Автоматизация с ИИ · Логистика AI в логистиката: автоматизиране на транспортни поръчки, CMR документи и случаи на щети и какво остава при диспечерите

Типични процеси в логистиката

Това са типични процеси, а не клиентски проекти. Във всеки ИИ подготвя и съпоставя, а диспечер или отговорен служител решава. За склада и експедицията в собствената фирма има страница ИИ в логистиката и склада.

1. Транспортни поръчки в TMS

Поръчките пристигат по имейл, като PDF, през клиентски портал или EDI, като всеки клиент има собствена структура и съкращения.

• Вход: поръчката по имейл, като PDF или експорт от портал.
• ИИ подготвя: извлича адресите за вземане и доставка, часовите интервали, стоката, теглата, броя палети и особеностите, свързва клиента и договорената цена и отбелязва неясното или необичайното, например указание за опасен товар. Изготвя чернова на поръчката в системата за управление на транспорта.
• Диспечерът проверява: всяка отбелязана точка и решава дали да възложи на външен изпълнител или как да организира натоварването. Опасните товари винаги се обработват от лице с необходимата квалификация.
• Изход: чернова на поръчката в TMS и чернова на потвърждение за клиента.

2. Товарителници и документи за предаване

Подписани CMR товарителници, разписки за получаване и снимки се връщат от шофьори и получатели във всякакво състояние.

• Вход: сканирани копия и снимки на CMR товарителници, документи за доставка и разписки.
• ИИ подготвя: извлича номера на пратката, датата, подписите и бележките, отнася всеки документ към съответната поръчка и откроява възражения, например щета или липсващо количество, отбелязани от получателя. Отбелязва липсващи подписи и страници.
• Отговорният служител проверява: всяко откроено възражение и всеки непълен документ.
• Изход: поръчката е отбелязана като приключена и готова за фактуриране, с кратък списък на документите, които трябва да се проследят.

3. Проверка на фактури за превоз

Фактурите от превозвачи и подизпълнители се сравняват с договорената цена, поръчката и документа за предаване.

• Вход: фактурата, ценовото споразумение, поръчката и документът за предаване.
• ИИ подготвя: сравнява цена, маршрут, тегло, допълнителни такси и време за изчакване и изброява всяка разлика с редовете, от които е установена.
• Отговорният служител проверява: всяка разлика и решава дали да плати, да поиска уточнение или да оспори.
• Изход: кратко обобщение за всяка фактура и одобрените фактури към счетоводството.

4. Запитвания за пратки и случаи на щети

Клиентите питат къде е стоката им. Ако нещо се обърка, досието за щетата трябва да се състави бързо.

• Вход: запитването, данните за статуса в TMS или системата за проследяване, а при щета: CMR товарителницата, снимки, кореспонденция и данни за предаването.
• ИИ подготвя: отговор с актуалния статус от системата, а при щети: досие с всички документи, подредени по дата, възраженията, направени при предаването, и приложимите срокове.
• Служителят по щетите проверява: отговора, когато нещо се е объркало, и взема решения за отговорността, спогодбата и всяко предявяване на претенция.
• Изход: чернова на отговор или информация за статуса и пълно досие за щетата.

Какво остава за хората и какво не правим

• Диспечерска дейност и външно възлагане: планирането, разпределянето на товари и решението кой какво превозва остават при диспечерите.
• Митници и опасни товари: декларациите са отговорност на декларатора, а опасните товари се обработват от лица с необходимата квалификация. ИИ чете и подготвя, но никога не подава документи.
• Шофьори и персонал: не изграждаме системи, които възлагат задачи на отделни лица въз основа на поведението им, наблюдават ги или оценяват трудовото им представяне. Те са високорискови съгласно приложение III към Регламента за ИИ, вижте класове риск.
• Решения по щети: служителят по щетите решава въпросите за отговорността, спогодбата и предявяването на претенция.
• Клиентски чат: предоставя информация за статуса от данни в реално време, ясно заявява, че е ИИ, и прехвърля изключенията и щетите към човек.

Най-важните правила

Таблицата посочва най-важните източници за ориентация. Кои правила се прилагат, зависи от вида транспорт, маршрута и договора.

За хората важи следното: когато ИИ се използва за управление на служители, приложение III към Регламента за ИИ определя възлагането на задачи, наблюдението и оценката на трудовото представяне като високорискови. В Германия работническият съвет има право на съвместно вземане на решение за технически устройства, които могат да наблюдават поведението или трудовото представяне (§ 87 BetrVG). За данните на шофьорите и клиентите се прилага и ОРЗД: договор за обработване на лични данни с всеки доставчик (Art. 28) и обработване в ЕС или Обединеното кралство. Art. 4 от Регламента за ИИ изисква достатъчна грамотност в областта на ИИ на служителите, а Art. 50 изисква чатботовете с ИИ да се обозначават като такива. Този преглед е обща информация и не представлява правна консултация. Вашият правен консултант и браншова организация могат да потвърдят какво се прилага.

Системи, които вероятно използвате

Спедиторите и превозвачите обикновено работят със система за управление на транспорта като SAP TM, CargoWise или TMS от специализиран доставчик, често заедно с транспортна борса, платформа за проследяване на пратки като project44 или Transporeon и счетоводен софтуер. Свързваме чрез интерфейсите, които тези системи предлагат (API, EDI, експорт, имейл или наблюдавана папка), а когато няма такива, работим паралелно с тях. Имената служат за ориентация и не означават партньорство.

Как асистентите с ИИ намират доставчици на логистични услуги

Товародателите питат ChatGPT, Gemini или AI Overviews на Google за „превозвач на палетни товари от Линц до Ротердам“ или „спедитор за стоки с температурен режим“. Отговорът се основава на страниците на дружеството, списъци на браншови организации и сертифицирани фирми, бизнес профила в Google и отзиви.

• Страница за всяко направление, услуга или вид стока: маршрути, транзитни срокове, видове превозни средства, обработка и сертификати, описани с прости думи.
• Проверими доказателства: разрешителни, членства като FIATA, ISO сертификати и митнически статут, посочени еднакво навсякъде.
• Еднакви фирмени данни: едни и същи име, адрес, локации и данни за контакт на сайта, в указателите и в бизнес профила в Google.
• Структурирани данни: Schema.org Organization с услугите и района на дейност.

Струва ли си автоматизацията? Осем въпроса

1. Някой преписва ли транспортни поръчки от имейли и PDF файлове в TMS?
2. Натрупват ли се подписани CMR товарителници и разписки, преди да бъдат отнесени към поръчките?
3. Проверяват ли се фактурите за превоз само частично спрямо цените?
4. Обаждат ли се клиенти, за да попитат къде е стоката им?
5. Отнема ли съставянето на досие за щета дни търсене в пощенските кутии?
6. Следят ли се по памет сроковете за възражения и претенции?
7. Има ли писмено правило какви данни могат да се въвеждат в ИИ инструменти и кой проверява резултата?
8. Можете ли да посочите задача, при която дори изготвянето на чернова за проверка би спестило време?

Три или повече отговора „да“ обикновено показват, че процесът си струва да бъде тестван. Въпрос 7 е предварителното условие.