AI‑automatizálás · Dokumentumok OCR AI és intelligens dokumentumfeldolgozás: a beérkezéstől a jóváhagyott adatokig, emberrel a folyamat végén

A probléma

A legtöbb vállalatnál hetente százszor történik ugyanaz. Megérkezik egy dokumentum, valaki megnyitja, megkeresi a szállítót, dátumot, összeget vagy felmondási kikötést, begépeli egy másik rendszerbe, és elmenti az eredetit. Jellemző hibaforrás az átgépelés, a szokatlan felépítésű dokumentum, a 14. oldalon észrevétlenül maradt kikötés és a rossz ügyhöz rendelt dokumentum. A munka egyhangú, mégis figyelmet igényel, ezért lassú és fárasztó.

A folyamat hét lépésben

1. Beérkezés: az e-mailek, portálokról letöltött fájlok, szkennelt dokumentumok és meghajtók egy közös beérkezési pontba futnak, a feladóval és időponttal együtt.
2. Felismerés: a rendszer felismeri a dokumentum típusát, például számlát, szerződést, tanúsítványt vagy levelet, valamint a nyelvét és minőségét. A szkennelt anyagok először szövegfelismerésen mennek át.
3. Adatkinyerés: az AI kiolvassa a szükséges mezőket és szövegrészeket, és strukturált adatként adja át őket, minden esetben az oldal és a forráshely pozíciójának megjelölésével.
4. Ellenőrzés: szabályok vetik össze az eredményt a törzsadatokkal: létezik a szállító, egyeznek az összegek, hihetőek az adatok, megvannak a kötelező kikötések. Azokat az értékeket, amelyekben az AI bizonytalan, megjelöli a rendszer.
5. Kontroll: az ember a kiolvasott értékek mellett látja a dokumentumot, és csak a kivételekkel foglalkozik. A javításokat elmentjük, és ezek javítják a későbbi feldolgozásokat.
6. Jóváhagyás: a jóváhagyott adatok az ERP-be, a dokumentumkezelő rendszerbe vagy a CRM-be kerülnek, az eredetit archiváljuk, a dokumentumban talált határidőkből pedig feladatok lesznek.
7. Napló: ki mit hagyott jóvá, mit változtatott az AI, és a szabályok melyik változata volt érvényes, az ellenőrzések alapjaként.

Az automatizálás három szintje

Szabályok és sablonok

Kevés, állandó felépítéshez, például a saját űrlapjaihoz, elegendők a rögzített szabályok. Kiszámíthatók és olcsón működtethetők, de a felépítés megváltozásakor nem működnek tovább.

AI‑alapú adatkinyerés

Sokféle felépítésnél, például szállítói számláknál vagy különböző szerződő partnerek szerződéseinél, egy nyelvi modell olvassa el a dokumentumot és tölti ki a mezőket. A kivételeket ember ellenőrzi. Ez a szint lefedi az intelligens dokumentumfeldolgozásnak nevezett megoldások nagy részét, szerződéseknél pedig magában foglalja a kikötéseket és eltéréseket tartalmazó ellenőrzőlistával való összevetést.

Ügynökök

Ha egy dokumentum elindít egy ügyet, a rendszer az Ön által meghatározott kereteken belül a következő lépéseket is átveszi: bekéri a feladótól a hiányzó oldalt, létrehozza a feladatot, bejegyzi a határidőt, emlékeztetővel utánkövet. Minden következményekkel járó lépés jóváhagyást igényel. További információ az AI‑ügynökök vállalkozásoknak oldalon.

Rendszerek és kapcsolódási felületek

A folyamat ahhoz kapcsolódik, amit már használ: postafiókokhoz szabványos protokollokon vagy a Microsoft és a Google kapcsolódási felületein keresztül, meghajtókhoz és a SharePoint rendszeréhez, dokumentumkezelőkhöz, például a DocuWare vagy M-Files rendszeréhez, valamint ERP-rendszerekhez, például SAP, Microsoft Dynamics 365 vagy Odoo megoldásokhoz. Strukturált formátumú számláknál maga a formátum hordozza az adatokat, és az ellenőrzés egyszerűbb, lásd a bejövő számlák automatizálását. A nevek a tájékozódást szolgálják, nem jelentenek partnerséget.

Jog és kockázat

• Adatvédelem: a dokumentumok személyes adatokat tartalmaznak. Minden szolgáltatóval adatfeldolgozási szerződésre van szükség (Art. 28 GDPR), az adatfeldolgozásnak az EU-ban vagy az Egyesült Királyságban kell történnie, és egyértelmű szabály kell arra, meddig őrzik az eredetiket és a kiolvasott adatokat. Az ICO AI‑ról és adatvédelemről szóló útmutatója és az EDPB 28/2024. számú véleménye ismerteti a felügyeleti hatóságok elvárásait.
• Automatizált döntések: a GDPR Art. 22 korlátozza a személyekről hozott, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntéseket. A folyamat olvas és ellenőriz, az emberek döntenek.
• Nem része az ajánlatnak: az álláspályázatok olvasása a jelöltek rangsorolásához és a hitelképesség értékelése az AI‑rendelet III. melléklete szerint magas kockázatú. Ilyen rendszereket nem készítünk, lásd a kockázati osztályokat.
• Megőrzés és igazolhatóság: a könyvelési, adózási és szerződéses dokumentumokra jogszabályi megőrzési idők vonatkoznak. Az archívum megőrzi az eredetit, a kiolvasott adatok pedig alátámasztják, de soha nem helyettesítik azt.
• Szerződések: az adatkinyerés és az ellenőrzőlistával történő összevetés támogatja az ellenőrzést. A jogi értékelés ügyvédi feladat marad, lásd az AI ügyvédeknek oldalt.
• Munkatársak: az AI‑rendelet Art. 4 rendelkezése megfelelő AI‑jártasságot követel meg. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.

Így mérje az eredményt

Mérjen előtte és utána a saját dokumentumaiból vett mintán. Hasznos mutató a javítás nélkül végighaladó dokumentumok aránya, a mezőnkénti javítási arány, a beérkezéstől a könyvelésig vagy hozzárendelésig eltelt idő, a kivétellistára kerülő dokumentumok aránya és az elmulasztott határidők száma. Az eredmények a dokumentumok és szabályok minőségétől függnek, ezért a mérőszámokat az elején Önnel együtt határozzuk meg, és előre nem ígérünk számokat.

Hol alkalmazható?

• Szállítói könyvelés: számlák, rendelés-visszaigazolások és szállítólevelek egyeztetése, lásd a számlaautomatizálást.
• Ügyvédi irodák és jogi osztályok: szerződések és iratcsomagok ellenőrzése kikötéslista alapján, lásd az AI ügyvédeknek oldalt.
• Biztosítás: kötvények ellenőrzése a megbízás alapján és kárdokumentumok rendezése, lásd az AI a biztosításban oldalt.
• Logisztika: CMR-fuvarlevelek és kézbesítési igazolások hozzárendelése a megbízásokhoz, lásd az AI a logisztikában oldalt.
• Termelés: minőségi bizonylatok és vizsgálati jegyzőkönyvek ellenőrzése a specifikációk alapján, lásd az AI a termelésben oldalt.