Pe scurt
- Sarcinile de introducere și asociere a datelor sunt potrivite pentru automatizare: înregistrarea facturilor primite, compararea documentelor justificative cu comanda și avizul de însoțire a mărfii, propunerea conturilor contabile, asocierea plăților cu pozițiile deschise și pregătirea somațiilor de plată.
- Vă păstrați programul de contabilitate. Ne conectăm prin interfețele pe care le oferă (de exemplu, loturi de înregistrări contabile, API, export sau e-mail) și nu înlocuim nimic.
- Oamenii alocă conturile contabile, înregistrează operațiunile și aprobă plățile. AI face propuneri, le consemnează, iar corecțiile echipei dumneavoastră sunt luate în considerare în propunerile următoare.
- Documentul justificativ original rămâne neschimbat, iar fiecare pas poate fi urmărit. Regulile de conformitate contabilă continuă să se aplice: GoBD în Germania, BAO în Austria și Codul obligațiilor în Elveția.
Automatizare în contabilitate: prezentarea a șapte sarcini
Acestea sunt fluxuri tipice, nu proiecte realizate pentru clienți. În fiecare, AI pregătește datele și face propuneri, iar o contabilă sau un contabil verifică și decide. Găsiți detalii la Automatizarea facturilor primite și Recunoașterea documentelor justificative și alocarea conturilor contabile cu AI, iar informații despre obligația legală la Factura electronică.
1. Înregistrarea și verificarea facturilor primite
Facturile sosesc prin e-mail, în format PDF, ca facturi electronice, prin poștă sau din portalurile furnizorilor, fiecare cu o structură diferită.
- Date de intrare: căsuța de e-mail a contabilității, documente scanate și facturi electronice în format structurat.
- AI pregătește: citește furnizorul, numărul facturii, data, pozițiile, sumele, cotele de impozitare și termenul de plată, identifică facturile duplicate și un IBAN modificat față de datele de bază ale furnizorului și creează o propunere de înregistrare contabilă. În cazul facturilor electronice, citește datele direct din fișier, nu dintr-o imagine.
- Contabilitatea verifică: fiecare abatere semnalată și fiecare valoare incertă.
- Rezultat: o ciornă de factură în programul dumneavoastră de contabilitate sau în fluxul de procesare a facturilor, cu documentul justificativ original păstrat neschimbat în arhivă.
2. Compararea documentelor justificative cu comanda și avizul de însoțire a mărfii
Compararea comenzii, a avizului de însoțire a mărfii și a facturii necesită timp atunci când apar diferențe de cantitate, preț sau livrări parțiale.
- Date de intrare: factura, comanda din ERP și avizul de însoțire a mărfii sau înregistrarea recepției mărfii.
- AI pregătește: compară articolul, cantitatea și prețul, identifică livrările parțiale și enumeră fiecare abatere, cu rândurile din care provine.
- Contabilitatea verifică: abaterile. Departamentul de achiziții clarifică aspectele legate de preț cu furnizorul, iar contabilitatea aprobă abia după aceea.
- Rezultat: recomandarea „corespunde” sau o listă de abateri transmisă către achiziții sau depozit.
3. Propunerea conturilor contabile
Contul, centrul de cost și codul de impozitare urmează adesea un tipar pe care îl cunoaște doar colega cu experiență.
- Date de intrare: factura citită, planul dumneavoastră de conturi și înregistrările contabile anterioare ale furnizorului.
- AI pregătește: propune contul, centrul de cost și codul de impozitare, indică motivul („la fel ca la facturile anterioare ale acestui furnizor”) și semnalează elementele noi.
- Contabilitatea verifică: confirmă sau modifică. Fiecare modificare este memorată.
- Rezultat: un articol contabil cu conturile alocate, pregătit pentru aprobare.
4. Asocierea plăților cu pozițiile deschise
Detaliile plăților din extrasul de cont sunt rareori clare: un fragment din numărul facturii, o plată cumulată, un scont dedus.
- Date de intrare: extrasul de cont ca fișier sau export și lista pozițiilor deschise.
- AI pregătește: asociază plățile cu facturile, identifică plățile cumulate și parțiale, precum și sconturile, și semnalează cazurile în care asocierea nu este sigură.
- Contabilitatea verifică: asocierile incerte.
- Rezultat: o propunere de asociere și lista actualizată a pozițiilor deschise.
5. Pregătirea somațiilor de plată
Somațiile de plată sunt adesea amânate, deoarece fiecare caz trebuie analizat în prealabil.
- Date de intrare: lista pozițiilor restante și istoricul clientului, cu comportamentul anterior de plată, reclamațiile nerezolvate și acordurile încheiate.
- AI pregătește: redactează un memento sau o somație de plată, la nivelul și pe tonul stabilite de dumneavoastră, și suspendă procesarea unui caz dacă există o reclamație sau un acord de plată în rate.
- Contabilitatea verifică: fiecare ciornă. Nicio somație de plată nu este trimisă fără aprobare.
- Rezultat: ciorne de somații de plată pregătite pentru trimitere și o mențiune în contul clientului.
