Automatizácia pomocou AI · Logistika AI logistics: automatizácia prepravných objednávok, dokumentov CMR a škodových prípadov a čo zostáva na dispečeroch

Typické procesy v logistike

Ide o typické procesy, nie o zákaznícke projekty. V každom AI pripravuje a priraďuje podklady a dispečer alebo referent rozhoduje. Skladu a expedícii vo vlastnej prevádzke sa venuje stránka AI v logistike a sklade.

1. Prepravné objednávky do TMS

Objednávky prichádzajú e-mailom, vo formáte PDF, cez zákaznícky portál alebo EDI, pričom každý zákazník používa vlastné usporiadanie a vlastné skratky.

• Vstup: Objednávka e-mailom, vo formáte PDF alebo ako export z portálu.
• AI pripraví podklady: Vyčíta adresy vyzdvihnutia a doručenia, časové okná, tovar, hmotnosti, počty paliet a osobitosti, priradí zákazníka a dohodnutú cenu a označí, čo je nejasné alebo neobvyklé, napríklad upozornenie na nebezpečný tovar. Pripraví návrh objednávky v systéme riadenia prepravy.
• Dispečer skontroluje: Každý označený bod a rozhodne o zadaní prepravy externému dopravcovi alebo o naložení. Nebezpečný tovar vždy rieši osoba s požadovanou kvalifikáciou.
• Výstup: Návrh objednávky v TMS a návrh potvrdenia pre zákazníka.

2. Nákladné listy a doklady o doručení

Podpísané nákladné listy CMR, potvrdenia o doručení a fotografie sa vracajú od vodičov a príjemcov v najrôznejšom stave.

• Vstup: Skeny a fotografie nákladných listov CMR, dodacích listov a potvrdení.
• AI pripraví podklady: Vyčíta číslo zásielky, dátum, podpisy a poznámky, priradí každý dokument k jeho objednávke a zvýrazní výhrady, napríklad poškodenie alebo chýbajúce množstvo zaznamenané príjemcom. Označí chýbajúce podpisy a strany.
• Referent skontroluje: Každú zvýraznenú výhradu a každý neúplný dokument.
• Výstup: Objednávka označená ako dokončená a pripravená na fakturáciu a krátky zoznam dokumentov, ktorých doplnenie treba sledovať.

3. Kontrola prepravných faktúr

Faktúry od dopravcov a subdodávateľov sa porovnávajú s dohodnutou cenou, objednávkou a dokladom o doručení.

• Vstup: Faktúra, cenová dohoda, objednávka a doklad o doručení.
• AI pripraví podklady: Porovná cenu, trasu, hmotnosť, príplatky a čas čakania a vypíše každý rozdiel spolu s riadkami, z ktorých vyplýva.
• Referent skontroluje: Každý rozdiel a rozhodne, či zaplatí, požiada o vysvetlenie alebo podá reklamáciu.
• Výstup: Krátke zhrnutie ku každej faktúre a schválené faktúry odovzdané účtovnému oddeleniu.

4. Otázky o zásielkach a škodové prípady

Zákazníci sa pýtajú, kde je ich tovar. Keď sa niečo pokazí, treba rýchlo zostaviť spis k škodovému prípadu.

• Vstup: Otázka, údaje o stave v TMS alebo systéme sledovania zásielok a pri škode nákladný list CMR, fotografie, korešpondencia a údaje o doručení.
• AI pripraví podklady: Odpoveď s aktuálnym stavom zo systému a pri škodách spis so všetkými dokumentmi zoradenými podľa dátumu, výhradami uplatnenými pri doručení a príslušnými lehotami.
• Referent škodových udalostí skontroluje: Odpoveď, ak sa niečo pokazilo, a rozhodne o zodpovednosti, dohode o urovnaní a každom nahlásení.
• Výstup: Návrh odpovede alebo informácia o stave a úplný škodový spis.

