AI automatizācija · Dokumenti Inteliģenta dokumentu apstrāde ar AI: no iesūtnes līdz koplietotiem datiem ar cilvēku beigās

Problēma

Lielākajā daļā uzņēmumu viens un tas pats notiek simtiem reižu nedēļā. Pienāk dokuments, kāds to atver, atrod piegādātāju, datumu, summu vai izbeigšanas klauzulu, ieraksta to citā sistēmā un ievieto oriģinālu. Tipiski kļūdu avoti ir rakstīšana, dokumenti ar neparastu struktūru, aizmirstās klauzulas 14. lappusē un dokumenti, kas piešķirti nepareizam procesam. Darbs ir vienmuļš, bet prasa uzmanību, tāpēc lēns un nogurdinošs.

Process septiņos posmos

1. Ieeja: E‑pasti, portāla lejupielādes, skenera izvade un diskdziņi ieplūst ieejas punktā ar sūtītāju un laiku.
2. Atklāšana: sistēma atpazīst dokumenta veidu, piemēram, rēķinu, līgumu, sertifikātu vai vēstuli, tā valodu un kvalitāti. Skenēs vispirms tiek veikta teksta atpazīšana.
3. Izlasiet: AI nolasa jums nepieciešamos laukus un fragmentus un piegādā tos kā strukturētus datus, katram norādot atsauces lapu un atrašanās vietu.
4. Eksāmens: Noteikumi salīdzina rezultātu ar jūsu pamatdatiem: piegādātājs eksistē, summas ir pareizas, dati ir ticami, ir obligāti nosacījumi. Ir atzīmētas vērtības, kurām AI nav skaidra.
5. Kontrole: cilvēks redz dokumentu kopā ar lasītajām vērtībām un tikai izņēmumus. Labojumi tiek saglabāti un uzlaboti vēlākos braucienos.
6. Izlaidums: Atbrīvotie dati nonāk ERP, dokumentu sistēmā vai CRM, oriģināls tiek arhivēts, un dokumentā atrastie termiņi kļūst par uzdevumiem.
7. Protokols: kurš ko izlaida, ko AI mainīja un kura noteikumu versija tika piemērota, kā pamatu auditiem.

Trīs automatizācijas līmeņi

Noteikumi un veidnes

Dažām stabilām struktūrām, piemēram, savām veidlapām, pietiek ar fiksētiem noteikumiem. Tie ir paredzami un lēti ekspluatācijā, un tie saplīst, mainoties struktūrai.

AI atbalstīta lasīšana

Daudzām struktūrām, piemēram, piegādātāju rēķiniem vai līgumiem no dažādiem līgumpartneriem, valodas modelis nolasa dokumentu un aizpilda laukus. Cilvēks pārbauda izņēmumus. Šis posms aptver lielāko daļu tā sauktās viedās dokumentu apstrādes, un attiecībā uz līgumiem tas ietver pārbaudi, salīdzinot ar klauzulu un atšķirību kontrolsarakstu.

aģenti

Kad dokuments sāk procesu, sistēma jūsu iestatītajās robežās veic arī nākamās darbības: pieprasa sūtītājam trūkstošo lapu, izveido uzdevumu, ievada termiņu, seko atgādinājums. Katrs solis ar sekām iziet cauri atbrīvošanai. Vairāk par to zemāk AI aģenti uzņēmumiem.

Sistēmas un saskarnes

Process tiek savienots ar to, ko jūs jau izmantojat: pastkastēm, izmantojot standarta protokolus vai saskarnes no Microsoft un Google, diskdziņiem un SharePoint, dokumentu sistēmām, piemēram, DocuWare vai M-Files un ERP sistēmām, piemēram, SAP, Microsoft Dynamics 365 vai Odoo. Rēķiniem strukturētajos formātos dati tiek pārnēsāti formātā, un pārbaude ir vienkāršāka, sk Automatizējiet ienākošos rēķinus. Nosaukumi ir orientācijas nolūkos un nenozīmē partnerattiecības.

Likums un risks

• Datu aizsardzība: Dokumenti satur personas datus. Jums ir nepieciešams datu apstrādes līgums ar katru pakalpojumu sniedzēju (VDAR 28. pants), apstrāde ES vai Apvienotajā Karalistē un skaidrs noteikums par to, cik ilgi tiks saglabāti sākotnējie un lasītie dati. The ICO piezīmes par AI un datu aizsardzību un EDAB atzinums 28/2024 paskaidrojiet, ko sagaida regulatori.
• Automatizēti lēmumi: Art. 22 GDPR ierobežo tādus lēmumus par personu, kuru pamatā ir tikai automatizēta apstrāde. Process nolasa un pārbauda, ​​cilvēki izlemj.
• Piedāvājumā neietilpst: Kandidātu ranžēšanas pieteikumu lasīšana un kredītspējas novērtēšana ir augsts risks saskaņā ar AI regulas III pielikumu. Mēs tos nebūvējam, redziet Riska klases.
• Uzglabāšana un pierādījums: Likumā noteiktie glabāšanas termiņi attiecas uz grāmatvedības, nodokļu un līguma dokumentiem. Arhīvs saglabā oriģinālu, un nolasītie dati to atbalsta, bet nekad to neaizstāj.
• Līgumi: Pārbaudi atbalsta lasīšana un salīdzināšana ar kontrolsarakstu. Juridiskais novērtējums paliek juristam, sk AI juristiem.
• Darbinieki: AI regulas 4. pantā noteikts, ka pietiek AI kompetence. Šis pārskats ir vispārīga informācija, nevis juridiskas konsultācijas.

Kā izmērīt panākumus

Izmēriet pirms un pēc sava dokumentu parauga. Noderīgie skaitļi ietver to dokumentu proporciju, kas iziet bez labojumiem, labojumu biežumu katrā laukā, laiku no saņemšanas līdz rezervācijai vai piešķiršanai, izņēmumu sarakstā esošo dokumentu īpatsvaru un nokavēto termiņu skaitu. Rezultāti ir atkarīgi no dokumentu kvalitātes un noteikumiem, tāpēc metriku nosakām sākumā kopā ar jums un nekādus skaitļus iepriekš nesolam.

Kur tas der

• Kreditori: Rēķini, pasūtījumu apstiprinājumi un preču pavadzīmes salīdzinātas, sk Rēķinu automatizācija.
• Juridiskie biroji un juridiskās nodaļas: Līgumi un komplekti, kas pārbaudīti saskaņā ar klauzulu sarakstu, sk AI juristiem.
• Apdrošināšana: Politikas pret pasūtījumu un bojājumu dokumenti sakārtoti, sk AI apdrošināšanā.
• Loģistika: Pasūtījumiem piešķirtos CMR pavadzīmes un piegādes dokumentus sk AI loģistikā.
• Ražošana: Sertifikāti un testa protokoli, kas pārbaudīti saskaņā ar specifikācijām, sk AI ražošanā.