6. Cheltuieli de deplasare și deconturi
Documentele justificative sosesc ca fotografii, în e-mailuri și în dosare, adesea după câteva săptămâni.
- Date de intrare: fotografii ale documentelor justificative, date despre kilometrii parcurși și extrasul cardului de credit.
- AI pregătește: citește documentele justificative, le atribuie categorii, le verifică pe baza politicii dumneavoastră de decontare a cheltuielilor și semnalează documentele lipsă.
- Contabilitatea verifică: excepțiile și abaterile de la politică. O persoană decide dacă se aplică o excepție.
- Rezultat: un decont verificat, pregătit pentru înregistrare contabilă.
7. Pregătirea închiderii lunare
Înainte de închidere, de obicei mai lipsește ceva: un document justificativ, o plată, o regularizare contabilă.
- Date de intrare: înregistrările contabile ale lunii, pozițiile deschise și regularizările contabile ale lunii precedente.
- AI pregătește: întocmește o listă cu documentele justificative lipsă, plățile neînregistrate contabil și abaterile neobișnuite față de luna precedentă și propune regularizări contabile motivate.
- Contabilitatea verifică: fiecare înregistrare contabilă. AI nu efectuează singură înregistrări contabile.
- Rezultat: o listă pentru închidere și o ciornă de comentariu pentru conducere.
Programe și interfețe: conectare la ce folosiți
Programele pe care le utilizați determină traseul datelor. Tabelul prezintă cazurile obișnuite. Înainte de ofertă, verificăm pe baza documentației producătorului ce interfață oferă efectiv programul dumneavoastră.
| Program | Ce se schimbă | Cale |
|---|---|---|
| DATEV (de exemplu, loturi de înregistrări contabile și transferul documentelor justificative) | Se introduc documente justificative și propuneri de înregistrare contabilă, se extrag conturi și centre de cost | Loturi de înregistrări contabile în format DATEV și transferul imaginilor documentelor justificative, în măsura în care consultantul dumneavoastră fiscal le utilizează |
| BMD și RZL (Austria) | Înregistrări contabile, documente justificative și date de bază | Interfețele de import și export ale programelor |
| Abacus și Bexio (Elveția) | Debitori, creditori și înregistrări contabile | Interfața programului sau import din fișier |
| Lexware, lexoffice, sevdesk | Documente justificative, facturi și înregistrări contabile | Interfață (API) sau export și import |
| ERP și gestiune stocuri | Comenzi, recepții de marfă, date de bază ale furnizorilor | API, interogare de bază de date sau export |
| Gestionarea documentelor și arhivare | Documente justificative originale și jurnale | Arhivare cu referință în înregistrarea contabilă |
| Factură electronică (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) | date structurate ale facturii | citite direct din fișier, consultați Factura electronică |
Numele servesc doar ca orientare și nu înseamnă un parteneriat. Unde un program nu are interfață, lucrăm cu export și import, un folder monitorizat sau e-mail.
Conectare în loc de înlocuire
Nu aveți nevoie de un program nou de contabilitate și nici noi nu oferim unul. AI intervine înaintea programului dumneavoastră: pregătește documentele justificative și face propuneri, iar programul continuă să efectueze înregistrările contabile ca până acum.
- Programul dumneavoastră rămâne sistemul principal. Înregistrările contabile se fac doar acolo. AI nu efectuează înregistrări ocolind evidența contabilă.
- Consultantul dumneavoastră fiscal lucrează ca până acum. Transmiterea datelor, numerele documentelor justificative și procesele se schimbă doar dacă doriți.
- Un proces după altul. Începem cu o etapă, de exemplu facturile primite, și o lăsăm mai întâi să funcționeze în paralel cu activitatea existentă, înainte de a înlocui ceva.
- Puteți reveni oricând la modul anterior de lucru. Documentele originale și înregistrările contabile se află în sistemele dumneavoastră. Fără AI, contabilitatea dumneavoastră continuă să funcționeze ca înainte.
Aprobări și conformitatea evidenței contabile
Operațiunile contabile trebuie să poată fi urmărite și verificate, inclusiv în cadrul unei inspecții fiscale. De aceea, stabilim înainte de începere cine ia fiecare decizie.
- Cine stabilește conturile contabile: AI propune, o persoană confirmă. Pentru cazurile standard în care rezultatele sunt sigure, echipa dumneavoastră poate decide, după o perioadă de testare, verificarea prin sondaj a propunerilor. Până atunci, AI lucrează doar cu versiuni preliminare.
- Cine aprobă plata: conform plafoanelor valorice stabilite de dumneavoastră și principiului verificării de către două persoane. AI nu aprobă niciodată singură o plată și nu inițiază niciun transfer bancar.
- Modificările IBAN-ului și ale datelor de bază ale furnizorilor: întotdeauna cu participarea unei a doua persoane și cu o confirmare printr-un canal de contact cunoscut. Facturile falsificate cu date bancare modificate sunt o metodă frecventă de fraudă.
- Facturile duplicate: sunt identificate după furnizor, număr, sumă și dată și sunt marcate, nu șterse.
