Automatização com IA · Logística IA na logística: automatizar ordens de transporte, documentos CMR e sinistros, e o que continua a cargo dos gestores de tráfego

Processos típicos na logística

São processos típicos, não projetos de clientes. Em cada um, a IA prepara e associa, e um gestor de tráfego ou colaborador administrativo decide. Para o armazém e a expedição na própria empresa, consulte a página IA na logística e no armazém.

1. Ordens de transporte no TMS

As ordens chegam por correio eletrónico, PDF, portal do cliente ou EDI, cada cliente com a sua própria estrutura e abreviaturas.

• Entrada: a ordem por correio eletrónico, PDF ou exportação do portal.
• A IA prepara: lê as moradas de recolha e entrega, as janelas horárias, a mercadoria, os pesos, o número de paletes e as particularidades, associa o cliente e o preço acordado e assinala o que é pouco claro ou invulgar, por exemplo uma indicação de mercadoria perigosa. Cria um rascunho da ordem no sistema de gestão de transportes.
• O gestor de tráfego verifica: cada ponto assinalado e decide sobre a subcontratação ou o carregamento. As mercadorias perigosas são sempre tratadas por uma pessoa com a qualificação necessária.
• Saída: um rascunho da ordem no TMS e um rascunho de confirmação para o cliente.

2. Cartas de porte e comprovativos de entrega

As declarações de expedição CMR assinadas, os recibos de entrega e as fotografias regressam dos motoristas e destinatários nos mais diversos estados.

• Entrada: digitalizações e fotografias de declarações de expedição CMR, guias de remessa e recibos.
• A IA prepara: lê o número da expedição, a data, as assinaturas e as observações, associa cada documento à sua ordem e destaca reservas, por exemplo um dano ou uma quantidade em falta assinalados pelo destinatário. Assinala assinaturas e páginas em falta.
• O colaborador administrativo verifica: cada reserva destacada e cada documento incompleto.
• Saída: a ordem assinalada como concluída e pronta para faturação, acompanhada de uma breve lista dos documentos que ainda exigem acompanhamento.

3. Verificação de faturas de transporte

As faturas de transportadores e subcontratados são comparadas com o preço acordado, a ordem e o comprovativo de entrega.

• Entrada: a fatura, o acordo de preços, a ordem e o comprovativo de entrega.
• A IA prepara: compara o preço, o percurso, o peso, as sobretaxas e o tempo de espera e lista cada diferença com as linhas de onde provém.
• O colaborador administrativo verifica: cada diferença e decide se paga, pede esclarecimentos ou contesta.
• Saída: um breve resumo por fatura e o envio das faturas aprovadas para a contabilidade.

4. Pedidos sobre expedições e sinistros

Os clientes perguntam onde está a sua mercadoria. Quando algo corre mal, o processo do sinistro tem de ser reunido rapidamente.

• Entrada: o pedido, os dados de estado no TMS ou no sistema de seguimento e, em caso de dano, a declaração de expedição CMR, fotografias, correspondência e dados da entrega.
• A IA prepara: uma resposta com o estado atual obtido do sistema e, em caso de danos, um processo com todos os documentos ordenados por data, as reservas formuladas na entrega e os prazos aplicáveis.
• O gestor de sinistros verifica: a resposta quando algo correu mal e decide sobre a responsabilidade, o acordo e cada participação.
• Saída: um rascunho de resposta ou uma informação de estado e um processo de sinistro completo.

