Stručne
- Vhodné sú činnosti spojené so zapisovaním a priraďovaním: evidovanie prijatých faktúr, porovnávanie dokladov s objednávkou a dodacím listom, navrhovanie predkontácií, priraďovanie platieb k otvoreným položkám a príprava upomienok.
- Váš účtovný softvér zostáva. Napojíme sa cez rozhrania, ktoré ponúka (napríklad dávky účtovných zápisov, API, export alebo e-mail), a nič nenahrádzame.
- Predkontáciu, zaúčtovanie a schválenie platieb vykonávajú ľudia. AI predkladá návrhy, zaznamenáva ich a opravy Vášho tímu sa premietajú do ďalších návrhov.
- Originálny doklad zostáva nezmenený a každý krok je spätne dohľadateľný. Pravidlá riadneho vedenia účtovníctva naďalej platia, v Nemecku GoBD, v Rakúsku BAO a vo Švajčiarsku záväzkový zákonník.
Automatizácia účtovníctva: prehľad siedmich úloh
Ide o typické procesy, nie o zákaznícke projekty. Pri každom AI pripravuje podklady a predkladá návrhy a účtovníčka alebo účtovník ich kontroluje a rozhoduje. Podrobnosti nájdete v častiach Automatizácia spracovania prijatých faktúr a Rozpoznávanie dokladov a predkontácia s AI, informácie o povinnosti v časti Elektronická faktúra.
1. Evidovanie a kontrola prijatých faktúr
Faktúry prichádzajú e-mailom, ako PDF, ako elektronické faktúry, poštou alebo z dodávateľských portálov, každá s iným usporiadaním.
- Vstup: e-mailová schránka účtovníctva, skeny a elektronické faktúry v štruktúrovanom formáte.
- AI pripraví: načíta dodávateľa, číslo faktúry, dátum, položky, sumy, sadzby dane a lehotu splatnosti, rozpozná duplicitné faktúry aj zmenený IBAN oproti kmeňovému záznamu dodávateľa a vytvorí návrh účtovného zápisu. Pri elektronických faktúrach načíta údaje priamo zo súboru, nie z obrázka.
- Účtovníctvo skontroluje: každú označenú odchýlku a každú neistú hodnotu.
- Výstup: návrh faktúry vo Vašom účtovnom softvéri alebo v procese spracovania faktúr, nezmenený originálny doklad v archíve.
2. Porovnávanie dokladov s objednávkou a dodacím listom
Porovnávanie objednávky, dodacieho listu a faktúry zaberá čas, len čo sa líšia množstvá, ceny alebo čiastočné dodávky.
- Vstup: faktúra, objednávka zo systému ERP a dodací list alebo záznam o príjme tovaru.
- AI pripraví: porovná položky, množstvo a cenu, rozpozná čiastočné dodávky a vypíše každú odchýlku spolu s riadkami, z ktorých vyplýva.
- Účtovníctvo skontroluje: odchýlky. Cenové otázky vyrieši oddelenie nákupu s dodávateľom, účtovníctvo schvaľuje až potom.
- Výstup: odporúčanie „súhlasí“ alebo zoznam odchýlok, ktorý dostane oddelenie nákupu alebo sklad.
3. Navrhovanie predkontácie
Účet, nákladové stredisko a daňový kód sa často riadia vzorcom, ktorý má v hlave len skúsená kolegyňa.
- Vstup: načítaná faktúra, Váš účtový rozvrh a doterajšie účtovné zápisy daného dodávateľa.
- AI pripraví: navrhne účet, nákladové stredisko a daňový kód, uvedie dôvod („ako pri predchádzajúcich faktúrach tohto dodávateľa“) a označí, čo je nové.
- Účtovníctvo skontroluje: potvrdí alebo zmení návrh. Každá zmena sa uloží.
- Výstup: účtovný zápis s predkontáciou na schválenie.
4. Priraďovanie platieb k otvoreným položkám
Účely platieb vo výpise z účtu bývajú málokedy jasné: časť čísla faktúry, súhrnná platba, odpočítané skonto.
- Vstup: výpis z účtu ako súbor alebo export a zoznam otvorených položiek.
- AI pripraví: priradí platby k faktúram, rozpozná súhrnné a čiastočné platby aj skonto a označí to, čo nedokáže spoľahlivo priradiť.
- Účtovníctvo skontroluje: neisté priradenia.
- Výstup: návrh priradenia a aktuálny zoznam otvorených položiek.
5. Príprava upomienok
Upomienky sa často odkladajú, pretože najprv treba preskúmať každý prípad.
- Vstup: zoznam položiek po splatnosti a história zákazníka s doterajšou platobnou disciplínou, otvorenými reklamáciami a dohodami.
- AI pripraví: navrhne pripomenutie platby alebo upomienku so stupňom a tónom, ktoré určíte, a pozastaví prípad, ak existuje reklamácia alebo dohoda o splátkach.
- Účtovníctvo skontroluje: každý návrh. Žiadna upomienka sa neodošle bez schválenia.
- Výstup: návrhy upomienok na odoslanie a poznámka v účte zákazníka.
