Abteilungen · Einkauf KI im Einkauf: Angebote vergleichen, Bestätigungen prüfen, Fristen halten

Aufgaben im Einkauf: sechs Abläufe im Überblick

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor und markiert, und eine Einkäuferin oder ein Einkäufer prüft und entscheidet. Die einzelnen Einsätze und ihre Grenzen vertieft der Artikel Angebote vergleichen und Bestätigungen prüfen mit KI.

1. Bedarfsmeldungen in Bestellungen verwandeln

Bedarfe kommen als Zuruf, Notiz, E‑Mail oder Sprachnachricht aus Werkstatt, Lager und Abteilungen.

• Eingang: die Bedarfsmeldung in beliebiger Form, mit oder ohne Artikelnummer.
• KI bereitet vor: erkennt Artikel, Menge und gewünschten Termin, ordnet den Artikel Ihrem Artikelstamm und dem bevorzugten Lieferanten zu und fragt nach, was fehlt.
• Einkauf prüft: die Zuordnung und gibt die Bestellung frei, soweit Ihre Betragsgrenze es verlangt.
• Ausgang: ein Bestellentwurf im ERP.

2. Lieferantenangebote einholen und vergleichen

Angebote lassen sich selten direkt vergleichen: andere Einheiten, Staffelpreise, Lieferbedingungen, Zahlungsziele und Gültigkeit.

• Eingang: die Angebote als PDF oder E‑Mail und Ihre Anfrage mit den gewünschten Positionen.
• KI bereitet vor: liest die Positionen, rechnet Einheiten und Staffeln auf eine gemeinsame Basis um und stellt Preis, Menge, Lieferbedingungen, Lieferzeit und Zahlungsziel nebeneinander. Was ein Lieferant nicht angeboten hat, wird markiert.
• Einkauf prüft: den Vergleich und entscheidet, mit wem verhandelt wird. Die KI schlägt keinen Zuschlag vor, den Sie nicht nachvollziehen können.
• Ausgang: eine Vergleichstabelle mit Fundstelle zu jeder Zahl.

3. Auftragsbestätigungen gegen die Bestellung prüfen

Lieferanten bestätigen gern etwas leicht anderes als bestellt: einen späteren Termin, einen anderen Preis, eine Teillieferung.

• Eingang: die Auftragsbestätigung und die Bestellung aus dem ERP.
• KI bereitet vor: vergleicht Artikel, Menge, Preis, Einheit und Termin, hebt jede Abweichung hervor und weist auf Verweise auf fremde Geschäftsbedingungen hin, die Ihren Einkaufsbedingungen widersprechen könnten.
• Einkauf prüft: jede Abweichung und klärt sie mit dem Lieferanten oder akzeptiert sie.
• Ausgang: „bestätigt“ im ERP oder eine Rückfrage als Entwurf an den Lieferanten.

4. Liefertermine verfolgen

Wer auf Ware wartet, fragt nach, aber meist erst, wenn es knapp wird.

• Eingang: die bestätigten Termine, Versandmeldungen und Sendungsstatus.
• KI bereitet vor: erkennt Bestellungen, bei denen der Termin näher rückt oder sich verschiebt, und entwirft die Nachfrage beim Lieferanten.
• Einkauf prüft: den Entwurf und entscheidet, ob es eine Nachfrage, eine Alternative oder eine Information an die Fertigung braucht.
• Ausgang: eine Terminliste mit Ampel und versandfertige Nachfragen.

5. Lieferantenbewertung aus vorhandenen Daten

Wie zuverlässig ein Lieferant ist, steht schon in Ihren Daten: Liefertermine, Reklamationen, Preisänderungen.

• Eingang: Bestellungen, Wareneingänge und Reklamationen aus dem ERP.
• KI bereitet vor: Code rechnet Kennzahlen wie Liefertreue, Reklamationsquote und Preisentwicklung aus den Daten. Die KI schreibt daraus eine kurze Beschreibung je Lieferant und nennt die Zahlen, auf die sie sich stützt.
• Einkauf prüft: die Bewertung, bevor sie in Gespräche oder Entscheidungen einfließt.
• Ausgang: eine Lieferantenübersicht für Jahresgespräche.

6. Verträge, Zertifikate und Fristen im Blick

Rahmenverträge laufen aus, Kündigungsfristen verstreichen, Zertifikate und Versicherungsnachweise werden ungültig.

• Eingang: Verträge, Zertifikate und Nachweise Ihrer Lieferanten.
• KI bereitet vor: liest Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisbindung und Ablaufdatum, trägt sie in eine Fristenliste ein und erinnert rechtzeitig.
• Einkauf prüft: vor jeder Entscheidung den Vertragstext selbst. Die KI zeigt die Fundstelle.
• Ausgang: eine Fristenliste mit Erinnerungen und den Fundstellen.

Purchase to Pay: wo die KI im Ablauf hilft

Vom Bedarf bis zur Zahlung liegt der Einkauf nur in der Mitte. Die Tabelle zeigt, wer in welchem Schritt arbeitet und wo die KI vorbereitet.

Programme und Datenwege: Anbindung an das, was Sie nutzen

Im Einkauf liegen die Daten an mehreren Orten. Die Tabelle nennt die üblichen Fälle. Welchen Weg Ihr System bietet, klären wir vor dem Angebot.

Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft. Wo ein System keine Schnittstelle bietet, arbeiten wir mit Export und Import, einem überwachten Ordner oder E‑Mail.

Anbindung statt Ersatz

Sie brauchen keine neue Einkaufssoftware und kein neues Lieferantenportal, und wir bieten beides nicht an. Die KI arbeitet neben Ihrem ERP und liest, was dort und in den Postfächern liegt.

• Ihr ERP bleibt führend. Bestellungen und Stammdaten ändern sich nur dort und nur durch Ihre Leute.
• Ihre Lieferanten müssen nichts umstellen. Sie schicken Angebote und Bestätigungen wie bisher per E‑Mail oder Portal.
• Ein Ablauf nach dem anderen. Wir beginnen mit einem Schritt, etwa den Auftragsbestätigungen, und lassen ihn zuerst neben der bisherigen Arbeit laufen.
• Lieferantenmanagement ohne neue Software. Bewertung, Fristen und Termine entstehen aus den Daten, die Sie schon haben, in einer Übersicht, die Ihr Einkauf liest.

Freigaben und Regeln

Im Einkauf geht es um Geld und Verträge. Darum legen wir vor dem Start fest, was die KI darf.

• Bestellfreigabe: nach Betrag und Kostenstelle, wie Sie es heute handhaben. Die KI legt Entwürfe an, sie bestellt nie selbst.
• Lieferantenstamm: Änderungen an Bankverbindung oder Anschrift immer mit zweiter Person und Rückfrage über einen bekannten Kontaktweg.
• Rahmenverträge und Abrufe: Die KI prüft Abrufe gegen Menge, Laufzeit und Preis des Rahmenvertrags und meldet, wenn eine Grenze erreicht ist.
• Toleranzen: Sie legen fest, welche Abweichungen bei Menge, Preis und Termin die KI nur meldet und welche sie zur Klärung vorlegt.
• Geschäftsbedingungen: Verweise auf fremde Bedingungen in Bestätigungen meldet die KI. Über Annahme oder Widerspruch entscheidet der Einkauf.
• Protokoll: Jeder Vorschlag wird mit Quelle, Zeitpunkt und Entscheidung festgehalten.

Für öffentliche Auftraggeber gilt zusätzlich das Vergaberecht: in Deutschland das GWB und die VgV, in Österreich das Bundesvergabegesetz 2018, in der Schweiz das Beschaffungsrecht von Bund und Kantonen. Welche Rolle KI in einem Vergabeverfahren haben darf, stimmen Sie mit Ihrer Vergabestelle ab. Außerdem gilt die DSGVO für personenbezogene Daten von Ansprechpartnern: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28) und Verarbeitung in der EU. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Daten: Lieferanten, Artikel und Preise

Die Qualität der Vergleiche hängt an den Daten, mit denen die KI arbeitet.

• Lieferantenstamm und Artikelstamm: Doppelte Lieferanten, fehlende Einheiten und veraltete Artikelnummern verfälschen jeden Vergleich. Deshalb sehen wir die Stammdaten zuerst an.
• Preishistorie: Frühere Preise und Staffeln sind die Messlatte für Angebote und Bestätigungen. Wo sie nur in Excel liegen, lesen wir sie von dort.
• Einkaufsbedingungen und Rahmenverträge: als Wissensquelle mit Fundstelle, damit jede Aussage der KI auf eine Stelle im Vertrag zeigt.
• Datenschutz: Ansprechpartner bei Lieferanten sind personenbezogene Daten. Wir verarbeiten sie auf Servern in der EU, zeigen der KI nur, was sie braucht, und legen Speicherdauer und Löschung mit Ihnen fest. Mehr unter KI und Datenschutz.

Eigene Programme für den Einkauf

Manches fehlt nicht im ERP, sondern davor oder daneben. Das bauen wir als eigene Programme, wenn Standardprodukte nicht passen:

• Bedarfsmelde-App für Werkstatt und Lager: Artikel scannen oder sagen, was fehlt, die Meldung geht strukturiert an den Einkauf.
• Freigabe-App: Bestellungen und Rechnungen zur Freigabe mit den Abweichungen auf einen Blick, am Handy bestätigt.
• Lieferantenportal für Ihre kleineren Lieferanten: Bestätigungen und Termine in einem einfachen Formular statt in Mails, ohne dass sie ein großes System bedienen müssen.

Diese Programme ergänzen Ihr ERP, sie ersetzen es nicht. Mehr dazu unter App-Entwicklung.

Wo Sie anfangen

Diese drei Fragen helfen bei der Einschätzung:

1. Wie viele Auftragsbestätigungen und Angebote prüft Ihr Einkauf pro Woche, und wie viel davon von Hand?
2. Welches ERP oder welche Warenwirtschaft nutzen Sie, und liegen Preislisten und Verträge dort oder in Dateien?
3. Welcher Schritt kostet die meiste Zeit: Angebote vergleichen, Bestätigungen prüfen oder Termine verfolgen?

Wenn Sie uns die Antworten schreiben, sagen wir Ihnen, welcher Ablauf sich zuerst lohnt und was bei Ihrem Einkauf bleiben muss. Wir beginnen mit einem Testbetrieb neben der bisherigen Arbeit.