Automatizare cu AI · Documente OCR AI: procesarea inteligentă a documentelor, de la primire la date aprobate, cu verificare umană la final

Problema

În majoritatea companiilor, același lucru se întâmplă de o sută de ori pe săptămână. Sosește un document, cineva îl deschide, găsește furnizorul, data, suma sau clauza de reziliere, introduce aceste informații în alt sistem și arhivează originalul. Sursele frecvente de erori sunt transcrierea manuală, documentele cu o structură neobișnuită, clauzele trecute cu vederea la pagina 14 și documentele asociate unui caz greșit. Munca este monotonă, dar necesită atenție, de aceea este lentă și obositoare.

Procesul în șapte pași

1. Primire: e-mailurile, fișierele descărcate din portaluri, documentele scanate și fișierele de pe unitățile de stocare ajung într-un punct unic de primire, cu expeditorul și momentul primirii înregistrate.
2. Identificare: sistemul identifică tipul documentului, de exemplu factură, contract, certificat sau scrisoare, limba și calitatea acestuia. Scanările trec mai întâi prin recunoașterea textului.
3. Extragere: AI citește câmpurile și pasajele de care aveți nevoie și le furnizează ca date structurate, fiecare cu pagina și poziția din care a fost extrasă.
4. Verificare: regulile verifică rezultatul în raport cu datele dumneavoastră de bază: furnizorul există, totalurile sunt corecte, datele sunt plauzibile, clauzele obligatorii sunt prezente. Valorile în privința cărora AI are incertitudini sunt marcate.
5. Control: o persoană vede documentul alături de valorile extrase și doar excepțiile. Corecturile sunt salvate și îmbunătățesc procesările ulterioare.
6. Aprobare: datele aprobate ajung în ERP, în sistemul de gestionare a documentelor sau în CRM, originalul este arhivat, iar termenele identificate în document devin sarcini.
7. Jurnal: cine a aprobat și ce anume, ce a modificat AI și ce versiune a regulilor se aplica, ca bază pentru verificări.

Trei niveluri de automatizare

Reguli și șabloane

Pentru un număr mic de structuri stabile, de exemplu propriile formulare, sunt suficiente reguli fixe. Sunt previzibile și au costuri mici de operare, dar nu mai funcționează când se schimbă structura.

Extragerea datelor cu AI

Pentru documente cu structuri diverse, cum ar fi facturile furnizorilor sau contractele cu parteneri diferiți, un model lingvistic citește documentul și completează câmpurile. O persoană verifică excepțiile. Acest nivel acoperă cea mai mare parte a ceea ce numim procesarea inteligentă a documentelor, iar în cazul contractelor include verificarea pe baza unei liste de clauze și abateri.

Agenți

Când un document declanșează un proces, sistemul preia și pașii următori, în limitele pe care le stabiliți: îi cere expeditorului pagina lipsă, creează sarcina, înregistrează termenul și revine cu o reamintire. Fiecare pas cu consecințe necesită o aprobare. Mai multe detalii la Agenți AI pentru companii.

Sisteme și interfețe

Procesul se conectează la sistemele pe care le folosiți deja: căsuțe de e-mail prin protocoale standard sau interfețele Microsoft și Google, unități de stocare și SharePoint, sisteme de gestionare a documentelor precum DocuWare sau M-Files și sisteme ERP precum SAP, Microsoft Dynamics 365 sau Odoo. În cazul facturilor în formate structurate, datele sunt deja incluse în format, iar verificarea este mai simplă, vedeți Automatizarea facturilor primite. Numele sunt menționate cu titlu orientativ și nu indică un parteneriat.

Legislație și riscuri

• Protecția datelor: documentele conțin date cu caracter personal. Aveți nevoie de un acord de prelucrare a datelor cu fiecare furnizor (Art. 28 GDPR), de prelucrare în UE sau în Regatul Unit și de o regulă clară privind durata de păstrare a originalelor și a datelor extrase. Recomandările ICO privind AI și protecția datelor și Avizul 28/2024 al CEPD explică așteptările autorităților de supraveghere.
• Decizii automatizate: Art. 22 GDPR limitează deciziile privind o persoană care se bazează exclusiv pe prelucrare automatizată. Procesul citește și verifică, oamenii decid.
• Nu fac parte din ofertă: citirea candidaturilor pentru a clasifica candidații și evaluarea bonității sunt utilizări cu risc ridicat conform anexei III a Regulamentului privind AI. Nu dezvoltăm astfel de sisteme, vedeți Clase de risc.
• Păstrare și dovezi: documentelor contabile, fiscale și contractuale li se aplică termene legale de păstrare. Arhiva păstrează originalul, iar datele extrase îl susțin, dar nu îl înlocuiesc niciodată.
• Contracte: extragerea datelor și compararea cu o listă de verificare sprijină analiza. Evaluarea juridică rămâne în sarcina unui avocat, vedeți AI pentru avocați.
• Angajați: Art. 4 din Regulamentul privind AI impune un nivel suficient de competențe în domeniul AI. Această prezentare oferă informații generale și nu reprezintă consultanță juridică.

Cum măsurați rezultatele

Măsurați înainte și după, folosind un eșantion din propriile documente. Indicatorii utili sunt proporția documentelor procesate fără nicio corectură, rata corecturilor pentru fiecare câmp, timpul de la primire până la înregistrarea contabilă sau asociere, proporția documentelor din lista de excepții și numărul termenelor ratate. Rezultatele depind de calitatea documentelor și a regulilor, de aceea stabilim indicatorii împreună cu dumneavoastră de la început și nu promitem în avans rezultate numerice.

Unde se aplică

• Contabilitatea furnizorilor: compararea facturilor, confirmărilor de comandă și avizelor de însoțire a mărfii, vedeți Automatizarea facturilor.
• Cabinete de avocatură și departamente juridice: verificarea contractelor și a dosarelor pe baza unei liste de clauze, vedeți AI pentru avocați.
• Asigurări: verificarea polițelor în raport cu comanda și sortarea documentelor de daună, vedeți AI în asigurări.
• Logistică: asocierea scrisorilor de trăsură CMR și a dovezilor de livrare cu comenzile, vedeți AI în logistică.
• Producție: verificarea certificatelor și a rapoartelor de încercare în raport cu specificațiile, vedeți AI în producție.