6. Cestovné náklady a výdavky
Doklady prichádzajú ako fotografie, v e-mailoch a v zakladačoch, často až po týždňoch.
- Vstup: fotografie dokladov, údaje o najazdených kilometroch a výpis z kreditnej karty.
- AI pripraví: načíta doklady, priradí kategórie, overí súlad s Vašou smernicou o výdavkoch a nahlási chýbajúce doklady.
- Účtovníctvo skontroluje: výnimky a odchýlky od smernice. O tom, či sa výnimka uplatní, rozhodne človek.
- Výstup: skontrolované vyúčtovanie na zaúčtovanie.
7. Príprava mesačnej uzávierky
Pred uzávierkou zvyčajne ešte niečo chýba: doklad, platba alebo časové rozlíšenie.
- Vstup: účtovné zápisy za daný mesiac, otvorené položky a časové rozlíšenia z predchádzajúceho mesiaca.
- AI pripraví: vytvorí zoznam chýbajúcich dokladov, nezaúčtovaných platieb a nápadných odchýlok oproti predchádzajúcemu mesiacu a navrhne časové rozlíšenia s odôvodnením.
- Účtovníctvo skontroluje: každý účtovný zápis. AI sama neúčtuje.
- Výstup: zoznam k uzávierke a návrh komentára pre vedenie firmy.
Programy a rozhrania: prepojenie s tým, čo používate
To, ktoré programy používate, určuje cestu údajov. Tabuľka uvádza bežné prípady. Aké rozhranie Váš program skutočne ponúka, overíme pred vypracovaním ponuky podľa dokumentácie výrobcu.
| Program | Čo sa vymieňa | Spôsob |
|---|---|---|
| DATEV (napríklad dávky účtovných zápisov a odovzdávanie dokladov) | Doklady a návrhy účtovných zápisov dovnútra, účty a nákladové strediská von | Dávky účtovných zápisov vo formáte DATEV a odovzdávanie snímok dokladov, pokiaľ ich Vaša daňová kancelária používa |
| BMD a RZL (Rakúsko) | Účtovné zápisy, doklady a kmeňové údaje | Importné a exportné rozhrania programov |
| Abacus a Bexio (Švajčiarsko) | Odberatelia, dodávatelia a účtovné zápisy | Rozhranie programu alebo import súboru |
| Lexware, lexoffice, sevdesk | Doklady, faktúry a účtovné zápisy | Rozhranie (API) alebo export a import |
| ERP a systém riadenia tovarového hospodárstva | Objednávky, príjem tovaru, kmeňové údaje dodávateľov | API, databázový dopyt alebo export |
| Správa dokumentov a archív | Originálne doklady a záznamy | Uloženie s odkazom v účtovnom zápise |
| Elektronická faktúra (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) | štruktúrované fakturačné údaje | načítané priamo zo súboru, pozrite si časť Elektronická faktúra |
Názvy slúžia na orientáciu a neznamenajú partnerstvo. Ak program neponúka rozhranie, pracujeme s exportom a importom, sledovaným priečinkom alebo e-mailom.
Prepojenie namiesto náhrady
Nepotrebujete nový účtovný program a ani ho neponúkame. AI pracuje pred Vaším softvérom: pripravuje doklady a predkladá návrhy, softvér naďalej účtuje ako doteraz.
- Váš program zostáva hlavným systémom. Účtuje sa iba v ňom. AI nikdy nezapisuje mimo účtovnej evidencie.
- Vaša daňová kancelária pracuje ako doteraz. Odovzdávanie, čísla dokladov a procesy sa zmenia len vtedy, ak si to želáte.
- Jeden proces za druhým. Začneme jedným krokom, napríklad prijatými faktúrami, a najprv ho necháme prebiehať súbežne s doterajšou prácou, kým niečo nahradí.
- Cesta späť zostáva otvorená. Originálne doklady a účtovné zápisy sú vo Vašich systémoch. Bez AI Vaše účtovníctvo ďalej funguje ako predtým.
Schvaľovanie a riadne vedenie účtovníctva
Účtovníctvo musí byť preukázateľné aj pri daňovej kontrole. Preto pred začiatkom stanovíme, kto o čom rozhoduje.
- Kto určuje predkontáciu: AI navrhuje, človek potvrdzuje. Pri spoľahlivých bežných prípadoch môže Váš tím po testovacej fáze rozhodnúť, že sa návrhy budú kontrolovať na vzorke. Dovtedy AI pracuje v režime návrhov.
- Kto schvaľuje platbu: podľa Vašich finančných limitov a zásady štyroch očí. AI nikdy sama neschváli platbu ani nespustí bankový prevod.
- Zmeny IBAN a kmeňových údajov dodávateľov: vždy za účasti druhej osoby a po overení cez známy komunikačný kanál. Falošné faktúry so zmenenými bankovými údajmi sú rozšíreným podvodom.
- Duplicitné faktúry: rozpoznávajú sa podľa dodávateľa, čísla, sumy a dátumu a označia sa, nevymazávajú sa.
