Oddelenia · Logistika a sklad Warehouse automation: AI automatizuje príjem tovaru, dodacie listy a prepravné doklady

AI v sklade: prehľad šiestich úloh

Ide o typické procesy, nie o zákaznícke projekty. V každom z nich AI pripravuje podklady a hlási odchýlky a skladník alebo vedúci skladu kontroluje a rozhoduje. Prepojenie s objednávkou zabezpečuje nákup, s faktúrou zase účtovníctvo.

1. Čítanie avíz dodávok a prepravných dokladov

Avízo dodávky oznamuje, čo má prísť. Prichádza ako správa EDI, PDF alebo e-mail, často v štruktúre vlastnej konkrétnemu dodávateľovi.

• Vstup: avíza dodávok, nákladné listy a sprievodné doklady cez EDI, e-mail alebo portál.
• AI pripraví: načíta dodávateľa, väzbu na objednávku, položky, množstvá, nákladové kusy a predpokladaný termín príchodu a priradí avízo k objednávke. Ak niečo chýba alebo nesedí, označí to.
• Sklad skontroluje: označené údaje a naplánuje rampu aj personál.
• Výstup: zoznam príchodov na daný deň, každý riadok s väzbou na objednávku.

2. Porovnávanie príjmu tovaru s objednávkou

Pri vykládke rozhoduje to, čo je skutočne na palete, nielen to, čo je na papieri.

• Vstup: dodací list, zaznamenané množstvá a čiarové kódy a objednávka z ERP.
• AI pripraví: porovná položku, množstvo, šaržu a minimálnu trvanlivosť s objednávkou, rozpozná čiastočné dodávky a nadbytočné množstvá a uvedie každú odchýlku.
• Sklad skontroluje: odchýlky na mieste a rozhodne, či tovar prijme, prijme čiastočne alebo odmietne.
• Výstup: návrh príjmu tovaru v systéme riadenia skladu alebo ERP, pripravený na potvrdenie skladom.

3. Odpovedanie na otázky o dodávkach

„Kedy príde môj tovar?“ je najčastejšia otázka adresovaná skladu a každá odpoveď si vyžaduje telefonát.

• Vstup: otázka zákazníka alebo obchodného tímu a aktuálne údaje z ERP a sledovania zásielok.
• AI pripraví: napíše odpoveď so stavom, termínom a zdrojom údaja a označí, čo nevie.
• Sklad skontroluje: odpovede pri výnimkách a oneskoreniach. Jednoduché informácie o stave možno po skúšobnej fáze odosielať priamo.
• Výstup: návrh odpovede alebo odoslaná informácia o stave so záznamom.

4. Dokumentovanie poškodenia pri preprave

Ak sa poškodenie zistí až neskôr, chýbajú fotografie, čas aj poznámka.

• Vstup: fotografie, poznámka preberajúcej osoby a dodací list s prípadnou výhradou.
• AI pripraví: priradí fotografie a poznámky k dodávke, napíše opis poškodenia, zobrazí lehoty na oznámenie škody a pripraví návrh oznámenia dopravcovi.
• Sklad skontroluje: opis aj oznámenie a odošle ich. O zodpovednosti a náhrade rozhoduje pracovník poverený riešením škôd.
• Výstup: spis škodovej udalosti so všetkými podkladmi zoradenými podľa dátumu a návrh oznámenia.

5. Evidovanie vráteného tovaru

Tovar sa vracia s dokladmi aj bez nich a každú vratku treba priradiť k zákazke.

• Vstup: formulár na vrátenie tovaru, fotografia, správa zákazníka a pôvodná zákazka.
• AI pripraví: priradí vratku k zákazke, zaznamená dôvod a stav a navrhne spôsob evidovania (späť do skladu, kontrola, vyradenie).
• Sklad skontroluje: stav tovaru a potvrdí jeho zaevidovanie.
• Výstup: záznam o vratke v systéme a tam, kde to stanovujú Vaše pravidlá, návrh dobropisu pre účtovníctvo.

6. Návrhy objednávok na základe zásob a spotreby

Doplňujúce objednávky sa často zadávajú neskoro alebo v príliš veľkom objeme, pretože nikto nemá prehľad o všetkých číslach.

• Vstup: zásoby, spotreba za posledné mesiace, minimálne zásoby a dodacie lehoty z ERP.
• AI pripraví: kód vypočíta z údajov dobu pokrytia spotreby zásobami a bod objednania. AI z toho vytvorí návrh pre každú položku s číslami, o ktoré sa opiera.
• Sklad a nákup skontrolujú: návrh. Objednávky zadáva iba nákup.
• Výstup: zoznam návrhov s odôvodnením.

Programy a rozhrania: prepojenie s tým, čo používate

V sklade sa stretávajú údaje zo skenera, systému riadenia skladu, ERP a pošty od dodávateľov. Tabuľka uvádza bežné prípady. Aký spôsob ponúka Váš systém, si vyjasníme pred predložením ponuky.

Názvy slúžia na orientáciu a neznamenajú partnerstvo. Ak systém neponúka rozhranie, pracujeme s exportom a importom, sledovaným priečinkom alebo e-mailom.

Prepojenie namiesto náhrady

Váš sklad nepotrebuje nový WMS ani nové ERP a ani jeden z nich neponúkame. AI pracuje popri Vašom systéme riadenia skladu: číta to, čo prichádza, a pripravuje záznamy.