Čo zostáva na ľuďoch a čo nerobíme

• Dispečerské riadenie a externé zabezpečenie prepravy: Plánovanie, prideľovanie nákladov a rozhodovanie o tom, kto čo prepravuje, zostávajú na dispečeroch.
• Clo a nebezpečný tovar: Za colné vyhlásenia zodpovedá deklarant a nebezpečný tovar riešia osoby s príslušnou kvalifikáciou. AI číta a pripravuje podklady, nikdy ich nepodáva.
• Vodiči a zamestnanci: Nevytvárame systémy, ktoré jednotlivým osobám prideľujú úlohy na základe ich správania, monitorujú ich alebo hodnotia ich výkon. Podľa prílohy III nariadenia o AI ide o vysokorizikové systémy, pozrite si Rizikové triedy.
• Rozhodnutia o škodách: O zodpovednosti, dohode o urovnaní a nahlásení rozhoduje referent škodových udalostí.
• Zákaznícky chat: Poskytuje informácie o stave na základe aktuálnych údajov, jasne uvádza, že ide o AI, a výnimky aj škody odovzdáva človeku.

Pravidlá, na ktorých záleží

Tabuľka uvádza najdôležitejšie zdroje na orientáciu. To, aké pravidlá platia, závisí od druhu dopravy, trasy a zmluvy.

Pre ľudí platí: Ak sa AI používa na riadenie zamestnancov, príloha III nariadenia o AI uvádza prideľovanie úloh, monitorovanie a hodnotenie výkonu ako vysokorizikové použitia a v Nemecku má zamestnanecká rada právo spolurozhodovať pri technických zariadeniach, ktoré môžu monitorovať správanie alebo výkon (§ 87 BetrVG). Na údaje vodičov a zákazníkov sa navyše vzťahuje GDPR: zmluva o spracúvaní osobných údajov s každým poskytovateľom (Art. 28) a spracúvanie v EÚ alebo v Spojenom kráľovstve. Art. 4 nariadenia o AI vyžaduje dostatočnú gramotnosť v oblasti AI zamestnancov, Art. 50 vyžaduje, aby AI chatboty dali najavo, že ide o AI. Tento prehľad poskytuje všeobecné informácie a nie je právnym poradenstvom. Váš právny poradca a Vaše združenie môžu potvrdiť, čo platí.

Systémy, ktoré pravdepodobne používate

Zasielatelia a dopravcovia zvyčajne pracujú so systémom riadenia prepravy, napríklad SAP TM, CargoWise alebo TMS od špecializovaného poskytovateľa, často zároveň s burzou prepráv, platformou na sledovanie zásielok, napríklad project44 alebo Transporeon, a účtovným softvérom. Napájame sa cez rozhrania, ktoré tieto systémy ponúkajú (API, EDI, export, e-mail alebo sledovaný priečinok), a tam, kde rozhrania nie sú, pracujeme popri existujúcich systémoch. Názvy slúžia na orientáciu a neznamenajú partnerstvo.

Ako AI asistenti nachádzajú poskytovateľov logistických služieb

Odosielatelia sa pýtajú v nástrojoch ChatGPT, Gemini alebo vo funkcii Google AI Overviews na „dopravcu paletového nákladu z Linzu do Rotterdamu“ či „zasielateľa pre tovar s riadenou teplotou“. Odpoveď vychádza zo stránok firmy, zoznamov združení a certifikácií, Firemného profilu Google a hodnotení.

• Jedna stránka pre každú trasu, službu alebo druh tovaru: Trasy, časy prepravy, typy vozidiel, manipulácia a certifikácie jednoduchými slovami.
• Overiteľné doklady: Povolenia, členstvá, napríklad vo FIATA, certifikáty ISO a colný status sú všade uvedené rovnako.
• Jednotné firemné údaje: Rovnaký názov, adresa, lokality a kontaktné údaje na webe, v katalógoch a vo Firemnom profile Google.
• Štruktúrované údaje: Schema.org Organization so službami a oblasťou pôsobenia.

Oplatí sa automatizácia? Osem otázok

1. Prepisuje niekto prepravné objednávky z e-mailov a súborov PDF do TMS?
2. Ležia podpísané nákladné listy CMR a potvrdenia na hromade, kým sa priradia k objednávkam?
3. Kontrolujú sa prepravné faktúry oproti cenám len čiastočne?
4. Telefonujú zákazníci, aby sa spýtali, kde je ich tovar?
5. Vyžaduje si zostavenie škodového spisu celé dni hľadania v e-mailových schránkach?
6. Sledujú sa lehoty na výhrady a nároky len spamäti?
7. Máte písomné pravidlo, čo možno zadávať do nástrojov AI a kto kontroluje výsledok?
8. Viete uviesť úlohu, pri ktorej by Vám ušetril čas už aj návrh určený na kontrolu?

Tri alebo viac odpovedí áno zvyčajne naznačujú postup, ktorý sa oplatí otestovať. Otázka 7 je podmienkou.