- Záznam: Každý návrh sa zaznamená so zdrojom, časom a rozhodnutím vrátane osoby, ktorá ho potvrdila alebo zmenila.
- Pôvodný doklad a dokumentácia postupov: Doklad zostáva nezmenený. Pre Vašu dokumentáciu postupov opíšeme, do ktorých krokov je zapojená AI.
Tabuľka uvádza najdôležitejšie zdroje na zorientovanie. Ktoré pravidlá platia pre Vašu firmu, závisí od právnej formy, krajiny a odvetvia.
| Krajina | Základ | Čo platí v zásade |
|---|---|---|
| Nemecko | GoBD spolkového ministerstva financií a § 147 AO | Účtovné knihy a doklady musia byť preukázateľné, úplné, správne, vedené včas, usporiadané a nezmeniteľné. § 147 AO upravuje uchovávanie a prístup daňovej správy k údajom |
| Rakúsko | § 131 BAO a § 132 BAO | Účtovné knihy a záznamy treba viesť úplne, správne a včas. V zásade sa musia uchovávať sedem rokov |
| Švajčiarsko | Obligačný zákonník, Art. 957 a nasl. a nariadenie o účtovných knihách | Riadne vedenie účtovníctva a dokladov, uchovávanie účtovných kníh a účtovných dokladov desať rokov (Art. 958f OR) |
Na údaje dodávateľov, zákazníkov a zamestnancov sa navyše vzťahuje GDPR: zmluva o spracúvaní osobných údajov s každým poskytovateľom (Art. 28) a spracovanie v EÚ. Či a ako treba krok vykonávaný AI opísať vo Vašej dokumentácii postupov, si ujasnite so svojím daňovým poradcom. Tento prehľad poskytuje všeobecné informácie, nejde o právne ani daňové poradenstvo.
Údaje: kmeňové údaje, účtový rozvrh a opravy
Kvalita návrhov závisí od údajov, s ktorými AI pracuje.
- Základom sú Vaše kmeňové údaje: kmeňové údaje dodávateľov, účtový rozvrh, nákladové strediská a daňové kódy. Ak sú neúplné alebo duplicitné, aj návrhy budú nekvalitné. Preto ich posudzujeme ako prvé.
- Opravy ako zdroj učenia: Každá oprava Vášho tímu sa zaznamená a ako príklad alebo pravidlo sa premietne do ďalších návrhov, ktoré si môžete prezrieť.
- Skúšobná prevádzka popri práci: Proces najprv beží súbežne a návrhy porovnávame s tým, čo Váš tím skutočne zaúčtoval.
- Ochrana osobných údajov: Faktúry samostatne podnikajúcich fyzických osôb a údaje zamestnancov sú osobnými údajmi. Spracúvame ich na serveroch v EÚ, AI sprístupňujeme len to, čo potrebuje na daný krok, a dobu uchovávania aj vymazanie nastavíme spolu s Vami. Viac na stránke AI a ochrana osobných údajov.
Vlastné aplikácie a programy pre účtovníctvo
Niektoré funkcie nechýbajú v účtovnom softvéri, ale v krokoch pred ním. Ak štandardné produkty nevyhovujú, vytvoríme na ne vlastné programy:
- Aplikácia na doklady pre terénnych pracovníkov a stavbu: Odfotíte doklad, načíta sa suma a dodávateľ a doklad sa dostane do správneho priečinka namiesto odkladacej priehradky auta.
- Schvaľovacia aplikácia pre vedenie firmy: Faktúry na úhradu s odchýlkami a väzbou na objednávku vidíte na prvý pohľad, v mobile ich potvrdíte alebo vrátite.
- Aplikácia na služobné výdavky a pokladničnú knihu: Evidovanie výdavkov, fotografovanie dokladov a vedenie pokladničnej knihy s kontrolou podľa Vašej smernice.
Tieto programy dopĺňajú Váš účtovný softvér, nenahrádzajú ho. Viac na stránkach Vývoj aplikácií a Vývoj softvéru.
Kde začať
Pri posúdení pomôžu tieto tri otázky:
- Koľko prijatých faktúr spracuje Vaše účtovníctvo mesačne a akými cestami prichádzajú (e-mail, pošta, portál, elektronická faktúra)?
- V ktorom programe účtujete a preberá Vaše údaje daňový poradca?
- Ktorý krok zaberá Vášmu tímu najviac času: zaznamenávanie, predkontácia, priraďovanie alebo posielanie upomienok?
Keď nám napíšete odpovede, povieme Vám, ktorý proces sa oplatí zaviesť ako prvý a čo musí zostať na Vašom tíme. Začneme skúšobnou prevádzkou popri doterajšej práci.
Zdroje
- Nemecko: § 147 AO (pravidlá uchovávania podkladov), § 257 HGB (uchovávanie podkladov); GoBD: list spolkového ministerstva financií o zásadách riadneho vedenia účtovníctva v elektronickej forme
- Rakúsko: § 131 BAO, § 132 BAO
- Švajčiarsko: Obligačný zákonník, Art. 957 až 958f, a nariadenie o účtovných knihách
- EÚ: nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR), Art. 28: EUR-Lex