Τμήματα · Προμήθειες AI στις προμήθειες: σύγκριση προσφορών, έλεγχος επιβεβαιώσεων, τήρηση προθεσμιών

Εργασίες αγοράς: μια επισκόπηση έξι διαδικασιών

Αυτές είναι τυπικές διαδικασίες, όχι έργα πελατών. Σε κάθε περίπτωση, το AI προετοιμάζεται και σημειώνει, και ένας αγοραστής ελέγχει και αποφασίζει. Το άρθρο εμβαθύνει στις επιμέρους λειτουργίες και τους περιορισμούς τους Συγκρίνετε προσφορές και ελέγξτε τις επιβεβαιώσεις με AI.

1. Μετατρέψτε τις αναφορές ζήτησης σε παραγγελίες

Οι απαιτήσεις έρχονται ως κλήσεις, σημειώσεις, email ή φωνητικά μηνύματα από το συνεργείο, την αποθήκη και τα τμήματα.

• Είσοδος: την αναφορά απαίτησης σε οποιαδήποτε μορφή, με ή χωρίς αριθμό άρθρου.
• Το AI προετοιμάζει: αναγνωρίζει το είδος, την ποσότητα και την επιθυμητή ημερομηνία, εκχωρεί το αντικείμενο στον κύριο αντικειμένου σας και στον προτιμώμενο προμηθευτή και ρωτά τι λείπει.
• Έλεγχοι αγορών: την ανάθεση και αποδεσμεύει την παραγγελία, εφόσον το απαιτεί το όριο ποσού σας.
• Έξοδος: ένα σχέδιο παραγγελίας στο ERP.

2. Λάβετε και συγκρίνετε προσφορές προμηθευτών

Οι προσφορές σπάνια μπορούν να συγκριθούν απευθείας: άλλες μονάδες, κλιμακωτές τιμές, όροι παράδοσης, όροι πληρωμής και εγκυρότητα.

• Είσοδος: τις προσφορές ως PDF ή email και το αίτημά σας με τις επιθυμητές θέσεις.
• Το AI προετοιμάζει: διαβάζει τις θέσεις, μετατρέπει τις μονάδες και τις κλίμακες σε μια κοινή βάση και βάζει την τιμή, την ποσότητα, τους όρους παράδοσης, τον χρόνο παράδοσης και τον όρο πληρωμής το ένα δίπλα στο άλλο. Αυτό που δεν προσέφερε ένας προμηθευτής επισημαίνεται.
• Έλεγχοι αγορών: τη διευθέτηση και αποφασίζει με ποιον θα διαπραγματευτεί. Το AI δεν θα προτείνει μια επιπλέον χρέωση που δεν μπορείτε να κατανοήσετε.
• Έξοδος: πίνακα σύγκρισης με αναφορές σε κάθε αριθμό.

3. Ελέγξτε τις επιβεβαιώσεις παραγγελίας έναντι της παραγγελίας

Οι προμηθευτές είναι πρόθυμοι να επιβεβαιώσουν κάτι ελαφρώς διαφορετικό από αυτό που παραγγέλθηκε: μεταγενέστερη ημερομηνία, διαφορετική τιμή, μερική παράδοση.

• Είσοδος: την επιβεβαίωση παραγγελίας και την παραγγελία από το ERP.
• Το AI προετοιμάζει: συγκρίνει είδη, ποσότητα, τιμή, μονάδα και ημερομηνία, επισημαίνει τυχόν αποκλίσεις και επισημαίνει αναφορές σε όρους και προϋποθέσεις τρίτων που θα μπορούσαν να έρχονται σε αντίθεση με τους όρους αγοράς σας.
• Έλεγχοι αγορών: οποιαδήποτε απόκλιση και να τη διευκρινίσει με τον προμηθευτή ή να την αποδεχτεί.
• Έξοδος: "επιβεβαιώθηκε" στο ERP ή ένα ερώτημα ως προσχέδιο στον προμηθευτή.

