Автоматизация с ИИ · Документи OCR AI и интелигентна обработка на документи с ИИ: от входящата поща до одобрени данни, с човек на финала

Проблемът

В повечето фирми едно и също се случва сто пъти седмично. Пристига документ, някой го отваря, намира доставчик, дата, сума или клауза за прекратяване, въвежда ги в друга система и архивира оригинала. Типични източници на грешки са преписването, документите с непозната структура, пропуснатите клаузи на страница 14 и документите, отнесени към грешния случай. Работата е монотонна, но изисква внимание, затова е бавна и уморителна.

Процесът в седем стъпки

1. Вход: имейли, файлове, изтеглени от портали, сканирани документи и файлове от дискове постъпват на едно входно място с подател и момент на получаване.
2. Разпознаване: системата разпознава вида на документа, например фактура, договор, удостоверение или писмо, езика и качеството му. Сканираните документи първо преминават през разпознаване на текст.
3. Извличане: ИИ извлича нужните Ви полета и пасажи и ги предоставя като структурирани данни, всяко със страница и позиция на източника.
4. Проверка: правила сверяват резултата с Вашите основни данни: доставчикът съществува, сумите са верни, данните са правдоподобни, задължителните клаузи са налице. Стойностите, за които ИИ е несигурен, се отбелязват.
5. Контрол: човек вижда документа до извлечените стойности и разглежда само изключенията. Корекциите се запазват и подобряват следващите обработки.
6. Одобрение: одобрените данни постъпват в ERP, системата за документи или CRM, оригиналът се архивира, а сроковете, открити в документа, се превръщат в задачи.
7. Журнал: кой какво е одобрил, какво е променил ИИ и коя версия на правилата е била в сила, като основа за проверки.

Три нива на автоматизация

Правила и шаблони

При малко на брой постоянни структури, например Вашите собствени формуляри, са достатъчни фиксирани правила. Те са предвидими и с ниски текущи разходи, но спират да работят, когато структурата се промени.

Извличане с ИИ

При много различни структури, например фактури от доставчици или договори с различни контрагенти, езиков модел прочита документа и попълва полетата. Човек проверява изключенията. Това ниво покрива повечето от онова, което се нарича интелигентна обработка на документи, а при договорите включва проверка по контролен списък с клаузи и отклонения.

Агенти

Когато документ задейства процес, системата поема и следващите стъпки в определените от Вас граници: иска липсващата страница от подателя, създава задачата, вписва срока, изпраща последващо напомняне. Всяка стъпка с последствия минава през одобрение. Повече в Агенти с ИИ за фирми.

Системи и интерфейси

Процесът се свързва с това, което вече използвате: пощенски кутии чрез стандартни протоколи или интерфейсите на Microsoft и Google, дискове и SharePoint, системи за документи като DocuWare или M-Files и ERP системи като SAP, Microsoft Dynamics 365 или Odoo. При фактури в структурирани формати самият формат съдържа данните и проверката е по-лесна, вижте Автоматизиране на входящи фактури. Имената служат за ориентация и не означават партньорство.

Право и риск

• Защита на личните данни: документите съдържат лични данни. Нужен Ви е договор за обработване на лични данни с всеки доставчик (Art. 28 ОРЗД), обработване в ЕС или Обединеното кралство и ясно правило колко дълго се съхраняват оригиналите и извлечените данни. Насоките на ICO за ИИ и защитата на личните данни и Становище 28/2024 на ЕКЗД обясняват какво очакват надзорните органи.
• Автоматизирани решения: Art. 22 ОРЗД ограничава решенията за дадено лице, основани единствено на автоматизирано обработване. Процесът чете и проверява, а хората решават.
• Извън предлаганите услуги: прочитането на кандидатури за класиране на кандидати и оценяването на кредитоспособност са високорискови съгласно приложение III към Регламента за ИИ. Ние не изграждаме такива системи, вижте класове риск.
• Съхранение и доказване: за счетоводни, данъчни и договорни документи важат законови срокове за съхранение. Архивът запазва оригинала, а извлечените данни го допълват, но никога не го заменят.
• Договори: извличането и сравнението с контролен списък подпомагат проверката. Правната преценка остава при адвокат, вижте ИИ за адвокати.
• Служители: Art. 4 от Регламента за ИИ изисква достатъчна грамотност в областта на ИИ. Този преглед е обща информация и не представлява правна консултация.

Как да измервате успеха

Измерете резултатите преди и след внедряването върху извадка от Ваши собствени документи. Полезни показатели са делът на документите, които преминават без никаква корекция, процентът корекции за всяко поле, времето от получаване до осчетоводяване или отнасяне към съответния случай, делът на документите в списъка с изключения и броят пропуснати срокове. Резултатите зависят от качеството на документите и правилата, затова определяме показателите заедно с Вас в началото и не обещаваме числа предварително.

Къде е приложимо

• Отчитане на задължения към доставчици: съпоставяне на фактури, потвърждения на поръчки и документи за доставка, вижте Автоматизация на фактури.
• Адвокатски кантори и правни отдели: проверка на договори и комплекти документи по списък с клаузи, вижте ИИ за адвокати.
• Застраховане: сверяване на полици с възложеното и сортиране на документи за щети, вижте ИИ в застраховането.
• Логистика: отнасяне на CMR товарителници и документи за предаване към поръчките, вижте ИИ в логистиката.
• Производство: проверка на сертификати и протоколи от изпитвания спрямо спецификациите, вижте ИИ в производството.