Automatisation par l’IA · Logistique IA en logistique : automatiser les ordres de transport, les documents CMR et les dossiers de sinistre. Ce qui reste du ressort des agents d’exploitation

Processus courants en logistique

Il s’agit de processus courants, pas de projets clients. Dans chacun, l’IA prépare et classe, puis un agent d’exploitation ou un gestionnaire décide. Pour l’entrepôt et les expéditions au sein de votre entreprise, consultez la page IA en logistique et en entrepôt.

1. Intégrer les ordres de transport dans le TMS

Les ordres arrivent par e-mail, PDF, portail client ou EDI, chaque client ayant sa propre présentation et ses propres abréviations.

• Entrée : l’ordre reçu par e-mail, en PDF ou dans un export du portail.
• L’IA prépare : elle lit les adresses d’enlèvement et de livraison, les créneaux horaires, la marchandise, les poids, le nombre de palettes et les particularités, identifie le client et le tarif convenu, puis signale les éléments peu clairs ou inhabituels, comme une mention de marchandises dangereuses. Elle prépare un projet d’ordre dans le système de gestion du transport.
• L’agent d’exploitation vérifie : chaque point signalé et décide de la sous-traitance ou du chargement. Les marchandises dangereuses sont toujours traitées par une personne disposant de la qualification requise.
• Sortie : un projet d’ordre dans le TMS et un projet de confirmation pour le client.

2. Lettres de voiture et preuves de livraison

Les lettres de voiture CMR signées, les récépissés de livraison et les photos reviennent des conducteurs et des destinataires dans des états très variables.

• Entrée : documents numérisés et photos de lettres de voiture CMR, de bons de livraison et de récépissés.
• L’IA prépare : elle lit le numéro d’expédition, la date, les signatures et les mentions, rattache chaque document à son ordre de transport et met en évidence les réserves, comme un dommage ou un manquant signalé par le destinataire. Elle signale les signatures et les pages manquantes.
• Le gestionnaire vérifie : chaque réserve mise en évidence et chaque document incomplet.
• Sortie : l’ordre marqué comme terminé et prêt à être facturé, avec une courte liste des documents nécessitant un suivi.

3. Vérification des factures de transport

Les factures des transporteurs et des sous-traitants sont comparées au tarif convenu, à l’ordre de transport et à la preuve de livraison.

• Entrée : la facture, l’accord tarifaire, l’ordre de transport et la preuve de livraison.
• L’IA prépare : elle compare le tarif, le trajet, le poids, les suppléments et le temps d’attente, puis répertorie chaque écart avec les lignes sources correspondantes.
• Le gestionnaire vérifie : chaque écart et décide de payer, de demander des précisions ou de contester.
• Sortie : un bref résumé par facture et les factures validées transmises à la comptabilité.

4. Demandes sur les expéditions et dossiers de sinistre

Les clients demandent où se trouve leur marchandise. En cas de problème, le dossier de sinistre doit être constitué rapidement.

• Entrée : la demande, les données de suivi du TMS ou du système de suivi et, en cas de dommage, la lettre de voiture CMR, les photos, la correspondance et les données de livraison.
• L’IA prépare : une réponse avec le statut actuel fourni par le système et, en cas de dommage, un dossier contenant tous les documents classés par date, les réserves formulées à la livraison et les délais applicables.
• Le gestionnaire de sinistres vérifie : la réponse en cas de problème et décide de la responsabilité, d’un accord amiable et de chaque déclaration.
• Sortie : un projet de réponse ou une information sur le statut, ainsi qu’un dossier de sinistre complet.

Ce qui reste du ressort humain et ce que nous ne faisons pas

• Planification et sous-traitance : la planification, l’attribution des chargements et la décision de qui transporte quoi restent du ressort des agents d’exploitation.
• Douane et marchandises dangereuses : les déclarations relèvent de la responsabilité du déclarant, et les marchandises dangereuses sont traitées par des personnes disposant de la qualification appropriée. L’IA lit et prépare, elle ne dépose jamais de déclaration.
• Conducteurs et personnel : nous ne développons pas de systèmes qui attribuent des tâches à des personnes en fonction de leur comportement, les surveillent ou évaluent leurs performances. Ils sont classés à haut risque selon l’annexe III du règlement sur l’IA. Voir les classes de risque.
• Décisions sur les sinistres : le gestionnaire de sinistres décide des questions de responsabilité, d’accord amiable et de déclaration.
• Chat client : il renseigne sur le statut à partir de données en temps réel, indique clairement qu’il s’agit d’une IA et transmet les exceptions et les sinistres à une personne.

