Automatisation par l’IA · Industrie IA dans l’industrie et la construction mécanique : automatiser les commandes, les documents qualité et le service après-vente

Processus courants en production

Il s’agit de processus courants, pas de projets clients. Dans chaque cas, l’IA prépare le travail et le vérifie selon vos règles, puis une personne des ventes, des achats ou de la qualité décide. Le travail de fabrication lui-même, c’est-à-dire les ordres de fabrication, les rapports d’équipe et la qualité en usine, est présenté sur la page IA en production.

1. Intégrer les commandes et les demandes dans l’ERP

Les commandes et les demandes arrivent sous forme de PDF, d’e-mails, de dessins et d’exports de portails, chaque client ayant sa propre présentation.

• Entrée : la commande ou la demande par e-mail, via un portail ou au format PDF.
• L’IA prépare : elle lit les références d’articles, les quantités, les dates de livraison et les prix, les compare au référentiel des articles et aux tarifs, puis signale les incohérences : un article inconnu, un prix différent du tarif ou une date de livraison trop proche par rapport au délai nécessaire. Elle prépare la commande client et la confirmation de commande.
• Le service commercial vérifie : chaque écart signalé. Les commandes standard sans écart peuvent être validées en un clic.
• Sortie : une commande client à l’état de brouillon dans l’ERP et un projet de confirmation destiné au client.

2. Documents qualité et certificats

Les certificats matière, les rapports de contrôle et les déclarations des fournisseurs doivent être vérifiés au regard des spécifications, puis classés.

• Entrée : les certificats et rapports d’essai des fournisseurs, vos propres relevés de mesure, les spécifications ou le dessin.
• L’IA prépare : elle lit les valeurs, les compare aux limites des spécifications, répertorie chaque écart avec la page source et constitue le dossier de contrôle du lot. En cas d’écart, elle prépare le rapport avec les valeurs mesurées.
• L’assurance qualité vérifie : chaque écart et autorise la libération du lot. Les déclarations de conformité sont signées par les personnes habilitées.
• Sortie : un ensemble de documents vérifiés pour chaque lot et, si nécessaire, un projet de rapport d’écart.

3. Confirmations de fournisseurs et réception des marchandises

Les confirmations de commande et les bons de livraison sont comparés à la commande, généralement lorsque quelqu’un trouve le temps de le faire.

• Entrée : la commande, la confirmation du fournisseur et le bon de livraison.
• L’IA prépare : elle compare le prix, la quantité, la date de livraison et les conditions, puis répertorie les différences avec les deux lignes correspondantes des documents. Les confirmations sans différence sont marquées comme vérifiées.
• L’acheteur vérifie : chaque différence et décide de l’accepter ou de reprendre contact avec le fournisseur.
• Sortie : une brève synthèse pour l’acheteur et des dates de livraison actualisées dans l’ERP.

4. Demandes de service après-vente et de pièces de rechange

Les clients demandent des pièces de rechange, des manuels et de l’aide en cas de panne, souvent avec pour seule information un numéro de série ou une photo.

• Entrée : la demande avec un numéro de série, une photo ou une description de la panne.
• L’IA prépare : elle identifie la machine et sa variante à partir du numéro de série, trouve la section correspondante du manuel et la liste des pièces de rechange, puis rédige un projet de réponse avec les pages sources.
• Le technicien du service après-vente vérifie : la réponse avant son envoi et prend en charge tout ce qui touche à la sécurité ou à la garantie légale.
• Sortie : un projet de réponse avec les sources et un ticket de service après-vente avec les informations déjà renseignées.

Ce qui reste du ressort des ingénieurs et ce que nous ne faisons pas

• Technique et sécurité : les décisions de conception, les évaluations des risques et la validation d’un produit restent du ressort du personnel qualifié.
• Conformité : la signature relative aux déclarations de conformité et au marquage CE relève de la personne responsable, jamais d’un logiciel.
• Personnel de production : nous ne construisons pas de systèmes qui attribuent du travail aux salariés, surveillent leur comportement ou évaluent leurs performances. Ils sont classés à haut risque selon l’annexe III du règlement sur l’IA, voir les catégories de risques.
• Commande des machines : nous automatisons les documents et la communication, pas les systèmes de commande ni les fonctions de sécurité.
• Chat destiné aux clients : il répond à partir de vos documents, cite ses sources, indique clairement qu’il s’agit d’une IA et transmet au service après-vente toute question de sécurité, de garantie légale ou de responsabilité.

Les règles à connaître

Le tableau présente les principales sources à titre indicatif. Les règles applicables dépendent de votre produit, de vos marchés et des exigences de vos clients.

Le RGPD s’applique également aux données des salariés et des clients : un contrat de sous-traitance avec chaque prestataire (Art. 28) et un traitement dans l’UE ou au Royaume-Uni. L’Art. 4 du règlement sur l’IA exige des compétences suffisantes en IA pour les collaborateurs ; l’Art. 50 exige que les chatbots IA se présentent comme tels. Cette présentation fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Votre responsable qualité, votre comité d’entreprise et votre conseiller juridique peuvent confirmer les règles applicables.

Les systèmes que vous utilisez probablement

Les fabricants utilisent généralement un ERP comme SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo ou Sage, souvent avec un système distinct de gestion de la qualité ou de la maintenance et un espace de stockage contenant les dessins et les certificats. Nous nous connectons par les interfaces proposées par ces systèmes (API, export, EDI, e-mail ou dossier surveillé) et travaillons en parallèle lorsqu’il n’y en a pas. Ces noms sont donnés à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat.

Comment les assistants IA trouvent les fabricants

Les acheteurs demandent à ChatGPT, Gemini ou aux aperçus IA de Google de trouver un « sous-traitant pour des pièces tournées avec certification ISO 9001 en Haute-Autriche » ou « qui fabrique des boîtiers en acier inoxydable sur mesure ». La réponse s’appuie sur les pages consacrées aux produits et aux capacités, les registres de certification, les annuaires professionnels, les listes d’exposants de salons et les avis.

• Une page par famille de produits ou procédé : matériaux, tolérances, tailles de lots, certifications et délais de livraison, dans un langage simple.
• Données structurées : Schema.org Product, Organization et certifications, pour permettre aux machines de lire les faits.
• Des informations d’entreprise cohérentes : le même nom, la même adresse et les mêmes certificats sur le site web, dans les annuaires et dans les registres de certification.
• Documents pouvant être cités : fiches techniques et descriptions techniques sous forme de pages lisibles, pas uniquement de documents numérisés.

Notre guide SEO B2B pour l’industrie détaille ces points.

L’automatisation en vaut-elle la peine ? Huit questions

1. Une personne ressaisit-elle chaque jour dans l’ERP des commandes reçues en PDF ou par e-mail ?
2. Les clients envoient-ils des demandes sans référence d’article, avec seulement un dessin ou une photo ?
3. Les certificats sont-ils vérifiés par simple examen visuel par rapport aux spécifications ?
4. Les confirmations de commande des fournisseurs ne sont-elles comparées à la commande que de temps en temps ?
5. Le service après-vente passe-t-il du temps à trouver la bonne page du manuel pour un numéro de série ?
6. Les documents qualité se trouvent-ils à la fois dans des dossiers, des tableaux et dans l’ERP ?
7. Une règle écrite précise-t-elle ce qui peut être transmis aux outils d’IA et qui vérifie le résultat ?
8. Pouvez-vous citer une tâche pour laquelle une première version à vérifier ferait déjà gagner du temps ?

Trois réponses positives ou plus indiquent généralement un processus qu’il vaut la peine de tester. Une réponse positive à la question 7 est indispensable.