Īsumā
- Labi kandidāti ir lasīšanas un salīdzināšanas darbi: prasību pārskatu pārveidošana pasūtījumos, piegādātāju piedāvājumu salīdzināšana, pasūtījuma apstiprinājumu pārbaude ar pasūtījumu, piegādes datumu izsekošana un līgumos noteikto termiņu ievērošana.
- Jūsu ERP paliek. AI lasa un raksta, izmantojot piedāvātās saskarnes, vai arī strādā ar e-pastu un failiem. Jauna iegādes programmatūra nav nepieciešama.
- Rīkojumus, sarunas un lēmumus pieņem cilvēki. AI nekad nepasūta pats sevi. Tas sagatavo melnrakstus, atzīmē novirzes un atgādina.
- Piegādātāju meistars, izstrādājumu meistars un cenas ir pamatā. Kods aprēķina tādus skaitļus kā piegādes uzticamība no jūsu ERP datiem, nevis AI no atmiņas.
Pirkšanas uzdevumi: pārskats par sešiem procesiem
Tie ir tipiski procesi, nevis klientu projekti. Katrā gadījumā AI sagatavo un atzīmē, un pircējs pārbauda un pieņem lēmumu. Rakstā sīkāk aplūkotas atsevišķas darbības un to ierobežojumi Salīdziniet piedāvājumus un pārbaudiet apstiprinājumus ar AI.
1. Pārvērtiet pieprasījuma pārskatus par pasūtījumiem
Prasības nāk kā zvani, piezīmes, e-pasti vai balss ziņojumi no darbnīcas, noliktavas un nodaļām.
- Ieeja: prasību ziņojumu jebkurā formā, ar izstrādājuma numuru vai bez tā.
- AI sagatavo: atpazīst preci, daudzumu un vēlamo datumu, piešķir preci jūsu preces meistaram un vēlamajam piegādātājam un jautā, kas trūkst.
- Pirkšanas čeki: uzdevumu un atbrīvo pasūtījumu, ja to pieprasa jūsu summas ierobežojums.
- Izvade: pasūtījuma projekts ERP.
2. Iegūstiet un salīdziniet piegādātāju piedāvājumus
Piedāvājumus reti var tieši salīdzināt: citas vienības, pakāpeniskas cenas, piegādes nosacījumi, apmaksas nosacījumi un derīgums.
- Ieeja: piedāvājumi PDF formātā vai e-pastā un jūsu pieprasījums ar vēlamajām pozīcijām.
- AI sagatavo: nolasa pozīcijas, pārvērš mērvienības un svarus uz vienota pamata un liek vienu pie otras cenu, daudzumu, piegādes nosacījumus, piegādes laiku un apmaksas termiņu. Tas, ko piegādātājs nepiedāvāja, ir atzīmēts.
- Pirkšanas čeki: izlīgumu un izlemj, ar ko vest sarunas. AI neierosinās piemaksu, kuru jūs nesaprotat.
- Izvade: salīdzināšanas tabula ar atsaucēm uz katru numuru.
3. Pārbaudiet pasūtījuma apstiprinājumus pret pasūtījumu
Piegādātāji labprāt apstiprina kaut ko nedaudz atšķirīgu no pasūtītā: vēlāks datums, cita cena, daļēja piegāde.
- Ieeja: pasūtījuma apstiprinājums un pasūtījums no ERP.
- AI sagatavo: salīdzina preces, daudzumu, cenu, vienību un datumu, izceļ visas neatbilstības un norāda atsauces uz trešo pušu noteikumiem un nosacījumiem, kas varētu būt pretrunā ar jūsu pirkuma nosacījumiem.
- Pirkšanas čeki: jebkādas novirzes un noskaidrot to ar piegādātāju vai pieņemt to.
- Izvade: “apstiprināts” ERP vai vaicājums kā melnraksts piegādātājam.
4. Izsekojiet piegādes datumus
Preču gaidītāji jautā, bet parasti tikai tad, kad pietrūkst.
- Ieeja: apstiprinātie datumi, nosūtīšanas atskaites un sūtījuma statuss.
- AI sagatavo: atpazīst pasūtījumus, kuru izpildes termiņš tuvojas vai tiek pārcelts, un izstrādā pieprasījumu no piegādātāja.
- Pirkšanas čeki: dizainu un izlemj, vai ir pieprasījums, alternatīva vai ražošanai nepieciešama informācija.
- Izvade: tikšanos saraksts ar luksoforiem un nosūtīšanai gatavi pieprasījumi.
5. Piegādātāja novērtējums no esošajiem datiem
Tas, cik uzticams ir piegādātājs, jau ir norādīts jūsu datos: piegādes datumi, sūdzības, cenu izmaiņas.
- Ieeja: Pasūtījumi, preču kvītis un sūdzības no ERP.