• Váš systém riadenia skladu zostáva hlavným systémom. Zásoby a záznamy sa menia iba v ňom a iba prostredníctvom Vašich ľudí.
• Vaše postupy na rampe zostávajú zachované. Skenovanie, počítanie a potvrdzovanie prevzatia prebiehajú ako doteraz. AI pracuje s tým, čo by sa následne prepisovalo.
• Jeden proces za druhým. Začneme jedným krokom, napríklad avízami dodávok alebo porovnávaním príjmu tovaru, a najprv ho necháme bežať popri doterajšej práci.
• Cesta späť zostáva otvorená. Všetky údaje sú vo Vašich systémoch. Bez AI Váš sklad pracuje ďalej ako predtým.

Schvaľovanie a pravidlá

V sklade rozhodujú o termínoch minúty a chyba v množstve neskôr stojí peniaze. Preto si pred spustením stanovíme, čo AI smie.

• Odchýlky v množstve: Tolerancie určujete Vy. V rámci tolerancie AI iba informuje, mimo nej predloží prípad na objasnenie.
• Záznamy: Príjem tovaru sa vytvorí ako návrh a potvrdí ho skladník. AI nikdy sama nevykonáva zápisy do evidencie.
• Potvrdenie prevzatia a poznámka o poškodení: Podpis na dodacom liste a výhrada pri viditeľnom poškodení zostávajú na preberajúcej osobe. AI ich môže pripomenúť, ale nemôže potvrdiť prevzatie za ňu.
• Informácie pre zákazníkov: Informácie o stave pochádzajú z údajov v reálnom čase a uvádzajú svoj zdroj. Pri výnimkách a poškodení AI odovzdá prípad človeku.
• Personál: Nevytvárame systémy, ktoré sledujú jednotlivých zamestnancov, hodnotia ich výkon alebo im prideľujú úlohy podľa ich správania. Podľa prílohy III nariadenia o AI patria medzi vysokorizikové systémy, pozrite triedy rizika.
• Záznam: každý návrh sa zaznamená spolu so zdrojom, časom a rozhodnutím.

Tabuľka uvádza najdôležitejšie zdroje na zorientovanie. Ktoré pravidlá platia, závisí od druhu dopravy, zmluvy a krajiny.

V Nemecku navyše platí § 87 BetrVG a v Rakúsku § 96a ArbVG: Technické zariadenia, ktoré môžu zaznamenávať správanie alebo výkon zamestnancov, vyžadujú účasť zamestnaneckej rady. Na osobné údaje v dodacích dokumentoch sa vzťahuje GDPR: zmluva o spracúvaní osobných údajov (Art. 28) a spracúvanie v EÚ. Tento prehľad poskytuje všeobecné informácie a nie je právnym poradenstvom.

Údaje: položky, skladové pozície a šarže

Kvalita porovnávania závisí od kmeňových údajov, s ktorými AI pracuje.

• Kmeňové údaje o položkách: Čísla položiek, EAN, jednotky a baliace jednotky určujú, či dodací list zodpovedá objednávke. Ak chýbajú prevody jednotiek, upozorníme na ne ešte pred porovnaním.
• Skladové pozície a šarže: Údaje o šaržiach a minimálnej trvanlivosti musia byť v systéme, aby ich AI mohla skontrolovať.
• Čiarové kódy: Ak tovar prichádza s prepravným štítkom, načítame kód namiesto prepisovania textu.
• Ochrana osobných údajov: Mená vodičov a kontaktných osôb v dodacích dokumentoch sú osobnými údajmi. Spracúvame ich na serveroch v EÚ, AI sprístupňujeme len to, čo potrebuje, a dobu uchovávania aj vymazávanie stanovujeme spolu s Vami. Viac v časti AI a ochrana osobných údajov.

Vlastné aplikácie pre sklad

Niektoré funkcie nechýbajú v systéme riadenia skladu, ale v ručnom termináli alebo smartfóne. Ak štandardné produkty nevyhovujú, vytvoríme ich ako vlastné programy:

• Aplikácia na príjem tovaru pre skenery a smartfóny: Odfotiť dodací list, naskenovať položky a okamžite vidieť odchýlky.
• Skladová aplikácia: Zistiť stav zásob a skladovú pozíciu, zaznamenávať presuny zásob a inventúru, aj bez pripojenia k sieti.
• Aplikácia na dodacie listy pre vodičov: Fotografia a podpis na mieste dodania, dokumenty sa ihneď priradia k správnej objednávke.

Tieto programy dopĺňajú Váš systém riadenia skladu, nenahrádzajú ho. Viac v časti Vývoj aplikácií.

Kde začať

Pri posúdení pomôžu tieto tri otázky:

1. Koľko dodacích listov denne prepisujú Vaši pracovníci príjmu tovaru a v akej forme prichádzajú (papier, PDF, EDI)?
2. Aký systém riadenia skladu a aké ERP používate a načítavajú skenery údaje priamo do systému?
3. Ktorý krok zaberá najviac času: triedenie avíz dodávok, porovnávanie príjmu tovaru alebo odpovedanie na otázky?

Ak nám napíšete odpovede, povieme Vám, ktorý proces sa oplatí riešiť ako prvý a čo musí zostať na Vašom sklade. Začíname skúšobnou prevádzkou popri doterajšej práci.