Działy · Logistyka i magazyn Automatyzacja magazynu z AI: przyjęcie towaru, dokumenty dostawy i dokumenty przewozowe

AI w magazynie: przegląd sześciu zadań

To typowe procesy, a nie projekty dla klientów. W każdym AI przygotowuje materiały i zgłasza rozbieżności, a pracownik lub kierownik magazynu sprawdza je i decyduje. Powiązanie z zamówieniem zapewnia dział zakupów, a z fakturą księgowość.

1. Odczytywanie awizacji dostaw i dokumentów przewozowych

Awizacja dostawy informuje, co przyjedzie. Trafia jako komunikat EDI, PDF lub e-mail, często w układzie właściwym dla danego dostawcy.

• Dane wejściowe: awizacje dostaw, listy przewozowe i dokumenty towarzyszące przez EDI, e-mail lub portal.
• AI przygotowuje: odczytuje dostawcę, powiązanie z zamówieniem, artykuły, ilości, sztuki przesyłki i przewidywany termin przyjazdu oraz przypisuje awizację do zamówienia. Oznacza braki i niezgodności.
• Magazyn sprawdza: oznaczenia i planuje wykorzystanie rampy oraz obsadę.
• Wynik: lista dostaw na dany dzień, każdy wiersz powiązany z zamówieniem.

2. Uzgadnianie przyjęcia towaru z zamówieniem

Podczas rozładunku liczy się to, co rzeczywiście znajduje się na palecie, a nie tylko to, co zapisano w dokumentach.

• Dane wejściowe: dokument dostawy, zarejestrowane ilości i kody kreskowe oraz zamówienie z ERP.
• AI przygotowuje: porównuje artykuł, ilość, partię i termin minimalnej trwałości z zamówieniem, rozpoznaje dostawy częściowe i nadwyżki ilości oraz zestawia każdą rozbieżność.
• Magazyn sprawdza: rozbieżności na miejscu i decyduje o przyjęciu, częściowym przyjęciu lub odrzuceniu.
• Wynik: projekt przyjęcia towaru w systemie magazynowym lub ERP, gotowy do zatwierdzenia przez magazyn.

3. Odpowiadanie na pytania o dostawy

„Kiedy przyjedzie mój towar?” to najczęstsze pytanie do magazynu, a każda odpowiedź wymaga rozmowy telefonicznej.

• Dane wejściowe: zapytanie od klienta lub działu sprzedaży i aktualne dane z ERP oraz śledzenia przesyłek.
• AI przygotowuje: pisze odpowiedź ze statusem, terminem i źródłem informacji oraz zaznacza, czego nie wie.
• Magazyn sprawdza: odpowiedzi w przypadkach wyjątkowych i przy opóźnieniach. Proste informacje o statusie mogą być wysyłane bezpośrednio po fazie testowej.
• Wynik: projekt odpowiedzi lub wysłana informacja o statusie z zapisem w rejestrze.

4. Dokumentowanie szkód transportowych

Gdy uszkodzenie zostaje zauważone dopiero później, brakuje zdjęć, czasu zdarzenia i adnotacji.

• Dane wejściowe: zdjęcia, notatka osoby przyjmującej i dokument dostawy z ewentualnym zastrzeżeniem.
• AI przygotowuje: przypisuje zdjęcia i notatki do dostawy, pisze opis szkody, wskazuje terminy jej zgłoszenia i przygotowuje projekt zgłoszenia do przewoźnika.
• Magazyn sprawdza: opis i zgłoszenie oraz je wysyła. O odpowiedzialności i rekompensacie decydują osoby odpowiedzialne za obsługę szkody.
• Wynik: akta szkody ze wszystkimi dokumentami według dat i projekt zgłoszenia.

5. Rejestrowanie zwrotów

Zwroty przychodzą z dokumentami lub bez nich, a każdy trzeba przypisać do zamówienia.

• Dane wejściowe: dokument zwrotu, zdjęcie, zgłoszenie klienta i pierwotne zamówienie.
• AI przygotowuje: przypisuje zwrot do zamówienia, rejestruje powód i stan oraz proponuje sposób ujęcia w systemie (powrót do magazynu, kontrola, wycofanie).
• Magazyn sprawdza: stan towaru i zatwierdza zapis w systemie.
• Wynik: wpis zwrotu w systemie i, jeśli przewidują to Państwa zasady, projekt noty uznaniowej dla księgowości.

6. Propozycje zamówień na podstawie zapasu i zużycia

Zamówienia uzupełniające często są spóźnione lub zbyt duże, ponieważ nikt nie ma wglądu we wszystkie liczby.

• Dane wejściowe: zapas, zużycie z ostatnich miesięcy, zapasy minimalne i czas dostawy z ERP.
• AI przygotowuje: kod oblicza na podstawie danych, na jak długo wystarczy zapas i przy jakim jego poziomie należy złożyć zamówienie. AI tworzy na tej podstawie propozycję dla każdego artykułu wraz z liczbami, na których ją opiera.
• Magazyn i dział zakupów sprawdzają: propozycję. Zamówienia składa wyłącznie dział zakupów.
• Wynik: lista propozycji z uzasadnieniem.

Programy i interfejsy: integracja z używanymi rozwiązaniami

W magazynie łączą się dane ze skanera, systemu magazynowego, ERP i korespondencji dostawców. Tabela przedstawia typowe przypadki. Przed ofertą ustalamy, jaką drogę udostępnia Państwa system.

Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa. Gdy system nie udostępnia interfejsu, korzystamy z eksportu i importu, monitorowanego folderu lub poczty e-mail.