O que continua nas mãos das pessoas e o que não fazemos

• Gestão de tráfego e subcontratação: o planeamento, a atribuição de cargas e a decisão sobre quem transporta o quê continuam a cargo dos gestores de tráfego.
• Alfândega e mercadorias perigosas: as declarações são da responsabilidade do declarante, e as mercadorias perigosas são tratadas por pessoas com a qualificação adequada. A IA lê e prepara, mas nunca submete declarações.
• Motoristas e pessoal: não desenvolvemos sistemas que atribuem tarefas a pessoas com base no seu comportamento, as monitorizam ou avaliam o seu desempenho. São de risco elevado nos termos do Anexo III do Regulamento da IA; veja as classes de risco.
• Decisões sobre sinistros: o gestor de sinistros decide sobre a responsabilidade, o acordo e a participação.
• Chat com clientes: fornece informações de estado com base em dados em tempo real, indica claramente que é uma IA e encaminha as exceções e os sinistros para uma pessoa.

As regras essenciais

A tabela indica as principais fontes para orientação. As regras aplicáveis dependem do modo de transporte, do percurso e do contrato.

Quanto às pessoas: quando a IA é utilizada para gerir trabalhadores, o Anexo III do Regulamento da IA classifica a atribuição de tarefas, bem como a monitorização e a avaliação do desempenho, como risco elevado. Na Alemanha, a comissão de trabalhadores tem direito de codecisão sobre dispositivos técnicos que possam monitorizar o comportamento ou o desempenho (§ 87 BetrVG). O RGPD também se aplica aos dados de motoristas e clientes: contrato de subcontratação com cada prestador (Art. 28) e tratamento na UE ou no Reino Unido. O Art. 4 do Regulamento da IA exige literacia em IA suficiente dos colaboradores, e o Art. 50 exige que os chatbots de IA se identifiquem como tal. Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico. O seu consultor jurídico e a sua associação podem confirmar o que se aplica.

Sistemas que provavelmente utiliza

Os transitários e transportadores trabalham geralmente com um sistema de gestão de transportes, como SAP TM, CargoWise ou um TMS de um prestador especializado, muitas vezes com uma bolsa de cargas, uma plataforma de seguimento de expedições, como project44 ou Transporeon, e software de contabilidade. Fazemos a ligação através das interfaces disponibilizadas por esses sistemas (API, EDI, exportação, correio eletrónico ou uma pasta monitorizada) e trabalhamos em paralelo quando não existem interfaces. Os nomes servem de orientação e não significam uma parceria.

Como os assistentes de IA encontram prestadores de serviços logísticos

Os expedidores perguntam ao ChatGPT, ao Gemini ou ao Google AI Overviews por «um transportador de mercadoria paletizada de Linz para Roterdão» ou «um transitário para mercadorias com temperatura controlada». A resposta baseia-se nas páginas da empresa, em listas de associações e certificações, no Perfil de Empresa no Google e nas avaliações.

• Uma página por rota, serviço ou tipo de mercadoria: percursos, tempos de trânsito, tipos de veículos, manuseamento e certificações em palavras simples.
• Comprovativos verificáveis: autorizações, filiações como a FIATA, certificados ISO e estatuto aduaneiro indicados de forma igual em todo o lado.
• Dados uniformes da empresa: nome, morada, localizações e contactos iguais no site, nos diretórios e no Perfil de Empresa no Google.
• Dados estruturados: Schema.org Organization com os serviços e a área de atuação.

Vale a pena automatizar? Oito perguntas

1. Alguém introduz manualmente no TMS as ordens de transporte recebidas por correio eletrónico e PDF?
2. As declarações de expedição CMR assinadas e os recibos ficam acumulados antes de serem associados às ordens?
3. As faturas de transporte só são parcialmente verificadas face aos preços?
4. Os clientes telefonam para perguntar onde está a sua mercadoria?
5. Reunir um processo de sinistro exige dias de pesquisa nas caixas de correio?
6. Os prazos para reservas e pretensões são acompanhados de memória?
7. Existe uma regra escrita sobre o que pode ser introduzido nas ferramentas de IA e quem verifica o resultado?
8. Consegue indicar uma tarefa em que um simples rascunho para revisão já permitiria poupar tempo?

Três ou mais respostas afirmativas indicam, em geral, um processo que vale a pena testar. A pergunta 7 é a condição prévia.