: arve, tellimus ERP-st ja saateleht või kauba kättesaamise broneering.
- AI valmistab ette: võrdleb esemeid, kogust ja hinda, tuvastab osalised tarned ja loetleb kõik lahknevused ridadega, kust need pärinevad.
- Raamatupidamise kontrollid: kõrvalekalded. Ta täpsustab hinnaküsimusi Ostmine tarnijaga, raamatupidamine annab selle alles pärast välja.
- Väljund: soovitus on "õige" või kõrvalekallete nimekiri, mis läheb ostu või lattu.
3. Soovitage konto määramist
Konto, kulukoht ja maksukood järgivad sageli mustrit, mis on ainult kogenud kolleegi peas.
- Sissepääs: loetud arve, teie kontoplaan ja tarnija varasemad broneeringud.
- AI valmistab ette: soovitab kontot, kulukohta ja maksukoodi, märgib põhjuse ("nagu selle tarnija eelmiste arvete puhul") ja toob esile uue.
- Raamatupidamise kontrollid: kinnitab või muudab. Iga muudatus on märgitud.
- Väljund: registreeritud broneeringu kirje vabastamiseks.
4. Määrake avatud üksustele maksed
Eesmärgid pangaväljavõttel on harva selged: arve numbri fragment, kollektiivmakse, soodustus maha arvatud.
- Sissepääs: konto väljavõte faili või ekspordina ja avatud kirjete loend.
- AI valmistab ette: määrab maksed arvetele, tunnustab kollektiiv- ja osamakseid ning allahindlusi ning märgib ära, mida ei saa kindlalt määrata.
- Raamatupidamise kontrollid: ebakindlad ülesanded.
- Väljund: ülesande soovitus ja praegune avatud üksuste loend.
5. Valmistage ette meeldetuletused
Meeldetuletusi lükatakse sageli edasi, sest iga juhtum tuleb kõigepealt läbi vaadata.
- Sissepääs: maksetähtaega ületanud kaubaartiklite loetelu ja kliendi ajalugu varasema maksekäitumise, lahendamata kaebuste ja lepingutega.
- AI valmistab ette: kujundab teie määratud tasemel ja toonil maksemeeldetuletusi või meeldetuletusi ning menetleb juhtumit, kui on olemas pretensioon või järelmaksuleping.
- Raamatupidamise kontrollid: iga mustandit. Ükski meeldetuletus ei kustu ilma nõusolekuta.
- Väljund: Saatmiseks meeldetuletuste mustand ja märge kliendikontol.
6. Reisikulud ja -kulud
Kviitungid saabuvad fotodena, e-kirjades ja kaustades, sageli nädalaid hiljem.
- Sissepääs: Kviitungi fotod, läbisõidu andmed ja krediitkaardi väljavõte.
- AI valmistab ette: Loeb kviitungeid, määrab kategooriad, kontrollib teie kulupoliitikat ja teatab puuduvate kviitungite kohta.
- Raamatupidamise kontrollid: Erandid ja kõrvalekalded poliitikast. Isik otsustab, kas erand kehtib.
- Väljund: broneerimiseks kinnitatud kinnitus.
7. Koosta igakuised finantsaruanded
Enne sulgemist on tavaliselt midagi puudu: kviitung, makse, viitarve.
- Sissepääs: kuu broneeringud, avatud kirjed ja eelmise kuu viitvõlad.
- AI valmistab ette: koostab nimekirja puuduvatest laekumistest, konteerimata maksetest ja märgatavatest kõrvalekalletest eelmisest kuust ning soovitab tekkepõhiselt koos põhjustega.
- Raamatupidamise kontrollid: iga broneering. AI ei broneeri ennast.
- Väljund: lõplik nimekiri ja juhtkonna kommentaaride mustand.
