Automação com IA · Documentos OCR AI e processamento inteligente de documentos: da receção aos dados aprovados, com uma pessoa no final

O problema

Na maioria das empresas, o mesmo acontece cem vezes por semana. Chega um documento, alguém abre-o, encontra o fornecedor, a data, o montante ou a cláusula de denúncia, introduz esses dados noutro sistema e arquiva o original. As fontes de erro típicas são a transcrição manual, documentos com uma estrutura pouco habitual, cláusulas que passam despercebidas na página 14 e documentos associados ao processo errado. O trabalho é monótono, mas exige atenção, pelo que é lento e cansativo.

O processo em sete etapas

1. Receção: emails, ficheiros descarregados de portais, ficheiros gerados por scanners e unidades de armazenamento convergem num ponto de entrada, com remetente e momento de receção.
2. Identificação: o sistema identifica o tipo de documento, por exemplo fatura, contrato, certificado ou carta, a sua língua e a sua qualidade. As digitalizações passam primeiro por reconhecimento de texto.
3. Extração: a IA extrai os campos e as passagens de que precisa e devolve-os como dados estruturados, cada um com a página e a posição da passagem de origem.
4. Verificação: as regras conferem o resultado com os seus dados de base: o fornecedor existe, as somas estão corretas, os dados são plausíveis e as cláusulas obrigatórias estão presentes. Os valores sobre os quais a IA tem dúvidas são assinalados.
5. Controlo: uma pessoa vê o documento ao lado dos valores extraídos, apenas nos casos de exceção. As correções são guardadas e melhoram as execuções seguintes.
6. Aprovação: os dados aprovados seguem para o ERP, o sistema documental ou o CRM, o original é arquivado e os prazos encontrados no documento são transformados em tarefas.
7. Registo: quem aprovou o quê, o que a IA alterou e que versão das regras se aplicava, como base para auditorias.

Três níveis de automatização

Regras e modelos

Para poucas estruturas estáveis, como os seus próprios formulários, bastam regras fixas. São previsíveis e económicas de operar, mas deixam de funcionar quando a estrutura muda.

Extração com IA

Para muitas estruturas diferentes, como faturas de fornecedores ou contratos de várias contrapartes, um modelo de linguagem lê o documento e preenche os campos. Uma pessoa verifica as exceções. Este nível abrange a maior parte do que se chama processamento inteligente de documentos e, nos contratos, inclui a verificação com uma lista de cláusulas e divergências.

Agentes

Quando um documento inicia um processo, o sistema assume também as etapas seguintes dentro dos limites que define: pedir ao remetente a página em falta, criar a tarefa, registar o prazo ou dar seguimento com um lembrete. Cada etapa com consequências passa por aprovação. Saiba mais em Agentes de IA para empresas.

Sistemas e interfaces

O processo liga-se ao que já utiliza: caixas de correio através de protocolos padrão ou das interfaces da Microsoft e do Google, unidades de armazenamento e SharePoint, sistemas documentais como DocuWare ou M-Files e sistemas ERP como SAP, Microsoft Dynamics 365 ou Odoo. Nas faturas em formatos estruturados, o próprio formato contém os dados e a verificação é mais simples; consulte Automatizar faturas recebidas. Os nomes servem de orientação e não indicam qualquer parceria.

Legislação e risco

• Proteção de dados: os documentos contêm dados pessoais. Precisa de um contrato de subcontratação com cada prestador (Art. 28 RGPD), tratamento na UE ou no Reino Unido e uma regra clara sobre o prazo de conservação dos originais e dos dados extraídos. As orientações do ICO sobre IA e proteção de dados e o Parecer 28/2024 do CEPD explicam o que as autoridades de supervisão esperam.
• Decisões automatizadas: o Art. 22 RGPD limita as decisões sobre uma pessoa baseadas exclusivamente no tratamento automatizado. O processo lê e verifica; as pessoas decidem.
• Fora do âmbito da oferta: ler candidaturas para ordenar candidatos e avaliar a solvabilidade são utilizações de risco elevado segundo o Anexo III do Regulamento da IA. Não desenvolvemos estes sistemas; consulte as categorias de risco.
• Conservação e prova: a documentação contabilística, fiscal e contratual está sujeita a prazos legais de conservação. O arquivo mantém o original, e os dados extraídos servem de apoio, mas nunca o substituem.
• Contratos: a extração e a comparação com uma lista de verificação apoiam a análise. A avaliação jurídica continua a caber a um advogado; consulte IA para advogados.
• Colaboradores: o Art. 4 do Regulamento da IA exige literacia em IA suficiente. Esta visão geral é informação de caráter geral e não constitui aconselhamento jurídico.

Como medir o sucesso

Meça antes e depois com uma amostra dos seus próprios documentos. Indicadores úteis são a proporção de documentos processados sem qualquer correção, a taxa de correção por campo, o tempo entre a receção e o lançamento ou a atribuição, a proporção de documentos na lista de exceções e o número de prazos ultrapassados. Os resultados dependem da qualidade dos documentos e das regras, pelo que definimos consigo os indicadores no início e não prometemos números antecipadamente.

Onde se aplica

• Contabilidade de fornecedores: conferência de faturas, confirmações de encomenda e guias de remessa; consulte Automação de faturas.
• Escritórios de advogados e departamentos jurídicos: verificação de contratos e conjuntos de documentos com uma lista de cláusulas; consulte IA para advogados.
• Seguros: conferência de apólices com o pedido e organização dos documentos de sinistros; consulte IA nos seguros.
• Logística: associação de declarações de expedição CMR e comprovativos de entrega às ordens; consulte IA na logística.
• Produção: verificação de certificados e relatórios de ensaio face às especificações; consulte IA na produção.