- Jurnal: fiecare propunere este înregistrată împreună cu sursa, momentul și decizia, inclusiv persoana care a confirmat-o sau a modificat-o.
- Documentul original și documentarea procedurilor: documentul justificativ rămâne neschimbat. Descriem, pentru documentația procedurilor dumneavoastră, etapele la care participă AI.
Tabelul indică principalele surse pentru orientare. Regulile aplicabile companiei dumneavoastră depind de forma juridică, țară și domeniul de activitate.
| Țara | Baza legală | Ce se aplică în esență |
|---|---|---|
| Germania | GoBD ale Ministerului Federal al Finanțelor și § 147 AO | Registrele și documentele justificative trebuie să poată fi urmărite și verificate, să fie complete, corecte, întocmite la timp, ordonate și nemodificabile. § 147 AO reglementează păstrarea acestora și accesul administrației fiscale la date |
| Austria | § 131 BAO și § 132 BAO | Registrele și evidențele trebuie ținute astfel încât să fie complete, corecte și întocmite la timp. În principiu, trebuie păstrate timp de șapte ani |
| Elveția | Codul obligațiilor, Art. 957 și urm. și Ordonanța privind registrele contabile | Evidență contabilă și documente justificative conforme, păstrarea registrelor contabile și a documentelor justificative timp de zece ani (Art. 958f OR) |
În plus, GDPR se aplică datelor furnizorilor, clienților și angajaților: un contract de prelucrare a datelor cu fiecare furnizor de servicii (Art. 28) și prelucrare în UE. Stabiliți împreună cu consultantul dumneavoastră fiscal dacă și cum trebuie descrisă o etapă AI în documentația procedurilor. Această prezentare oferă informații generale și nu constituie consultanță juridică sau fiscală.
Date: date de bază, plan de conturi și corecții
Calitatea propunerilor depinde de datele cu care lucrează AI.
- Punctul de plecare îl reprezintă datele dumneavoastră de bază: datele furnizorilor, planul de conturi, centrele de cost și codurile de taxare. Dacă sunt incomplete sau duplicate, și propunerile vor fi slabe. De aceea, le analizăm mai întâi.
- Corecțiile ca sursă de învățare: fiecare corecție a echipei dumneavoastră este reținută și folosită ca exemplu sau regulă în propunerile următoare, pe care le puteți consulta.
- Testare în paralel cu activitatea curentă: procesul funcționează inițial în paralel, iar noi comparăm propunerile cu înregistrările contabile efectuate efectiv de echipa dumneavoastră.
- Protecția datelor: facturile întreprinderilor individuale și datele angajaților sunt date cu caracter personal. Le prelucrăm pe servere din UE, îi arătăm AI doar ce îi este necesar pentru etapa respectivă și stabilim împreună cu dumneavoastră durata stocării și ștergerea. Mai multe la AI și protecția datelor.
Aplicații și programe proprii pentru contabilitate
Unele funcții lipsesc din etapele care preced utilizarea programului de contabilitate. Le realizăm ca programe proprii atunci când produsele standard nu se potrivesc:
- Aplicație pentru documente justificative, destinată personalului de teren și șantierelor: faceți o fotografie, suma și furnizorul sunt citite, iar documentul ajunge în dosarul potrivit, în loc să rămână în torpedou.
- Aplicație de aprobare pentru conducerea companiei: vedeți dintr-o privire facturile de plată, abaterile și legătura cu comanda și le aprobați sau le returnați de pe telefon.
- Aplicație pentru deconturi de cheltuieli și registrul de casă: înregistrați cheltuielile, fotografiați documentele justificative și țineți registrul de casă, cu verificare în raport cu politica dumneavoastră.
Aceste programe completează programul dumneavoastră de contabilitate, fără a-l înlocui. Mai multe la dezvoltare de aplicații și dezvoltare software.
De unde începeți
Aceste trei întrebări vă ajută la evaluare:
- Câte facturi primite prelucrează lunar departamentul dumneavoastră de contabilitate și prin ce canale sosesc acestea (e-mail, poștă, portal, factură electronică)?
- Cu ce program efectuați înregistrările contabile și sunt datele dumneavoastră preluate de un consultant fiscal?
- Ce etapă consumă cel mai mult timp echipei dumneavoastră: preluarea datelor, atribuirea conturilor contabile, asocierea documentelor sau notificările de plată?
Dacă ne trimiteți răspunsurile, vă spunem ce proces merită abordat primul și ce trebuie să rămână în sarcina echipei dumneavoastră. Începem cu o testare în paralel cu activitatea existentă.
Surse
- Germania: § 147 AO (norme privind păstrarea documentelor), § 257 HGB (păstrarea documentelor); GoBD: circulara Ministerului Federal al Finanțelor privind principiile ținerii corecte a contabilității în format electronic
- Austria: § 131 BAO, § 132 BAO
- Elveția: Codul obligațiilor, Art. 957 până la 958f, și Ordonanța privind registrele contabile
- UE: Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), art. 28: EUR-Lex