- AI sagatavo: Kods no datiem aprēķina galvenos skaitļus, piemēram, piegādes uzticamību, sūdzību skaitu un cenu attīstību. AI izmanto to, lai katram piegādātājam uzrakstītu īsu aprakstu un norādītu numurus, uz kuriem tas balstās.
- Pirkšanas čeki: novērtējums, pirms tas nonāk diskusijās vai lēmumos.
- Izvade: piegādātāju pārskats ikgadējām diskusijām.
6. Sekojiet līdzi līgumiem, sertifikātiem un termiņiem
Pamatlīgumi beidzas, beidzas brīdinājuma termiņi, sertifikāti un apdrošināšanas apliecinājumi kļūst nederīgi.
- Ieeja: Līgumi, sertifikāti un pierādījumi no jūsu piegādātājiem.
- AI sagatavo: nolasa termiņu, brīdinājuma termiņu, fiksēto cenu un derīguma termiņu, ievada tos termiņu sarakstā un laikus atgādina.
- Pirkšanas čeki: Pirms katra lēmuma pieņemšanas izlasiet pašu līguma tekstu. AI parāda atrašanās vietu.
- Izvade: termiņu saraksts ar atgādinājumiem un vietām.
Pirkums, lai samaksātu: kur AI palīdz šajā procesā
No nepieciešamības līdz samaksai pirkšana ir tikai pa vidu. Tabulā parādīts, kurš kurā posmā strādā un kur AI gatavojas.
| solis | Kurš | Kur palīdz AI |
|---|---|---|
| Ziņojums par nepieciešamību | Speciālistu nodaļa, darbnīca, noliktava | Pārveidojiet bezmaksas tekstu vai balss piezīmi strukturētā ziņojumā ar rakstu, daudzumu un datumu |
| Piedāvājiet un pasūtiet | Iepirkumi | Lasiet un salīdziniet piedāvājumus, izveidojiet pasūtījuma projektu no izvēlētā piedāvājuma |
| Pasūtījuma apstiprinājums | Iepirkumi | pārbaudiet pēc pasūtījuma: daudzums, cena, vienība, datums |
| Preču saņemšana | Noliktava | Izlasiet pavadzīmi un salīdziniet to ar pasūtījumu |
| Audits | Grāmatvedība | Salīdziniet rēķinu ar pasūtījumu un pavadzīmi, sk Grāmatvedība |
| Maksājums | Grāmatvedība, vadība | tikai sastāda dokumentus atbrīvošanai, pati atbrīvošana paliek pie cilvēkiem |
Programmas un datu ceļi: savienojums ar to, ko izmantojat
Iepērkoties dati ir vairākās vietās. Tabulā ir uzskaitīti parastie gadījumi. Pirms piedāvājuma izteikšanas mēs noskaidrosim, kuru iespēju piedāvā jūsu sistēma.
| programma | Kas tiek apmainīts | veidā |
|---|---|---|
| ERP un preču pārvaldība (piemēram, SAP, Microsoft Dynamics, Odoo vai nobriedis nozares risinājums) | Pasūtījumi, preču meistars, piegādātāju meistars, preču kvītis | API, datu bāzes vaicājums vai eksportēšana un importēšana |
| Iegādājoties e-pasta iesūtni | Piedāvājumi, apstiprinājumi, uzziņas | Savienojums ar pastkastīti, melnraksti nosūtīšanas vietā |
| Piegādātāju portāli | Apstiprinājumi, paziņojumi par piegādi, pasūtījuma statuss | Eksportējiet, ja portāls to atļauj, pretējā gadījumā e-pastu |
| Excel cenrāži un pamatlīgumi | Cenas, svari, termiņi | Lasīt failus, atrašanās vieta katram numuram |
| Dokumentu pārvaldība | Līgumi, sertifikāti, piedāvājumi | Uzglabāšana ar atsauci ERP |
| Konkursu portāli | Konkursa dokumenti | Izlasiet un iepriekš pārbaudiet dokumentus, iesniegšana paliek jums |
Nosaukumi ir orientācijas nolūkos un nenozīmē partnerattiecības. Ja sistēma nepiedāvā saskarni, mēs strādājam ar eksportu un importēšanu, uzraudzītu mapi vai e-pastu.
Savienojums, nevis nomaiņa
Jums nav nepieciešama jauna iegādes programmatūra vai jauns piegādātāju portāls, un mēs to arī nepiedāvājam. AI darbojas kopā ar jūsu ERP un nolasa, kas ir tur un pastkastēs.
- Jūsu ERP joprojām ir vadošā. Pasūtījumi un pamatdati mainās tikai tur un tikai caur jūsu cilvēkiem.
- Jūsu piegādātājiem nekas nav jāmaina. Jūs sūtāt piedāvājumus un apstiprinājumus tāpat kā iepriekš pa e-pastu vai portālu.
- Viens process pēc otra. Mēs sākam ar soli, piemēram, pasūtījuma apstiprinājumu, un ļaujam tam darboties līdzās iepriekšējam darbam.
