AI automatizavimas · Dokumentai OCR AI ir dokumentų apdorojimas: nuo gautų laiškų iki patvirtintų duomenų, pabaigoje žmogus

Problema

Daugumoje įmonių tas pats nutinka šimtus kartų per savaitę. Atkeliauja dokumentas, kažkas jį atidaro, suranda tiekėją, datą, sumą ar nutraukimo sąlygą, suveda į kitą sistemą ir pateikia originalą. Tipiški klaidų šaltiniai yra spausdinimas, neįprastos struktūros dokumentai, 14 puslapyje nepastebėti punktai ir netinkamam procesui priskirti dokumentai. Darbas monotoniškas, bet reikalaujantis dėmesio, todėl lėtas ir varginantis.

Procesas septyniais etapais

1. Įėjimas: El. laiškai, portalo atsisiuntimai, skaitytuvo išvestis ir diskai patenka į įvesties tašką su siuntėju ir laiku.
2. Aptikimas: sistema atpažįsta dokumento tipą, pvz., sąskaitą faktūrą, sutartį, sertifikatą ar laišką, jo kalbą ir kokybę. Nuskaitymai pirmiausia atliekami per teksto atpažinimą.
3. Perskaitykite: AI nuskaito jums reikalingus laukus ir ištraukas ir pateikia juos kaip struktūrinius duomenis, kiekviename su puslapiu ir nuorodos vieta.
4. Egzaminas: Taisyklės patikrina rezultatą pagal jūsų pagrindinius duomenis: tiekėjas yra, sumos teisingos, duomenys tikėtini, yra privalomos sąlygos. Vertės, kurioms AI yra neaiški, yra pažymėtos.
5. Valdymas: žmogus mato dokumentą kartu su skaitytomis reikšmėmis ir tik išimtimis. Pataisymai išsaugomi ir pagerina vėlesnius paleidimus.
6. Išleidimas: Išleisti duomenys patenka į ERP, dokumentų sistemą arba CRM, originalas yra archyvuojamas, o dokumente rasti terminai tampa užduotimis.
7. Protokolas: kas ką išleido, ką AI pakeitė ir kokia taisyklių versija taikė, kaip audito pagrindą.

Trys automatizavimo lygiai

Taisyklės ir šablonai

Kai kurioms stabilioms struktūroms, pvz., savo formoms, pakanka fiksuotų taisyklių. Jie yra nuspėjami ir pigūs eksploatuoti, o pasikeitus struktūrai sugenda.

AI palaikomas skaitymas

Daugeliui struktūrų, pvz., tiekėjų sąskaitoms faktūroms ar įvairių sutartinių partnerių sutartims, kalbos modelis nuskaito dokumentą ir užpildo laukus. Žmogus tikrina išimtis. Šis etapas apima didžiąją dalį vadinamojo intelektualiojo dokumentų apdorojimo, o sutarčių atveju , patikrinimą pagal punktų ir nukrypimų kontrolinį sąrašą.

agentai

Kai dokumentas pradeda procesą, sistema taip pat atlieka kitus veiksmus jūsų nustatytose ribose: paprašykite siuntėjo trūkstamo puslapio, sukuria užduotį, įveda terminą, pateikia priminimą. Kiekvienas žingsnis su pasekmėmis eina per atleidimą. Daugiau apie tai žemiau AI agentai įmonėms.

Sistemos ir sąsajos

Procesas prisijungia prie to, ką jau naudojate: pašto dėžutes naudojant standartinius protokolus arba „Microsoft“ ir „Google“ sąsajas, diskus ir „SharePoint“, dokumentų sistemas, tokias kaip „DocuWare“ arba „M-Files“, ir ERP sistemas, tokias kaip SAP, „Microsoft Dynamics 365“ arba „Odoo“. Struktūrinio formato sąskaitoms faktūroms duomenys pateikiami pačiame formate, o patikrinti yra lengviau, žr Automatizuoti gaunamas sąskaitas faktūras. Pavadinimai skirti orientacijai ir nereiškia partnerystės.

Teisė ir rizika

• Duomenų apsauga: Dokumentuose yra asmens duomenų. Jums reikia duomenų tvarkymo sutarties su kiekvienu teikėju (BDAR 28 straipsnis), apdorojimo ES arba JK ir aiškios taisyklės, kiek laiko bus saugomi pirminiai ir perskaityti duomenys. The ICO pastabos apie AI ir duomenų apsaugą ir EDAV nuomonė 28/2024 paaiškinti, ko tikisi reguliuotojai.
• Automatizuoti sprendimai: Art. 22 BDAR riboja sprendimus dėl asmens, kurie yra pagrįsti tik automatizuotu tvarkymu. Procesas skaito ir tikrina, žmonės nusprendžia.
• Į pasiūlymą neįeina: Pagal AI reglamento III priedą, skaityti paraiškas kandidatams reitinguoti ir įvertinti kreditingumą yra didelė rizika. Mes jų nestatome, žiūrėk Rizikos klasės.
• Saugojimas ir įrodymas: Įstatymais nustatyti saugojimo terminai taikomi apskaitos, mokesčių ir sutarčių dokumentams. Archyvas išsaugo originalą, o nuskaityti duomenys jį palaiko, bet niekada nepakeičia.
• Sutartys: Skaitymas ir palyginimas su kontroliniu sąrašu palaiko čekį. Teisinis vertinimas lieka teisininkui, žr AI teisininkams.
• Darbuotojai: AI reglamento 4 straipsnyje reikalaujama, kad pakanka AI kompetencija. Ši apžvalga yra bendra informacija, o ne teisinė konsultacija.

Kaip išmatuoti sėkmę

Išmatuokite prieš ir po savo dokumentų pavyzdžio. Naudingi skaičiai apima dokumentų, pateiktų be pataisymų, proporciją, taisymo koeficientą kiekviename lauke, laiką nuo gavimo iki užsakymo ar paskyrimo, dokumentų dalį išimčių sąraše ir praleistų terminų skaičių. Rezultatai priklauso nuo dokumentų kokybės ir taisyklių, todėl pradžioje su Jumis nustatome metrikas ir iš anksto jokių skaičių nežadame.

Kur tai tinka

• Mokėtinos sąskaitos: Sąskaitų faktūrų, užsakymų patvirtinimų ir važtaraščių palyginimas, žr Sąskaitų faktūrų automatizavimas.
• Advokatų kontoros ir teisės skyriai: Sutartys ir paketai patikrinti pagal sąlygų sąrašą, žr AI teisininkams.
• Draudimas: Politika prieš užsakymą ir sugadinimo dokumentai surūšiuoti, žr AI draudime.
• Logistika: Užsakymams priskirtus CMR važtaraščius ir pristatymo dokumentus žr AI logistikoje.
• Gamyba: Sertifikatai ir bandymo protokolai, patikrinti pagal specifikacijas, žr AI gamyboje.