Automatyzacja z AI · Logistyka AI w logistyce: automatyzacja zleceń transportowych, dokumentów CMR i spraw szkodowych oraz zadania pozostające w gestii dyspozytorów

Typowe procesy w logistyce

To typowe procesy, nie projekty klientów. W każdym AI przygotowuje i przypisuje, a dyspozytor lub pracownik prowadzący sprawę podejmuje decyzję. Magazynowi i wysyłce we własnej firmie poświęcona jest strona AI w logistyce i magazynie.

1. Zlecenia transportowe w TMS

Zlecenia przychodzą e-mailem, w PDF, przez portal klienta lub EDI, przy czym każdy klient stosuje własny układ i skróty.

• Dane wejściowe: zlecenie w e-mailu, PDF lub eksporcie z portalu.
• AI przygotowuje: odczytuje adresy odbioru i dostawy, okna czasowe, towary, masy, liczbę palet i szczególne wymagania, przypisuje klienta oraz uzgodnioną cenę i oznacza informacje niejasne lub nietypowe, na przykład wzmiankę o towarach niebezpiecznych. Tworzy wersję roboczą zlecenia w systemie zarządzania transportem.
• Dyspozytor sprawdza: każdy oznaczony punkt i decyduje o zleceniu przewozu podwykonawcy lub załadunku. Towarami niebezpiecznymi zawsze zajmuje się osoba z wymaganymi kwalifikacjami.
• Wynik: wersja robocza zlecenia w TMS i potwierdzenia dla klienta.

2. Listy przewozowe i potwierdzenia dostawy

Podpisane listy przewozowe CMR, pokwitowania odbioru i zdjęcia wracają od kierowców i odbiorców w najróżniejszym stanie.

• Dane wejściowe: skany i zdjęcia listów przewozowych CMR, dokumentów dostawy i pokwitowań.
• AI przygotowuje: odczytuje numer przesyłki, datę, podpisy i adnotacje, przypisuje każdy dokument do zlecenia i wyróżnia zastrzeżenia, na przykład szkodę lub brak ilościowy odnotowany przez odbiorcę. Oznacza brakujące podpisy i strony.
• Pracownik prowadzący sprawę sprawdza: każde wyróżnione zastrzeżenie i każdy niekompletny dokument.
• Wynik: zlecenie oznaczone jako zakończone i gotowe do fakturowania oraz krótka lista dokumentów wymagających dalszych działań.

3. Weryfikacja faktur za przewóz

Faktury przewoźników i podwykonawców są porównywane z uzgodnioną ceną, zleceniem i potwierdzeniem dostawy.

• Dane wejściowe: faktura, uzgodnienie cenowe, zlecenie i potwierdzenie dostawy.
• AI przygotowuje: porównuje cenę, trasę, masę, dopłaty i czas oczekiwania oraz wymienia każdą różnicę wraz z wierszami, z których wynika.
• Pracownik prowadzący sprawę sprawdza: każdą różnicę i decyduje o zapłacie, dopytaniu lub zakwestionowaniu faktury.
• Wynik: krótkie podsumowanie każdej faktury oraz przekazanie zatwierdzonych faktur do księgowości.

4. Zapytania o przesyłki i sprawy szkodowe

Klienci pytają, gdzie jest ich towar. Gdy coś pójdzie nie tak, trzeba szybko zgromadzić akta szkody.

• Dane wejściowe: zapytanie, dane o statusie w TMS lub systemie śledzenia, a przy szkodzie list przewozowy CMR, zdjęcia, korespondencja i dane dostawy.
• AI przygotowuje: odpowiedź z aktualnym statusem z systemu, a przy szkodach akta ze wszystkimi dokumentami uporządkowanymi według daty, zastrzeżeniami zgłoszonymi przy dostawie i obowiązującymi terminami.
• Specjalista ds. szkód sprawdza: odpowiedź, jeśli coś poszło nie tak, i decyduje o odpowiedzialności, ugodzie i każdym zgłoszeniu.
• Wynik: wersja robocza odpowiedzi lub informacja o statusie oraz kompletne akta szkody.