Programmid ja liidesed: ühendus sellega, mida kasutate
Kasutatavad programmid määravad andmete tee. Tabelis on loetletud tavalised juhtumid. Enne pakkumise tegemist teeme tootja dokumentatsiooni põhjal selgeks, millist liidest Teie programm tegelikult pakub.
| programm | Mida vahetatakse | viisil |
|---|---|---|
| DATEV (nt broneerimise partii ja dokumendi ülekandmine) | Kviitungid ja broneerimissoovitused sisse, kontod ja kulukeskused välja | Broneeringupartiid DATEV-vormingus ja kviitungite piltide edastamine, kui teie maksukonsultant neid kasutab |
| BMD ja RZL (Austria) | Broneeringud, kviitungid ja põhiandmed | Programmide impordi ja ekspordi liidesed |
| Abacus ja Bexio (Šveits) | Võlgnikud, võlausaldajad ja broneeringud | Programmi liides või faili import |
| Lexware, lexoffice, sevdesk | Kviitungid, arved ja broneeringud | Liides (API) või eksport ja import |
| ERP ja kaubahaldus | Tellimused, kauba kviitungid, tarnija meister | API, andmebaasi päring või eksport |
| Dokumendihaldus ja arhiiv | Algsed kviitungid ja protokollid | Esitamine koos viitega broneeringus |
| E‑arve (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) | struktureeritud arvete andmed | loe otse failist, vt E‑arve |
Nimed on orienteerumise eesmärgil ega tähenda partnerlust. Kui programm ei paku liidest, töötame ekspordi ja impordiga, jälgitava kausta või meiliga.
Ühendus asendamise asemel
Te ei vaja uut raamatupidamisprogrammi ja me ei paku seda. AI istub teie tarkvara ees: see koostab kviitungid ja teeb ettepanekuid, tarkvara jätkab broneerimist nagu varem.
- Teie programm on endiselt esirinnas. Broneerida saab ainult seal. AI ei ignoreeri kunagi broneeringuvarusid.
- Teie maksunõuanded toimivad nagu varem. Üleandmine, dokumentide numbrid ja protsessid muutuvad ainult siis, kui soovite.
- Üks protsess teise järel. Alustame sammuga, näiteks sissetulevate arvetega, ja laseme sellel enne midagi välja vahetada koos eelmise tööga.
- Tagasitee jääb avatuks. Algsed kviitungid ja broneeringud on teie süsteemides. Ilma tehisintellektita töötab teie raamatupidamine nagu varem.
Heakskiidud ja korrektsus
Raamatupidamine peab olema arusaadav, sealhulgas maksurevisjoni osas. Seetõttu otsustame enne starti, kes mida otsustab.
- Kes arveldab: AI soovitab, kinnitab inimene. Ohutute standardjuhtumite jaoks võib teie meeskond pärast katsefaasi otsustada, et soovitusi kontrollitakse juhuslikult. Seni töötab AI disainirežiimis.
- Kes kiidab makse heaks: vastavalt oma kogusepiirangutele ja nelja silma põhimõttele. AI ei vabasta kunagi makset ise ega algata ülekannet.
- Muudatused IBAN-is ja tarnija põhinumbris: alati teise inimesega ja päringuid teadaoleva kontaktikanali kaudu. Muudetud pangaandmetega võltsarved on tavaline pettus.
- Dubleerivad arved: on äratuntud ja tähistatud tarnija, numbri, summa ja kuupäeva järgi, mitte kustutatud.
- Protokoll: Iga soovitus salvestatakse koos selle allika, ajastuse ja otsusega, sealhulgas isikuga, kes selle heaks kiitis või muutis.
- Kviitungi originaal ja menetlusdokumendid: Kviitung jääb muutumatuks. Teie protsessi dokumentatsiooni jaoks kirjeldame, millistes etappides AI osaleb.
Tabelis on loetletud olulisemad juhiste allikad. Millised reeglid teie ettevõttele kehtivad, sõltuvad õiguslikust vormist, riigist ja tööstusest.
