Ukratko
- AI omogućuje usporedbu ponuda, provjerava potvrde narudžbi prema narudžbi i podsjeća na rokove neizvršenih isporuka.
- Najviše se često može postići provjerom potvrda narudžbi jer mala odstupanja u cijeni, količini ili terminu mogu skupo stajati.
- Pregovori, odabir dobavljača i strateške odluke ostaju čovjeku.
- Preduvjeti su pristup za čitanje sustava za upravljanje robom i poštanskog sandučića, ažurni matični podaci i jasno određena dopuštena odstupanja.
Gdje nabava gubi vrijeme
Većina odjela nabave manje se muči s velikim odlukama, a više s mnoštvom malih provjera. Jedna ponuda stiže kao PDF, sljedeća kao tablica u programu Excel, treća u tekstu poruke e-pošte. Potvrde narudžbi treba usporediti s narudžbom stavku po stavku. Rokovi isporuke pomiču se pa o njima treba dodatno pitati. Okvirni ugovori imaju otkazne rokove i klauzule o prilagodbi cijena koje netko mora pratiti.
Upravo je takav rad prikladan za AI: čitanje dokumenata, izdvajanje podataka, usporedba s postojećim podacima i prijava odstupanja. Prema Eurostatu, analiza pisanog jezika najčešća je primjena AI‑ja u europskim tvrtkama. Za razliku od krutih predložaka koje treba ponovno postaviti za svaki obrazac dobavljača, jezični model snalazi se s različitim rasporedima elemenata i razumije podatke koji se nalaze samo u tekstu poruke e-pošte.
Šest primjena u nabavi
- Učiniti ponude usporedivima: AI čita ponude u svakom formatu i prenosi cijene, količinske cjenovne razrede, rokove isporuke, uvjete plaćanja i uvjete isporuke u jedinstvenu usporednu tablicu.
- Provjera potvrda narudžbi: svaka se potvrda uspoređuje s narudžbom. Odstupanja u cijeni, količini, artiklu ili terminu prijavljuju se uz mjesto na kojem su pronađena.
- Praćenje rokova isporuke: prate se otvorene narudžbe. Ako potvrda nedostaje ili se termin približava, AI sastavlja nacrt upita dobavljaču.
- Ugovori i rokovi: iz okvirnih ugovora izdvajaju se trajanje, otkazni rokovi, minimalne količine i cjenovne klauzule te se za njih postavljaju podsjetnici.
- Priprema upita: iz prijave potrebe nastaje upit za više dobavljača, s odgovarajućim tehničkim podacima i Vašim standardnim tekstom.
- Praćenje potvrda i dokaza: certifikati, potvrde o ispitivanju i izjave dobavljača evidentiraju se s datumom isteka. AI javlja što će uskoro nedostajati.
Primjer tipičnog procesa
Proizvođač strojeva naručuje od stotinjak dobavljača. Potvrda narudžbe stiže kao PDF e-poštom. AI prepoznaje broj narudžbe, dohvaća narudžbu iz sustava za upravljanje robom i uspoređuje svaku stavku. Kod dvije stavke cijena je viša od one u narudžbi, a kod jedne rok isporuke dva tjedna kasniji od željenog.
Nadležni djelatnik nabave vidi kratak sažetak: tri odstupanja, svako s retkom u dokumentu i vrijednošću iz narudžbe. Odlučuje hoće li prihvatiti cijenu ili ponovno pregovarati. Potvrde bez odstupanja automatski se označavaju kao provjerene. Ovaj primjer opisuje tipičan proces, a ne projekt klijenta.
Gdje su granice
- Pregovaranje i odlučivanje: AI daje usporedbe i upozorenja, a odabir dobavljača i pregovori ostaju nabavi.
- Složene tablice: višerazinski cjenovni razredi ili dodatne naknade u fusnotama ne čitaju se uvijek ispravno. Zato uz svaki podatak treba navesti gdje se nalazi u dokumentu.
- Samostalno naručivanje: tehnički je moguće, ali ima smisla samo uz stroga ograničenja iznosa i dobavljača. OWASP preširoke ovlasti ubraja među deset najvećih rizika AI aplikacija. Za početak preporučujemo prijedloge uz odobravanje.
- Kvaliteta podataka: ako šifre artikala, matični podaci dobavljača ili cijene u sustavu za upravljanje robom nisu točni, i AI uspoređuje s pogrešnim vrijednostima.
- Ton prema dobavljačima: dodatni upiti i podsjetnici koje AI sastavlja trebali bi odgovarati Vašoj tvrtki i biti pročitani prije slanja. Dobri odnosi s dobavljačima ne nastaju automatskim opomenama.
Što Vam je potrebno za početak
- Pristup za čitanje sustava za upravljanje robom, odnosno narudžbi, artikala i dobavljača.
- Pristup poštanskom sandučiću ili mapi u koju stižu ponude i potvrde.
- Jasno određena dopuštena odstupanja, primjerice od kojeg se odstupanja cijene potvrda upućuje na provjeru.
- Osoba koja obrađuje odstupanja i daje povratne informacije kada AI pogriješi.
- Zaštita podataka i sigurnost: ugovor o obradi osobnih podataka, poslužitelji po mogućnosti u EU-u, samo nužna prava pristupa.
Što donosi, iskreno sagledano
Korist rijetko proizlazi iz jedne velike uštede. Nastaje zato što se svaka potvrda provjerava, čak i tijekom dana s mnogo posla, jer se odstupanja rano uočavaju i rokovi isporuke više ne zaboravljaju. Vaša nabava ima više vremena za dobavljače, pregovore i alternative. Kako provodimo takve procese, pročitajte na stranici o automatizaciji procesa.
Izvori
- Eurostat: Upotreba umjetne inteligencije u poduzećima
- OWASP: 10 najvećih rizika za LLM aplikacije 2025.
- Uredba (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka), Art. 28 izvršitelji obrade: EUR-Lex