Automatisation par l’IA · Documents OCR avec IA et traitement intelligent des documents : de la réception du courrier aux données validées, avec une personne à la dernière étape

Le problème

Dans la plupart des entreprises, le même scénario se répète cent fois par semaine. Un document arrive, quelqu’un l’ouvre, repère le fournisseur, la date, le montant ou la clause de résiliation, saisit ces informations dans un autre système et classe l’original. Les sources d’erreur courantes sont la ressaisie, les documents dont la structure est inhabituelle, les clauses passées inaperçues à la page 14 et les documents rattachés au mauvais dossier. Le travail est monotone mais exige de l’attention, ce qui le rend lent et fatigant.

Le processus en sept étapes

1. Réception : les e-mails, téléchargements depuis les portails, fichiers issus des scanners et lecteurs de stockage convergent vers un point d’entrée, avec l’expéditeur et l’horodatage.
2. Identification : le système reconnaît le type de document, par exemple une facture, un contrat, un certificat ou un courrier, ainsi que sa langue et sa qualité. Les documents numérisés passent d’abord par une reconnaissance de texte.
3. Extraction : l’IA lit les champs et passages dont vous avez besoin et les restitue sous forme de données structurées, avec pour chacun la page et l’emplacement de la source.
4. Vérification : des règles comparent le résultat à vos données de référence : le fournisseur existe, les totaux sont corrects, les données sont plausibles et les clauses obligatoires sont présentes. Les valeurs pour lesquelles l’IA est incertaine sont signalées.
5. Contrôle : une personne examine uniquement les exceptions, avec le document à côté des valeurs extraites. Les corrections sont enregistrées et améliorent les traitements ultérieurs.
6. Validation : les données validées sont transmises à l’ERP, au système documentaire ou au CRM, l’original est archivé et les échéances trouvées dans le document deviennent des tâches.
7. Journal : qui a validé quoi, ce que l’IA a modifié et quelle version des règles était applicable, pour servir de base aux contrôles.

Trois niveaux d'automatisation

Règles et modèles

Pour quelques mises en page stables, comme vos propres formulaires, des règles fixes suffisent. Elles sont prévisibles et peu coûteuses à exploiter, mais cessent de fonctionner lorsque la mise en page change.

Extraction assistée par l’IA

Pour de nombreuses mises en page, comme les factures de fournisseurs ou les contrats de différents partenaires, un modèle de langage lit le document et remplit les champs. Une personne vérifie les exceptions. Ce niveau couvre l’essentiel de ce que l’on appelle Intelligent Document Processing et, pour les contrats, inclut une vérification à partir d’une liste de clauses et d’écarts à contrôler.

Agents

Lorsqu’un document déclenche un processus, le système prend aussi en charge les étapes suivantes dans les limites que vous fixez : demander la page manquante à l’expéditeur, créer la tâche, enregistrer l’échéance, effectuer une relance. Chaque étape ayant des conséquences passe par une validation. Pour en savoir plus, consultez Agents IA pour les entreprises.

Systèmes et interfaces

Le processus se connecte à ce que vous utilisez déjà : les messageries via des protocoles standard ou les interfaces de Microsoft et Google, les lecteurs de stockage et SharePoint, les systèmes documentaires comme DocuWare ou M-Files, et les ERP comme SAP, Microsoft Dynamics 365 ou Odoo. Pour les factures dans des formats structurés, le format lui-même contient les données, ce qui simplifie la vérification ; voir Automatiser les factures fournisseurs. Ces noms sont cités à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat.

Droit et risques

• Protection des données : les documents contiennent des données personnelles. Il vous faut un contrat de sous-traitance avec chaque fournisseur (Art. 28 RGPD), un traitement dans l’UE ou au Royaume-Uni et une règle claire sur la durée de conservation des originaux et des données extraites. Les recommandations de l’ICO sur l’IA et la protection des données et l’avis 28/2024 du CEPD expliquent les attentes des autorités de contrôle.
• Décisions automatisées : l’Art. 22 RGPD limite les décisions concernant une personne qui sont fondées exclusivement sur un traitement automatisé. Le processus lit et vérifie, les personnes décident.
• En dehors de notre offre : lire des candidatures pour classer les candidats et évaluer la solvabilité sont des usages à haut risque selon l’annexe III du règlement sur l’IA. Nous ne les développons pas, voir les catégories de risque.
• Conservation et preuves : les documents comptables, fiscaux et contractuels sont soumis à des durées légales de conservation. L’archive conserve l’original ; les données extraites le complètent, mais ne le remplacent jamais.
• Contrats : l’extraction et la comparaison avec une liste de contrôle facilitent la vérification. L’appréciation juridique reste du ressort d’un avocat, voir IA pour avocats.
• Collaborateurs : l’Art. 4 du règlement sur l’IA exige des compétences suffisantes en IA. Ce résumé fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique.

Comment mesurer les résultats

Effectuez une mesure avant et après sur un échantillon de vos propres documents. Les indicateurs utiles sont la proportion de documents traités sans aucune correction, le taux de correction par champ, le délai entre la réception et la comptabilisation ou l’affectation, la proportion de documents dans la liste des exceptions et le nombre d’échéances manquées. Les résultats dépendent de la qualité des documents et des règles. C’est pourquoi nous définissons les indicateurs avec vous au départ et ne promettons aucun chiffre à l’avance.

Où ce processus convient

• Comptabilité fournisseurs : rapprochement des factures, confirmations de commande et bons de livraison, voir Automatisation des factures.
• Cabinets d’avocats et services juridiques : vérification des contrats et ensembles de documents à partir d’une liste de clauses, voir IA pour avocats.
• Assurance : rapprochement des polices avec la demande et tri des documents de sinistre, voir IA en assurance.
• Logistique : rattachement des lettres de voiture CMR et des preuves de livraison aux ordres de transport, voir IA en logistique.
• Production : vérification des certificats et des rapports de contrôle au regard des spécifications, voir IA en production.