Avdelinger · Innkjøp AI i innkjøp: sammenlign tilbud, sjekk bekreftelser, hold frister

Innkjøpsoppgaver: en oversikt over seks prosesser

Dette er typiske prosesser, ikke kundeprosjekter. I hvert tilfelle forbereder AI og merker, og en kjøper sjekker og bestemmer. Artikkelen går dypere inn i de enkelte operasjonene og deres begrensninger Sammenlign tilbud og sjekk bekreftelser med AI.

1. Gjør etterspørselsrapporter om til bestillinger

Krav kommer som anrop, notater, e-poster eller talemeldinger fra verksted, lager og avdelinger.

• Inngang: kravrapporten i enhver form, med eller uten artikkelnummer.
• AI forbereder: gjenkjenner varen, mengde og ønsket dato, tildeler varen til din varemester og den foretrukne leverandøren og spør hva som mangler.
• Kjøpssjekker: oppdraget og frigir bestillingen, forutsatt at beløpsgrensen krever det.
• Utgang: et utkast til ordre i ERP.

2. Innhent og sammenlign leverandørtilbud

Tilbud kan sjelden sammenlignes direkte: andre enheter, graderte priser, leveringsbetingelser, betalingsbetingelser og gyldighet.

• Inngang: tilbudene som PDF eller e-post og din forespørsel med ønskede stillinger.
• AI forbereder: leser posisjonene, konverterer enheter og skalaer til felles grunnlag og setter pris, mengde, leveringsbetingelser, leveringstid og betalingsbetingelse ved siden av hverandre. Hva en leverandør ikke tilbød er merket.
• Kjøpssjekker: oppgjøret og bestemmer hvem man skal forhandle med. AI vil ikke foreslå en tilleggsavgift som du ikke kan forstå.
• Utgang: en sammenligningstabell med referanser til hvert tall.

3. Sjekk ordrebekreftelser mot ordren

Leverandører bekrefter gjerne noe litt annerledes enn det som ble bestilt: en senere dato, en annen pris, en dellevering.

• Inngang: ordrebekreftelsen og bestillingen fra ERP.
• AI forbereder: sammenligner varer, mengde, pris, enhet og dato, fremhever eventuelle avvik og påpeker referanser til tredjeparts vilkår og betingelser som kan være i strid med kjøpsbetingelsene dine.
• Kjøpssjekker: eventuelle avvik og avklare det med leverandøren eller godta det.
• Utgang: "bekreftet" i ERP eller en forespørsel som et utkast til leverandøren.

4. Spor leveringsdatoer

De som venter på varer spør, men vanligvis bare når de er mangelvare.

• Inngang: bekreftede datoer, forsendelsesrapporter og forsendelsesstatus.
• AI forbereder: gjenkjenner bestillinger der fristen nærmer seg eller utsettes og utformer etterspørselen fra leverandøren.
• Kjøpssjekker: designet og avgjør om det er behov, et alternativ eller informasjon som trengs for produksjon.
• Utgang: en liste over avtaler med trafikklys og henvendelser klare til å sendes.

5. Leverandørevaluering fra eksisterende data

Hvor pålitelig en leverandør er er allerede oppgitt i dine data: leveringsdatoer, klager, prisendringer.

• Inngang: Bestillinger, varemottak og klager fra ERP.
• AI forbereder: Code beregner nøkkeltall som leveringssikkerhet, klageprosent og prisutvikling ut fra dataene. AI bruker dette til å skrive en kort beskrivelse for hver leverandør og gir tallene den er avhengig av.
• Kjøpssjekker: vurderingen før den flyter inn i diskusjoner eller beslutninger.
• Utgang: en leverandøroversikt for årlige diskusjoner.

6. Hold øye med kontrakter, attester og frister

Rammekontrakter utløper, oppsigelsesfrister utløper, attester og forsikringsbevis blir ugyldige.

• Inngang: Kontrakter, sertifikater og bevis fra dine leverandører.
• AI forbereder: leser termin, oppsigelsestid, fastpris og utløpsdato, fører dem inn i fristliste og minner i god tid.
• Kjøpssjekker: Les selve kontraktsteksten før hver avgjørelse. AI viser plasseringen.
• Utgang: en fristliste med påminnelser og plasseringer.

Kjøp for å betale: hvor AI hjelper i prosessen

Fra behov til betaling, innkjøp er bare i midten. Tabellen viser hvem som jobber i hvilket trinn og hvor AI forbereder seg.

Programmer og databaner: kobling til det du bruker

Ved innkjøp er dataene flere steder. Tabellen viser de vanlige tilfellene. Vi vil avklare hvilket alternativ systemet ditt tilbyr før du gir tilbudet.