- Piegādātāju pārvaldība bez jaunas programmatūras. Vērtējumi, termiņi un datumi tiek izveidoti no datiem, kas jums jau ir pirkuma pārskatā.
Izlaidumi un noteikumi
Pirkšana ir saistīta ar naudu un līgumiem. Tāpēc pirms darba sākšanas mēs nosakām, ko AI drīkst darīt.
- Pasūtījuma izlaišana: atbilstoši summai un izmaksu centram, kā jūs to darāt šodien. AI veido melnrakstus, tas nekad nepasūta pats.
- Piegādātāja meistars: Izmaiņas bankas rekvizītos vai adresē vienmēr ir jāveic otrai personai, un vaicājumi jāveic, izmantojot zināmu saziņas kanālu.
- Pamatlīgumi un uzaicinājumi: AI pārbauda zvanus pret pamatlīguma daudzumu, termiņu un cenu un ziņo, kad limits ir sasniegts.
- Pielaides: Jūs nosakāt, par kādām daudzuma, cenas un termiņa novirzēm tikai AI ziņo un kuras tā sniedz precizēšanai.
- Noteikumi un nosacījumi: AI apstiprinājumos norāda atsauces uz trešo pušu nosacījumiem. Pirkšana izlemj, vai pieņemt vai iebilst.
- Protokols: Katrs ieteikums tiek ierakstīts ar avotu, laiku un lēmumu.
Iepirkumu likums attiecas arī uz valsts pasūtītājiem: Vācijā šis GWB un VgV, Austrijā tas 2018. gada Federālais iepirkuma likums, Šveicē federālais un kantonu iepirkuma likums. Jūs vienosies ar savu līgumslēdzēju iestādi, kāda loma AI var būt iepirkuma procesā. Turklāt GDPR attiecas uz kontaktpersonu personas datiem: pasūtījuma apstrādes līgumu (28. pants) un apstrādi ES. Šis pārskats ir vispārīga informācija, nevis juridiskas konsultācijas.
Dati: piegādātāji, preces un cenas
Salīdzinājumu kvalitāte ir atkarīga no datiem, ar kuriem AI strādā.
- Piegādātāja meistars un izstrādājumu meistars: Piegādātāju dublikāti, trūkstošās vienības un novecojuši preču numuri izkropļo katru salīdzinājumu. Tāpēc mēs vispirms aplūkojam pamatdatus.
- Cenu vēsture: Iepriekšējās cenas un līmeņi ir etalons piedāvājumiem un apstiprinājumiem. Ja tie ir tikai programmā Excel, mēs tos lasām no turienes.
- Pirkuma nosacījumi un vispārīgie līgumi: kā zināšanu avotu ar atsauci, lai katrs AI paziņojums norādītu uz vietu līgumā.
- Datu aizsardzība: Piegādātāju kontaktpersonas ir personas dati. Mēs to apstrādājam ES serveros, AI parādām tikai to, kas tam nepieciešams, un kopā ar jums nosaka glabāšanas periodu un dzēšanu. Vairāk zemāk AI un datu aizsardzība.
Pašas programmas iegādei
Dažas lietas netrūkst ERP, bet gan pirms vai blakus. Mēs veidojam tās kā savas programmas, ja standarta produkti neatbilst:
- Pieprasījuma ziņošanas lietotne darbnīcām un noliktavām: Skenējiet preces vai pasakiet, kas trūkst, ziņojums tiek nosūtīts iepirkumu nodaļai strukturētā veidā.
- Kopīgošanas lietotne: Pasūtījumi un rēķini apstiprināšanai ar novirzēm īsumā, apstiprināti jūsu mobilajā tālrunī.
- Piegādātāju portāls jūsu mazākajiem piegādātājiem: Apstiprinājumi un tikšanās vienkāršā formā, nevis e-pastos, neizmantojot lielu sistēmu.
Šīs programmas papildina jūsu ERP, nevis to aizstāj. Vairāk par to zemāk Lietotņu izstrāde.
Kur jūs sākat
Šie trīs jautājumi palīdz novērtēt:
- Cik pasūtījumu apstiprinājumu un piedāvājumu jūsu iepirkumu nodaļa pārbauda nedēļā un cik no tiem manuāli?
- Kādu ERP vai preču pārvaldību jūs izmantojat, un vai cenrāži un līgumi ir tur vai failos?
- Kurš solis aizņem visvairāk laika: piedāvājumu salīdzināšana, apstiprinājumu pārbaude vai tikšanos izsekošana?
Ja rakstīsiet mums atbildes, mēs jums pateiksim, kurš process ir tā vērts vispirms un kas jāatliek ar pirkumu. Mēs sākam ar testa darbību paralēli iepriekšējam darbam.
Avoti
- Vācija: Likums pret konkurences ierobežojumiem (GWB), Iepirkuma rīkojums (VgV)
- Austrija: 2018. gada Federālais iepirkuma likums
- ES: Regula (ES) 2016/679 (VDAR), Art. 28: EUR-Lex