AI automatiseerimine · Dokumendid Arukas dokumenditöötlus tehisintellektiga: postkastist jagatud andmeteni, mille lõpus on inimene

Probleem

Enamikus ettevõtetes juhtub sama asja sadu kordi nädalas. Saabub dokument, keegi avab selle, otsib üles tarnija, kuupäeva, summa või lõpetamisklausli, tipib selle teise süsteemi ja failib originaali. Tüüpilised veaallikad on tippimine, ebatavalise struktuuriga dokumendid, leheküljel 14 tähelepanuta jäetud klauslid ja valele protsessile määratud dokumendid. Töö on üksluine, kuid nõuab tähelepanu, seega aeglane ja väsitav.

Protsess seitsmes etapis

1. Sissepääs: E‑kirjad, portaali allalaadimised, skanneri väljund ja draivid liiguvad sisestuspunkti koos saatja ja ajaga.
2. Tuvastamine: süsteem tunneb ära dokumendi liigi, näiteks arve, lepingu, tõendi või kirja, selle keele ja kvaliteedi. Skaneeringud läbivad esmalt tekstituvastuse.
3. Lugege ette: AI loeb teile vajalikud väljad ja lõigud ning edastab need struktureeritud andmetena, millest igaühel on lehekülg ja viite asukoht.
4. Eksam: Reeglid kontrollivad tulemust teie põhiandmetega: tarnija on olemas, summad on õiged, andmed on usutavad, kohustuslikud punktid on olemas. Märgitakse väärtused, mille puhul AI on ebakindel.
5. Juhtimine: inimene näeb dokumenti koos loetud väärtustega ja ainult eranditega. Parandused salvestatakse ja parandavad hilisemaid jookse.
6. Väljalase: Väljastatud andmed lähevad ERP-sse, dokumendisüsteemi või CRM-i, originaal arhiveeritakse ning dokumendist leitud tähtajad muutuvad ülesanneteks.
7. Protokoll: kes mida välja andis, mida tehisintellekt muutis ja milline reeglite versioon kehtis, auditite aluseks.

Kolm automatiseerimise taset

Reeglid ja mallid

Mõne stabiilse struktuuri, näiteks teie enda vormide jaoks piisab fikseeritud reeglitest. Need on etteaimatavad ja odavad kasutada ning purunevad struktuuri muutumisel.

AI‑toega lugemine

Paljude struktuuride, näiteks tarnijaarvete või erinevate lepingupartnerite lepingute puhul loeb keelemudel dokumenti ja täidab väljad. Inimene kontrollib erandeid. See etapp hõlmab enamikku nn intelligentsest dokumenditöötlusest ja lepingute puhul kontrollimist klauslite ja erinevuste kontrollnimekirjaga.

agendid

Kui dokument käivitab protsessi, teeb süsteem teie seatud piirides ka järgmised sammud: küsib saatjalt puuduoleva lehe, koostab ülesande, sisestab tähtaja, järgneb meeldetuletusega. Iga tagajärgedega samm läbib vabastamise. Lisateavet selle kohta allpool AI agendid ettevõtetele.

Süsteemid ja liidesed

Protsess loob ühenduse sellega, mida te juba kasutate: postkastid standardprotokollide või Microsofti ja Google'i liideste kaudu, draivid ja SharePointi, dokumendisüsteemid (nt DocuWare või M-Files) ja ERP süsteemid (nt SAP, Microsoft Dynamics 365 või Odoo). Struktureeritud vormingus arvete puhul kannab vorming ise andmeid ja kontrollimine on lihtsam, vt Automatiseerige sissetulevad arved. Nimed on orienteerumise eesmärgil ega tähenda partnerlust.

Seadus ja risk

• Andmekaitse: Dokumendid sisaldavad isikuandmeid. Teil on vaja andmetöötluslepingut iga teenusepakkujaga (GDPR artikkel 28), töötlemist EL-is või Ühendkuningriigis ning selget reeglit selle kohta, kui kaua originaal- ja loetud andmeid säilitatakse. The ICO märkused tehisintellekti ja andmekaitse kohta ja Euroopa Andmekaitsenõukogu arvamus 28/2024 selgitage, mida reguleerivad asutused ootavad.
• Automatiseeritud otsused: Art. 22 GDPR piirab isikut puudutavaid otsuseid, mis põhinevad eranditult automatiseeritud töötlemisel. Protsess loeb ja kontrollib, inimesed otsustavad.
• Ei kuulu pakkumise hulka: Taotluste lugemine kandidaatide järjestamiseks ja krediidivõime hindamine on tehisintellekti määruse III lisa kohaselt kõrge riskiga. Me ei ehita neid, vaata Riskiklassid.
• Säilitamine ja tõend: Raamatupidamis-, maksu- ja lepingudokumentidele kehtivad seadusega ettenähtud säilitustähtajad. Arhiiv säilitab originaali ja loetud andmed toetavad seda, kuid ei asenda seda kunagi.
• Lepingud: Kontrollnimekirjaga lugemine ja võrdlemine toetab kontrolli. Õiguslik hinnang jääb juristile, vt AI juristidele.
• Töötajad: Tehisintellekti määruse artikkel 4 nõuab piisavat AI pädevus. See ülevaade on üldine teave, mitte juriidiline nõuanne.

Kuidas edu mõõta

Mõõtke enne ja pärast oma dokumentide näidise põhjal. Kasulikud numbrid hõlmavad parandamata dokumentide osakaalu, parandusmäära välja kohta, aega laekumisest broneerimiseni või loovutamiseni, erandite loendis olevate dokumentide osakaalu ja ülejäänud tähtaegade arvu. Tulemused sõltuvad dokumentide kvaliteedist ja reeglitest, mistõttu paneme mõõdikud alguses paika ja mingeid numbreid ette ei luba.

Kuhu see sobib

• Tasumata arved: Võrreldud arveid, tellimuste kinnitusi ja saatelehti vt Arvete automatiseerimine.
• Advokaadibürood ja juriidilised osakonnad: Lepingud ja paketid on kontrollitud punktide loendi alusel, vt AI juristidele.
• Kindlustus: Tellimusevastased eeskirjad ja kahjudokumendid sorteeritud, vt AI kindlustuses.
• Logistika: Tellimustele määratud CMR saatelehed ja saatedokumendid vt AI logistikas.
• Tootmine: Sertifikaate ja testimisprotokolle on kontrollitud spetsifikatsioonidega, vt AI tootmises.