Navnene er for orienteringsformål og betyr ikke et partnerskap. Der et system ikke tilbyr et grensesnitt, jobber vi med eksport og import, en overvåket mappe eller e-post.

Tilkobling i stedet for utskifting

Du trenger ikke ny innkjøpsprogramvare eller ny leverandørportal, og vi tilbyr heller ikke. AI‑en fungerer sammen med ERP-en din og leser hva som er der og i postkassene.

• Din ERP forblir ledende. Bestillinger og stamdata endres kun der og bare gjennom dine folk.
• Leverandørene dine trenger ikke å endre noe. Du sender tilbud og bekreftelser som før via e-post eller portal.
• Den ene prosessen etter den andre. Vi starter med et trinn, for eksempel ordrebekreftelser, og lar det gå ved siden av det forrige arbeidet.
• Leverandøradministrasjon uten ny programvare. Karakterer, frister og datoer lages ut fra de dataene du allerede har i en oversikt som kjøpet ditt leser.

Utgivelser og regler

Innkjøp handler om penger og kontrakter. Det er derfor vi bestemmer hva AI har lov til å gjøre før vi starter.

• Bestillingsutgivelse: etter beløp og kostnadssted, hvordan du håndterer det i dag. AI‑en lager utkast, den bestiller aldri seg selv.
• Leverandørmester: Endringer i bankopplysninger eller adresse bør alltid gjøres med en annen person, og forespørsler bør gjøres via en kjent kontaktkanal.
• Rammekontrakter og utlysninger: AI sjekker anrop mot mengde, løpetid og pris på rammeavtalen og rapporterer når en grense er nådd.
• Toleranser: Du bestemmer hvilke avvik i mengde, pris og frist AI kun rapporterer og hvilke den presenterer for avklaring.
• Vilkår og betingelser: AI rapporterer referanser til tredjepartsforhold i bekreftelser. Innkjøp bestemmer om du vil akseptere eller protestere.
• Protokoll: Hvert forslag registreres med kilde, tidspunkt og beslutning.

Anskaffelsesloven gjelder også for offentlige klienter: i Tyskland dette GWB og den VgV, i Østerrike det Federal Procurement Act 2018, i Sveits den føderale og kantonale anskaffelsesloven. Du vil avtale med din oppdragsgiver hvilken rolle AI kan ha i en anskaffelsesprosess. I tillegg gjelder GDPR for personopplysninger til kontaktpersoner: en kontrakt for ordrebehandling (artikkel 28) og behandling i EU. Denne oversikten er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.

Data: leverandører, varer og priser

Kvaliteten på sammenligningene avhenger av dataene AI jobber med.

• Leverandørmester og artikkelmester: Dupliserte leverandører, manglende enheter og utdaterte varenumre forvrenger hver sammenligning. Det er derfor vi ser på masterdataene først.
• Prishistorikk: Tidligere priser og nivåer er målestokken for tilbud og bekreftelser. Der de kun er i Excel, leser vi dem derfra.
• Innkjøpsbetingelser og rammeavtaler: som en kilde til kunnskap med en referanse slik at hver uttalelse fra AI peker på en plass i kontrakten.
• Databeskyttelse: Kontaktpersoner hos leverandører er personopplysninger. Vi behandler det på servere i EU, viser kun AI det den trenger og bestemmer lagringsperioden og slettingen med deg. Mer nedenfor AI og databeskyttelse.

Egne programmer for innkjøp

Noen ting mangler ikke i ERP, men før eller ved siden av. Vi bygger disse som våre egne programmer hvis standardprodukter ikke passer:

• Etterspørselsrapporteringsapp for verksteder og lager: Skann varer eller si hva som mangler, meldingen sendes til innkjøpsavdelingen på en strukturert måte.
• Delingsapp: Bestillinger og fakturaer for godkjenning med avvikene på et øyeblikk, bekreftet på din mobiltelefon.
• Leverandørportal for dine mindre leverandører: Bekreftelser og avtaler i en enkel form i stedet for i e-post, uten å måtte bruke et stort system.

Disse programmene utfyller din ERP, de erstatter den ikke. Mer om dette nedenfor Apputvikling.

Hvor du begynner

Disse tre spørsmålene hjelper med vurderingen:

1. Hvor mange ordrebekreftelser og tilbud sjekker innkjøpsavdelingen din per uke, og hvor mange av dem manuelt?
2. Hvilken ERP eller merchandise management bruker du, og er prislister og kontrakter der eller i filer?
3. Hvilket trinn tar mest tid: sammenligne tilbud, sjekke bekreftelser eller spore avtaler?

Hvis du skriver oss svarene, vil vi fortelle deg hvilken prosess som er verdt det først og hva som må stå igjen med kjøpet. Vi starter med en testoperasjon ved siden av det tidligere arbeidet.