Отдели · Логистика и склад WMS система: ИИ за автоматизиране на приемането на стоки, документите за доставка и транспортните документи

ИИ в склада: преглед на шест задачи

Това са типични процеси, а не клиентски проекти. Във всеки от тях ИИ подготвя и съобщава за отклонения, а складов служител или ръководител на склада проверява и решава. Връзката с поръчката осигурява снабдяването, а с фактурата счетоводството.

1. Разчитане на предварителни уведомления за доставка и превозни документи

Предварителното уведомление за доставка съобщава какво пристига. То идва като EDI съобщение, PDF или имейл, често със структура, различна за всеки доставчик.

• Вход: предварителни уведомления за доставка, товарителници и придружаващи документи чрез EDI, имейл или портал.
• ИИ подготвя: разчита доставчика, връзката с поръчката, артикулите, количествата, товарните единици и очакваната дата на пристигане и отнася уведомлението към поръчката. Ако нещо липсва или не съответства, го маркира.
• Складът проверява: маркираните места и планира рампата и персонала.
• Изход: списък на пристигащите доставки за деня, всеки ред с връзка към поръчката.

2. Сверяване на получените стоки с поръчката

При разтоварването е важно какво действително има върху палета, а не само какво пише на хартия.

• Вход: документът за доставка, регистрираните количества и баркодове и поръчката от ERP.
• ИИ подготвя: сравнява артикула, количеството, партидата и срока на минимална трайност с поръчката, разпознава частични доставки и количества над поръчаните и изброява всяко отклонение.
• Складът проверява: отклоненията на място и решава дали да приеме, да приеме частично или да откаже приемане.
• Изход: чернова за заприходяване на стоки в системата за управление на склада или ERP, готова за потвърждение от склада.

3. Отговори на запитвания за доставки

„Кога ще пристигне стоката ми?“ е най-честият въпрос към склада, а всеки отговор изисква телефонно обаждане.

• Вход: запитването от клиент или от продажбите и актуалните данни от ERP и проследяването на пратки.
• ИИ подготвя: пише отговор със статуса, датата и източника на информацията и обозначава какво не знае.
• Складът проверява: отговорите при изключения и закъснения. След тестов период обикновени сведения за статуса могат да се изпращат директно.
• Изход: чернова на отговор или изпратена информация за статуса със запис в дневник.

4. Документиране на транспортни щети

Ако щета се забележи едва по-късно, липсват снимки, данни за датата и часа и бележка.

• Вход: снимки, бележка на приемащото лице и документът за доставка с евентуално възражение.
• ИИ подготвя: отнася снимките и бележките към доставката, пише описание на щетата, показва сроковете за уведомяване за щетата и изготвя чернова на уведомлението до превозвача.
• Складът проверява: описанието и уведомлението и ги изпраща. Служителите по щетите решават въпросите за отговорността и обезщетението.
• Изход: досие за щетата с всички документи, подредени по дата, и чернова на уведомление.

5. Регистриране на връщания

Върнатите стоки пристигат със или без документи и всяко връщане трябва да се отнесе към поръчка.

• Вход: документ за връщане, снимка, съобщение от клиента и първоначалната поръчка.
• ИИ подготвя: отнася връщането към поръчката, регистрира причината и състоянието и предлага начина на отчитане (връщане в склада, проверка, отделяне).
• Складът проверява: състоянието на стоката и потвърждава отчитането.
• Изход: запис за връщането в системата и, когато Вашите правила го предвиждат, чернова на кредитно известие към счетоводството.

6. Предложения за поръчки според наличността и потреблението

Повторните поръчки често идват твърде късно или са за прекалено големи количества, защото никой няма поглед върху всички числа.

• Вход: наличност, потребление през последните месеци, минимални запаси и срокове за доставка от ERP.
• ИИ подготвя: програмен код изчислява от данните за колко време ще стигнат запасите и при какво ниво трябва да се поръча. ИИ използва това, за да напише предложение за всеки артикул с числата, на които се основава.
• Складът и снабдяването проверяват: предложението. Поръчки се правят само от снабдяването.
• Изход: списък с предложения и обосновки.

Програми и интерфейси: свързване с това, което използвате

В склада се събират данни от скенери, системата за управление на склада, ERP и кореспонденцията на доставчиците. Таблицата посочва обичайните случаи. Какъв начин за свързване предлага Вашата система, изясняваме преди офертата.

Имената са дадени за ориентир и не означават партньорство. Когато дадена система не предлага интерфейс, работим с експорт и импорт, наблюдавана папка или имейл.