| riik | Sihtasutus | Mis sisuliselt kehtib |
|---|---|---|
| Saksamaa | Föderaalse Rahandusministeeriumi GoBD ja AO § 147 | Raamatud ja kviitungid peavad olema arusaadavad, täielikud, korrektsed, õigeaegsed, korras ja muutmatud. AO paragrahv 147 reguleerib finantsameti andmete salvestamist ja juurdepääsu |
| Austria | BAO § 131 ja BAO § 132 | Raamatuid ja arvestust tuleb hoida nii, et need oleksid täielikud, täpsed ja õigeaegsed. Tavaliselt tuleb neid säilitada seitse aastat |
| Šveits | Kohustuskoodeks, art. 957 jj. ja raamatupidamiseeskirjad | Nõuetekohane raamatupidamine ja kviitungid, äriraamatute ja raamatupidamiskviitungite säilitamine kümme aastat (ART. 958f OR) |
GDPR kehtib tarnijate, klientide ja töötajate andmetele: iga pakkujaga sõlmitud tellimuste töötlemise leping (artikkel 28) ja töötlemine EL-is. Konsulteerige oma maksunõustajaga, et teada saada, kas tehisintellekti etappi tuleb teie menetlusdokumentides kirjeldada ja kuidas. See ülevaade on üldine teave, mitte juriidiline või maksunõustamine.
Andmed: põhiandmed, kontoplaan ja parandused
Soovituste kvaliteet sõltub andmetest, millega tehisintellekt töötab.
- Aluseks on teie põhiandmed: Tarnija kapten, kontoplaan, kulukeskused ja maksuvõtmed. Kui need on puudulikud või dubleerivad, on ka soovitused halvad. Seetõttu vaatame neid kõigepealt.
- Parandused õppeallikana: Iga teie meeskonna tehtud parandus märgitakse üles ja seda kasutatakse näite või reeglina järgmistes soovitustes, mida saate vaadata.
- Testi töö kõrvalt: Protsess toimub algselt paralleelselt ja me võrdleme ettepanekuid teie meeskonna broneeringuga.
- Andmekaitse: Füüsilisest isikust ettevõtjate arved ja töötajate andmed on isikuandmed. Töötleme neid EL-is asuvates serverites, näitame tehisintellektile ainult seda, mida see sammuks vajab, ning määrame teiega salvestusperioodi ja kustutamise. Rohkem allpool AI ja andmekaitse.
Oma rakendused ja programmid raamatupidamiseks
Mõned asjad ei puudu mitte raamatupidamistarkvarast, vaid varasemast. Kui standardtooted ei sobi, loome need oma programmidena:
- Kviitungi rakendus väliteeninduse ja ehitusplatsi jaoks: Tehke foto, loetakse kogus ja tarnija, kviitung satub kindalaeka asemel õigesse kausta.
- Rakenduse vabastamine haldamiseks: Maksearved koos kõrvalekallete ja tellimuse viitega lühidalt, kinnitatud või tagastatud mobiiltelefoniga.
- Kulude ja kassaraamatu rakendus: Registreerige kulud, pildistage kviitungeid, pidage kassaraamatuid ja kontrollige, kas see vastab teie juhistele.
Need programmid täiendavad teie raamatupidamistarkvara, mitte ei asenda seda. Lisateavet selle kohta allpool Rakenduste arendamine ja Tarkvaraarendus.
Kust alustada
Need kolm küsimust aitavad hindamisel:
- Kui palju sissetulevaid arveid teie raamatupidamisosakond kuus töötleb ja kuidas need kohale jõuavad (e-post, post, portaal, e-arve)?
- Millise programmiga broneerite ja kas maksunõustamine võtab teie andmed üle?
- Milline samm kulutab teie meeskonnale kõige rohkem aega: salvestamine, arvestus, määramine või väljamaksmine?
Kui kirjutate meile vastused, siis ütleme teile, milline protsess on seda väärt esmalt ja mis peab jääma teie meeskonnaga. Alustame eelneva töö kõrvalt testoperatsiooniga.
Allikad
- Saksamaa: AO § 147 (tavalised dokumentide säilitamise eeskirjad), § 257 HGB (dokumentide säilitamine); GoBD: föderaalse rahandusministeeriumi kiri nõuetekohase raamatupidamisarvestuse põhimõtete kohta elektroonilisel kujul
- Austria: BAO § 131, BAO § 132
- Šveits: Kohustuste koodeks, Art. 957 kuni 958f ja raamatupidamisraamatute määrus
- EL: määrus (EL) 2016/679 (GDPR), art. 28: EUR-Lex