Integracja zamiast wymiany

Państwa magazyn nie potrzebuje nowego WMS ani ERP i nie oferujemy żadnego z tych systemów. AI pracuje obok Państwa systemu magazynowego: odczytuje to, co przychodzi, i przygotowuje zapisy.

• Państwa system magazynowy pozostaje nadrzędny. Zapasy i zapisy zmieniają się tylko tam i wyłącznie za sprawą Państwa pracowników.
• Państwa procesy przy rampie pozostają. Skanowanie, liczenie i potwierdzanie odbioru przebiegają jak dotychczas. AI zajmuje się tym, co później trzeba byłoby wpisać ręcznie.
• Jeden proces po drugim. Zaczynamy od jednego kroku, na przykład awizacji dostaw lub uzgadniania przyjęcia towaru, i najpierw uruchamiamy go równolegle do dotychczasowej pracy.
• Powrót pozostaje możliwy. Wszystkie dane znajdują się w Państwa systemach. Bez AI magazyn nadal pracuje jak wcześniej.

Zatwierdzanie i zasady

W magazynie minuty decydują o terminach, a błąd w ilości kosztuje później pieniądze. Dlatego przed rozpoczęciem ustalamy, co AI może robić.

• Rozbieżności ilościowe: Państwo określają tolerancje. W ich granicach AI tylko zgłasza rozbieżność, a poza nimi przekazuje ją do wyjaśnienia.
• Zapisy w systemie: przyjęcie towaru powstaje jako projekt zatwierdzany przez pracownika magazynu. AI nigdy samodzielnie nie księguje operacji magazynowych.
• Potwierdzenie odbioru i adnotacja o szkodzie: podpis na dokumencie dostawy i zastrzeżenie dotyczące widocznych uszkodzeń pozostają po stronie osoby przyjmującej towar. AI może o tym przypomnieć, ale nie może potwierdzić odbioru za tę osobę.
• Informacje dla klientów: informacje o statusie pochodzą z danych na żywo i wskazują źródło. Przy wyjątkach i szkodach AI przekazuje sprawę człowiekowi.
• Personel: nie tworzymy systemów monitorujących poszczególnych pracowników, oceniających ich wydajność ani przydzielających im zadania na podstawie zachowania. Według załącznika III rozporządzenia w sprawie AI są to systemy wysokiego ryzyka, zob. Kategorie ryzyka.
• Rejestr: Każda propozycja jest zapisywana wraz ze źródłem, czasem i decyzją.

Tabela podaje najważniejsze źródła dla orientacji. Obowiązujące zasady zależą od gałęzi transportu, umowy i kraju.

Ponadto w Niemczech obowiązuje § 87 BetrVG, a w Austrii § 96a ArbVG: urządzenia techniczne, które mogą rejestrować zachowanie lub wydajność pracowników, wymagają udziału rady zakładowej. Do danych osobowych w dokumentach dostawy stosuje się RODO: wymagana jest umowa powierzenia przetwarzania danych (Art. 28) i przetwarzanie w UE. To zestawienie ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady prawnej.

Dane: artykuły, lokalizacje magazynowe i partie

Jakość porównań zależy od danych podstawowych, z którymi pracuje AI.

• Kartoteka artykułów: numery artykułów, EAN, jednostki miary i jednostki opakowaniowe decydują o tym, czy dokument dostawy jest zgodny z zamówieniem. Jeśli brakuje przeliczników, zgłaszamy to przed porównaniem.
• Lokalizacje magazynowe i partie: dane dotyczące partii i dat minimalnej trwałości muszą znajdować się w systemie, aby AI mogła je sprawdzić.
• Kody kreskowe: jeśli towar dociera z etykietą wysyłkową, odczytujemy kod zamiast przepisywać tekst.
• Ochrona danych: nazwiska kierowców i osób kontaktowych w dokumentach dostawy są danymi osobowymi. Przetwarzamy je na serwerach w UE, udostępniamy AI tylko niezbędne dane i ustalamy z Państwem okres przechowywania oraz zasady usuwania. Więcej w artykule AI i ochrona danych.

Dedykowane aplikacje dla magazynu

Czasem brakuje funkcji nie w systemie zarządzania magazynem, lecz na terminalu ręcznym lub smartfonie. Tworzymy je jako dedykowane programy, gdy standardowe produkty nie odpowiadają potrzebom:

• Aplikacja do przyjęć towarów na skaner i smartfon: fotografowanie dokumentu dostawy, skanowanie pozycji i natychmiastowy podgląd rozbieżności.
• Aplikacja magazynowa: sprawdzanie stanu i lokalizacji zapasów, rejestrowanie przesunięć magazynowych i inwentaryzacji, również bez dostępu do sieci.
• Aplikacja do dokumentów dostawy dla kierowców: zdjęcie i podpis w miejscu dostawy, dokumenty trafiają od razu do właściwego zlecenia.

Te programy uzupełniają Państwa system zarządzania magazynem, ale go nie zastępują. Więcej na stronie Tworzenie aplikacji.

Od czego zacząć

Te trzy pytania pomagają ocenić sytuację:

1. Ile dokumentów dostawy przepisuje dziennie Państwa dział przyjęć towarów i w jakiej formie je otrzymuje (papier, PDF, EDI)?
2. Z jakiego systemu zarządzania magazynem i jakiego ERP Państwo korzystają oraz czy skanery wprowadzają dane bezpośrednio do systemu?
3. Który etap zajmuje najwięcej czasu: sortowanie awiz dostaw, porównywanie przyjęć towarów czy odpowiadanie na zapytania?

Jeśli prześlą nam Państwo odpowiedzi, wskażemy, który proces warto zautomatyzować jako pierwszy i co musi pozostać po stronie Państwa magazynu. Zaczynamy od działania testowego równolegle z dotychczasową pracą.