Свързване вместо замяна

Вашият склад не се нуждае от нова WMS или нова ERP система и ние не предлагаме нито едното. ИИ работи паралелно с Вашата система за управление на склада: разчита постъпващото и подготвя складови записи.

• Вашата система за управление на склада остава водеща. Наличностите и складовите записи се променят само в нея и само от Вашите служители.
• Процесите Ви на рампата остават. Сканирането, броенето и потвърждаването на получаването продължават както досега. ИИ работи с това, което след това би се въвеждало на ръка.
• Процесите се въвеждат един по един. Започваме с една стъпка, например предварителните уведомления за доставка или сверяването на получените стоки, и първо я изпълняваме паралелно с досегашната работа.
• Връщането назад остава възможно. Всички данни са във Вашите системи. Без ИИ складът Ви продължава да работи както преди.

Одобрения и правила

В склада минутите решават дали сроковете ще се спазят, а грешка в количеството по-късно струва пари. Затова преди старта определяме какво може да прави ИИ.

• Отклонения в количествата: Вие определяте допустимите граници. В тях ИИ само уведомява, а извън тях представя случая за изясняване.
• Складови записи: Заприходяването на стоки се създава като чернова и се потвърждава от складов служител. ИИ никога не прави сам окончателни складови записи.
• Потвърждение за получаване и отбелязване на щети: Подписът върху документа за доставка и възражението при видими щети остават при приемащото лице. ИИ може да напомни за тях, но не и да потвърди получаването от негово име.
• Информация за клиенти: Сведенията за статуса идват от данни в реално време и посочват източника си. При изключения и щети ИИ предава към човек.
• Персонал: Не изграждаме системи, които наблюдават отделни служители, оценяват трудовото им представяне или им възлагат задачи според поведението им. Съгласно приложение III към Регламента за ИИ те са високорискови, вижте класове риск.
• Запис: Всяко предложение се записва с източник, момент и решение.

Таблицата посочва най-важните източници за ориентация. Кои правила важат, зависи от вида транспорт, договора и държавата.

Освен това в Германия се прилага § 87 BetrVG, а в Австрия § 96a ArbVG: технически средства, които могат да регистрират поведението или трудовото представяне на служителите, изискват участието на работническия съвет. За личните данни в документите за доставка се прилага ОРЗД: договор за обработване на лични данни (Art. 28) и обработване в ЕС. Този преглед представлява обща информация, а не правна консултация.

Данни: артикули, складови места и партиди

Качеството на сверяванията зависи от основните данни, с които работи ИИ.

• Основни данни за артикулите: Артикулните номера, EAN, единиците и опаковъчните единици определят дали документът за доставка и поръчката съответстват. Ако липсват преизчисления между единиците, съобщаваме за това, преди да сверяваме.
• Складови места и партиди: Данните за партидите и срока на минимална трайност трябва да са в системата, за да може ИИ да ги проверява.
• Баркодове: Когато стоката пристига с транспортен етикет, разчитаме кода, вместо да преписваме текст.
• Защита на личните данни: Имената на шофьорите и лицата за контакт в документите за доставка са лични данни. Обработваме ги на сървъри в ЕС, показваме на ИИ само необходимото и определяме заедно с Вас срока за съхраняване и изтриването. Повече в ИИ и защита на личните данни.

Собствени приложения за склада

Някои липсващи функции са нужни на ръчния терминал или смартфона, а не в системата за управление на склада. Изграждаме ги като самостоятелни програми, когато стандартните продукти не са подходящи:

• Приложение за приемане на стоки за скенер и смартфон: снимате документа за доставка, сканирате позициите и веднага виждате отклоненията.
• Приложение за склада: справки за наличности и складови места, регистриране на премествания и инвентаризация, включително без мрежова връзка.
• Приложение за документи за доставка за шофьори: снимка и подпис на мястото на доставката, документите веднага попадат към правилната поръчка.

Тези програми допълват Вашата система за управление на склада, а не я заменят. Повече в Разработка на приложения.

Откъде да започнете

Тези три въпроса помагат да прецените:

1. Колко документа за доставка преписват служителите Ви по приемане на стоки на ден и в каква форма пристигат те (хартия, PDF, EDI)?
2. Коя система за управление на склада и коя ERP система използвате и постъпват ли данните от скенерите директно в системата?
3. Коя стъпка отнема най-много време: сортиране на предварителни уведомления за доставка, сверяване на получените стоки или отговори на запитвания?

Ако ни изпратите отговорите, ще Ви кажем кой процес си струва да се въведе първо и какво трябва да остане при Вашия склад. Започваме с тестово изпълнение паралелно с досегашната работа.