Automatizálás · Beszerzés AI procurement: árajánlatok összehasonlítása és visszaigazolások ellenőrzése AI segítségével, felhasználások, korlátok és indulás

Hol veszít időt a beszerzés?

A legtöbb beszerzési osztálynak kevésbé a nagy döntések, inkább a sok apró ellenőrzés okoz gondot. Az egyik árajánlat PDF‑ként érkezik, a következő Excel-listaként, a harmadik egy e-mail szövegében. A rendelés-visszaigazolásokat tételről tételre össze kell vetni a megrendeléssel. A szállítási határidők eltolódnak, és rájuk kell kérdezni. A keretszerződések felmondási határidőit és árkiigazítási kikötéseit valakinek figyelemmel kell kísérnie.

Az AI éppen erre a munkára alkalmas: dokumentumok olvasására, adatok kinyerésére, meglévő adatokkal való összehasonlításra és eltérések jelzésére. Az Eurostat szerint az írott nyelv elemzése a leggyakoribb AI‑felhasználás az európai vállalatoknál. A merev sablonokkal szemben, amelyeket minden szállítói űrlaphoz újra be kell állítani, a nyelvi modell megbirkózik a változó elrendezésekkel, és azokat az adatokat is megérti, amelyek csak egy e-mail folyó szövegében szerepelnek.

Hat felhasználási lehetőség a beszerzésben

1. Árajánlatok összehasonlíthatóvá tétele: Az AI bármilyen formátumú árajánlatot elolvas, és az árakat, ársávokat, szállítási időket, fizetési és szállítási feltételeket egységes összehasonlító táblázatba rendezi.
2. Rendelés-visszaigazolások ellenőrzése: Minden visszaigazolást összevetünk a megrendeléssel. Az ár, a mennyiség, a termék vagy a határidő eltéréseit a dokumentumbeli helyük megjelölésével jelezzük.
3. Szállítási határidők követése: Figyeljük a nyitott megrendeléseket. Hiányzó visszaigazolás vagy közelgő határidő esetén az AI érdeklődő üzenetet fogalmaz meg a szállítónak.
4. Szerződések és határidők: A keretszerződésekből kiolvassuk a futamidőket, felmondási határidőket, minimális mennyiségeket és árkikötéseket, és emlékeztetőket hozunk létre belőlük.
5. Ajánlatkérések előkészítése: Egy igénybejelentésből több szállítónak szóló ajánlatkérés készül, a megfelelő műszaki adatokkal és az Ön szokásos szövegével.
6. Igazolások nyomon követése: A tanúsítványokat, vizsgálati bizonyítványokat és szállítói nyilatkozatokat lejárati dátummal rögzítjük. Az AI jelzi, mely igazolások pótlása válik hamarosan szükségessé.

Egy tipikus folyamat példán bemutatva

Egy gépgyártó mintegy száz szállítótól rendel. Egy rendelés-visszaigazolás PDF‑ként érkezik e-mailben. Az AI felismeri a rendelési számot, lekéri a megrendelést az árugazdálkodási rendszerből, és minden tételt összehasonlít. Két tételnél az ár magasabb a megrendelésben szereplőnél, egynél pedig a szállítási határidő két héttel későbbi a kértnél.

Az illetékes beszerző rövid összefoglalót lát: három eltérés, mindegyiknél a dokumentum megfelelő sorával és a megrendelésben szereplő értékkel. Ő dönti el, hogy elfogadja-e az árat, vagy újratárgyalja. Az eltérés nélküli visszaigazolásokat automatikusan ellenőrzöttként jelöljük. Ez a példa egy jellemző folyamatot mutat be, nem ügyfélprojektet.

Hol vannak a korlátok?

• Tárgyalás és döntés: Az AI összehasonlításokat és jelzéseket ad, a szállító kiválasztása és a tárgyalás továbbra is a beszerzés feladata.
• Összetett táblázatok: A többszintű ársávokat vagy a lábjegyzetekben szereplő felárakat nem mindig olvassa ki helyesen. Ezért minden adathoz hozzátartozik a dokumentumbeli forráshelye.
• Önálló rendelés: Technikailag lehetséges, de csak szigorú összeg- és szállítói korlátok mellett érdemes. Az OWASP a túl tág jogosultságokat az AI‑alkalmazások tíz legnagyobb kockázata közé sorolja. Kezdésként jóváhagyáshoz kötött javaslatokat ajánlunk.
• Adatminőség: Ha az árugazdálkodási rendszerben hibásak a cikkszámok, a szállítói törzsadatok vagy az árak, az AI is hibás értékekkel hasonlít össze.
• Hangnem a szállítókkal: Az AI által készített érdeklődő üzeneteknek és emlékeztetőknek illeszkedniük kell az Ön vállalatához, és küldés előtt el kell olvasni őket. Jó szállítói kapcsolatok nem automatikus felszólításokból születnek.

Mire van szüksége az induláshoz?

• Olvasási hozzáférés az árugazdálkodási rendszerhez, vagyis a megrendelésekhez, termékekhez és szállítókhoz.
• Hozzáférés ahhoz a postafiókhoz vagy mappához, ahová az árajánlatok és visszaigazolások érkeznek.
• Egyértelmű tűréshatárok, például hogy mekkora áreltéréstől kerül egy visszaigazolás ellenőrzésre.
• Egy személy, aki kezeli az eltéréseket, és visszajelzést ad, ha az AI téved.
• Adatvédelem és biztonság: adatfeldolgozási szerződés, lehetőség szerint az EU területén lévő szerverek, csak a szükséges jogosultságok.

Mit nyújt, őszintén nézve?

Az előny ritkán egyetlen nagy megtakarításból származik. Abból adódik, hogy minden visszaigazolást ellenőrzünk, a zsúfolt napokon is, az eltérések korán kiderülnek, és a szállítási határidők többé nem merülnek feledésbe. A beszerzési csapatának több ideje marad a szállítókra, a tárgyalásokra és az alternatívákra. A folyamatautomatizálásról szóló oldalon bemutatjuk, hogyan valósítjuk meg az ilyen folyamatokat.