Les règles à connaître

Le tableau présente les principales sources à titre indicatif. Les règles applicables dépendent du mode de transport, du trajet et du contrat.

Concernant les personnes : lorsque l’IA est utilisée pour gérer les salariés, l’annexe III du règlement sur l’IA classe l’attribution des tâches ainsi que la surveillance et l’évaluation des performances parmi les usages à haut risque. En Allemagne, le comité d’entreprise dispose d’un droit de codécision sur les dispositifs techniques pouvant surveiller le comportement ou les performances (§ 87 BetrVG). Le RGPD s’applique également aux données des conducteurs et des clients : un contrat de sous-traitance avec chaque fournisseur (Art. 28) et un traitement dans l’UE ou au Royaume-Uni. L’Art. 4 du règlement sur l’IA exige des compétences suffisantes en IA chez les collaborateurs, et l’Art. 50 exige que les chatbots d’IA se présentent comme tels. Cette vue d’ensemble fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Votre conseiller juridique et votre organisation professionnelle peuvent confirmer les règles applicables.

Les systèmes que vous utilisez probablement

Les commissionnaires de transport et les transporteurs travaillent généralement avec un système de gestion du transport comme SAP TM, CargoWise ou le TMS d’un fournisseur spécialisé. Ils utilisent souvent aussi une bourse de fret, une plateforme de suivi des expéditions comme project44 ou Transporeon et un logiciel comptable. Nous utilisons les interfaces proposées par ces systèmes (API, EDI, export, e-mail ou dossier surveillé) pour les connecter. Lorsqu’il n’y en a pas, nous travaillons en parallèle du système. Ces noms sont cités à titre indicatif et n’impliquent aucun partenariat.

Comment les assistants IA trouvent des prestataires logistiques

Les chargeurs demandent à ChatGPT, Gemini ou aux Aperçus IA de Google « un transporteur de fret palettisé de Linz à Rotterdam » ou « un commissionnaire de transport pour des marchandises sous température dirigée ». La réponse s’appuie sur les pages de l’entreprise, les listes d’organisations professionnelles et de certifications, sa fiche d’établissement Google et les avis.

• Une page par liaison, prestation ou type de marchandise : trajets, délais de transport, types de véhicules, manutention et certifications expliqués simplement.
• Des justificatifs vérifiables : autorisations, adhésions comme à la FIATA, certificats ISO et statut douanier indiqués de façon cohérente partout.
• Des informations cohérentes sur l’entreprise : nom, adresse, implantations et coordonnées identiques sur le site, dans les annuaires et sur la fiche d’établissement Google.
• Données structurées : Schema.org Organization avec les prestations et la zone d’activité.

L’automatisation en vaut-elle la peine ? Huit questions

1. Quelqu’un ressaisit-il dans le TMS les ordres de transport reçus par e-mail ou en PDF ?
2. Les lettres de voiture CMR signées et les reçus s’accumulent-ils avant d’être rattachés aux ordres de transport ?
3. La conformité des factures de fret aux tarifs n’est-elle vérifiée qu’en partie ?
4. Les clients appellent-ils pour savoir où se trouve leur marchandise ?
5. La constitution d’un dossier de sinistre demande-t-elle des jours de recherche dans les boîtes mail ?
6. Les délais de réserves et de réclamations sont-ils suivis de mémoire ?
7. Une règle écrite précise-t-elle ce qui peut être transmis aux outils d’IA et qui vérifie le résultat ?
8. Pouvez-vous citer une tâche pour laquelle une première version à vérifier ferait déjà gagner du temps ?

Trois réponses positives ou plus indiquent généralement un processus qu’il vaut la peine de tester. Une réponse positive à la question 7 est indispensable.