Departamentos · Logística e armazém Warehouse automation com IA: automatizar a receção de mercadorias, guias de remessa e documentos de transporte

IA no armazém: visão geral de seis tarefas

Estes são processos típicos, não projetos de clientes. Em cada um, a IA prepara e comunica divergências, e um colaborador ou responsável do armazém verifica e decide. A ligação à encomenda é feita pelas compras e a ligação à fatura pela contabilidade.

1. Ler avisos de expedição e documentos de transporte

Um aviso de expedição anuncia o que vai chegar. É recebido como mensagem EDI, PDF ou e-mail, muitas vezes com uma estrutura diferente por fornecedor.

• Entrada: avisos de expedição, cartas de porte e documentos de acompanhamento por EDI, e-mail ou portal.
• A IA prepara: lê o fornecedor, a referência à encomenda, os artigos, as quantidades, os volumes e a data prevista de chegada e associa o aviso à encomenda. Assinala o que falta ou não é coerente.
• O armazém verifica: os pontos assinalados e planeia a utilização do cais e o pessoal necessário.
• Saída: uma lista de chegadas para o dia, com referência à encomenda em cada linha.

2. Conferir a receção de mercadorias com a encomenda

Na descarga, conta o que está efetivamente na palete, e não apenas o que está no papel.

• Entrada: a guia de remessa, as quantidades e códigos de barras registados e a encomenda do ERP.
• A IA prepara: compara artigo, quantidade, lote e data de durabilidade mínima com a encomenda, identifica entregas parciais e quantidades a mais e lista cada divergência.
• O armazém verifica: as divergências no local e decide se aceita a mercadoria, a aceita parcialmente ou a rejeita.
• Saída: um rascunho de registo de receção de mercadorias no sistema de gestão de armazém ou no ERP, pronto para confirmação pelo armazém.

3. Responder a pedidos sobre entregas

«Quando chega a minha mercadoria?» é a pergunta mais frequente dirigida a um armazém, e cada resposta exige uma chamada.

• Entrada: o pedido de clientes ou da equipa comercial e os dados atuais do ERP e do seguimento de envios.
• A IA prepara: redige uma resposta com o estado, a data e a fonte da informação e assinala o que não sabe.
• O armazém verifica: as respostas em casos excecionais e de atraso. As informações simples sobre o estado podem ser enviadas diretamente após uma fase de teste.
• Saída: um rascunho de resposta ou uma informação sobre o estado já enviada e registada.

4. Documentar danos de transporte

Se um dano só for detetado mais tarde, faltam fotografias, o momento e o registo da ocorrência.

• Entrada: fotografias, nota de quem recebeu a mercadoria e guia de remessa com eventuais reservas.
• A IA prepara: associa fotografias e notas à entrega, redige uma descrição dos danos, indica os prazos para a sua comunicação e prepara a comunicação ao transportador.
• O armazém verifica: a descrição e a comunicação e envia-as. A gestão de sinistros decide sobre a responsabilidade e a indemnização.
• Saída: um processo de sinistro com todos os documentos por data e um rascunho da comunicação.

5. Registar devoluções

As devoluções chegam com ou sem documentos e cada uma tem de ser associada a uma encomenda.

• Entrada: guia de devolução, fotografia, comunicação do cliente e encomenda original.
• A IA prepara: associa a devolução à encomenda, regista o motivo e o estado e sugere o registo do movimento (regresso ao stock, inspeção, retirada).
• O armazém verifica: o estado da mercadoria e confirma o registo do movimento.
• Saída: um registo de devolução no sistema e, quando as suas regras o preveem, um rascunho de nota de crédito para a contabilidade.

6. Sugestões de encomenda a partir do stock e do consumo

As encomendas de reposição são muitas vezes feitas demasiado tarde ou em quantidade excessiva, porque ninguém tem uma visão de todos os números.

• Entrada: stock, consumo dos últimos meses, níveis mínimos de stock e prazos de entrega do ERP.
• A IA prepara: o código calcula a cobertura do stock e o ponto de encomenda a partir dos dados. A IA redige, com base nisso, uma sugestão por artigo, com os números que a sustentam.
• O armazém e as compras verificam: a sugestão. Só o departamento de compras faz encomendas.
• Saída: uma lista de sugestões com justificação.

Programas e interfaces: integração com o que já utiliza

No armazém, convergem dados do scanner, do sistema de gestão de armazém, do ERP e do correio dos fornecedores. A tabela apresenta os casos habituais. Esclarecemos que via o seu sistema disponibiliza antes do orçamento.

Os nomes servem de referência e não significam uma parceria. Quando um sistema não disponibiliza uma interface, trabalhamos com exportação e importação, uma pasta monitorizada ou e-mail.

Integração em vez de substituição

O seu armazém não precisa de um novo WMS nem de um novo ERP, e não fornecemos nenhum deles. A IA trabalha em paralelo com o seu sistema de gestão de armazém: lê o que chega e prepara os registos.

