Departamente · Achiziții Automatizarea achizițiilor cu AI: compararea ofertelor, verificarea confirmărilor și respectarea termenelor

Sarcini în achiziții: șase fluxuri de lucru pe scurt

Acestea sunt fluxuri de lucru obișnuite, nu proiecte realizate pentru clienți. În fiecare caz, AI pregătește și semnalează, iar un specialist în achiziții verifică și decide. Articolul Compararea ofertelor și verificarea confirmărilor cu AI detaliază fiecare utilizare și limitele acesteia.

1. Transformarea solicitărilor de aprovizionare în comenzi

Necesarul este comunicat verbal, prin notițe, e-mailuri sau mesaje vocale din atelier, depozit și departamente.

• Date de intrare: solicitarea de aprovizionare în orice formă, cu sau fără cod de articol.
• AI pregătește: identifică articolul, cantitatea și data dorită, asociază articolul cu înregistrarea din nomenclatorul dumneavoastră și cu furnizorul preferat și solicită informațiile lipsă.
• Departamentul de achiziții verifică: asocierea și aprobă comanda, în măsura în care plafonul valoric stabilit de dumneavoastră impune acest lucru.
• Rezultat: o ciornă de comandă în ERP.

2. Solicitarea și compararea ofertelor furnizorilor

Ofertele pot fi rareori comparate direct: diferă unitățile de măsură, prețurile în funcție de cantitate, condițiile de livrare, termenele de plată și valabilitatea.

• Date de intrare: ofertele în format PDF sau e-mail și cererea dumneavoastră de ofertă cu pozițiile dorite.
• AI pregătește: citește pozițiile, aduce unitățile de măsură și prețurile pe tranșe de cantitate la o bază comună și prezintă în paralel prețul, cantitatea, condițiile de livrare, durata de livrare și termenul de plată. Pozițiile neofertate de un furnizor sunt semnalate.
• Departamentul de achiziții verifică: comparația și decide cu cine se negociază. AI nu propune atribuirea unei comenzi fără o justificare pe care o puteți verifica.
• Rezultat: un tabel comparativ cu trimitere la sursă pentru fiecare cifră.

3. Verificarea confirmărilor în raport cu comenzile

Furnizorii confirmă adesea ceva ușor diferit față de comandă: o dată ulterioară, un alt preț, o livrare parțială.

• Date de intrare: confirmarea comenzii și comanda din ERP.
• AI pregătește: compară articolul, cantitatea, prețul, unitatea de măsură și termenul, evidențiază fiecare diferență și semnalează trimiterile la condiții comerciale ale altor părți care ar putea contrazice condițiile dumneavoastră de achiziție.
• Departamentul de achiziții verifică: fiecare diferență și o clarifică împreună cu furnizorul sau o acceptă.
• Rezultat: starea „confirmat” în ERP sau o ciornă a unei solicitări de clarificare către furnizor.

4. Urmărirea datelor de livrare

Cei care așteaptă marfa cer informații, dar de obicei abia când timpul începe să preseze.

• Date de intrare: datele confirmate, notificările de expediere și stadiul transportului.
• AI pregătește: identifică comenzile al căror termen se apropie sau se modifică și redactează solicitarea de informații către furnizor.
• Departamentul de achiziții verifică: ciorna și decide dacă este nevoie de o solicitare de informații, de o alternativă sau de informarea producției.
• Rezultat: o listă de termene cu semnalizare în culori de semafor și solicitări de informații gata de trimis.

5. Evaluarea furnizorilor pe baza datelor existente

Fiabilitatea unui furnizor se vede deja în datele dumneavoastră: termene de livrare, reclamații, modificări de preț.

• Date de intrare: comenzi, recepții de mărfuri și reclamații din ERP.
• AI pregătește: codul calculează din date indicatori precum respectarea termenelor de livrare, rata reclamațiilor și evoluția prețurilor. AI redactează pe această bază o scurtă descriere pentru fiecare furnizor și precizează cifrele pe care se sprijină.
• Departamentul de achiziții verifică: evaluarea înainte ca aceasta să fie folosită în discuții sau decizii.
• Rezultat: o situație de ansamblu a furnizorilor pentru discuțiile anuale.

6. Urmărirea contractelor, certificatelor și termenelor

Contractele-cadru expiră, termenele de preaviz pentru încetare sunt depășite, iar certificatele și dovezile de asigurare își pierd valabilitatea.

• Date de intrare: contractele, certificatele și documentele justificative ale furnizorilor dumneavoastră.
• AI pregătește: citește durata contractului, termenul de preaviz pentru încetare, perioada de menținere a prețului și data expirării, le înscrie într-o listă de termene și trimite mementouri la timp.
• Departamentul de achiziții verifică: textul contractului înaintea fiecărei decizii. AI indică pasajul relevant.
• Rezultat: o listă de termene cu mementouri și trimiteri la pasajele relevante.

Purchase to Pay: unde ajută AI în proces

De la identificarea necesarului până la plată, departamentul de achiziții intervine doar la mijlocul procesului. Tabelul arată cine se ocupă de fiecare etapă și unde AI pregătește informațiile.

Programe și fluxuri de date: conectarea la sistemele pe care le folosiți

În achiziții, datele se află în mai multe locuri. Tabelul prezintă situațiile obișnuite. Clarificăm ce posibilitate de conectare oferă sistemul dumneavoastră înainte de a face oferta.

Numele servesc doar ca orientare și nu înseamnă un parteneriat. Unde un sistem nu are interfață, lucrăm cu export și import, un folder monitorizat sau e-mail.

