Automatyzacja · Zakupy AI w zakupach: porównywanie ofert i sprawdzanie potwierdzeń, zastosowania, ograniczenia i pierwsze kroki

Na co dział zakupów traci czas

Większość działów zakupów mierzy się przede wszystkim z wieloma drobnymi kontrolami, a nie z wielkimi decyzjami. Jedna oferta przychodzi jako PDF, kolejna jako zestawienie w programie Excel, trzecia w treści e-maila. Potwierdzenia zamówień trzeba porównywać z zamówieniem pozycja po pozycji. Terminy dostaw się przesuwają i trzeba o nie dopytywać. Umowy ramowe zawierają terminy wypowiedzenia i klauzule waloryzacji cen, których ktoś musi pilnować.

Właśnie do takich zadań AI dobrze się nadaje: czytania dokumentów, wyodrębniania informacji, porównywania ich z dostępnymi danymi i zgłaszania rozbieżności. Według Eurostatu analiza języka pisanego jest najczęstszym zastosowaniem AI w europejskich firmach. W przeciwieństwie do sztywnych szablonów, które trzeba konfigurować od nowa dla każdego formularza dostawcy, model językowy radzi sobie ze zmiennymi układami dokumentów i rozumie także informacje podane wyłącznie w ciągłym tekście e-maila.

Sześć zastosowań w zakupach

1. Ułatwianie porównywania ofert: AI odczytuje oferty w każdym formacie i przenosi ceny, progi ilościowe, terminy dostaw, warunki płatności i dostawy do jednolitej tabeli porównawczej.
2. Sprawdzanie potwierdzeń zamówień: Każde potwierdzenie jest porównywane z zamówieniem. Rozbieżności dotyczące ceny, ilości, artykułu lub terminu są zgłaszane ze wskazaniem miejsca w dokumencie.
3. Śledzenie terminów dostaw: Niezrealizowane zamówienia są monitorowane. Przy braku potwierdzenia lub zbliżającym się terminie AI przygotowuje pytanie do dostawcy.
4. Umowy i terminy: Z umów ramowych odczytywane są okresy obowiązywania, terminy wypowiedzenia, minimalne ilości i klauzule cenowe, a następnie tworzone są przypomnienia.
5. Przygotowywanie zapytań: Ze zgłoszenia zapotrzebowania powstaje zapytanie do kilku dostawców, z właściwymi danymi technicznymi i Państwa standardowym tekstem.
6. Kontrola dokumentów potwierdzających: Certyfikaty, świadectwa badań i deklaracje dostawców są rejestrowane wraz z datą ważności. AI zgłasza, czego wkrótce będzie brakować.

Typowy przebieg na przykładzie

Producent maszyn zamawia u około stu dostawców. Potwierdzenie zamówienia przychodzi e-mailem jako PDF. AI rozpoznaje numer zamówienia, pobiera zamówienie z systemu gospodarki towarowej i porównuje każdą pozycję. W dwóch pozycjach cena jest wyższa niż w zamówieniu, a w jednej termin dostawy przypada dwa tygodnie później, niż oczekiwano.

Odpowiedzialny pracownik zakupów widzi krótkie podsumowanie: trzy rozbieżności, każda ze wskazaniem wiersza w dokumencie i wartości z zamówienia. Decyduje, czy zaakceptować cenę, czy ją renegocjować. Potwierdzenia bez rozbieżności są automatycznie oznaczane jako sprawdzone. Przykład opisuje typowy proces, a nie projekt dla klienta.

Gdzie są ograniczenia

• Negocjacje i decyzje: AI dostarcza porównania i wskazówki, a wybór dostawcy i negocjacje pozostają w gestii działu zakupów.
• Złożone tabele: Wielopoziomowe progi cenowe lub dopłaty w przypisach nie zawsze są odczytywane poprawnie. Dlatego każda informacja powinna mieć wskazane miejsce w dokumencie.
• Samodzielne zamawianie: Technicznie możliwe, ale sensowne tylko przy ścisłych ograniczeniach kwoty i dostawcy. OWASP zalicza zbyt szerokie uprawnienia do dziesięciu największych zagrożeń związanych z aplikacjami AI. Na początek zalecamy propozycje wymagające zatwierdzenia.
• Jakość danych: Jeśli numery artykułów, dane podstawowe dostawców lub ceny w systemie gospodarki towarowej są niepoprawne, AI również porównuje z błędnymi wartościami.
• Ton komunikacji z dostawcami: Pytania i przypomnienia przygotowane przez AI powinny pasować do Państwa firmy i zostać przeczytane przed wysłaniem. Dobre relacje z dostawcami nie powstają dzięki automatycznym ponagleniom.

Co jest potrzebne na początek

• Dostęp do odczytu systemu gospodarki towarowej, czyli zamówień, artykułów i danych dostawców.
• Dostęp do skrzynki e-mail lub folderu, do którego trafiają oferty i potwierdzenia.
• Jasne tolerancje, na przykład od jakiej różnicy w cenie potwierdzenie trafia do kontroli.
• Osoba, która zajmuje się rozbieżnościami i przekazuje uwagi, gdy AI się myli.
• Ochrona danych i bezpieczeństwo: umowa powierzenia przetwarzania danych, serwery w miarę możliwości w UE, wyłącznie niezbędne uprawnienia.

Rzetelna ocena korzyści

Korzyść rzadko wynika z jednej dużej oszczędności. Powstaje dzięki temu, że każde potwierdzenie jest sprawdzane także w najbardziej pracowite dni, rozbieżności są wcześnie wykrywane, a terminy dostaw nie umykają uwadze. Państwa dział zakupów ma więcej czasu dla dostawców, na negocjacje i szukanie alternatyw. Sposób wdrażania takich procesów opisujemy na stronie o automatyzacji procesów.