Co pozostaje w rękach ludzi i czego nie robimy

• Dyspozycja i zlecanie podwykonawcom: planowanie, przydzielanie ładunków i decyzje, kto co przewozi, pozostają po stronie dyspozytorów.
• Cło i towary niebezpieczne: za zgłoszenia odpowiada zgłaszający, a towarami niebezpiecznymi zajmują się osoby z odpowiednimi kwalifikacjami. AI odczytuje i przygotowuje, nigdy nie składa zgłoszeń.
• Kierowcy i personel: nie tworzymy systemów, które przydzielają osobom zadania na podstawie ich zachowania, monitorują je lub oceniają ich wyniki pracy. Zgodnie z załącznikiem III rozporządzenia w sprawie AI są to systemy wysokiego ryzyka, więcej w opisie kategorii ryzyka.
• Decyzje dotyczące szkód: o odpowiedzialności, ugodzie i zgłoszeniu decyduje specjalista ds. szkód.
• Czat dla klientów: podaje status na podstawie bieżących danych, jasno informuje, że jest AI, i przekazuje nietypowe sprawy oraz szkody człowiekowi.

Najważniejsze przepisy

Tabela wskazuje najważniejsze źródła ułatwiające orientację. Obowiązujące zasady zależą od gałęzi transportu, trasy i umowy.

W odniesieniu do ludzi: jeśli AI służy do zarządzania pracownikami, załącznik III rozporządzenia w sprawie AI wymienia przydzielanie zadań oraz monitorowanie i ocenę wyników pracy jako zastosowania wysokiego ryzyka. W Niemczech rada zakładowa ma prawo współdecydowania o urządzeniach technicznych mogących monitorować zachowanie lub wyniki pracy (§ 87 BetrVG). Ponadto do danych kierowców i klientów stosuje się RODO: umowę powierzenia przetwarzania danych z każdym dostawcą (Art. 28) i przetwarzanie w UE lub Zjednoczonym Królestwie. Art. 4 rozporządzenia w sprawie AI wymaga odpowiednich kompetencji w zakresie AI pracowników, a Art. 50 nakazuje chatbotom AI informowanie, że są AI. To zestawienie ma charakter ogólnych informacji i nie stanowi porady prawnej. Państwa doradca prawny i organizacja branżowa mogą potwierdzić, jakie zasady obowiązują.

Systemy, z których prawdopodobnie Państwo korzystają

Spedytorzy i przewoźnicy najczęściej pracują z systemem zarządzania transportem, takim jak SAP TM, CargoWise lub TMS wyspecjalizowanego dostawcy, często dodatkowo z giełdą transportową, platformą śledzenia przesyłek, taką jak project44 lub Transporeon, i oprogramowaniem księgowym. Integrujemy się przez interfejsy oferowane przez te systemy (API, EDI, eksport, e-mail lub monitorowany folder), a tam, gdzie ich nie ma, działamy obok nich. Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa.

Jak asystenci AI znajdują dostawców usług logistycznych

Załadowcy pytają ChatGPT, Gemini lub Przegląd od AI Google o „przewoźnika ładunków paletowych z Linz do Rotterdamu” lub „spedytora towarów w kontrolowanej temperaturze”. Odpowiedź opiera się na stronach firmy, wykazach organizacji branżowych i certyfikacji, Profilu Firmy w Google i opiniach.

• Osobna strona dla każdej trasy, usługi lub rodzaju towaru: trasy, czasy przewozu, typy pojazdów, obsługa ładunku i certyfikacje opisane prostymi słowami.
• Sprawdzalne potwierdzenia: zezwolenia, członkostwa, na przykład w FIATA, certyfikaty ISO i status celny podane wszędzie tak samo.
• Spójne dane firmy: ta sama nazwa, adres, lokalizacje i dane kontaktowe na stronie, w katalogach i w Profilu Firmy w Google.
• Dane strukturalne: Schema.org Organization z usługami i obszarem działania.

Czy automatyzacja się opłaca? Osiem pytań

1. Czy ktoś przepisuje zlecenia transportowe z e-maili i plików PDF do TMS?
2. Czy podpisane listy przewozowe CMR i pokwitowania zalegają w stosie, zanim zostaną przypisane do zleceń?
3. Czy faktury za przewóz są tylko częściowo sprawdzane względem cen?
4. Czy klienci dzwonią, aby zapytać, gdzie jest ich towar?
5. Czy zebranie akt szkody wymaga wielu dni szukania w skrzynkach pocztowych?
6. Czy terminy zgłaszania zastrzeżeń i roszczeń są pilnowane z pamięci?
7. Czy istnieją pisemne zasady określające, jakie dane można wprowadzać do narzędzi AI i kto weryfikuje wynik?
8. Czy potrafią Państwo wskazać zadanie, w którym już sam szkic do weryfikacji pozwoliłby zaoszczędzić czas?

Trzy lub więcej odpowiedzi twierdzących zwykle wskazują na proces, który warto przetestować. Warunkiem jest twierdząca odpowiedź na pytanie 7.