Automatización con IA · Industria IA en la industria y la fabricación de maquinaria: automatizar pedidos, documentación de calidad y servicio técnico

Procesos habituales en la producción

Son procesos habituales, no proyectos de clientes. En todos ellos, la IA prepara el trabajo y lo comprueba según sus reglas, y una persona de ventas, compras o calidad decide. Para el trabajo en la propia fábrica, es decir, las órdenes de fabricación, los partes de turno y la calidad en planta, está la página IA en la producción.

1. Incorporar pedidos y solicitudes al ERP

Los pedidos y las solicitudes llegan como PDF, correo electrónico, plano o exportación de un portal, cada cliente con su propia estructura.

• Entrada: el pedido o la solicitud por correo electrónico, portal o PDF.
• La IA prepara: lee referencias de artículos, cantidades, fechas de entrega y precios, los coteja con el maestro de artículos y las listas de precios, y marca lo que no encaja: un artículo desconocido, un precio distinto al de la lista o una fecha de entrega anterior a la que permite el plazo de suministro. Redacta el pedido del cliente y la confirmación del pedido.
• Ventas revisa: cada desviación marcada. Los pedidos estándar sin desviaciones pueden aprobarse con un clic.
• Resultado: un borrador del pedido del cliente en el ERP y un borrador de confirmación para el cliente.

2. Documentación de calidad y certificados

Los certificados de materiales, las actas de inspección y las declaraciones de proveedores deben contrastarse con las especificaciones y archivarse.

• Entrada: certificados e informes de inspección de los proveedores, sus propios registros de mediciones y las especificaciones o el plano.
• La IA prepara: lee los valores, los compara con los límites de las especificaciones, enumera cada desviación indicando la página de la que procede y reúne el expediente de inspección del lote. Si hay una desviación, redacta un borrador del informe con los valores medidos.
• El departamento de calidad revisa: cada desviación y autoriza la liberación del lote. Las declaraciones de conformidad las firman las personas autorizadas para ello.
• Resultado: un conjunto de documentos revisado por lote y, si es necesario, un borrador del informe de desviaciones.

3. Confirmaciones de proveedores y recepción de mercancías

Las confirmaciones de pedido y los albaranes se comparan con el pedido, normalmente cuando alguien encuentra tiempo.

• Entrada: pedido, confirmación del proveedor y albarán.
• La IA prepara: compara precio, cantidad, fecha de entrega y condiciones, y enumera las diferencias mostrando las dos líneas de los documentos correspondientes. Las confirmaciones sin diferencias se marcan como revisadas.
• El responsable de compras revisa: cada diferencia y decide si la acepta o solicita una aclaración al proveedor.
• Resultado: un breve resumen para el responsable de compras y fechas de entrega actualizadas en el ERP.

4. Solicitudes de servicio técnico y recambios

Los clientes solicitan recambios, manuales y ayuda ante averías, a menudo solo con un número de serie o una foto.

• Entrada: la solicitud con número de serie, foto o descripción del fallo.
• La IA prepara: identifica la máquina y su variante a partir del número de serie, encuentra el apartado correspondiente del manual y la lista de recambios, y redacta un borrador de respuesta con las páginas de las fuentes.
• El técnico de servicio revisa: la respuesta antes de enviarla y se ocupa de todo lo relacionado con la seguridad o la garantía.
• Resultado: un borrador de respuesta con fuentes y un ticket de servicio técnico con los datos ya rellenados.

Qué sigue en manos de los ingenieros y qué no hacemos

• Ingeniería y seguridad: las decisiones de diseño, las evaluaciones de riesgos y la aprobación de un producto siguen en manos de personal cualificado.
• Conformidad: las declaraciones de conformidad y el marcado CE los firma la persona responsable, nunca un programa.
• Personas que trabajan en la fabricación: no desarrollamos sistemas que asignen trabajo a los empleados, supervisen su comportamiento o evalúen su rendimiento. Son de alto riesgo según el anexo III del Reglamento de IA; véase Niveles de riesgo.
• Control de máquinas: automatizamos documentos y comunicaciones, no sistemas de control ni funciones de seguridad.
• Chat para clientes: responde a partir de sus documentos, con fuentes, indica claramente que es una IA y deriva al servicio técnico todo lo relacionado con seguridad, garantía o responsabilidad.

Normas que conviene conocer

La tabla recoge las principales fuentes a título orientativo. Las normas aplicables dependen de su producto, sus mercados y los requisitos de sus clientes.

Además, el RGPD se aplica a los datos de empleados y clientes: un contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor (Art. 28) y tratamiento en la UE o en el Reino Unido. El Art. 4 del Reglamento de IA exige un nivel suficiente de competencia en IA del personal; el Art. 50 exige que los chatbots se identifiquen como IA. Esta información es general y no constituye asesoramiento jurídico. Su responsable de calidad, su comité de empresa y su asesor jurídico pueden confirmar qué normas se aplican.

Sistemas que probablemente utilice

Los fabricantes suelen trabajar con un ERP como SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo o Sage, a menudo con un sistema independiente de calidad o mantenimiento y una unidad de almacenamiento con planos y certificados. Integramos los procesos mediante las interfaces que ofrecen estos sistemas (API, exportación, EDI, correo electrónico o una carpeta supervisada) y trabajamos en paralelo donde no las hay. Los nombres se indican a título orientativo y no implican ninguna colaboración comercial.

Cómo encuentran los asistentes de IA a los fabricantes

Los responsables de compras preguntan a ChatGPT, Gemini o las Vistas creadas con IA de Google por «fabricantes por encargo de piezas torneadas con ISO 9001 en Alta Austria» o «quién fabrica carcasas de acero inoxidable a medida». La respuesta se elabora a partir de páginas de productos y capacidades, registros de certificación, directorios sectoriales, listas de ferias y reseñas.

• Una página por grupo de productos o proceso: materiales, tolerancias, tamaños de lote, certificaciones y plazos de entrega en palabras sencillas.
• Datos estructurados: Schema.org Product, Organization y certificaciones, para que las máquinas puedan leer los datos.
• Datos de empresa coherentes: el mismo nombre, la misma dirección y los mismos certificados en el sitio web, los directorios y los registros de certificación.
• Documentación que se pueda citar: fichas técnicas y descripciones técnicas en páginas legibles, no solo como documentos escaneados.

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¿Merece la pena automatizar? Ocho preguntas

1. ¿Alguien pasa a mano cada día al ERP los pedidos recibidos en PDF o por correo electrónico?
2. ¿Los clientes envían solicitudes sin número de artículo, solo con un plano o una foto?
3. ¿Los certificados se cotejan a simple vista con la especificación?
4. ¿Las confirmaciones de pedido de los proveedores solo se comparan a veces con el pedido?
5. ¿El servicio técnico dedica tiempo a encontrar la página correcta del manual para un número de serie?
6. ¿La documentación de calidad está repartida a la vez entre carpetas, hojas de cálculo y el ERP?
7. ¿Existe una norma por escrito sobre qué se puede introducir en las herramientas de IA y quién revisa el resultado?
8. ¿Puede indicar una tarea en la que disponer de un borrador para revisar ya ahorraría tiempo?

Tres o más respuestas afirmativas suelen indicar un proceso que merece la pena probar. La pregunta 7 es un requisito previo.