Działy · Zakupy Procurement automation: porównywanie ofert, sprawdzanie potwierdzeń i pilnowanie terminów z AI

Zadania w zakupach: przegląd sześciu procesów

To typowe procesy, nie projekty klientów. W każdym AI przygotowuje i oznacza, a pracownik działu zakupów sprawdza i decyduje. Poszczególne zastosowania i ich ograniczenia szerzej opisuje artykuł Porównywanie ofert i sprawdzanie potwierdzeń z AI.

1. Przekształcanie zgłoszeń zapotrzebowania w zamówienia

Zapotrzebowania z warsztatu, magazynu i działów są przekazywane ustnie, w notatce, e-mailu lub wiadomości głosowej.

• Dane wejściowe: zgłoszenie zapotrzebowania w dowolnej formie, z numerem artykułu lub bez niego.
• AI przygotowuje: rozpoznaje artykuł, ilość i oczekiwany termin, dopasowuje artykuł do Państwa kartoteki i preferowanego dostawcy oraz dopytuje o brakujące informacje.
• Dział zakupów sprawdza: przypisanie i zatwierdza zamówienie, jeśli wymaga tego ustalony przez Państwa próg kwotowy.
• Wynik: wersja robocza zamówienia w ERP.

2. Pozyskiwanie i porównywanie ofert dostawców

Oferty rzadko można porównać bezpośrednio: różnią się jednostkami, progami cenowymi, warunkami dostawy, terminami płatności i ważnością.

• Dane wejściowe: oferty w PDF lub e-mailu oraz Państwa zapytanie z wymaganymi pozycjami.
• AI przygotowuje: odczytuje pozycje, przelicza jednostki i progi cenowe na wspólną podstawę oraz zestawia cenę, ilość, warunki dostawy, czas dostawy i termin płatności. Oznacza to, czego dostawca nie zaoferował.
• Dział zakupów sprawdza: porównanie i decyduje, z kim prowadzić negocjacje. AI nie proponuje wyboru oferty, którego podstaw nie mogą Państwo prześledzić.
• Wynik: tabela porównawcza ze wskazaniem źródła każdej liczby.

3. Sprawdzanie potwierdzeń względem zamówienia

Dostawcy często potwierdzają coś nieco innego niż zamówiono: późniejszy termin, inną cenę lub dostawę częściową.

• Dane wejściowe: potwierdzenie zamówienia i zamówienie z ERP.
• AI przygotowuje: porównuje artykuł, ilość, cenę, jednostkę i termin, wyróżnia każdą rozbieżność oraz wskazuje odwołania do cudzych warunków handlowych, które mogą być sprzeczne z Państwa warunkami zakupów.
• Dział zakupów sprawdza: każdą rozbieżność i wyjaśnia ją z dostawcą albo ją akceptuje.
• Wynik: status „potwierdzone” w ERP lub wersja robocza pytania do dostawcy.

4. Monitorowanie terminów dostaw

Osoby czekające na towar dopytują o niego, ale zwykle dopiero wtedy, gdy zaczyna brakować czasu.

• Dane wejściowe: potwierdzone terminy, powiadomienia o wysyłce i status przesyłki.
• AI przygotowuje: rozpoznaje zamówienia, których termin się zbliża lub przesuwa, i tworzy wersję roboczą zapytania do dostawcy.
• Dział zakupów sprawdza: wersję roboczą i decyduje, czy potrzebne jest zapytanie, rozwiązanie alternatywne czy informacja dla produkcji.
• Wynik: lista terminów z kolorowym oznaczeniem statusów i zapytania gotowe do wysłania.

5. Ocena dostawców na podstawie istniejących danych

Państwa dane już pokazują rzetelność dostawcy: terminy dostaw, reklamacje, zmiany cen.

• Dane wejściowe: zamówienia, przyjęcia towarów i reklamacje z ERP.
• AI przygotowuje: kod oblicza na podstawie danych wskaźniki takie jak terminowość dostaw, odsetek reklamacji i zmiany cen. AI tworzy z nich krótki opis każdego dostawcy i podaje liczby, na których się opiera.
• Dział zakupów sprawdza: ocenę, zanim zostanie wykorzystana w rozmowach lub decyzjach.
• Wynik: zestawienie dostawców na coroczne rozmowy.

6. Kontrola umów, certyfikatów i terminów

Umowy ramowe wygasają, upływają terminy wypowiedzenia, certyfikaty i potwierdzenia ubezpieczenia tracą ważność.

• Dane wejściowe: umowy, certyfikaty i zaświadczenia Państwa dostawców.
• AI przygotowuje: odczytuje okres obowiązywania, termin wypowiedzenia, okres stałej ceny i datę wygaśnięcia, wpisuje je na listę terminów i odpowiednio wcześnie przypomina.
• Dział zakupów sprawdza: przed każdą decyzją sam tekst umowy. AI wskazuje miejsce w dokumencie.
• Wynik: lista terminów z przypomnieniami i wskazaniem miejsc w dokumentach.

Purchase to Pay: gdzie AI pomaga w procesie

W procesie od zapotrzebowania do płatności zakupy stanowią tylko środkowy etap. Tabela pokazuje, kto pracuje na poszczególnych etapach i gdzie AI wykonuje prace przygotowawcze.

Programy i przepływy danych: integracja z tym, z czego Państwo korzystają

W zakupach dane znajdują się w kilku miejscach. Tabela przedstawia typowe przypadki. Przed złożeniem oferty ustalamy, jakie możliwości udostępnia Państwa system.

Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa. Gdy system nie udostępnia interfejsu, korzystamy z eksportu i importu, monitorowanego folderu lub poczty e-mail.