4. Παρακολουθήστε τις ημερομηνίες παράδοσης

Όσοι περιμένουν εμπορεύματα ρωτούν, αλλά συνήθως μόνο όταν είναι σε έλλειψη.

• Είσοδος: τις επιβεβαιωμένες ημερομηνίες, τις αναφορές αποστολής και την κατάσταση αποστολής.
• Το AI προετοιμάζει: αναγνωρίζει παραγγελίες για τις οποίες πλησιάζει ή αναβάλλεται η προθεσμία και σχεδιάζει τη ζήτηση από τον προμηθευτή.
• Έλεγχοι αγορών: ο σχεδιασμός και αποφασίζει εάν υπάρχει ζήτηση, εναλλακτική λύση ή πληροφορίες που απαιτούνται για την παραγωγή.
• Έξοδος: μια λίστα με ραντεβού με φανάρια και ερωτήματα έτοιμα προς αποστολή.

5. Αξιολόγηση προμηθευτή από υπάρχοντα δεδομένα

Το πόσο αξιόπιστος είναι ένας προμηθευτής αναφέρεται ήδη στα δεδομένα σας: ημερομηνίες παράδοσης, παράπονα, αλλαγές τιμών.

• Είσοδος: Παραγγελίες, παραλαβές αγαθών και παράπονα από το ERP.
• Το AI προετοιμάζει: Ο Code υπολογίζει βασικά στοιχεία όπως η αξιοπιστία παράδοσης, το ποσοστό παραπόνων και η εξέλιξη των τιμών από τα δεδομένα. Το AI το χρησιμοποιεί για να γράψει μια σύντομη περιγραφή για κάθε προμηθευτή και δίνει τους αριθμούς στους οποίους βασίζεται.
• Έλεγχοι αγορών: η αξιολόγηση προτού εισέλθει σε συζητήσεις ή αποφάσεις.
• Έξοδος: μια επισκόπηση προμηθευτή για ετήσιες συζητήσεις.

6. Παρακολουθήστε τα συμβόλαια, τα πιστοποιητικά και τις προθεσμίες

Οι συμβάσεις-πλαίσιο λήγουν, οι περίοδοι προειδοποίησης λήγουν, τα πιστοποιητικά και η απόδειξη ασφάλισης καθίστανται άκυρα.

• Είσοδος: Συμβάσεις, πιστοποιητικά και αποδεικτικά στοιχεία από τους προμηθευτές σας.
• Το AI προετοιμάζει: διαβάζει τον όρο, την περίοδο προειδοποίησης, τη σταθερή τιμή και την ημερομηνία λήξης, τα καταχωρεί σε μια λίστα προθεσμιών και υπενθυμίζει έγκαιρα.
• Έλεγχοι αγορών: Πριν από κάθε απόφαση, διαβάστε το ίδιο το κείμενο της σύμβασης. Το AI δείχνει την τοποθεσία.
• Έξοδος: μια λίστα προθεσμιών με υπενθυμίσεις και τις τοποθεσίες.

Αγορά προς πληρωμή: όπου η τεχνητή νοημοσύνη βοηθά στη διαδικασία

Από την ανάγκη μέχρι την πληρωμή, η αγορά είναι μόνο στη μέση. Ο πίνακας δείχνει ποιος εργάζεται σε ποιο βήμα και πού προετοιμάζεται το AI.

Προγράμματα και διαδρομές δεδομένων: σύνδεση με αυτό που χρησιμοποιείτε

Κατά την αγορά, τα δεδομένα βρίσκονται σε πολλά σημεία. Ο πίνακας παραθέτει τις συνήθεις περιπτώσεις. Θα διευκρινίσουμε ποια επιλογή προσφέρει το σύστημά σας πριν κάνετε την προσφορά.