Conectare în loc de înlocuire

Nu aveți nevoie de un nou program pentru achiziții sau de un nou portal pentru furnizori, iar noi nu oferim niciunul dintre acestea. AI lucrează în paralel cu ERP-ul dumneavoastră și citește informațiile de acolo și din căsuțele de e-mail.

• ERP-ul dumneavoastră rămâne sistemul principal. Comenzile și datele de bază sunt modificate numai acolo și numai de echipa dumneavoastră.
• Furnizorii dumneavoastră nu trebuie să schimbe nimic. Trimit ofertele și confirmările ca până acum, prin e-mail sau portal.
• Câte un flux de lucru pe rând. Începem cu o etapă, de exemplu confirmările de comandă, și o lăsăm inițial să funcționeze în paralel cu activitatea existentă.
• Gestionarea furnizorilor fără software nou. Evaluările, termenele-limită și datele stabilite rezultă din datele pe care le aveți deja, într-o situație de ansamblu consultată de departamentul dumneavoastră de achiziții.

Aprobări și reguli

În achiziții sunt în joc bani și contracte. De aceea, stabilim de la început ce are voie să facă AI.

• Aprobarea comenzilor: în funcție de valoare și centrul de cost, așa cum procedați și acum. AI creează ciorne, dar nu plasează niciodată comenzi pe cont propriu.
• Baza de date a furnizorilor: modificarea datelor bancare sau a adresei se face întotdeauna cu implicarea unei a doua persoane și cu o confirmare cerută pe un canal de contact cunoscut.
• Contracte-cadru și comenzi subsecvente: AI verifică comenzile subsecvente în raport cu cantitatea, durata și prețul din contractul-cadru și semnalează atingerea unei limite.
• Toleranțe: dumneavoastră stabiliți ce diferențe de cantitate, preț și termen sunt doar semnalate de AI și care sunt înaintate pentru clarificare.
• Condiții comerciale: AI semnalează trimiterile din confirmări la condițiile altor părți. Departamentul de achiziții decide dacă le acceptă sau le respinge.
• Jurnal: Fiecare propunere este înregistrată cu sursa, momentul și decizia.

Autorităților contractante li se aplică în plus legislația privind achizițiile publice: în Germania, GWB și VgV, în Austria, Legea federală privind achizițiile publice din 2018, iar în Elveția, legislația federală și cantonală privind achizițiile publice. Stabiliți împreună cu compartimentul dumneavoastră de achiziții publice ce rol poate avea AI într-o procedură de atribuire. În plus, GDPR se aplică datelor cu caracter personal ale persoanelor de contact: un contract privind prelucrarea datelor în numele operatorului (Art. 28) și prelucrare în UE. Această prezentare oferă informații generale și nu constituie consultanță juridică.

Date: furnizori, articole și prețuri

Calitatea comparațiilor depinde de datele cu care lucrează AI.

• Baza de date a furnizorilor și nomenclatorul de articole: furnizorii înregistrați de mai multe ori, unitățile de măsură lipsă și codurile de articol învechite denaturează orice comparație. De aceea, verificăm mai întâi datele de bază.
• Istoricul prețurilor: prețurile și pragurile cantitative anterioare sunt reperul pentru oferte și confirmări. Dacă acestea există doar în Excel, le citim de acolo.
• Condiții de achiziție și contracte-cadru: sursă de informații cu trimiteri la pasaje, astfel încât fiecare afirmație a AI să indice un loc din contract.
• Protecția datelor: informațiile despre persoanele de contact de la furnizori sunt date cu caracter personal. Le prelucrăm pe servere din UE, îi arătăm AI doar ceea ce îi este necesar și stabilim împreună cu dumneavoastră durata de păstrare și ștergerea. Mai multe informații la AI și protecția datelor.

Programe personalizate pentru achiziții

Unele lipsuri nu țin de ERP, ci de etapele care îl preced sau se desfășoară în paralel cu acesta. Le acoperim prin programe personalizate atunci când produsele standard nu se potrivesc:

• Aplicație pentru solicitări de aprovizionare din atelier și depozit: scanați articolul sau spuneți ce lipsește, iar solicitarea ajunge structurată la departamentul de achiziții.
• Aplicație de aprobare: comenzi și facturi de aprobat, cu diferențele vizibile dintr-o privire și confirmare de pe telefon.
• Portal pentru furnizorii dumneavoastră mai mici: confirmări și termene într-un formular simplu în loc de e-mailuri, fără ca aceștia să fie nevoiți să folosească un sistem complex.

Aceste programe completează ERP-ul dumneavoastră, nu îl înlocuiesc. Mai multe informații la Dezvoltare de aplicații.

De unde începeți

Aceste trei întrebări vă ajută la evaluare:

1. Câte confirmări de comandă și oferte verifică departamentul dumneavoastră de achiziții pe săptămână și câte dintre acestea sunt verificate manual?
2. Ce ERP sau program de gestiune a mărfurilor folosiți și unde se află listele de prețuri și contractele: în acel sistem sau în fișiere?
3. Care etapă consumă cel mai mult timp: compararea ofertelor, verificarea confirmărilor sau urmărirea termenelor?

Dacă ne trimiteți răspunsurile, vă spunem ce proces merită automatizat mai întâi și ce trebuie să rămână în sarcina departamentului dumneavoastră de achiziții. Începem cu o funcționare de probă, în paralel cu activitatea existentă.