Integracja zamiast wymiany

Nie potrzebują Państwo nowego oprogramowania zakupowego ani nowego portalu dostawców, a my nie oferujemy żadnego z nich. AI działa obok Państwa ERP i odczytuje to, co znajduje się w nim i w skrzynkach pocztowych.

• Państwa ERP pozostaje systemem nadrzędnym. Zamówienia i dane podstawowe zmieniają się wyłącznie w nim i tylko za sprawą Państwa pracowników.
• Państwa dostawcy nie muszą niczego zmieniać. Przesyłają oferty i potwierdzenia tak jak dotychczas, e-mailem lub przez portal.
• Jeden proces po drugim. Zaczynamy od jednego kroku, na przykład potwierdzeń zamówień, i najpierw uruchamiamy go równolegle z dotychczasową pracą.
• Zarządzanie dostawcami bez nowego oprogramowania. Ocena, terminy obowiązywania i daty dostaw powstają z danych, które już Państwo mają, w zestawieniu czytanym przez Państwa dział zakupów.

Zatwierdzanie i zasady

W zakupach chodzi o pieniądze i umowy. Dlatego przed rozpoczęciem określamy, co AI może robić.

• Zatwierdzanie zamówień: według kwoty i miejsca powstawania kosztów, tak jak robią to Państwo obecnie. AI tworzy projekty, nigdy sama nie składa zamówień.
• Dane podstawowe dostawców: zmiany danych bankowych lub adresu zawsze z udziałem drugiej osoby i potwierdzeniem przez znany kanał kontaktu.
• Umowy ramowe i zamówienia wykonawcze: AI sprawdza zamówienia wykonawcze względem ilości, okresu obowiązywania i ceny z umowy ramowej oraz informuje o osiągnięciu limitu.
• Tolerancje: Państwo określają, o których odchyleniach ilości, ceny i terminu AI jedynie informuje, a które przedstawia do wyjaśnienia.
• Warunki handlowe: AI zgłasza odwołania do cudzych warunków w potwierdzeniach. O przyjęciu lub sprzeciwie decyduje dział zakupów.
• Rejestr: Każda propozycja jest zapisywana wraz ze źródłem, czasem i decyzją.

Zamawiających publicznych dodatkowo obowiązuje prawo zamówień publicznych: w Niemczech GWB i VgV, w Austrii Bundesvergabegesetz 2018, a w Szwajcarii federalne i kantonalne przepisy o zamówieniach. Dopuszczalną rolę AI w postępowaniu o udzielenie zamówienia należy uzgodnić z Państwa jednostką odpowiedzialną za zamówienia publiczne. Ponadto dane osobowe osób kontaktowych podlegają RODO: umowa powierzenia przetwarzania danych (Art. 28) i przetwarzanie w UE. Ten przegląd zawiera informacje ogólne i nie stanowi porady prawnej.

Dane: dostawcy, artykuły i ceny

Jakość porównań zależy od danych, z którymi pracuje AI.

• Dane podstawowe dostawców i artykułów: powieleni dostawcy, brakujące jednostki i nieaktualne numery artykułów zniekształcają każde porównanie. Dlatego najpierw przyglądamy się danym podstawowym.
• Historia cen: wcześniejsze ceny i progi ilościowe stanowią punkt odniesienia dla ofert i potwierdzeń. Jeśli znajdują się tylko w Excel, odczytujemy je stamtąd.
• Warunki zakupu i umowy ramowe: jako źródło wiedzy ze wskazaniem miejsca, tak aby każda wypowiedź AI odsyłała do konkretnego fragmentu umowy.
• Ochrona danych: informacje o osobach kontaktowych u dostawców są danymi osobowymi. Przetwarzamy je na serwerach w UE, pokazujemy AI tylko to, czego potrzebuje, i wspólnie z Państwem określamy okres przechowywania oraz usuwanie. Więcej na stronie AI i ochrona danych.

Dedykowane programy dla działu zakupów

Niektórych funkcji brakuje przed ERP lub obok niego, a nie w samym systemie. Budujemy je jako dedykowane programy, gdy standardowe produkty nie pasują:

• Aplikacja do zgłaszania zapotrzebowania dla warsztatu i magazynu: zeskanowanie artykułu lub podanie, czego brakuje, a zgłoszenie trafia w uporządkowanej postaci do działu zakupów.
• Aplikacja do zatwierdzania: zamówienia i faktury do zatwierdzenia, z odchyleniami widocznymi na pierwszy rzut oka, potwierdzane na telefonie.
• Portal dla Państwa mniejszych dostawców: potwierdzenia i terminy w prostym formularzu zamiast w e-mailach, bez konieczności obsługi rozbudowanego systemu.

Te programy uzupełniają Państwa ERP, a nie zastępują go. Więcej na stronie Tworzenie aplikacji.

Od czego zacząć

Te trzy pytania pomagają ocenić sytuację:

1. Ile potwierdzeń zamówień i ofert sprawdza Państwa dział zakupów tygodniowo i jak dużą część ręcznie?
2. Z jakiego ERP lub systemu gospodarki towarowej Państwo korzystają i czy cenniki oraz umowy znajdują się w nim, czy w plikach?
3. Który krok zajmuje najwięcej czasu: porównywanie ofert, sprawdzanie potwierdzeń czy śledzenie terminów?

Jeśli prześlą nam Państwo odpowiedzi, powiemy, który proces warto usprawnić jako pierwszy i co musi pozostać w rękach Państwa działu zakupów. Zaczynamy od działania testowego równolegle z dotychczasową pracą.