Τα ονόματα είναι για λόγους προσανατολισμού και δεν σημαίνουν συνεργασία. Όπου ένα σύστημα δεν προσφέρει διεπαφή, εργαζόμαστε με εξαγωγή και εισαγωγή, έναν φάκελο παρακολούθησης ή ένα email.

Σύνδεση αντί αντικατάστασης

Δεν χρειάζεστε νέο λογισμικό αγορών ή μια νέα πύλη προμηθευτών, ούτε και εμείς προσφέρουμε. Το AI λειτουργεί παράλληλα με το ERP σας και διαβάζει τι υπάρχει εκεί και στα γραμματοκιβώτια.

• Το ERP σας παραμένει κορυφαίο. Οι παραγγελίες και τα κύρια δεδομένα αλλάζουν μόνο εκεί και μόνο μέσω των ανθρώπων σας.
• Οι προμηθευτές σας δεν χρειάζεται να αλλάξουν τίποτα. Στέλνετε προσφορές και επιβεβαιώσεις όπως πριν μέσω email ή πύλης.
• Η μια διαδικασία μετά την άλλη. Ξεκινάμε με ένα βήμα, όπως επιβεβαιώσεις παραγγελιών, και το αφήνουμε να τρέχει παράλληλα με την προηγούμενη εργασία.
• Διαχείριση προμηθευτών χωρίς νέο λογισμικό. Οι αξιολογήσεις, οι προθεσμίες και οι ημερομηνίες δημιουργούνται από τα δεδομένα που έχετε ήδη σε μια επισκόπηση που διαβάζει η αγορά σας.

Εκδόσεις και κανόνες

Η αγορά αφορά χρήματα και συμβόλαια. Γι' αυτό καθορίζουμε τι επιτρέπεται να κάνει το AI πριν ξεκινήσουμε.

• Έκδοση παραγγελίας: ανάλογα με το ποσό και το κέντρο κόστους, πώς το χειρίζεστε σήμερα. Το AI δημιουργεί προσχέδια, δεν παραγγέλνει ποτέ τον εαυτό του.
• Κύριος προμηθευτής: Οι αλλαγές στα τραπεζικά στοιχεία ή τη διεύθυνση θα πρέπει πάντα να γίνονται με δεύτερο άτομο και τα ερωτήματα θα πρέπει να γίνονται μέσω ενός γνωστού καναλιού επικοινωνίας.
• Συμβάσεις-πλαίσιο και προσκλήσεις: Το AI ελέγχει τις κλήσεις σε σχέση με την ποσότητα, τη διάρκεια και την τιμή της συμφωνίας-πλαισίου και αναφέρει όταν έχει επιτευχθεί ένα όριο.
• Ανοχές: Καθορίζετε ποιες αποκλίσεις σε ποσότητα, τιμή και προθεσμία αναφέρει μόνο το AI και ποιες παρουσιάζει για διευκρίνιση.
• Όροι και Προϋποθέσεις: Το AI αναφέρει αναφορές σε συνθήκες τρίτων στις επιβεβαιώσεις. Η αγορά αποφασίζει εάν θα αποδεχτείτε ή θα εναντιωθείτε.
• Πρωτόκολλο: Κάθε πρόταση καταγράφεται με πηγή, χρόνο και απόφαση.

Η νομοθεσία για τις δημόσιες συμβάσεις ισχύει και για τους δημόσιους πελάτες: στη Γερμανία αυτό GWB και το VgV, στην Αυστρία αυτό Ομοσπονδιακός νόμος περί προμηθειών του 2018, στην Ελβετία ο ομοσπονδιακός και καντονικός νόμος περί προμηθειών. Θα συμφωνήσετε με την αναθέτουσα αρχή σχετικά με τον ρόλο που μπορεί να έχει η τεχνητή νοημοσύνη σε μια διαδικασία προμήθειας. Επιπλέον, ο GDPR εφαρμόζεται στα προσωπικά δεδομένα των προσώπων επικοινωνίας: σύμβαση για επεξεργασία παραγγελιών (άρθρο 28) και επεξεργασία στην ΕΕ. Αυτή η επισκόπηση είναι γενικές πληροφορίες και όχι νομικές συμβουλές.

