Automatizácia s AI · Dokumenty OCR AI a inteligentné spracovanie dokumentov: od prijatej pošty k schváleným údajom, s človekom na konci

Problém

Vo väčšine firiem sa to isté deje stokrát týždenne. Príde dokument, niekto ho otvorí, nájde dodávateľa, dátum, sumu alebo výpovednú doložku, prepíše ich do iného systému a uloží originál. Typickými zdrojmi chýb sú prepisovanie, dokumenty s nezvyčajným usporiadaním, ustanovenia prehliadnuté na strane 14 a dokumenty priradené k nesprávnemu prípadu. Práca je jednotvárna, ale vyžaduje pozornosť, preto je pomalá a únavná.

Postup v siedmich krokoch

1. Príjem: e-maily, súbory stiahnuté z portálov, výstupy zo skenerov a disky smerujú do jedného vstupného miesta s odosielateľom a časom.
2. Rozpoznanie: systém rozpozná druh dokumentu, napríklad faktúru, zmluvu, osvedčenie alebo list, jeho jazyk a kvalitu. Skeny najprv prejdú rozpoznávaním textu.
3. Načítanie údajov: AI načíta potrebné polia a pasáže a poskytne ich ako štruktúrované údaje, vždy so stranou a umiestnením v zdroji.
4. Overenie: pravidlá porovnajú výsledok s Vašimi kmeňovými údajmi: dodávateľ existuje, súčty sú správne, údaje sú vierohodné a povinné ustanovenia sú prítomné. Hodnoty, pri ktorých si AI nie je istá, sa označia.
5. Kontrola: človek vidí dokument vedľa načítaných hodnôt, a to len pri výnimkách. Opravy sa ukladajú a zlepšujú ďalšie spracovania.
6. Schválenie: schválené údaje idú do ERP, systému správy dokumentov alebo CRM, originál sa archivuje a z lehôt nájdených v dokumente sa stávajú úlohy.
7. Záznam: kto čo schválil, čo AI zmenila a ktorá verzia pravidiel platila, ako podklad pre kontroly.

Tri úrovne automatizácie

Pravidlá a šablóny

Pre malý počet stabilných usporiadaní, napríklad Vaše vlastné formuláre, stačia pevné pravidlá. Sú predvídateľné a lacné na prevádzku, ale pri zmene usporiadania prestanú fungovať.

Načítanie údajov pomocou AI

Pri mnohých usporiadaniach, napríklad dodávateľských faktúrach alebo zmluvách rôznych zmluvných partnerov, jazykový model prečíta dokument a vyplní polia. Človek preverí výnimky. Táto úroveň pokrýva väčšinu toho, čo sa označuje ako inteligentné spracovanie dokumentov, a pri zmluvách zahŕňa kontrolu podľa zoznamu ustanovení a odchýlok.

Agenti

Ak dokument spustí proces, systém prevezme aj ďalšie kroky v hraniciach, ktoré stanovíte: vyžiada od odosielateľa chýbajúcu stranu, vytvorí úlohu, zaznamená lehotu alebo nadviaže ďalšou pripomienkou. Každý krok s dôsledkami podlieha schváleniu. Viac v časti AI agenti pre firmy.

Systémy a rozhrania

Proces sa napája na to, čo už používate: e-mailové schránky cez štandardné protokoly alebo rozhrania spoločností Microsoft a Google, disky a SharePoint, systémy správy dokumentov ako DocuWare alebo M-Files a systémy ERP ako SAP, Microsoft Dynamics 365 alebo Odoo. Pri faktúrach v štruktúrovaných formátoch obsahuje údaje samotný formát a kontrola je jednoduchšia, pozrite si časť Automatizácia spracovania prijatých faktúr. Názvy slúžia na orientáciu a neznamenajú partnerstvo.

Právo a riziko

• Ochrana osobných údajov: dokumenty obsahujú osobné údaje. Potrebujete zmluvu o spracúvaní osobných údajov s každým poskytovateľom (Art. 28 GDPR), spracúvanie v EÚ alebo v Spojenom kráľovstve a jasné pravidlo, ako dlho sa uchovávajú originály a načítané údaje. Usmernenia ICO k AI a ochrane osobných údajov a stanovisko 28/2024 EDPB vysvetľujú očakávania orgánov dohľadu.
• Automatizované rozhodnutia: Art. 22 GDPR obmedzuje rozhodnutia o osobe založené výlučne na automatizovanom spracúvaní. Proces číta a kontroluje, rozhodujú ľudia.
• Nie je súčasťou ponuky: čítanie žiadostí o zamestnanie na zostavovanie poradia uchádzačov a hodnotenie úverovej bonity sú podľa prílohy III nariadenia o AI vysokorizikové. Takéto systémy nevytvárame, pozrite si rizikové kategórie.
• Uchovávanie a preukazovanie: pre účtovné, daňové a zmluvné podklady platia zákonné lehoty uchovávania. Archív uchováva originál a načítané údaje ho podporujú, ale nikdy nenahrádzajú.
• Zmluvy: načítanie údajov a porovnanie s kontrolným zoznamom podporujú kontrolu. Právne posúdenie zostáva na advokátovi, pozrite si AI pre advokátov.
• Zamestnanci: Art. 4 nariadenia o AI vyžaduje dostatočnú gramotnosť v oblasti AI. Tento prehľad poskytuje všeobecné informácie a nie je právnym poradenstvom.

Ako merať úspech

Merajte pred zavedením aj po ňom na vzorke vlastných dokumentov. Užitočnými ukazovateľmi sú podiel dokumentov, ktoré prejdú bez akejkoľvek opravy, miera opráv jednotlivých polí, čas od prijatia po zaúčtovanie alebo priradenie, podiel dokumentov v zozname výnimiek a počet zmeškaných lehôt. Výsledky závisia od kvality dokumentov a pravidiel, preto s Vami ukazovatele stanovíme na začiatku a vopred nesľubujeme konkrétne čísla.

Kde je to vhodné

• Účtovanie záväzkov: porovnanie faktúr, potvrdení objednávok a dodacích listov, pozrite si časť Automatizácia faktúr.
• Advokátske kancelárie a právne oddelenia: kontrola zmlúv a súborov písomností podľa zoznamu ustanovení, pozrite si AI pre advokátov.
• Poisťovníctvo: porovnanie poistiek so zadaním a triedenie podkladov k poistným udalostiam, pozrite si AI v poisťovníctve.
• Logistika: priradenie nákladných listov CMR a dokladov o doručení k zákazkám, pozrite si AI v logistike.
• Výroba: kontrola osvedčení a skúšobných protokolov podľa špecifikácií, pozrite si AI vo výrobe.