• O seu sistema de gestão de armazém continua a ser o principal. Os stocks e os registos só são alterados nesse sistema e pela sua equipa.
• Os seus processos no cais mantêm-se. A leitura por scanner, a contagem e a confirmação de receção continuam como antes. A IA trabalha sobre os dados que depois seriam introduzidos manualmente.
• Um processo de cada vez. Começamos por uma etapa, como os avisos de expedição ou a conferência da receção de mercadorias, e colocamo-la primeiro a funcionar em paralelo com o trabalho existente.
• É sempre possível voltar atrás. Todos os dados estão nos seus sistemas. Sem a IA, o seu armazém continua a trabalhar como antes.

Aprovações e regras

No armazém, os minutos determinam o cumprimento das datas e um erro de quantidade custa dinheiro mais tarde. Por isso, definimos antes de começar o que a IA pode fazer.

• Divergências de quantidade: a sua empresa define as tolerâncias. Dentro da tolerância, a IA apenas comunica; fora dela, apresenta o caso para esclarecimento.
• Registos: a receção de mercadorias é criada como rascunho e confirmada por um colaborador do armazém. A IA nunca faz o registo por si própria.
• Confirmação de receção e registo de danos: a assinatura da guia de remessa e a reserva relativa a danos visíveis continuam a cargo de quem recebe. A IA pode lembrar, mas não confirmar a receção em nome dessa pessoa.
• Informações aos clientes: as informações sobre o estado vêm de dados em tempo real e indicam a fonte. Perante exceções e danos, a IA passa o caso a uma pessoa.
• Pessoal: não desenvolvemos sistemas que monitorizam trabalhadores individuais, avaliam o seu desempenho ou lhes atribuem tarefas em função do comportamento. São de risco elevado segundo o Anexo III do Regulamento da IA. Consulte Categorias de risco.
• Registo: cada proposta fica registada com a fonte, o momento e a decisão.

A tabela apresenta as principais fontes para orientação. As regras aplicáveis dependem do modo de transporte, do contrato e do país.

Aplicam-se também o § 87 BetrVG na Alemanha e o § 96a ArbVG na Áustria: os dispositivos técnicos capazes de registar o comportamento ou o desempenho dos trabalhadores exigem a participação da comissão de trabalhadores. Aos dados pessoais nos documentos de entrega aplica-se o RGPD: contrato de subcontratação (Art. 28) e tratamento na UE. Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico.

Dados: artigos, localizações de armazenamento e lotes

A qualidade das conferências depende dos dados de base com que a IA trabalha.

• Registo de artigos: as referências dos artigos, os EAN, as unidades e as unidades de embalagem determinam se a guia de remessa corresponde à encomenda. Se faltarem conversões, assinalamo-las antes de fazer a conferência.
• Localizações de armazenamento e lotes: as informações sobre os lotes e as datas de durabilidade mínima têm de constar do sistema para que a IA as possa verificar.
• Códigos de barras: quando a mercadoria chega com uma etiqueta de expedição, lemos o código em vez de introduzir o texto manualmente.
• Proteção de dados: os nomes dos motoristas e das pessoas de contacto nos documentos de entrega são dados pessoais. Tratamo-los em servidores na UE, mostramos à IA apenas o que precisa e definimos consigo os prazos de conservação e o apagamento. Saiba mais em IA e proteção de dados.

Aplicações próprias para o armazém

Por vezes, o que falta não está na gestão do armazém, mas no terminal portátil ou no smartphone. Desenvolvemos essas funcionalidades como programas próprios quando os produtos padrão não são adequados:

• Aplicação de receção de mercadorias para leitores e smartphones: fotografar a guia de remessa, ler os códigos dos itens e ver imediatamente as divergências.
• Aplicação de armazém: consultar existências e localizações de armazenamento, registar transferências internas e inventários, mesmo sem rede.
• Aplicação de guias de remessa para motoristas: fotografia e assinatura no local da entrega; os documentos chegam imediatamente à ordem correta.

Estes programas complementam a sua gestão de armazém, não a substituem. Saiba mais em Desenvolvimento de aplicações.

Por onde começar

Estas três perguntas ajudam na avaliação:

1. Quantas guias de remessa são introduzidas manualmente por dia na sua receção de mercadorias e em que formato chegam (papel, PDF, EDI)?
2. Que sistema de gestão de armazém e que ERP utiliza, e os leitores enviam os dados diretamente para o sistema?
3. Que etapa ocupa mais tempo: classificar avisos de entrega, conferir a receção de mercadorias ou responder a pedidos?

Se nos enviar as respostas, indicaremos que processo compensa tratar primeiro e o que tem de continuar a cargo da sua equipa de armazém. Começamos com um funcionamento em teste, em paralelo com o trabalho habitual.