Δεδομένα: προμηθευτές, είδη και τιμές

Η ποιότητα των συγκρίσεων εξαρτάται από τα δεδομένα με τα οποία λειτουργεί το AI.

• Προμηθευτής κύριος και αρθρογράφος: Οι διπλοί προμηθευτές, οι μονάδες που λείπουν και οι παλιοί αριθμοί ειδών παραμορφώνουν κάθε σύγκριση. Γι' αυτό εξετάζουμε πρώτα τα κύρια δεδομένα.
• Ιστορικό τιμών: Οι προηγούμενες τιμές και τα επίπεδα είναι το σημείο αναφοράς για προσφορές και επιβεβαιώσεις. Όπου υπάρχουν μόνο στο Excel, τα διαβάζουμε από εκεί.
• Όροι αγοράς και συμφωνίες-πλαίσιο: ως πηγή γνώσης με αναφορά έτσι ώστε κάθε δήλωση που γίνεται από το AI να δείχνει μια θέση στη σύμβαση.
• Προστασία δεδομένων: Τα άτομα επικοινωνίας στους προμηθευτές είναι προσωπικά δεδομένα. Το επεξεργαζόμαστε σε διακομιστές στην ΕΕ, δείχνουμε στο AI μόνο τι χρειάζεται και καθορίζουμε μαζί σας την περίοδο αποθήκευσης και διαγραφής. Περισσότερα παρακάτω AI και προστασία δεδομένων.

Δικά του προγράμματα για αγορές

Κάποια πράγματα δεν λείπουν στο ERP, αλλά πριν ή δίπλα του. Κατασκευάζουμε αυτά ως δικά μας προγράμματα εάν τα τυπικά προϊόντα δεν ταιριάζουν:

• Εφαρμογή αναφοράς ζήτησης για εργαστήρια και αποθήκες: Σαρώστε αντικείμενα ή πείτε τι λείπει, το μήνυμα αποστέλλεται στο τμήμα αγορών με δομημένο τρόπο.
• Κοινή χρήση εφαρμογής: Παραγγελίες και τιμολόγια για έγκριση με τις αποκλίσεις με μια ματιά, επιβεβαιωμένα στο κινητό σας.
• Πύλη προμηθευτών για τους μικρότερους προμηθευτές σας: Επιβεβαιώσεις και ραντεβού σε απλή μορφή αντί σε email, χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε μεγάλο σύστημα.

Αυτά τα προγράμματα συμπληρώνουν το ERP σας, δεν το αντικαθιστούν. Περισσότερα για αυτό παρακάτω Ανάπτυξη εφαρμογών.

Εκεί που ξεκινάς

Αυτές οι τρεις ερωτήσεις βοηθούν στην αξιολόγηση:

1. Πόσες επιβεβαιώσεις παραγγελιών και προσφορές ελέγχει το τμήμα αγορών σας την εβδομάδα και πόσες από αυτές χειροκίνητα;
2. Ποιο ERP ή διαχείριση εμπορευμάτων χρησιμοποιείτε και υπάρχουν τιμοκατάλογοι και συμβόλαια εκεί ή σε αρχεία;
3. Ποιο βήμα απαιτεί περισσότερο χρόνο: σύγκριση προσφορών, έλεγχος επιβεβαιώσεων ή παρακολούθηση συναντήσεων;

Αν μας γράψετε τις απαντήσεις, θα σας πούμε ποια διαδικασία αξίζει πρώτα και τι πρέπει να μείνει με την αγορά σας. Ξεκινάμε με μια δοκιμαστική λειτουργία παράλληλα με την προηγούμενη εργασία.